Thiết lập và quản lý yêu cầu truy nhập

Thiết lập và quản lý yêu cầu truy nhập

Tính năng yêu cầu truy nhập cho phép mọi người có thể yêu cầu quyền truy nhập vào nội dung mà hiện thời họ không có quyền xem. Là người sở hữu trang, bạn có thể lập cấu hình để tính năng này gửi thư cho bạn khi ai đó yêu cầu truy nhập trang. Sau đó bạn có thể quyết định sẽ phê duyệt hay từ chối yêu cầu của họ. Nếu bạn phê duyệt yêu cầu đó, bạn cũng có thể xác định mức quyền cụ thể mà bạn muốn gán cho người dùng.

Tính năng yêu cầu truy nhập cũng hữu ích cho site khi kết hợp với lệnh Chia sẻ. Nếu một người không phải là chủ sở hữu site (tức là người không có toàn quyền điều khiển site) sử dụng lệnh Chia sẻ để mời người khác xem site thì hành động đó sẽ tạo yêu cầu truy nhập cho chủ sở hữu site. Khi đó, chủ sở hữu site có thể phê duyệt hay từ chối yêu cầu hoặc xác định mức cấp phép sẽ được cấp cho người dùng mới.

Kết hợp cùng nhau, lệnh Chia sẻ và tính năng yêu cầu truy nhập giúp đơn giản hóa quy trình quản lý những người có quyền truy nhập site. Người dùng site có cơ hội mời những người khác cộng tác trên các site (trừ khi bạn tắt tính năng này), trong khi chủ sở hữu site có quyền quyết định cuối cùng đối với việc ai sẽ có quyền truy nhập những site này và mức quyền gán cho người dùng.

Bạn muốn làm gì?

Thay đổi cài đặt yêu cầu truy nhập

Trước tiên, bạn có thể muốn quyết định xem thành viên của các nhóm site có thể mời những người không phải là thành viên truy nhập nội dung site không. Bạn có thể bật hoặc tắt khả năng này.

Lưu ý: Việc tắt tùy chọn cho phép chia sẻ không ẩn đi menu Chia sẻ nhưng sẽ hiển thị thông báo lỗi khi có thành viên nhóm tìm cách chia sẻ.

Để bật hoặc tắt tính năng chia sẻ của các thành viên nhóm với những người không phải là thành viên   

  1. Đi đến Cài đặt Nút Thiết đặt Office 365 > Quyền cài đặt trang.

  2. Bên dưới thiết đặt chia sẻ, hãy bấm thay đổi thiết đặt chia sẻ.

  3. Bên dưới chia sẻ quyền, đặt mức truy nhập:

    • Người sở hữu site và các thành viên có thể chia sẻ tệp, thư mục và site

    • Các thành viên của site có thể chia sẻ tệp và thư mục nhưng chỉ chủ sở hữu site có thể chia sẻ site

    • Chỉ chủ sở hữu site có thể chia sẻ tệp, thư mục và site

  4. Bấm Lưu.

Người sở hữu trang có thể thiết lập tính năng yêu cầu truy nhập để tính năng này sẽ gửi email cho người sở hữu trang khi có ai đó yêu cầu truy nhập trang.

Để thiết lập yêu cầu truy nhập   

  1. Đi đến Cài đặt Nút Thiết đặt Office 365 > Quyền cài đặt trang.

  2. Bên dưới thiết đặt chia sẻ, hãy bấm thay đổi thiết đặt chia sẻ.

  3. Bên dưới yêu cầu truy nhập, hãy đặt nút bật tắt để cho phép truy nhập yêu cầubật.

  4. Chọn người sẽ nhận được yêu cầu truy nhập cho site:

    • Người sở hữu trang web (điều này sẽ hiển thị tên của site, chẳng hạn như chủ sở hữu Radio contoso)

    • Email cụ thể (một danh sách người dùng hoặc phân phối cụ thể)

  5. Bạn có thể tùy chọn bao gồm thông báo tùy chỉnh để hiển thị người dùng trên trang yêu cầu truy nhập.

  6. Bấm Lưu.

Chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu truy nhập site SharePoint Online

  1. Đi đến Cài đặt Nút Thiết đặt Office 365 > Cài đặt trang.

  2. Nhấp Yêu cầu truy cập.

  3. Trong phần Yêu cầu Đang chờ phê duyệt, hãy tìm yêu cầu bạn muốn cập nhật, bấm vào dấu chấm lửng . . . để mở menu.

  4. Trong phần Quyền, hãy chọn mức cấp phép mà bạn muốn gán cho người dùng (nếu bạn dự định phê duyệt yêu cầu đó). Hoặc bạn cũng có thể nhập một thông báo cho người yêu cầu truy nhập; đây cũng là cách hữu ích để lập tài liệu về quyết định của bạn.

  5. Hãy bấm vào Phê duyệt hoặc Từ chối.

    Mẹo: Để xem các yêu cầu trước đây, hãy bấm Hiện Lịch sử.

Quản lý thư mời cho người dùng bên ngoài

Nếu bạn là khách hàng của Microsoft Office 365 đang sử dụng SharePoint Online, thì bạn cũng có thể sử dụng trang yêu cầu truy nhập để quản lý các thư mời người dùng khách đã được phát hành cho những người không có giấy phép cho thuê bao Office 365 của bạn.

Quan trọng: Chỉ người quản trị tuyển tập site, người quản trị SharePoint trong Microsoft 365 và các thành viên của nhóm người sở hữu mặc định của site có quyền sử dụng trang yêu cầu truy nhập. Tuy nhiên, nếu người dùng đã được loại bỏ khỏi nhóm chủ sở hữu và sau đó cấp toàn quyền kiểm soát quyền đối với site, người dùng sẽ bị từ chối quyền truy nhập vào trang Yêu cầu Truy nhập. Để giải quyết tình huống này, hãy xem mục Thông báo "Truy nhập Bị từ chối" khi bạn xem danh sách "Yêu cầu Truy nhập" trong SharePoint Online.

Rút lại thư mời

Nếu bạn muốn rút lại thư mời mà bạn đã gửi tới người dùng bên ngoài, bạn có thể thu hồi thư mời trước khi thư đó được chấp nhận.

  1. Đi đến Cài đặt Nút Thiết đặt Office 365 > Cài đặt trang.

  2. Nhấp Yêu cầu truy cập.

  3. Tìm người mà bạn muốn hủy mời truy cập trang, và nhấp vào dấu chấm lửng . . . trong hình bầu dục để mở menu.

  4. Trong cửa sổ thuộc tính, hãy bấm vào Rút lại.

Nếu người dùng bên ngoài đã chấp nhận lời mời và bạn muốn loại bỏ quyền truy nhập của họ, bạn có thể làm như vậy bằng cách loại bỏ chúng khỏi nhóm quyền SharePoint mà bạn đã gán cho họ. Người quản trị Office 365 hoặc người quản trị SharePoint Online của bạn cũng có thể loại bỏ chúng khỏi danh sách người dùng cho môi trường của bạn.

Gửi lại lời mời

Theo mặc định, tất cả lời mời mà bạn gửi cho người dùng bên ngoài sẽ hết hạn trong 90 ngày. Bạn có thể gửi lại lời mời trong vòng 90 ngày trên nhưng điều đó sẽ không kéo dài thời hạn phản hồi dành cho người được mời. Bạn không thể gửi lại thư mời đã hết hạn.

Lưu ý: Nếu người được mời không chấp nhận lời mời trong vòng 90 ngày và bạn vẫn muốn người đó có quyền truy nhập vào site của mình thì bạn cần gửi lời mời mới.

  1. Đi đến Cài đặt Nút Thiết đặt Office 365 > Cài đặt trang.

  2. Nhấp Yêu cầu truy cập.

  3. Trong phần Thư mời Người dùng Khách, hãy tìm thư mời bạn muốn gửi lại và bấm vào dấu chấm lửng . . . để mở menu.

  4. Trong phần Quyền, hãy xác nhận rằng nhóm được chọn là nhóm quyền mà bạn muốn thêm người nhận thư mời vào nhóm đó. Nếu bạn muốn chọn nhóm khác so với nhóm trong thư mời ban đầu, bạn có thể làm như vậy ở đây.

  5. Bấm Gửi lại.

Bạn muốn làm gì?

Thay đổi cài đặt yêu cầu truy nhập

Trước tiên, bạn có thể muốn quyết định xem thành viên của các nhóm site có thể mời những người không phải là thành viên truy nhập nội dung site không. Bạn có thể bật hoặc tắt khả năng này.

Lưu ý: Việc tắt tùy chọn cho phép chia sẻ không ẩn đi menu Chia sẻ nhưng sẽ hiển thị thông báo lỗi khi có thành viên nhóm tìm cách chia sẻ.

Để bật hoặc tắt tính năng chia sẻ của các thành viên nhóm với những người không phải là thành viên   

  1. Đi đến Cài đặt Nút Thiết đặt Office 365 > Quyền cài đặt trang.

  2. Nhấp Quyền cài đặt nâng cao.

  3. Trên tab Quyền, hãy bấm vào Thiết đặt Yêu cầu Truy nhập.

  4. Trong hộp thoại Cài đặt Yêu cầu Truy nhập, chọn hoặc bỏ chọn Cho phép thành viên chia sẻ site và các tệp hoặc thư mục cá nhân. Hộp kiểm nằm dưới nội dung này, Cho phép thành viên mời những người khác vào nhóm thành viên site, Thành viên Site Nhóm. Phải bật cài đặt này để cho phép thành viên chia sẻ site sẽ tự động được chọn hoặc bỏ chọn.

  5. Bấm OK.

    Bảng yêu cầu truy nhập

Người sở hữu trang có thể thiết lập tính năng yêu cầu truy nhập để tính năng này sẽ gửi email cho người sở hữu trang khi có ai đó yêu cầu truy nhập trang.

Để thiết lập yêu cầu truy nhập   

  1. Đi đến Cài đặt Nút Thiết đặt Office 365 > Quyền cài đặt trang.

  2. Nhấp Quyền cài đặt nâng cao.

  3. Trên tab quyền , hãy bấm vào thiết đặt yêu cầu truy nhập.

  4. Trong hộp thoại Cài đặt yêu cầu truy nhập, chọn hộp kiểm bên cạnh Cho phép yêu cầu truy nhập.

  5. Thêm email cho một danh sách người dùng hoặc phân phối cụ thể.

  6. Bấm OK.

Chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu truy nhập site SharePoint Online

  1. Đi đến Cài đặt Nút Thiết đặt Office 365 > Cài đặt trang.

  2. Nhấp Yêu cầu truy cập.

  3. Trong phần Yêu cầu Đang chờ phê duyệt, hãy tìm yêu cầu bạn muốn cập nhật, bấm vào dấu chấm lửng . . . để mở menu.

  4. Trong phần Quyền, hãy chọn mức cấp phép mà bạn muốn gán cho người dùng (nếu bạn dự định phê duyệt yêu cầu đó). Hoặc bạn cũng có thể nhập một thông báo cho người yêu cầu truy nhập; đây cũng là cách hữu ích để lập tài liệu về quyết định của bạn.

  5. Hãy bấm vào Phê duyệt hoặc Từ chối.

    Mẹo: Để xem các yêu cầu trước đây, hãy bấm Hiện Lịch sử.

Xem thêm

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×