Thêm thời gian ra khỏi văn phòng vào lịch Outlook của đồng nghiệp

Bạn có thể dễ dàng đánh dấu thời gian là "bận" hoặc "vắng mặt" trong lịch Outlook của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn không sử dụng Office 365 và bạn không có tính năng chia sẻ lịch, nhưng bạn cần phải cung cấp cho thời gian của bạn ra khỏi tầm nhìn nổi bật của Office cho đồng nghiệp của bạn? Bài viết này giải thích cách thêm các yêu cầu họp tùy chỉnh cho cả ngày vào lịch của đồng nghiệp, mà không ảnh hưởng đến thời gian rảnh sẵn dùng trên lịch của họ.

Thời gian lên lịch kỳ nghỉ với yêu cầu họp là quy trình hai bước. Trước tiên, hãy để đồng nghiệp của bạn biết rằng bạn sẽ vắng mặt bằng cách thêm thời gian nghỉ lễ vào lịch của họ. Sau đó, hãy chặn kỳ nghỉ của bạn trên lịch của riêng bạn.

Bước 1: thêm thời gian nghỉ phép của bạn vào lịch của đồng nghiệp

Khi bạn đánh dấu thời gian là "vắng mặt" trên lịch của bạn, đồng nghiệp của bạn sẽ thấy nó khi họ tìm cách lên lịch một cuộc họp với bạn. Nhưng sẽ không tuyệt vời nếu bạn có thể cảnh báo tất cả mọi người cùng lúc trước thời gian của bạn đi vắng mà không ảnh hưởng đến trạng thái rảnh/bận của họ hoặc bị chấm công trong lịch của họ? Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách đặt thông tin của bạn xuất hiện trên lịch của họ như là một sự kiện cả ngày, nhưng không giống như một sự kiện bình thường cả ngày, thường được đặt là "bận", sự kiện cả ngày này được hiển thị là thời gian rảnh. Trạng thái rảnh/bận của người đồng nghiệp của bạn không bị ảnh hưởng.

Lưu ý: Yêu cầu họp được thiết kế để gửi giữa người dùng Outlook. Khả năng xem lịch biểu của người khác khi soạn thảo các yêu cầu họp trong Outlook yêu cầu tổ chức của bạn đang sử dụng Microsoft Exchange Server.

  1. Trong lịch, trên tab trang đầu, bấm vào cuộc họp mới.

    Lối tắt bàn phím  Để tạo một yêu cầu họp mới, hãy nhấn CTRL + SHIFT + Q.

  2. Nhập mô tả vào hộp chủ đề , và nếu muốn, hãy nhập vị trí vào hộp vị trí .

  3. Trong danh sách thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc , hãy chọn thời gian bắt đầu và kết thúc cho thời gian của bạn ra khỏi Office. Đối với kỳ nghỉ, điều này thường bao gồm cả ngày đầy đủ. Nếu đây là trường hợp, hãy chọn hộp kiểm sự kiện cả ngày .

    Lưu ý: Theo mặc định, Outlook sử dụng thiết đặt múi giờ hiện tại trên máy tính của bạn để lên lịch. Nếu bạn muốn lên lịch thời gian ra khỏi Office dựa trên một múi giờ khác nhau, trong nhóm tùy chọn , hãy bấm vào múi giờ.

  4. Trong nhóm người dự , đối với các tùy chọn phảnhồi, xóa phản hồi yêu cầu trong nút thả xuống.

  5. Trong nhóm tùy chọn , để Hiển thị dưới dạng, hãy bấm miễn phí trong danh sách thả xuống. Nếu bạn đã xác định rằng đây là một sự kiện cả ngày, Hiển thị như được tự động thiết lập miễn phí.

    Quan trọng: 

    • Hãy đảm bảo rằng thiết đặt Hiển thị như được đặt là miễn phí. Điều này cho phép người nhận yêu cầu cuộc họp chấp nhận yêu cầu họp và thêm thời gian nghỉ phép của bạn vào lịch của họ, nhưng không chặn bất kỳ lúc nào trên lịch của họ. Lịch của người nhận sẽ vẫn hiển thị khả năng sẵn dùng miễn phí cho việc lên lịch trong thời gian nghỉ phép của bạn.

    • Khi chọn một sự kiện cả ngày, thời gian bắt đầu của sự kiện là lúc nửa đêm. Để tránh đồng nghiệp của bạn nhận được cảnh báo với thời gian lẻ, hãy đặt thiết đặt lời nhắc thành khôngcó.

  6. Nhập bất kỳ thông tin nào mà bạn muốn chia sẻ với người nhận.

  7. Thêm người nhận dự kiến vào dòng tới .

  8. Nếu bạn được cảnh báo mọi người vào một chuỗi thời gian định kỳ mà bạn sẽ đi vắng từ Office, trong nhóm tùy chọn , hãy bấm lặplại, chọn mẫu lặp lại, rồi bấm OK.

  9. Bấm vào Gửi.

Khi bạn gửi yêu cầu họp này với Hiển thị như được đặt là miễn phí, sự kiện sẽ xuất hiện ở đầu mỗi ngày trong lịch Outlook của bạn bằng cách làm việc của bạn-một lời nhắc trực quan mà không chặn thời gian làm việc.

Lưu ý: Nếu bạn không chọn tất cả sự kiện ngày, sự kiện sẽ hiển thị trong lưới thời gian; nó không xuất hiện ở phần trên cùng của ngày. Tuy nhiên, nó vẫn được đánh dấu là thời gian rảnh.

Bước 2: chặn thời gian nghỉ Lễ trên lịch của bạn

Nếu bạn đã làm theo các bước trong phần trước đó, yêu cầu họp mà bạn đã gửi được đánh dấu là thời gian rảnh để ngăn chặn thời gian chấm công trên lịch của người khác. Tuy nhiên, thời gian đó cũng được đánh dấu là miễn phí trên lịch của riêng bạn. Bây giờ bạn cần tạo một cuộc hẹn bổ sung cho chính bạn để người khác có thể thấy rằng bạn không sẵn dùng trong thời gian bạn chỉ định.

Lỗi phổ biến là mở mục yêu cầu họp trên lịch của bạn và thay đổi Hiển thị là thiết đặt từ miễn phí sang vắng mặt sau khi bạn đã gửi yêu cầu ban đầu. Tuy nhiên, khi bạn thực hiện bản cập nhật này sẽ được gửi đến tất cả mọi người mà bạn đã gửi yêu cầu họp, hãy thay đổi miễn phíra khỏi Office và đánh dấu các bước bạn muốn tránh làm điều đó. Bạn phải tạo một cuộc hẹn trùng lặp trên lịch của bạn với dạng xem như thiết đặt được đặt thành vắng mặt.

Khi mọi người sử dụng lịch Outlook để lên lịch cuộc họp và các sự kiện khác, họ có thể nhìn thấy khả năng sẵn sàng của bạn trừ khi bạn đã thay đổi quyền cho lịch của mình để ngăn chặn điều này. Thông thường, cuộc hẹn, cuộc họp và sự kiện có một Hiển thị như là thiết đặt của bận. Bạn cũng có thể tạo các mục bằng cách Hiển thị như là thiết đặt của Office. Các mục được đặt ra khỏi Office được coi là tương tự như các mục được đặt thành bận rộn — ai đó sẽ không mong đợi bạn sẵn dùng tại thời điểm đó. Trực quan, hai kiểu khác nhau-các mục được đặt ra khỏi Office xuất hiện với màu tía, các mục được đặt thành bận được xác định bởi một chủ đề màu xanh lam. Sự khác biệt này sẽ giúp nhấn mạnh lý do bạn không sẵn dùng. Ví dụ, bạn có thể di chuyển mục bận rộn xung đột nhưng có thể bạn không thể hoặc sẵn sàng thay đổi mục vắng mặt, chẳng hạn như kỳ nghỉ của bạn.

  1. Trong lịch, trên tab trang đầu, bấm vào cuộc hẹn mới.

  2. Trong hộp chủ đề , hãy nhập tên cho thời gian của bạn đi vắng.

  3. Trong thời gian bắt đầuthời gian kết thúc, hãy bấm vào ngày khi thời gian của bạn khởi động và kết thúc.

  4. Chọn hộp kiểm sự kiện cả ngày .

  5. Thay đổi cách Hiển thị là thiết đặt ra khỏi Office.

  6. Bấm Lưu & Đóng.

Lưu ý: Bạn có thể cân nhắc việc xóa (từ lịch của bạn chỉ) yêu cầu họp Ban đầu mà bạn đã gửi cho người khác. Hoặc bạn có thể để nó trong lịch của bạn để bạn có thể dễ dàng gửi bản Cập Nhật hoặc hủy bỏ nếu các gói của bạn thay đổi.

Bước 1: thêm thời gian nghỉ phép của bạn vào lịch của đồng nghiệp

Khi bạn đánh dấu thời gian là "vắng mặt" trên lịch của bạn, đồng nghiệp của bạn sẽ thấy nó khi họ tìm cách lên lịch một cuộc họp với bạn. Nhưng sẽ không tuyệt vời nếu bạn có thể cảnh báo tất cả mọi người cùng lúc trước thời gian của bạn đi vắng mà không ảnh hưởng đến trạng thái rảnh/bận của họ hoặc bị chấm công trong lịch của họ? Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách đặt thông tin của bạn xuất hiện trên lịch của họ như là một sự kiện cả ngày, nhưng không giống như một sự kiện bình thường cả ngày, thường được đặt là "bận", sự kiện cả ngày này được hiển thị là thời gian rảnh. Trạng thái rảnh/bận của người đồng nghiệp của bạn không bị ảnh hưởng.

Lưu ý: Yêu cầu họp được thiết kế để gửi giữa người dùng Outlook. Khả năng xem lịch biểu của người khác khi soạn thảo các yêu cầu họp trong Outlook yêu cầu tổ chức của bạn đang sử dụng Microsoft Exchange Server.

  1. Trên menu Tệp, trỏ đến Mới, rồi bấm Yêu cầu Họp.

    Lối tắt bàn phím  Để tạo một yêu cầu họp mới, hãy nhấn CTRL + SHIFT + Q.

  2. Nhập mô tả vào hộp chủ đề , và nếu muốn, hãy nhập vị trí vào hộp vị trí .

  3. Trong danh sách thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc , hãy chọn thời gian bắt đầu và kết thúc cho thời gian của bạn ra khỏi Office. Đối với kỳ nghỉ, điều này thường bao gồm cả ngày đầy đủ. Nếu đây là trường hợp, hãy chọn hộp kiểm sự kiện cả ngày .

    Lưu ý: Theo mặc định, Outlook sử dụng thiết đặt múi giờ hiện tại trên máy tính của bạn để lên lịch. Nếu bạn muốn lên lịch thời gian ra khỏi Office dựa trên một múi giờ khác, trên tab cuộc họp , trong nhóm tùy chọn , bấm vào múi giờ.

  4. Trong nhóm tùy chọn , để Hiển thị dưới dạng, hãy bấm miễn phí trong hộp danh sách thả xuống. Nếu bạn đã xác định rằng đây là một sự kiện cả ngày, Hiển thị như được tự động thiết lập miễn phí.

    Quan trọng: 

    • Hãy đảm bảo rằng thiết đặt Hiển thị như được đặt là miễn phí. Điều này cho phép người nhận yêu cầu cuộc họp chấp nhận yêu cầu họp và thêm thời gian nghỉ phép của bạn vào lịch của họ, nhưng không chặn bất kỳ lúc nào trên lịch của họ. Lịch của người nhận sẽ vẫn hiển thị khả năng sẵn dùng miễn phí cho việc lên lịch trong thời gian nghỉ phép của bạn.

    • Khi chọn một sự kiện cả ngày, thời gian bắt đầu của sự kiện là lúc nửa đêm. Để tránh đồng nghiệp của bạn nhận được cảnh báo với thời gian lẻ, hãy đặt thiết đặt lời nhắc thành khôngcó.

  5. Nhập bất kỳ thông tin nào mà bạn muốn chia sẻ với người nhận.

  6. Thêm người nhận dự kiến vào dòng tới .

  7. Nếu bạn được cảnh báo mọi người vào một chuỗi thời gian định kỳ mà bạn sẽ đi vắng từ Office, trên tab cuộc họp , trong nhóm tùy chọn , bấm lặplại, chọn mẫu lặp lại, rồi bấm OK.

    Khi bạn thêm kiểu lặp lại cho một yêu cầu họp, tab Cuộc họp sẽ đổi thành Cuộc họp Lặp lại.

  8. Trên tab Cuộc họp, trong nhóm Hiện, bấm Cuộc hẹn.

  9. Bấm Gửi.

Khi bạn gửi yêu cầu họp này với Hiển thị như được đặt là miễn phí, sự kiện sẽ xuất hiện ở đầu mỗi ngày trong lịch Outlook của bạn bằng cách làm việc của bạn-một lời nhắc trực quan mà không chặn thời gian làm việc.

Lưu ý: Nếu bạn không chọn tất cả sự kiện ngày, sự kiện sẽ hiển thị trong lưới thời gian; nó không xuất hiện ở phần trên cùng của ngày. Tuy nhiên, nó vẫn được đánh dấu là thời gian rảnh.

Bước 2: chặn thời gian nghỉ Lễ trên lịch của bạn

Nếu bạn đã làm theo các bước trong phần trước đó, yêu cầu họp mà bạn đã gửi được đánh dấu là thời gian rảnh để ngăn chặn thời gian chấm công trên lịch của người khác. Tuy nhiên, thời gian đó cũng được đánh dấu là miễn phí trên lịch của riêng bạn. Bây giờ bạn cần tạo một cuộc hẹn bổ sung cho chính bạn để người khác có thể thấy rằng bạn không sẵn dùng trong thời gian bạn chỉ định.

Lỗi phổ biến là mở mục yêu cầu họp trên lịch của bạn và thay đổi Hiển thị là thiết đặt từ miễn phí sang vắng mặt sau khi bạn đã gửi yêu cầu ban đầu. Tuy nhiên, khi bạn thực hiện bản cập nhật này sẽ được gửi đến tất cả mọi người mà bạn đã gửi yêu cầu họp, hãy thay đổi miễn phíra khỏi Office và đánh dấu các bước bạn muốn tránh làm điều đó. Bạn phải tạo một cuộc hẹn trùng lặp trên lịch của bạn với dạng xem như thiết đặt được đặt thành vắng mặt.

Khi mọi người sử dụng lịch Outlook để lên lịch cuộc họp và các sự kiện khác, họ có thể nhìn thấy khả năng sẵn sàng của bạn trừ khi bạn đã thay đổi quyền cho lịch của mình để ngăn chặn điều này. Thông thường, cuộc hẹn, cuộc họp và sự kiện có một Hiển thị như là thiết đặt của bận. Bạn cũng có thể tạo các mục bằng cách Hiển thị như là thiết đặt của Office. Các mục được đặt ra khỏi Office được coi là tương tự như các mục được đặt thành bận rộn — ai đó sẽ không mong đợi bạn sẵn dùng tại thời điểm đó. Trực quan, hai kiểu khác nhau-các mục được đặt ra khỏi Office xuất hiện với màu tía, các mục được đặt thành bận được xác định bởi một chủ đề màu xanh lam. Sự khác biệt này sẽ giúp nhấn mạnh lý do bạn không sẵn dùng. Ví dụ, bạn có thể di chuyển mục bận rộn xung đột nhưng có thể bạn không thể hoặc sẵn sàng thay đổi mục vắng mặt, chẳng hạn như kỳ nghỉ của bạn.

  1. Trong lịch, trên menu tệp , trỏ tới mới, rồi bấm vào cuộc hẹn.

  2. Trong hộp chủ đề , hãy nhập tên cho thời gian của bạn đi vắng.

  3. Trong thời gian bắt đầuthời gian kết thúc, hãy bấm vào ngày khi thời gian của bạn khởi động và kết thúc.

  4. Chọn hộp kiểm sự kiện cả ngày .

  5. Thay đổi cách Hiển thị là thiết đặt ra khỏi Office.

  6. Bấm Lưu & Đóng.

Lưu ý: Bạn có thể cân nhắc việc xóa (từ lịch của bạn chỉ) yêu cầu họp Ban đầu mà bạn đã gửi cho người khác. Hoặc bạn có thể để nó trong lịch của bạn để bạn có thể dễ dàng gửi bản Cập Nhật hoặc hủy bỏ nếu các gói của bạn thay đổi.

Xem thêm

Bắt đầu với lịch Outlook

Lên lịch một cuộc hẹn với người khác

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×