Trạng thái hiện diện bao gồm Rảnh, Bận, Đi vắng và Đừng Làm Phiền. Trạng thái của bạn tùy thuộc vào dữ liệu Lịch Outlook Microsoft của bạn, nếu bạn sử dụng Outlook hoạt động của Lync bạn. Ví dụ, nếu bạn có một cuộc họp hiện đang được lên lịch trong Outlook, trạng thái của bạn sẽ xuất hiện dưới dạng "Đang họp" trong Lync. Khi bạn đang trong cuộc gọi thoại hoặc video Lync, chỉ báo hiện diện của bạn sẽ xuất hiện màu đỏ, dưới dạng Bận và trạng thái của bạn được cập nhật thành "Đang gọi điện". Tuy nhiên, bạn cũng có thể đặt trạng thái hiện diện theo cách thủ công để kiểm soát việc bạn có muốn mọi người liên hệ với mình hay không và liên hệ theo cách nào. Và thông tin hiện diện của bạn cũng có thể bao gồm ghi chú cá nhân xuất hiện trong danh sách Liên hệ và trên thẻ liên hệ của bạn. Điều này giúp mọi người biết thêm thông tin về việc bạn đang làm.
Thay đổi trạng thái hiện diện của bạn
-
Bấm vào mũi tên thả xuống của menu trạng thái bên dưới tên bạn Lync cửa sổ chính, rồi bấm vào trạng thái bạn muốn cho người khác thấy.
Để hoàn nguyên từ trạng thái bạn đã đặt và yêu cầu Lync động cập nhật trạng thái của bạn, hãy bấm vào menu trạng thái rồi bấm Đặt lại Trạng thái.
Chọn trạng thái thích hợp
Hãy đảm bảo rằng bạn đặt chính xác trạng thái của mình. Bảng dưới đây sẽ mô tả từng trạng thái hiện diện mà người khác có thể thấy về bạn, ý nghĩa của từng trạng thái và những trạng thái nào bạn có thể tự đặt.
Mẹo: Trạng thái hiện diện được cài sẵn trong Lync, nghĩa là bạn không thể tạo trạng thái tùy chỉnh nhưng bạn có thể cung cấp cho liên hệ của mình thêm chi tiết về vị trí của bạn hoặc bạn đang làm gì bằng cách thêm ghi chú cá nhân. Hãy xem phần tiếp theo để biết chi tiết.
|
Trạng thái Hiện diện |
Mô tả |
Trạng thái này sẽ được thiết lập như thế nào |
|
|
Bạn đang trực tuyến và sẵn sàng để liên hệ. |
Lync đặt trạng thái này khi thấy bạn đang sử dụng máy tính. Bạn cũng có thể đặt trạng thái này khi bạn muốn người khác biết bạn đang ở trong văn phòng, kể cả khi máy tính không hoạt động. |
|
|
Bạn đang bận và không muốn bị gián đoạn. |
Lync đặt trạng thái này khi bạn có cuộc hẹn theo Lịch Outlook, nếu bạn sử Outlook cuộc hẹn. Bạn cũng có thể chọn trạng thái này từ mũi tên thả xuống. Nếu bạn đặt thủ công Lync thành Bận, thao tác này sẽ hoàn nguyên về trạng thái Lịch Outlook của bạn trong 24 giờ nếu trước đó bạn không thay đổi trạng thái. |
|
|
Bạn đang ở trong Lync (cuộc gọi âm thanh hai chiều) và không muốn bị làm phiền. |
Lync đặt trạng thái này khi thấy bạn đang ở trong một cuộc Lync gọi. |
|
|
Bạn đang họp và không muốn bị làm phiền. |
Lync đặt trạng thái này khi thấy bạn đang tham dự Cuộc họp Lync hoặc khi bạn được lên lịch tham dự một cuộc họp theo lịch Outlook của mình, nếu bạn sử dụng Outlook. |
|
|
Bạn đang ở trong cuộc Lync hội thảo (cuộc họp Lync âm thanh) và không muốn bị làm phiền. |
Lync đặt trạng thái này khi thấy bạn đang tham gia cuộc gọi hội thảo Lync này. |
|
|
Bạn đang thuyết trình một bản trình bày và không thể bị làm phiền. |
Lync đặt trạng thái này khi thấy bạn đang chia sẻ màn hình hoặc đang chiếu. |
|
|
Bạn không muốn bị làm phiền và sẽ chỉ thấy thông báo hội thoại từ những người trong Nhóm làm việc của bạn gửi tới. |
Bạn chọn trạng thái này từ mũi tên thả xuống. Nếu bạn đặt thành Lync Không làm phiền theo cách thủ công, quy trình sẽ hoàn nguyên về trạng thái Lịch Outlook của bạn trong 24 giờ nếu bạn không thay đổi trạng thái của mình trước đó. |
|
|
Bạn đang rời khỏi máy tính trong chốc lát. |
Bạn chọn trạng thái này từ mũi tên thả xuống. |
|
|
Bạn đã đăng nhập nhưng máy tính của bạn ở trạng thái không hoạt động hoặc bạn đã rời khỏi máy tính trong một khoảng thời gian (do bạn xác định). |
Lync đặt trạng thái của bạn là "không hoạt động" khi máy tính của bạn không hoạt động trong năm phút và "đi vắng" khi trạng thái của bạn đã không hoạt động trong năm phút. (Để thay đổi các giá trị mặc định này, hãy bấm nút Tùy chọn |
|
|
Bạn không làm việc và không sẵn sàng để được liên hệ. |
Bạn chọn trạng thái này từ mũi tên thả xuống. |
|
|
Bạn không đăng nhập. Bạn sẽ xuất hiện là Ngoại tuyến với những người mà bạn đã chặn không cho họ thấy trạng thái hiện diện của mình. |
Lync đặt trạng thái này khi bạn đăng xuất khỏi máy tính. |
|
|
Trạng thái hiện diện của bạn không xác định. |
Trạng thái này có thể xuất hiện với các liên hệ không sử dụng Lync chương trình nhắn tin tức thời của họ. |
Lưu ý: Nếu bạn sử dụng Outlook và bật thông báo trả phòng thì ghi chú mà bạn viết trong Outlook cũng sẽ hiển thị trong Lync và một ngôi sao màu đỏ hoặc dấu sao (*) sẽ xuất hiện bên cạnh trạng thái hiện diện của bạn ở cuối khu vực hiển thị ảnh của bạn.
Thêm và loại bỏ một ghi chú cá nhân
Nhập ghi chú cá nhân, chẳng hạn như "Đang làm việc ở nhà", ở đầu cửa sổ chính của Lync, để chia sẻ chi tiết hiện tại về trạng thái của bạn. Ghi chú sẽ xuất hiện cùng với thẻ liên hệ của bạn. Bạn có thể thay đổi ghi chú thường xuyên theo ý muốn.
Để thêm ghi chú cá nhân
-
Trong cửa sổ Lync chính, bấm vào hộp ghi chú phía trên tên bạn, rồi nhập ghi chú, chẳng hạn như "Đang làm việc tại nhà" hoặc "Đang làm việc vào hạn chót, vui lòng gửi IM thay vì ghé qua".
Để loại bỏ ghi chú cá nhân của bạn
-
Hãy bấm vào hộp ghi chú bên trên tên bạn và trên bàn phím, nhấn BackSpace rồi nhấn Enter. Văn bản trong hộp sẽ chuyển lại thành câu mặc định: "Hôm nay có chuyện gì?"
Bật hoặc tắt thông báo vắng mặt
Nếu tài khoản Lync của bạn được đồng bộ hóa với lịch Outlook của bạn, một thông báo ngoài văn phòng sẽ hiển thị dưới dạng ghi chú cá nhân của bạn trong Lync bất cứ khi nào bạn bật thông báo ngoài văn phòng trong Outlook. Ví dụ như khi bạn sắp đi nghỉ, bạn có thể thiết lập thông báo vắng mặt trong Outlook để cho biết bạn đang đi nghỉ (và chia sẻ bất kỳ thông tin nào liên quan, ví dụ như bạn có xem email hay không và ai là người làm việc thay bạn). Thông báo này được phát hành trong thẻ liên hệ của bạn và các danh sách liên hệ khác được hiển thị với các liên hệ của bạn Lync.
Quan trọng: Khi bạn trở lại từ kỳ nghỉ, nhớ tắt thông báo vắng mặt. Bạn phải đăng nhập Outlook để thực hiện điều này. Bạn không thể xóa ghi chú khỏi Lync.
Để bật thông báo trong Outlook
-
Trong Outlook, hãy bấm tab Tệp, bấm nút Trả lời Tự động, bấm Gửi trả lời tự động, rồi viết thông báo vắng mặt và lên lịch hiển thị cho thông báo đó.
Để tắt thông báo trong Outlook đó xóa thông báo khỏi màn hình Lync bạn
-
Trong Outlook, hãy bấm vào tab Tệp, rồi bấm nút Tắt trong panel Trả lời Tự động. (Có thể mất tới ba mươi phút để ghi chú biến mất khỏi màn hình hiển thị Lync bạn.)
Để đồng bộ tài khoản Lync và Outlook của bạn
-
Trong cửa sổ Lync chính, bấm vào nút Tùy chọn.
-
TrongLync - Tùy chọn, bấm cá nhân.
-
Chọn hộp kiểm Cập nhật trạng thái hiện diện của tôi dựa vào thông tin lịch của tôi.
-
Chọn hộp kiểm Hiển thị thông tin Ngoài Office của tôi cho các liên hệ trong quan hệ bảo mật Bạn bè và Gia đình, Nhóm làm việc và Đồng nghiệp của tôi để đồng bộ các tài khoản Lync và Outlook của bạn.
