Thêm hoặc loại bỏ chữ ký điện tử trong tệp Office

Thêm hoặc loại bỏ chữ ký điện tử trong tệp Office

Bài viết này giải thích về chữ ký điện tử (còn được gọi là ID điện tử), mục đích sử dụng của chúng và cách bạn có thể sử dụng chữ ký điện tử trong các chương trình Microsoft Office: Word, Excel và PowerPoint.

Trong bài viết này

Chữ ký điện tử là gì?

Dòng chữ ký trong Word và Excel

Tạo dòng chữ ký trong Word hoặc Excel

Ký vào dòng chữ ký trong Word hoặc Excel

Loại bỏ chữ ký điện tử ra khỏi Word hoặc Excel

Chữ ký số vô hình trong Word, Excel hoặc PowerPoint

Thêm chữ ký điện tử vô hình vào Word, Excel hoặc PowerPoint

Loại bỏ chữ ký điện tử vô hình ra khỏi Word, Excel hoặc PowerPoint

Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là tem xác thực điện tử, được mã hóa cho thông tin số như email, macro hoặc tài liệu điện tử. Chữ ký xác nhận rằng thông tin đến từ người ký và không bị thay đổi.

Chứng chỉ chữ ký và cơ quan cấp chứng chỉ

Chứng chỉ chữ ký     Để tạo chữ ký điện tử, bạn phải có chứng chỉ chữ ký, chứng minh cho định danh. Khi bạn gửi macro hoặc tài liệu có chữ ký điện tử, bạn cũng gửi chứng chỉ và khóa công khai của bạn. Chứng chỉ do một cơ quan cấp chứng chỉ cấp, và giống như bằng lái xe, có thể bị thu hồi. Chứng chỉ thường hợp lệ trong một năm, sau đó người ký phải gia hạn hoặc nhận chứng chỉ chữ ký mới để thiết lập định danh.

Lưu ý: Bạn có thể tìm hiểu về khóa công khai và bí mật trong bài viết này.

Cơ quan cấp chứng chỉ (CA)     Cơ quan cấp chứng chỉ là một thực thể tương tự như công chứng viên. Cơ quan này cấp các chứng chỉ số, ký các chứng chỉ để xác nhận tính hợp lệ của chúng và theo dõi những chứng chỉ nào đã bị thu hồi hoặc hết hạn.

Mẹo: Để biết thêm thông tin cho việc lấy chứng chỉ số, xem mục Lấy chứng chỉ số và tạo chữ ký số.

Chữ ký số sẽ đảm bảo những gì?

  • Tính xác thực     Người ký được xác nhận là chủ chữ ký.

  • Tính toàn vẹn     Nội dung chưa bị thay đổi hoặc xáo trộn kể từ khi nó được ký điện tử.

  • Không bị thoái thác     Chứng minh với tất cả các bên về nguồn gốc của nội dung đã ký. Từ "thoái thác" dùng để chỉ hành động của một người ký từ chối bất kỳ mối liên kết nào với nội dung đã ký.

  • Công chứng     Chữ ký trong tệp Word, Excel hoặc PowerPoint, được dán nhãn thời gian bởi một máy chủ nhãn thời gian bảo mật, trong một số trường hợp nhất định, có tính hợp lệ như của công chứng.

Để thực hiện những đảm bảo này, người tạo nội dung phải ký điện tử đối với nội dung bằng cách sử dụng một chữ ký đáp ứng các tiêu chí sau đây:

  • Chữ ký điện tử đó hợp lệ.

  • Chứng chỉ liên kết với chữ ký điện tử đó vẫn còn hiệu lực (chưa hết hạn).

  • Cá nhân hoặc tổ chức ký, còn được gọi là người phát hành, đáng tin cậy.

    Quan trọng: Tài liệu được ký, có nhãn thời gian hợp lệ, được coi là có chữ ký hợp lệ, không phụ thuộc vào thời gian hoặc trạng thái thu hồi của chứng chỉ chữ ký.

  • Chứng chỉ gắn với chữ ký điện tử phải do một cơ quan cấp chứng chỉ có danh tiếng (CA) cấp cho bên phát hành thực hiện việc ký.

Đầu Trang

Dòng chữ ký trong Word và Excel

Dòng chữ ký cũng giống như chỗ dành sẵn để ký tên điển hình trong các tài liệu in. Tuy nhiên, dòng chữ ký hoạt động khác. Khi dòng chữ ký được chèn vào tệp Office, tác giả có thể chỉ rõ thông tin về người ký dự định và hướng dẫn cho người ký. Khi bản sao điện tử của tệp được gửi đến người ký dự kiến, người này thấy dòng chữ ký và thông báo yêu cầu xin chữ ký của họ. Người ký có thể:

  • Nhập chữ ký hoặc

  • Chọn ảnh chụp chữ ký tay hoặc

  • Viết chữ ký bằng cách sử dụng tính năng viết tay của PC có màn hình cảm ứng

Khi người ký thêm dạng biểu thị trực quan của chữ ký vào tài liệu, thì chữ ký điện tử được thêm vào cùng lúc để xác thực định danh của người ký.

Thanh Thông báo Được đánh dấu là bản Cuối cùng

Quan trọng: Tài liệu được ký số sẽ chuyển thành dạng chỉ đọc để ngăn sửa đổi.

Tạo dòng chữ ký trong Word hoặc Excel

  1. Trong một tài liệu hoặc bảng tính, hãy đặt con trỏ tại nơi bạn muốn tạo dòng chữ ký.

  2. Trên tab Chèn, trong nhóm Văn bản, bấm vào danh sách Dòng Chữ ký, rồi bấm Dòng Chữ ký trong Microsoft Office.

  3. Trong hộp thoại Thiết lập Chữ ký, hãy nhập thông tin sẽ xuất hiện phía dưới dòng chữ ký:
    Hộp thoại Chi tiết Chữ ký

    • Người ký được đề xuất     Tên đầy đủ của người ký.

    • Chức danh của người ký được đề xuất     Chức danh của người ký, nếu có.

    • Địa chỉ email của người ký được đề xuất     Địa chỉ email của người ký, nếu cần.

    • Hướng dẫn dành cho người ký    Thêm hướng dẫn dành cho người ký, như: "Trước khi ký tài liệu, hãy xác minh rằng nội dung là chính xác".

  4. Chọn một hoặc cả hai hộp kiểm sau:

    • Cho phép người ký viết nhận xét vào hộp thoại Ký     Cho phép người ký ghi rõ mục đích ký.

    • Hiển thị ngày ký trong dòng chữ ký    Ngày ký tài liệu sẽ xuất hiện cùng với chữ ký.

Mẹo: Để thêm các dòng chữ ký bổ sung, bạn hãy lặp lại các bước này.

Lưu ý: Nếu tài liệu vẫn chưa được ký, thì Thanh Thông báo Chữ ký sẽ xuất hiện. Bấm Xem Chữ ký để hoàn tất quy trình chữ ký.

Thanh Thông báo Chữ ký, tài liệu chưa được ký

Đầu Trang

Ký vào dòng chữ ký trong Word hoặc Excel

Khi bạn ký vào dòng chữ ký, bạn đưa vào đó sự biểu thị trực quan về chữ ký của và chữ ký điện tử của bạn.

Dòng chữ ký chưa có chữ ký

  1. Trong tệp, hãy bấm chuột phải vào dòng chữ ký.

    Lưu ý: Nếu tệp đang mở trong Dạng xem được Bảo vệ, hãy bấm Vẫn Sửa nếu như tệp đó đến từ nguồn tin cậy.

  2. Từ menu, hãy chọn Ký.

    • Để thêm phiên bản in của chữ ký của bạn, hãy nhập tên bạn trong hộp bên cạnh dấu X.

    • Để chọn ảnh của chữ ký viết tay của bạn, bấm Chọn Ảnh. Trong hộp thoại Chọn Ảnh Chữ ký, hãy tìm vị trí của tệp ảnh chữ ký của bạn, chọn tệp bạn muốn, rồi bấm Chọn.

      Lưu ý: 

      • Với những khách hàng sử dụng các phiên bản Tiếng Trung Quốc (Phồn thể hoặc Giản thể), Tiếng Hàn hoặc Tiếng Nhật, tùy chọn Dòng Đóng dấu Chữ ký sẽ xuất hiện.

      • Ngoài ra, bạn có thể ký vào dòng chữ ký bằng cách bấm đúp vào dòng chữ ký. Nhập tên bạn bên cạnh dấu X. Hoặc trong Ngăn Chữ ký, trong mục Chữ ký được Yêu cầu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh chữ ký. Từ menu, hãy chọn Ký.

    • Để thêm chữ ký viết tay (chỉ riêng cho người dùng Máy tính bảng ), hãy ký tên bạn trong hộp kế bên dấu X bằng cách sử dụng tính năng mực vẽ.

    • Bấm Ký.

    • Nút Chữ ký xuất hiện ở phía dưới cùng của tài liệu hoặc bảng tính.

Hình ảnh sau đây hiển thị nút Chữ ký.

Nút Chữ ký màu đỏ

Đầu Trang

Loại bỏ chữ ký điện tử ra khỏi Word hoặc Excel

  1. Mở tài liệu hoặc trang tính chứa chữ ký có thể nhìn thấy mà bạn muốn loại bỏ.

  2. Bấm chuột phải vào dòng chữ ký.

  3. Bấm Loại bỏ Chữ ký.

  4. Bấm Có.

Lưu ý: Ngoài ra, bạn có thể loại bỏ chữ ký bằng cách bấm vào mũi tên bên cạnh chữ ký trong Ngăn Chữ ký. Bấm Loại bỏ Chữ ký.

Đầu Trang

Chữ ký điện tử vô hình trong Word, Excel hoặc PowerPoint

Một chữ ký điện tử vô hình, chẳng hạn như dòng chữ ký điện tử có thể nhìn thấy, đảm bảo tính xác thực, vẹn toàn và nguồn gốc tài liệu. Bạn có thể thêm chữ ký điện tử vô hình vào tài liệu Word, trang tính Excel và bản trình bày PowerPoint.

Tài liệu đã ký sẽ có nút Chữ ký ở phía dưới cùng của tài liệu. Ngoài ra, với những tài liệu đã ký, thông tin chữ ký sẽ xuất hiện trong mục Thông tin mà bạn thấy sau khi bấm vào tab Tệp.

Đầu Trang

Thêm chữ ký điện tử vô hình vào Word, Excel hoặc PowerPoint

Để bảo vệ tính xác thực của nội dung tài liệu, bạn có thể thêm chữ ký điện tử vô hình. Tài liệu đã được ký có nút Chữ ký ở phía dưới tài liệu.

Nút Bảo vệ Tài liệu với các tùy chọn

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Thông tin.

  3. Bấm Bảo vệ Tài liệu, Bảo vệ Sổ làm việc hoặc Bảo vệ Bản trình bày.

  4. Bấm Thêm Chữ ký Điện tử.

  5. Đọc thông báo Word, Excel hoặc PowerPoint, rồi bấm OK.

  6. Trong hộp thoại Ký, trong hộp Mục đích ký tài liệu này, hãy nhập mục đích.

  7. Bấm Ký.

Sau khi tệp được ký bằng chữ ký điện tử, nút Chữ ký sẽ xuất hiện và tệp chuyển thành dạng chỉ đọc để ngăn không cho thay đổi.

Đầu Trang

Loại bỏ chữ ký điện tử vô hình ra khỏi Word, Excel hoặc PowerPoint

  1. Mở tài liệu, trang tính hoặc bản trình bày chứa chữ ký vô hình mà bạn muốn loại bỏ.

  2. Bấm vào tab Tệp.

  3. Bấm Thông tin.

  4. Bấm Xem Chữ ký.

  5. Dạng xem tài liệu, trang tính hoặc bản trình bày sẽ quay lại, và ngăn Chữ ký xuất hiện.

  6. Bên cạnh tên chữ ký, hãy bấm mũi tên.

  7. Bấm Loại bỏ Chữ ký.

  8. Bấm Có.

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×