Thường xuyên hỏi các câu hỏi và câu trả lời về dòng công việc phê duyệt nhóm

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Tính năng được mô tả trong chủ đề trợ giúp này sẵn dùng chỉ khi bất kỳ phiên bản sau đây của Office SharePoint Server 2007 và Microsoft Office Enterprise 2007 được cài đặt: tiếng Trung (Phồn thể), tiếng Trung (giản thể), tiếng Nhật, hoặc tiếng Hàn Quốc.

Nhóm phê duyệt có thể dùng kết hợp với dòng công việc khác?

Microsoft Office SharePoint Server 2007 cung cấp giải pháp hỗ trợ nhiều dòng công việc có thể xảy ra trong tổ chức cũng như các nhóm phê duyệt. Để biết thêm thông tin về dòng công việc được hỗ trợ, hãy xem trợ giúp đối với mỗi những. Tuy nhiên, nhóm phê duyệt không thể chia sẻ thư viện tài liệu cùng với các giải pháp dòng công việc vì nó sử dụng thư viện tài liệu riêng. Thư viện tài liệu riêng biệt cần được tạo trên Site nhóm để sử dụng các giải pháp dòng công việc. Để biết thêm thông tin, hãy xem trợ giúp cho dòng công việc.

Nói cách khác, ngay cả khi bạn chọn để thêm dòng công việc khác trên trang tùy chỉnh phê duyệt của tôi là trang đã xác định của nhóm phê duyệt, dòng công việc được thêm sẽ không hoạt động đúng cách.

Nhóm tính năng tuyển tập trang và trang tính năng nhóm có một nút kích hoạt phê duyệt nhóm. Làm thế nào là hai nút khác nhau?

Để đảm bảo rằng nhóm phê duyệt hoạt động đúng cách, bạn phải kích hoạt tính năng phê duyệt nhóm trên tuyển tập trang tính năng trang đầu tiên và sau đó trên trang tính năng trang.

Nếu giải pháp được kích hoạt trên trang tính năng trang đầu tiên, nhóm phê duyệt sẽ không hoạt động đúng cách. Để hủy kích hoạt nhóm phê duyệt, hãy làm theo trình tự ngược lại.

Lưu ý: Nhóm phê duyệt có thể kích hoạt được chỉ ở trang mức cao nhất của tuyển tập trang.

Tôi có thể thay đổi cấu hình màn hình của nhóm phê duyệt? Tôi có thể cũng tạo và thêm một dạng xem mới? Tôi có thể thêm phần Web nhóm phê duyệt?

Thay đổi hoặc xóa bỏ dạng xem hiện có thể gây ra nhóm phê duyệt để hỏng. Nếu bạn gặp phải vấn đề sau khi sửa đổi dạng xem, hủy kích hoạt nhóm phê duyệt và kích hoạt nhóm phê duyệt một lần nữa để khắc phục vấn đề. Phần web cho nhóm phê duyệt chẳng hạn như các phần Web cho báo cáo Nhật ký ID tài liệu danh sách và thư viện tài liệu của tôi phê duyệt có sẵn nhưng vì một số đó yêu cầu cao hơn quyền để truy nhập, kiểm tra trang với mức cấp phép khác nhau trước khi phát hành trang web.

Lưu ý: Tránh sửa dạng xem bằng cách dùng hàm SharePoint Designer hoặc sửa trang.

Tôi có thể thêm một cột mới trên màn hình?

Trong khi thêm một cột mới để hiển thị trên các dạng xem mặc định — thư mục cá nhân, để phê duyệt, đề xuất của tôi, bị từ chối cho tôi và phê duyệt được tôi — không được phép, bạn có thể tạo và thêm một cột mới vào dạng xem quản trị.

Bạn có thể tạo một cột mới trong thư mục cột trên trang Tùy chỉnh phê duyệt của tôi , và sau đó thêm nó vào dạng xem quản trị trong dạng xem thư mục.

Không dấu đảm bảo các căn cước của bản nộp và người ký?

Bạn có thể giả mạo ảnh của một con dấu. Do đó, không có giới hạn để đảm bảo định danh của người ký thực tế. Bấm vào tem Hiển thị trên màn hình và bấm chuột phải vào nút chuột, sau đó bấm Chữ ký thông tin. Trong hộp thoại Chữ ký thông tin , hãy bấm dạng xem để xem các thông tin chi tiết về chứng chỉ được dùng khi nó được ký. Chứng chỉ có hơn đáng tin cậy hơn tem ảnh, Tuy nhiên, nhưng giới hạn để đảm bảo định danh của người ký thực tế theo độ tin cậy của công ty hoặc chứng chỉ chia sẻ chính sách phát hành. Do đó, người quản trị phải xây dựng các hệ thống đáng tin cậy chứng chỉ doanh nghiệp. Để biết thêm chi tiết, hãy xem trợ giúp cho chứng chỉ trong Windows Server trợ giúp.

Lưu ý: Nhóm phê duyệt giám sát tất cả quy trình dòng công việc và xác nhận người dùng dựa trên thông tin tài khoản của người dùng. Người dùng không có quyền thích hợp và tài khoản không thể tham gia trong quy trình phê duyệt.

Tôi hiểu nhóm phê duyệt được dựa trên một thư viện tài liệu từ Microsoft Office SharePoint Server. Nó có yêu cầu bất kỳ sự chú ý đặc biệt trong quản trị?

Có, nhóm phê duyệt dựa trên một thư viện tài liệu từ Microsoft Office SharePoint Server. Tất cả thư viện tài liệu có trang tùy chỉnh tài liệu thư viện tên quản lý thiết đặt liên quan. Giống như bất kỳ thư viện tài liệu, nhóm phê duyệt cũng sử dụng tùy chỉnh trang phê duyệt của tôi để tùy chỉnh các tính năng. Để truy nhập tùy chỉnh trang phê duyệt của tôi, bấm Phê duyệt của tôi, thiết đặt, sau đó Thiết đặt phê duyệt của tôi trên trang thiết đặt trang.

Sửa đổi mặc định của một số thiết đặt có thể tùy chỉnh có thể ảnh hưởng đến các hoạt động của nhóm phê duyệt. Đi tới thiết đặt nâng cao thư viện tài liệu: phê duyệt của tôi trang bằng cách bấm vào Thiết đặt nâng cao bên dưới Thiết đặt chung, và đảm bảo rằng các thiết đặt sau giữ mặc định của họ để thiết đặt sau đây.

  • Cho phép quản lý kiểu nội dung?      Đảm bảo cài đặt nó chỉ để nhiều mẫu có thể đăng ký và sử dụng trong các nhóm phê duyệt. Hãy đảm bảo rằng được chọn.

  • Mở tài liệu hỗ trợ trình duyệt      Chọn hộp kiểm mở trong ứng dụng máy khách để cho phép Microsoft Office Word hoặc Microsoft Office Excel để mở tài liệu.

Có một site nhóm phê duyệt được khôi phục vào trang web Microsoft Office SharePoint Server khi nó được sao lưu?

Có, bạn nên sao lưu và khôi phục trang web nhóm phê duyệt bằng ứng dụng web. Sao lưu và khôi phục mỗi trang được đặt là ứng dụng.

Tôi có thể đặt nguồn cấp RSS cho nhóm phê duyệt?

Nhóm phê duyệt cung cấp nguồn cấp RSS là một trong các tính năng cơ bản của thư viện tài liệu Microsoft Office SharePoint Server. Người dùng có thể đăng ký để nó với RSS đọc để xem danh sách tài liệu. Tuy nhiên, bạn không thể phân loại tài liệu theo trạng thái quy trình phê duyệt bằng RSS đọc. Bạn có thể xem các thuộc tính tài liệu nhưng không thể mở, phê duyệt hoặc từ chối tài liệu với danh sách RSS cung cấp.

Nhóm phê duyệt phản ánh bất kỳ thay đổi tổ chức, chẳng hạn như tổ chức và nhân viên trên tạm thời rời khỏi hoặc công ty còn cần làm thế nào?

Nếu tổ chức đã được giải tán và loại bỏ, tệp được lưu trữ trong tổ chức bị loại bỏ thư mục sẽ được di chuyển và lưu trữ trong thư mục của tổ chức mẹ. Nếu tổ chức được đổi tên, lưu trữ tự động phản ánh các thay đổi, loại bỏ cần thiết cho điều khiển theo cách thủ công.

Mặt khác, bất kỳ thay đổi nào xảy ra trong quá trình phê duyệt yêu cầu quyền điều khiển của người quản trị theo cách thủ công như áp dụng. Ví dụ, nếu tài liệu đã được gửi để phê duyệt nhưng nộp của bộ phận được bác bỏ trong công ty, tài liệu đó được lưu trữ trong thư mục Undetermined trong kho lưu trữ. Đó là do số tài liệu, được gán ngay khi tài liệu gửi đi, được dùng để xác định trong thư mục nào để lưu trữ tài liệu. Khi người phê duyệt sau được loại bỏ khỏi sơ đồ tổ chức trước khi người phê duyệt cũ phê duyệt, thông báo hủy bỏ quá trình phê duyệt là email đến người phê duyệt cũ và quy trình phê duyệt bị hủy bỏ. Tuy nhiên, nếu người phê duyệt sau được loại bỏ khỏi sơ đồ tổ chức sau khi người phê duyệt cũ phê duyệt, quy trình phê duyệt không bị hủy bỏ nhưng nộp vào không được thông báo do cần quản lý riêng biệt. Sau đó, tài liệu vẫn nằm trong đề xuất được tôi thư mục trong trường hợp bản nộp và phê duyệt được tôi thư mục trong trường hợp người phê duyệt cũ. Lỗi xảy ra khi bạn chọn tài liệu vẫn ở đó và bấm chuột phải vào nút chuột và sau đó chọn thuộc tính dạng xem. Điều này đòi hỏi nộp hoặc người quản trị để kiểm tra và hủy bỏ quá trình phê duyệt khi cần thiết và gửi tài liệu lại để phê duyệt.

Khi tôi bấm người dùng và các tổ chức trang bên dưới nhóm phê duyệt, thông báo lỗi, sơ đồ tổ chức là không nhất quán, sẽ xuất hiện. Lý do và giải pháp cho vấn đề này là gì?

Đây là vì bạn đã xóa nhóm bên dưới nhóm phê duyệt đến trang mọi người và nhóm Microsoft Office SharePoint Server. Bấm vào đây trên thông báo lỗi được hiển thị. Trên trang bạn đã di chuyển, hãy bấm hành động - Giải quyết mâu thuẫn của tổ chức hình cây. Xóa bỏ tổ chức trong sơ đồ tổ chức mà bạn đã loại bỏ từ Microsoft Office SharePoint Server. Để sử dụng nhóm đã xóa trong nhóm phê duyệt, bạn cần đăng ký nó lại trên sơ đồ tổ chức nhóm phê duyệt. Làm cho nó được định vị nhất quán với exisitng tổ chức biểu đồ và bộ phận cấu trúc thư mục. Để biết thêm chi tiết, hãy xem Tạo sơ đồ tổ chức.

Tôi đã tạo một nhóm phân phối trên một máy chủ Microsoft Exchange khi tạo nhóm vai trò (hoặc vai trò phê duyệt). Nếu nhóm vai trò bị xóa hoặc thay đổi thành viên của mình? Sẽ thay đổi như tự động được phản ánh trong nhóm phân phối?

Có, chúng sẽ. Xóa một nhóm vai trò cũng sẽ xóa bỏ nhóm phân phối. Đổi tên một nhóm vai trò xóa nhóm phân phối hiện có và tạo một nhóm phân phối với tên mới. Và bất kỳ thay đổi nào cho thành viên nhóm vai trò ngay lập tức được phản ánh trong nhóm phân phối, giả sử rằng người quản trị Microsoft Office SharePoint Server cũng có đặc quyền người quản trị máy chủ Exchange.

Tôi có thể loại bỏ một mẫu đã đăng ký với nhóm phê duyệt?

Có, bạn có thể, như máy chủ Web có không có tài liệu được tạo bằng mẫu đó khi bạn tìm cách xóa bỏ nó. Tất cả các tài liệu được tạo bằng mẫu cần bị xóa khỏi tái chế rác của máy chủ Web cũng như từ kho lưu trữ nhóm phê duyệt. Chúng tôi khuyên bạn nên rằng mẫu được ẩn khỏi người dùng thay vì đã xóa.

Khi kiểm tra tài liệu lưu trữ, nên có không có số thiếu trong kho lưu trữ tài liệu. Có cách nào tôi có thể kiểm tra mọi số tài liệu?

Nhóm phê duyệt cung cấp một báo cáo Nhật ký tài liệu ngoài lưu trữ tài liệu. Báo cáo Nhật ký ID tài liệu là một công cụ hữu ích cho việc quản lý và kiểm tra tài liệu bằng số, liệt kê tất cả các tài liệu được đánh số bằng bộ phận và hiển thị tóm tắt phê duyệt bản ghi nhật ký cho mỗi tài liệu.

Để xem báo cáo, bấm Báo cáo Nhật ký ID tài liệu trong phần Quản trị nhóm phê duyệt trên trang thiết đặt Site. Báo cáo liệt kê bất kỳ tổ chức nào được đăng ký với sơ đồ tổ chức và có bất kỳ tài liệu nào đã được gửi. Bấm + bên cạnh tổ chức danh sách tất cả tài liệu bằng cách phát hành tài liệu số. Bấm + bên cạnh tài liệu bạn muốn hiển thị bản ghi của tài liệu. Số trong dấu ngoặc đơn () cho biết số lượng phiên bản tài liệu theo trạng thái, và có thể là do đó lớn hơn số lượng tài liệu thực tế.

Bạn cũng có thể hiển thị các báo cáo Nhật ký trong định dạng khác khi cần thiết. Bấm hành động trên thanh tác vụ của trang Báo cáo Nhật ký ID tài liệu , sau đó bấm sửa trong biểu dữ liệu hoặc xuất sang bảng tính để chuyển đổi báo cáo thành định dạng bảng tính hoặc biểu dữ liệu. Kiểm soát dữ liệu đã chuyển đổi nếu cần. Lưu ý rằng việc xóa bỏ hoặc sửa đổi dữ liệu invalidates báo cáo Nhật ký tài liệu.

Làm thế nào để tôi thiết lập thông báo qua email?

Nhóm phê duyệt là một giải pháp điện tử phê duyệt được tạo bởi Microsoft và dựa trên công nghệ Microsoft Office SharePoint Server cũng cho phép tính năng thông báo bằng cách nối kết với hệ thống email. Để biết thêm thông tin về việc thiết lập thông báo qua email, hãy xem trợ giúp dành cho Microsoft Office SharePoint Server.

Sau khi thông báo qua email được thiết lập, nộp hoặc người phê duyệt tự động được thông báo về yêu cầu phê duyệt hoặc trạng thái phê duyệt và nhận email tóm tắt khi hoàn tất quy trình phê duyệt. Nếu bạn sử dụng Exchange Server, tiện lợi cho phép bạn tạo và quản lý nhóm phân phối cho nhóm phê duyệt phê duyệt vai trò. Fore biết thêm thông tin, hãy bấm Tạo phê duyệt vai trò.

Làm thế nào tôi có thể thay đổi nhóm phê duyệt để căn chỉnh nó bằng quy trình phê duyệt của công ty?

Nhóm phê duyệt cung cấp cách để thay đổi hoặc tùy chỉnh trình dòng công việc. Bạn có thể tham chiếu đến ECM Starter bộ cho hệ thống Office 2007 có thể tìm thấy tại Trung tâm tải xuống

Tôi cần để xử lý tệp hoặc thư mục theo cách thủ công. Làm thế nào tôi có thể làm điều này?

Bạn cần phải sử dụng cắt và dán thay vì sao chép và dán.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×