Thêm khách vào nhóm Office 365

Quyền truy nhập của khách trong Nhóm Office 365 cho phép bạn và nhóm của bạn cộng tác với những người bên ngoài tổ chức của bạn bằng cách cấp quyền truy nhập cho họ vào các cuộc hội thoại nhóm, tệp tin, thư mời lịch và sổ ghi chép nhóm. Quyền truy nhập có thể được cấp cho một khách — ví dụ, một đối tác, nhà cung cấp, nhà cung cấp hoặc tư vấn — theo bất kỳ chủ sở hữu nhóm nào.

Cách thức hoạt động

Mọi người sử dụng Nhóm Office 365 có thể sử dụng Outlook trên web hoặc Outlook for Windows để thêm và quản lý khách trong nhóm Office 365 của họ. Khách có thể có bất kỳ địa chỉ email nào và tài khoản email của họ có thể là tài khoản công việc, cá nhân hoặc trường học.

Lưu ý: Quyền truy nhập của khách được thiết lập bởi người quản trị CNTT.

  • Bước 1    Chủ sở hữu nhóm Thêm một khách vào nhóm hoặc khách được đề cử bởi một thành viên nhóm. Chủ nhóm phê duyệt người được chỉ định.

  • Bước 2    Chủ sở hữu nhóm được thông báo về nội dung và tài nguyên mà khách có thể truy nhập trong nhóm. Tổ hợp văn bản và biểu tượng cung cấp cho tất cả các thành viên nhóm một dấu hiệu rõ ràng về sự tham gia của khách.

  • Bước 3   Khách nhận được email chào mừng và có thể tham gia vào các cuộc hội thoại Nhóm, nhận và trả lời lời mời lịch và truy nhập vào các tệp nhóm.

  • Bước 4    Khách có thể rời khỏi nhóm bất kỳ lúc nào thông qua một nối kết trong chân trang của tất cả các thư email nhóm và thư mời lịch.

Người quản trị có thể quản lý khách và quyền truy nhập của họ đến các tài nguyên nhóm Office 365 bằng cách sử dụng PowerShell. Xem mục quản lý quyền truy nhập của khách trong nhóm Office 365 để biết hướng dẫn.

Khi một khách được mời tham gia một nhóm, họ nhận được một thông điệp email chào mừng bao gồm một ít thông tin về nhóm và những gì họ có thể mong đợi ngay bây giờ rằng họ là thành viên. Thông báo này cũng bao gồm một tập hợp các liên kết để giúp họ bắt đầu và kết nối với các tài nguyên nhóm.

Hình ảnh thư chào mừng cho khách nhóm

Mọi tương tác của thành viên khách đều xảy ra thông qua hộp thư đến email của họ. Họ không thể truy nhập vào trang nhóm nhưng có thể nhận thư mời lịch, tham gia vào các cuộc hội thoại email, và nếu người quản trị đã bật thiết đặt, họ có thể mở tệp chia sẻ bằng cách sử dụng liên kết hoặc phần đính kèm.

Tất cả email nhóm và thư mời lịch mà khách nhận được sẽ bao gồm lời nhắc để dùng trả lời tất cả trong phản hồi cho nhóm, cùng với các nối kết đến xem tệp nhómrời khỏi nhóm. Sau đây là ví dụ:

Mọi email khách nhận được từ các thành viên nhóm sẽ có chân trang cùng với hướng dẫn và liên kết

Bảng sau đây tóm tắt những việc khách có thể và không thể thực hiện.

Tính năng

Người dùng khách được cho phép?

Tạo nhóm

Không

Thêm/loại bỏ các thành viên nhóm

Không

Xóa nhóm

Không

Gia nhập nhóm

Có, theo lời mời

Bắt đầu cuộc hội thoại

Trả lời cuộc hội thoại

Tìm kiếm một cuộc hội thoại

@đề cập đến một người trong nhóm

Không

Ghim/Yêu thích một nhóm

Không

Xóa cuộc hội thoại

"Thích" các thư

Không

Quản lý cuộc họp

Không

Xem lịch nhóm

Không

Sửa đổi sự kiện lịch

Không

Thêm lịch nhóm vào lịch cá nhân

Không

Xem và chỉnh sửa tệp nhóm

Có, nếu người quản trị đối tượng thuê đã bật

Truy nhập vào sổ tay OneNote của nhóm

Có, truy nhập từ email chào mừng

Duyệt nhóm

Không

Câu hỏi thường gặp

Khách là người nào đó không phải là nhân viên, học viên hoặc thành viên trong tổ chức của bạn. Họ không có tài khoản cơ quan hoặc trường học trong tổ chức của bạn.

Không. Chỉ có thể thêm những người bên ngoài tổ chức của bạn, như đối tác hoặc cố vấn, với tư cách là khách. Bạn có thể mời mọi người từ bên trong tổ chức của mình tham gia với tư cách là thành viên nhóm thông thường.

Có, bạn có thể. Liên hệ thư bên ngoài là các liên hệ được liệt kê trong danh sách địa chỉ toàn cầu của tổ chức của bạn. Ví dụ về kiểu liên hệ này là một công ty cung cấp thường xuyên cung cấp các dịch vụ cho tổ chức của bạn.

Người quản trị của bạn phải bật tính năng khách trước khi bạn có thể Thêm khách. Khi bạn nhìn thấy thông báo để liên hệ với người quản trị của bạn, có thể là tính năng khách chưa được bật. Xem mục quản lý quyền truy nhập của khách trong nhóm Office 365 để biết thêm thông tin.

Thành viên khách không thể xem thư được bảo vệ bằng quản trị quyền thông tin (IRM).

Bạn có thể nhận được một báo cáo không chuyển phát khi bạn trả lời thư nhóm bằng địa chỉ email khác với một địa chỉ mà bạn đã sử dụng khi bạn đã tham gia hoặc đã được thêm vào nhóm. Ví dụ: nếu bạn tham gia nhóm với địa chỉ email là seanc@contoso.com nhưng cố gắng trả lời thư nhóm trong hộp thư đến của bạn từ seanc@service.contoso.com, bạn sẽ nhận được báo cáo không gửi được.

Không. Bạn chỉ có thể chia sẻ tệp nhóm Office 365 với những khách đã được mời tham gia nhóm.

Một tệp đính kèm hiện đại là một tệp được lưu trữ trên OneDrive for Business. Một liên kết dẫn đến tất cả người nhận. Vì tệp được lưu trữ trong đám mây nên tất cả người nhận đều có thể đọc và chỉnh sửa tệp mà không phải hợp nhất các bản sao riêng lẻ. 

Trong nhóm Office 365, tệp đính kèm hiện đại chỉ được chia sẻ với các thành viên của nhóm. Khi thư có tệp đính kèm hiện đại được chuyển tiếp đến một thành viên khách trong nhóm, người đó sẽ có thể truy nhập vào phần đính kèm sau khi đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu. Nếu thư được chuyển tiếp đến những người không phải là thành viên của nhóm, người đó sẽ không thể mở phần đính kèm.

Khách có thể không nhận được cuộc hội thoại nhóm vì một vài lý do. Hãy xem mục Người dùng khách không nhận được Cuộc hội thoại nhóm để biết thông tin.

Làm thế nào để khách hàng có thể kiểm tra và quản lý dữ liệu cá nhân của họ được tổ chức thu thập?

Khách có thể tìm hiểu thông tin cá nhân của tổ chức vẫn giữ nguyên và cách yêu cầu rằng tất cả hoặc một số người đó bị xóa bằng cách chọn nối kết tuyên bố quyền riêng tư của tổ chức trong thư chào mừng mà họ nhận được.

Chân trang thông điệp Chào mừng của khách trong Office 365

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Xem Thêm

Sử dụng các nhóm Office 365 với tư cách là khách

Tìm hiểu về các nhóm Office 365

Khách không nhận được cuộc hội thoại email nhóm

Tìm hiểu thêm về các nhóm Outlook.com

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×