Thêm hoặc loại bỏ bảo vệ trong tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày

Thêm hoặc loại bỏ bảo vệ trong tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Trong Office, bạn có thể sử dụng mật khẩu để ngăn người khác mở hoặc sửa đổi tài liệu, sổ làm việc và bản trình bày của mình. Sau đó, bạn có thể dễ dàng loại bỏ mật khẩu để bỏ bảo vệ tài liệu hoặc sổ làm việc khi không cần duy trì trạng thái chỉ đọc nữa. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tùy chọn bảo vệ tài liệu để hạn chế các loại thay đổi mà người xem có thể thực hiện.

Người quản trị CNTT bên bạn đặt chính sách mật khẩu cho các ứng dụng dành cho Office chứa các quy tắc cơ bản.

Cảnh báo: Hãy lưu ý rằng nếu bạn không nhớ mật khẩu của mình thì Microsoft không thể truy xuất mật khẩu đã quên đó.

Thêm hoặc loại bỏ mật khẩu để kiểm soát quyền truy nhập

Để đặt mật khẩu cho tệp Word, Excel hay PowerPoint của bạn, hãy bấm vào Tệp > Thông tin > Bảo vệ Tài liệu > Mã hóa bằng Mật khẩu. Bạn sẽ được nhắc tạo mật khẩu, rồi xác nhận mật khẩu. Sau khi thêm mật khẩu vào tệp, hãy chắc chắn bạn đã lưu tệp nhằm đảm bảo mật khẩu có hiệu lực.

Quan trọng: 

  • Người dùng cuối: Giữ mật khẩu ở nơi an toàn. Bạn sẽ không phục hồi hay loại bỏ được mật khẩu nếu để mất hoặc quên mật khẩu.

  • Doanh nghiệp: Nếu bạn lo ngại về việc mất quyền truy nhập vào mật khẩu bảo vệ tệp Office trong doanh nghiệp của mình, công cụ DocRecrypt có thể là công cụ dành cho bạn. Lưu ý rằng bạn phải triển khai công cụ DocRecrypt TRƯỚC KHI tệp nghi vấn được bảo vệ bằng mật khẩu. DocRecrypt không thể phục hồi tệp đã được bảo vệ bằng mật khẩu có hiệu lực như trước khi bạn triển khai DocRecrypt. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục: Loại bỏ hoặc đặt lại mật khẩu tệp bằng DocRecrypt.

Sau khi bạn thêm mật khẩu vào tệp, bất kỳ ai muốn mở tệp cũng đều sẽ phải nhập mật khẩu đó trước tiên.

Để loại bỏ mật khẩu, hãy mở tệp, thao tác này sẽ yêu cầu nhập mật khẩu hiện tại, đi đến Tệp > Bảo vệ Tài liệu > Mã hóa bằng Mật khẩu. Xóa mật khẩu rồi bấm vào OK. Hãy nhớ lưu tệp của bạn để thay đổi đó trở thành vĩnh viễn.

Cho phép người dùng đọc tệp của bạn nhưng kiểm soát thay đổi

Trong tài liệu đang mở, bấm vào Tệp > Thông tin > Bảo vệ Tài liệu. Bạn sẽ thấy các tùy chọn sau.

Nút Bảo vệ Tài liệu với các tùy chọn

Đánh dấu Bản cuối

Hãy thông báo với mọi người rằng bạn đang chia sẻ phiên bản tệp đã hoàn thiện để người đánh giá hoặc người đọc ít có khả năng vô ý thực hiện thay đổi hơn.

Khi tệp được đánh dấu là bản cuối thì tính năng nhập, chỉnh sửa, các lệnh và dấu kiểm lỗi đều bị vô hiệu hóa hoặc bị tắt và tệp sẽ trở thành chỉ đọc.

Khi bạn đánh dấu một tài liệu là bản cuối cùng, Word sẽ yêu cầu bạn lưu tệp. Lần sau khi bạn mở tài liệu này, bạn sẽ thấy một thông báo màu vàng ĐÁNH DẤU LÀ CUỐI CÙNG nằm ở đầu tài liệu. Nếu bạn bấm Vẫn Sửa, tài liệu sẽ không còn được đánh dấu là cuối cùng.

Quan trọng: Đánh dấu Bản cuối không phải là một tính năng bảo mật. Tất cả người dùng mở tệp đều có thể bấm vào Vẫn Chỉnh sửa nếu họ muốn bỏ qua cài đặt này. Đánh dấu Bản cuối chỉ đơn giản là thông báo cho người mở tệp rằng tệp này nên được coi là bản cuối. Nếu bạn muốn thực thi bảo vệ khỏi việc chỉnh sửa, bạn nên sử dụng chức năng Hạn chế Sửa được mô tả ở bên dưới.

Hạn chế Sửa (Chỉ dành cho Word)

Kiểm soát những loại thay đổi có thể được thực hiện với tài liệu.

Khi chọn Hạn chế Sửa, bạn sẽ thấy các tùy chọn sau:

Ngăn Hạn chế Sửa
  • Hạn chế định dạng    Tùy chọn này sẽ giảm số lượng tùy chọn định dạng, bảo lưu giao diện bạn đã chọn. Bấm vào Cài đặt để chọn những kiểu được cho phép.

  • Hạn chế sửa    Bạn kiểm soát cách sửa tệp hoặc bạn có thể tắt tính năng sửa. Bấm Trường hợp Ngoại lệ hoặc Thêm người dùng để kiểm soát ai có thể sửa.

  • Ở phía cuối ngăn, bạn sẽ tìm thấy Hạn chế Cấp phép...:    Sử dụng Windows Live ID để hạn chế cấp phép.

    Sử dụng Windows Live ID hoặc tài khoản Microsoft Windows để hạn chế cấp phép. Bạn có thể áp dụng quyền qua mẫu được tổ chức của bạn sử dụng hoặc có thể thêm quyền bằng cách bấm vào Hạn chế Truy nhập. Để tìm hiểu thêm về Quản lý Quyền Thông tin, hãy xem mục Quản lý Quyền Thông tin trong Office.

Khi bạn sẵn sàng bật các hạn chế chỉnh sửa bạn đã chọn, hãy bấm vào Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ để thêm mật khẩu hoặc chọn xác thực người dùng.

Hạn chế Quyền truy nhập

Cho phép bạn áp dụng quyền qua một mẫu do tổ chức của bạn tạo. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng Quản lý quyền thông tin (IRM) nhằm hạn chế quyền truy nhập vào tài liệu của bạn, hãy xem mục: Quản trị quyền thông tin trong Office.

Thêm Chữ ký Số

Thêm chữ ký số ẩn giúp xác minh tính xác thực của tệp.

Chữ ký số sẽ xác thực thông tin số, như tài liệu, thư email và macro bằng cách sử dụng tính năng mã hóa máy tính.

Để tìm hiểu thêm về chữ ký số, hãy xem mục Chứng chỉ và chữ ký số.

Bảo vệ Trang tính Riêng biệt hoặc Cấu trúc Sổ làm việc trong bảng tính Excel

Microsoft Excel có một số mục bổ sung mà bạn có thể khóa lại. Bạn cũng sẽ thấy những cài đặt này trên Tệp > Thông tin > Bảo vệ Sổ làm việc.

  • Bảo vệ Trang tính Hiện tại:    Để kiểm soát những thay đổi có thể được thực hiện cho trang tính hiện được chọn, chọn Bảo vệ Trang tính Hiện tại. Bạn sẽ được nhắc nhập, rồi xác nhận mật khẩu cho trang tính. Bạn cũng sẽ có tùy chọn để chọn những thao tác mà người dùng trang tính được phép thực hiện, như chọn, định dạng, chèn, xóa hoặc thực hiện các thay đổi khác cho trang tính. Hãy đảm bảo lưu tệp sau khi bạn đặt mật khẩu nhằm đảm bảo mật khẩu mới đã sẵn sàng để sử dụng.

    Để loại bỏ bảo vệ này, bạn chỉ cần thực hiện các bước tương tự như ở trên, rồi nhập mật khẩu hiện tại vào trường Mật khẩu để bỏ bảo vệ trang tính. Hãy nhớ lưu tệp sau khi loại bỏ bảo vệ để đảm bảo trang tính hiện được mở cho mọi người dùng.

  • Bảo vệ Cấu trúc Sổ làm việc:    Bằng cách sử dụng tính năng Bảo vệ Cấu trúc Sổ làm việc, bạn có thể chọn bảo vệ bằng mật khẩu và chọn các tùy chọn để ngăn người dùng thay đổi, di chuyển hoặc xóa dữ liệu quan trọng. Khi chọn Bảo vệ Cấu trúc Sổ làm việc, bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu tùy chọn.

    Để loại bỏ bảo vệ này, hãy bấm lại vào Bảo vệ Cấu trúc Sổ làm việc. Nếu bạn đã không chọn mật khẩu khi thêm bảo vệ thì bảo vệ sẽ được loại bỏ mà bạn không cần thực hiện thêm bất kỳ bước nào. Nếu bạn đã chọn mật khẩu, Excel sẽ nhắc bạn nhập mật khẩu đó vào hộp thoại Bỏ bảo vệ Sổ làm việc.

Loại bỏ bảo vệ khỏi tệp

Loại bỏ Đánh dấu Bản cuối   

Mở tệp và bạn sẽ thấy thông điệp ĐÃ ĐÁNH DẤU BẢN CUỐI màu vàng ở đầu tệp. Nếu bạn bấm vào Vẫn Chỉnh sửa, tài liệu sẽ không còn được đánh dấu là bản cuối.

Loại bỏ các hạn chế chỉnh sửa   

Trong tệp, bấm vào Tệp > Thông tin > Bảo vệ Tài liệu > Hạn chế Sửa, rồi bấm vào Ngừng Bảo vệ ở cuối ngăn Hạn chế Sửa.

Loại bỏ hoặc thay đổi quyền truy nhập bị hạn chế   

Để loại bỏ hoặc thay đổi quyền truy nhập hạn chế, hãy mở tệp, rồi bấm Thay đổi Quyền trong thanh màu vàng ở phần đầu của tài liệu.

Loại bỏ chữ ký số   

Để loại bỏ chữ ký số, hãy mở tệp, rồi bạn sẽ thấy một thông báo trong thanh màu vàng ở phía đầu, biểu thị tệp đã được đánh dấu là bản cuối. Bấm vào Vẫn Chỉnh sửa, rồi xác nhận hộp thoại thông báo rằng việc chỉnh sửa sẽ loại bỏ chữ ký khỏi tài liệu.

Bấm vào Vẫn Chỉnh sửa để loại bỏ chữ ký số khỏi tệp.

Bấm vào đầu đề bên dưới để xem thêm thông tin

  1. Trên tab Xem lại, trong nhóm Bảo vệ, bấm vào Bảo vệ Tài liệu, rồi bấm vào Hạn chế Định dạng và Chỉnh sửa.

    Hình ảnh Dải băng Word

  2. Trong ngăn tác vụ Bảo vệ Tài liệu, bên dưới Hạn chế định dạng, chọn hộp kiểm Giới hạn định dạng trong một tuyển tập kiểu, rồi bấm vào Cài đặt để chỉ định những kiểu người xem lại có thể áp dụng hoặc thay đổi.

  3. Dưới Hạn chế chỉnh sửa, chọn hộp kiểm Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu.

  4. Trong danh sách hạn chế chỉnh sửa, bấm vào Thay đổi được theo dõi. (Điều này bao gồm chú thích cũng như các nội dung chèn, xóa và văn bản được di chuyển.)

    Lưu ý: Để có một tập hợp tính năng bảo vệ khác sử dụng dịch vụ thư mục Active Directory, hãy bấm vào Hạn chế Cấp phép để sử dụng Quản lý Quyền Thông tin.

  5. Dưới Bắt đầu áp dụng, bấm Có, hãy Bắt đầu Áp dụng Bảo vệ.

  6. Để gán mật khẩu vào tài liệu để chỉ người xem lại biết mật khẩu mới có thể loại bỏ bảo vệ, hãy nhập mật khẩu trong hộp Nhập mật khẩu mới (tùy chọn), rồi xác nhận mật khẩu.

    Quan trọng: Nếu bạn chọn không sử dụng mật khẩu thì tất cả người xem lại đều có thể thay đổi các hạn chế chỉnh sửa của bạn.

  1. Trên tab Xem lại, trong nhóm Bảo vệ, bấm vào Bảo vệ Tài liệu, rồi bấm vào Hạn chế Định dạng và Chỉnh sửa.

    Hình ảnh Dải băng Word

  2. Trong ngăn tác vụ Bảo vệ Tài liệu, dưới Các hạn chế chỉnh sửa, hãy chọn hộp kiểm Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu.

  3. Trong danh sách hạn chế chỉnh sửa, bấm vào Chú thích.

  4. Nếu bạn muốn cung cấp một số tùy chọn chỉnh sửa theo người cho các phần cụ thể trong tài liệu, bạn có thể chọn các khu vực trong tài liệu, rồi chọn những người dùng (một nhóm hoặc các cá nhân) có thể chỉnh sửa các khu vực đã chọn trong tài liệu. Bấm vào mũi tên thả xuống bên cạnh nhóm hoặc tên cá nhân để tìm vùng tiếp theo hoặc tất cả các vùng mà nhóm hoặc cá nhân đó có thể chỉnh sửa hoặc để loại bỏ quyền của nhóm hoặc cá nhân đó.

    Lưu ý: Để có một tập hợp tính năng bảo vệ khác sử dụng dịch vụ thư mục Active Directory, hãy bấm vào Hạn chế Cấp phép để sử dụng Quản lý Quyền Thông tin.

  5. Dưới Bắt đầu áp dụng, bấm Có, hãy Bắt đầu Áp dụng Bảo vệ.

  6. Để gán mật khẩu vào tài liệu để chỉ người xem lại biết mật khẩu mới có thể loại bỏ bảo vệ, hãy nhập mật khẩu trong hộp Nhập mật khẩu mới (tùy chọn), rồi xác nhận mật khẩu.

    Quan trọng: Nếu bạn chọn không sử dụng mật khẩu thì tất cả người xem lại đều có thể thay đổi các hạn chế chỉnh sửa của bạn.

  1. Trên tab Xem lại, trong nhóm Bảo vệ, bấm vào Bảo vệ Tài liệu, rồi bấm vào Hạn chế Định dạng và Chỉnh sửa.

    Hình ảnh Dải băng Word

  2. Trong ngăn tác vụ Bảo vệ Tài liệu, bấm vào Ngừng Bảo vệ.

Lưu ý: Nếu bạn sử dụng mật khẩu để thêm bảo vệ cho tài liệu, bạn cần nhập mật khẩu trước khi có thể ngừng bảo vệ.

Các quy tắc Chính sách Mật khẩu được thực thi như thế nào?

Người quản trị CNTT thực thi các chính sách mật khẩu mạnh bằng cách đặt cấu hình cài đặt Chính sách Nhóm đáp ứng các nhu cầu bảo mật của tổ chức. Để tìm hiểu thêm về cách triển khai các quy tắc chính sách mật khẩu trong tổ chức, hãy tìm kiếm bài viết TechNet, Lập kế hoạch cài đặt độ phức tạp cho mật khẩu của Office 2013.

Có hai thông báo lỗi phổ biến xuất hiện khi bạn tìm cách bảo vệ tệp chứa mật khẩu không tuân theo các quy tắc chính sách mật khẩu.

  • Mật khẩu không đáp ứng độ dài tối thiểu - Thông báo cảnh báo xuất hiện cho biết bạn cần nhập thêm ký tự. Giải pháp: Sử dụng mật khẩu đáp ứng hoặc vượt trên độ dài tối thiểu được nêu trong thông báo.

    Thông báo lỗi khi không đáp ứng số lượng ký tự tối thiểu cho mật khẩu

  • Mật khẩu không đáp ứng các quy tắc về độ phức tạp tối thiểu - Thông báo cảnh báo xuất hiện để cho biết bạn cần thêm nhiều loại ký tự hơn. Giải pháp: Sử dụng mật khẩu đáp ứng hoặc vượt trên yêu cầu tối thiểu được nêu trong thông báo.

    Thông báo lỗi khi sử dụng quá ít ký tự cho mật khẩu

Chủ đề Liên quan

Tại sao tệp của tôi mở dưới dạng chỉ đọc?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×