Tạo mối quan hệ danh sách bằng cách dùng cột tra cứu và cột đơn nhất

Tạo mối quan hệ danh sách bằng cách dùng cột tra cứu và cột đơn nhất

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bạn có thể tạo mối quan hệ giữa các danh sách bằng cách sử dụng tổ hợp cột đơn nhất, cột tra cứu và lệnh ràng buộc mối quan hệ (xếp lớp và hạn chế xóa) - toàn bộ những thứ này sẽ giúp bạn tăng khả năng tạo giải pháp kinh doanh phức tạp hơn đồng thời vẫn đảm bảo tính toàn vẹn cho dữ liệu của bạn.

Tổng quan về mối quan hệ của danh sách

Sau đây là phần bài viết cung cấp thông tin nền quan trọng về tạo mối quan hệ giữa danh sách nguồn và danh sách đích; tạo cột đơn nhất và cột tra cứu; ràng buộc hành vi mối quan hệ của danh sách; thêm cột tra cứu chính và phụ; xem, sửa và xóa mục trong mối quan hệ của danh sách, quản lý mối quan hệ của danh sách khi danh sách có nhiều mục và lợi ích cộng thêm khi sử dụng một chương trình chỉnh sửa như Microsoft SharePoint Designer 2013.

Tổng quan về mối quan hệ của danh sách
Sử dụng cột đơn nhất và cột tra cứu để xử lý đơn hàng quà tặng.

1. Danh sách Mục là danh sách nguồn và danh sách Đơn hàng là danh sách đích.

2. Mỗi danh sách có nhiều cột đơn nhất để đảm bảo dữ liệu chính xác khớp với nhau.

3. Cột tra cứu chính trong danh sách nguồn sẽ "tra cứu" cột ID Đơn hàng trong danh sách đích dựa trên một giá trị khớp.

4. Cột tra cứu phụ trong danh sách nguồn sẽ tự động chèn cột Mô tả Đơn hàng từ danh sách đích vào.

Khi tạo cột, bạn có thể quy định rõ cột này bắt buộc phải chứa giá trị đơn nhất. Điều này có nghĩa là danh sách không thể chứa bất kỳ giá trị trùng lặp nào trong cột đó. Bạn không thể thêm mục danh sách chứa giá trị trùng lặp, không thể sửa đổi mục danh sách hiện có vốn tạo ra giá trị trùng lặp, không thể khôi phục mục từ Thùng Rác nếu việc này dẫn đến việc tạo ra giá trị trùng lặp. Hơn nữa, nếu bạn tạo cột tra cứu trong danh sách nguồn và bạn quy định cột đó là đơn nhất thì cột trong danh sách đích bắt buộc không được chứa giá trị trùng lặp.

Lưu ý: Tính đơn nhất không phân biệt chữ hoa hay chữ thường, ví dụ như ORD-231 và ord-231 được xem là những giá trị trùng lặp.

Cột đơn nhất cũng buộc phải có chỉ mục. Khi tạo cột đơn nhất, có thể bạn sẽ được nhắc nhở tạo chỉ mục và nếu bạn bấm OK thì chỉ mục sẽ được tự động tạo. Sau khi cột đơn nhất đã có chỉ mục thì bạn không thể gỡ bỏ chỉ mục ra khỏi cột này, trừ phi trước đó bạn đã xác định lại cột để cho phép cột có giá trị trùng lặp.

Sau đây là bảng tổng kết loại cột nào có thể hay không thể dùng để tạo cột đơn nhất.

Kiểu Cột Được hỗ trợ

Kiểu Cột Không được hỗ trợ

Một dòng văn bản

Nhiều dòng văn bản

Lựa chọn (một giá trị đơn)

Lựa chọn (nhiều giá trị)

Số

Được tính toán

Tiền tệ

Siêu kết nối hoặc Hình ảnh

Ngày và Giờ

Cột Tùy chỉnh

Tra cứu (giá trị đơn)

Tra cứu (nhiều giá trị)

Người hoặc Nhóm (giá trị đơn)

Cá nhân hoặc Nhóm (nhiều giá trị)

Có/Không

Để tạo mối quan hệ giữa hai danh sách, trong danh sách nguồn, bạn tạo cột tra cứu để truy xuất (hay "tra cứu") một hoặc nhiều giá trị từ danh sách đích nếu những giá trị này khớp với giá trị trong cột tra cứu ở danh sách nguồn. Sau khi đã tạo xong cột tra cứu nói trên (cột chính), bạn có thể tiếp tục thêm cột bổ sung (cột phụ) từ danh sách đích từ danh sách nguồn, miễn là những cột bổ sung này có kiểu dữ liệu hỗ trợ như mô tả dưới đây.

Sau đây là bảng tổng kết loại cột nào có thể hay không thể dùng để tạo cột tra cứu.

Loại Cột Hỗ trợ

Loại Cột Không hỗ trợ

Một dòng văn bản

Nhiều dòng văn bản

Số

Tiền tệ

Ngày và Giờ

Cá nhân hoặc Nhóm

Được tính toán

Siêu kết nối hoặc Hình ảnh

Cột Tùy chỉnh

Có/Không

Lựa chọn

Tra cứu

Có hai kiểu cột tra cứu mà bạn có thể tạo: cột tra cứu có mối quan hệ ràng buộc và cột tra cứu có mối quan hệ không ràng buộc.

Cột tra cứu có mối quan hệ ràng buộc

Trong cột tra cứu có mối quan hệ ràng buộc (hay còn gọi là tính toàn vẹn tham chiếu), bạn có thể tra cứu giá trị đơn mà vẫn giữ được tính toàn vẹn cho dữ liệu của bạn trong danh sách đích theo một trong hai cách sau:

Xóa Xếp tầng    Nếu xóa một mục trong danh sách đích thì các mục liên quan khác hoặc các mục trong danh sách nguồn cũng bị xóa theo. Trong trường hợp này, bạn muốn đảm bảo chắc chắn rằng tất cả các mục liên quan bị xóa là một phần của một giao dịch cơ sở dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn xóa một đơn hàng trong danh sách đích, bạn hoàn toàn có thể đảm bảo các mục đơn hàng tương ứng trong danh sách nguồn cũng bị xóa theo. Nói cách khác, bạn không muốn có mục đơn hàng mà không có đơn hàng tương ứng vì điều này sẽ tạo ra những mục đơn hàng "mồ côi" - điều có thể gây nhầm lẫn về sau.

Xóa Hạn chế    Khi bạn cố xóa một mục trong danh sách đích trong khi mục này có một hoặc nhiều mục liên quan khác trong danh sách nguồn, bạn sẽ bị chặn không cho xóa mục đó trong danh sách đích. Trong trường hợp này, bạn muốn đảm bảo giữ nguyên mục liên quan trong danh sách đích. Ví dụ, nếu ai đó cố xóa một mục đơn hàng khỏi danh sách đích trong khi một khách hàng có thể vẫn đang có đơn hàng đó ở trạng thái chờ xử lý và bạn muốn ngăn không cho xóa mục đơn hàng cho đến khi đơn hàng đó được xử lý. Nói cách khác, bạn không muốn đơn hàng của khách hàng tình cờ bị xóa vì điều này sẽ ảnh hưởng đến khả năng bạn hoàn thành đơn hàng.

Ràng buộc mối quan hệ của danh sách

1. Thao tác xóa xếp tầng đảm bảo tất cả các mục liên quan với nhau trong một giao dịch cơ sở dữ liệu đều bị xóa.

2. Thao tác xóa hạn chế ngăn không cho xóa mục trong danh sách đích nếu mục liên quan trong danh sách nguồn còn tồn tại.

Nói tóm lại, ràng buộc hành vi mối quan hệ của danh sách giúp cho dữ liệu của bạn tiếp tục hợp lệ và giúp tránh những khác biệt có thể gây rắc rối về sau.

Lưu ý: Muốn tạo hay sửa đổi mối quan hệ ràng buộc, bạn ràng buộc phải có quyền Quản lý Danh sách đối với danh sách.

Cột tra cứu có chức năng ràng buộc mối quan hệ cũng cần phải có chỉ mục. Khi tạo cột tra cứu có chức năng ràng buộc mối quan hệ, có thể bạn sẽ nhận được nhắc nhở tạo chỉ mục và nếu bạn bấm OK thì chỉ mục sẽ tự động được tạo. Sau khi cột tra cứu có chức năng ràng buộc mối quan hệ đã có chỉ mục thì bạn sẽ không thể gỡ bỏ chỉ mục ra khỏi cột đó, trừ phi trước đó bạn đã loại bỏ mối quan hệ ràng buộc.

Cột tra cứu có mối quan hệ không ràng buộc

Trong cột tra cứu có mối quan hệ không ràng buộc, từ danh sách nguồn, bạn có thể tra cứu giá trị đơn hoặc đa giá trị ở danh sách đích. Ngoài ra, khi xóa một mục trong danh sách nguồn, chừng nào bạn còn có quyền xóa trên danh sách đó, bạn sẽ không có hạn chế xóa hay thao tác xóa bổ sung nào khác xảy ra trong danh sách đích.

Một trong những hiệu quả tích cực của việc tạo mối quan hệ của danh sách là bạn có thể hiển thị và sửa cột từ hai hoặc nhiều danh sách trên một trang. Khi bạn tạo cột tra cứu trong danh sách nguồn, cột chính sẽ hiển thị các giá trị từ cột danh sách đích. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể xác định cột phụ, bổ sung từ danh sách đích cũng hiển thị cùng với cột chính và các cột khác trong danh sách nguồn.

Giá trị cột chính là nối kết mà bạn có thể bấm vào để hiển thị toàn bộ các giá trị cột của mục đó trong danh sách đích. Mỗi giá trị cột phụ trong danh sách đích sẽ hiển thị dưới dạng văn bản trong cột của danh sách nguồn. Nếu bạn tạo cột tra cứu có nhiều giá trị thì mỗi cột từ danh sách đích - bất kể là chính hay phụ - sẽ hiển thị hàng loạt giá trị tương ứng, mỗi giá trị được phân cách bằng dấu chấm phẩy. Bạn có thể thao tác trên các cột chính và phụ này ở dạng xem danh sách theo cách gần như hoàn toàn giống với các thao tác trên các cột trong danh sách nguồn, chẳng hạn như thêm, di chuyển, lọc hay sắp xếp các cột đó.

Tên của cột chính là tên mà bạn đã đặt khi bạn tạo cột tra cứu. Tên của mỗi cột phụ được mặc định tuân theo quy ước đặt tên chuẩn của <tên cột chính trong danh sách nguồn>: <tên cột trong danh sách đích>. Vì vậy, khi bạn thay đổi tên của cột chính thì tên của tất cả các cột phụ cũng thay đổi theo. Tuy nhiên, bạn có thể sửa đổi tên và mô tả mặc định của cột phụ để làm cho tên đó có ý nghĩa hơn đối với mình.

Cột tra cứu có đa giá trị

1. Cột tra cứu chính có nhiều giá trị.

2. Cột tra cứu phụ có nhiều giá trị.

3. Tên cột được đổi từ tên mặc định của GetID: Tiêu đề thành Công cụ.

Khi bạn tạo mối quan hệ của danh sách bằng cách dùng cột tra cứu, cột đơn nhất và danh sách có mối quan hệ ràng buộc, bạn có thể đạt ngưỡng hay giới hạn tài nguyên và bạn có thể bị chặn trong các trường hợp sau:

  • Khi bạn tạo cột đơn nhất trong danh sách đã có với số lượng mục nhiều hơn Ngưỡng Dạng xem Danh sách (nhưng cần lưu ý rằng thông thường, thao tác thêm mục vào danh sách khiến cho danh sách đó vượt quá Ngưỡng Dạng xem Danh sách là thao tác thường không bị chặn).

  • Nếu bạn bật Xóa Xếp tầng hay Hạn chế Xóa đối với trường tra cứu trong danh sách có số mục vượt quá Ngưỡng Dạng xem Danh sách.

  • Khi bạn vượt quá ngưỡng danh sách dạng xem tra cứu, vốn theo mặc định là mười hai cột tra cứu.

  • Khi số lượng mục trong thao tác xóa vượt quá con số 1.000.

Hãy xem quản lý danh sách và thư viện có nhiều mục để biết thêm thông tin về việc quản lý danh sách có nhiều mục.

Cách: Tạo hay sửa đổi cột đơn nhất

Cảnh báo: Bạn không thể tạo cột đơn nhất trong danh sách có quyền cấp mục đã được định rõ, bạn không thể ngắt kế thừa quyền từ danh sách sang mục danh sách nếu danh sách đó chứa cột đơn nhất, bạn không thể tạo cột đơn nhất hay sửa đổi cột đơn nhất trong danh sách chứa mục có quyền đơn nhất hay danh sách có cho phép phê duyệt nội dung, bạn không thể sao chép tệp sang thư viện bằng cách dùng lệnh Mở bằng Explorer nếu thư viện đó chứa cột đơn nhất.

  1. Dẫn hướng tới trang chứa danh sách.

  2. Bấm tên danh sách trên Khởi động Nhanh hoặc trên menu Thiết đặt, Nút Thiết đặt Office 365 bấm Xem Toàn bộ Nội dung Trang và tiếp theo, dưới phần danh sách, hãy bấm tên của danh sách đó.

  3. Bấm Danh sách > Tạo Cột.

  4. Trong hộp Tên Cột, hãy nhập tên cho cột.

  5. Ở Kiểu thông tin trong cột này là, bấm vào một trong những lựa chọn sau:

    • Một dòng văn bản

    • Nhiều dòng văn bản

    • Lựa chọn

    • Số

    • Tiền tệ

    • Ngày và Giờ

    • Có/Không

    • Tra cứu (giá trị đơn)

    • Người hoặc Nhóm (giá trị đơn)

  6. Trong phần Thiết đặt Cột Bổ sung, dưới mục Ràng buộc giá trị đơn nhất hãy bấm Có.
    Nếu bạn chọn kiểu dữ liệu không hỗ trợ hoặc nếu bạn đang tạo cột tra cứu cho phép nhiều giá trị thì Ràng buộc giá trị đơn nhất sẽ không hiển thị.

  • Bạn không thể loại bỏ chỉ mục của cột đơn nhất. Nếu bạn muốn loại bỏ chỉ mục của cột đơn nhất thì trước hết, bạn phải thay đổi cột từ cột đơn nhất thành cột cho phép các giá trị trùng lặp rồi sau đó mới tiến hành loại bỏ chỉ mục.

  • Nếu bạn cố đổi cột đã có từ cột cho phép giá trị trùng lặp thành cột cho phép giá trị đơn nhất, có thể bạn sẽ bị ngăn không cho thực hiện việc sửa đổi này nếu cột đã có chứa giá trị trùng lặp. Trong trường hợp này, trước hết, bạn phải loại bỏ tất cả các giá trị trùng lặp rồi sau đó mới tiến hành thay đổi cột từ cột cho phép giá trị trùng lặp thành cột đơn nhất.

  • Nếu bạn muốn thay đổi kiểu dữ liệu của cột đơn nhất, bạn cần phải thực hiện những thao tác sau: đổi cột thành cột cho phép giá trị trùng lặp, loại bỏ chỉ mục, đổi cột thành cột có kiểu dữ liệu hỗ trợ khác và cuối cùng là tạo cột đơn nhất.

Cách: Tạo cột tra cứu

Các bước hướng dẫn bạn thiết lập một diện mạo lập cột hiển thị cột chính, và tùy chọn cột phụ vào danh sách. Cột chính có thể được lập chỉ mục, nhưng vì cột phụ (hoặc trường) được kiểm soát bằng các trang chính, nó không được duy nhất hoặc được lập chỉ mục.

  1. Dẫn hướng tới trang chứa danh sách.

  2. Bấm vào tên của danh sách trên khởi động nhanh, hoặc trên menu thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 , bấm Xem tất cả nội dung trangvà sau đó bên dưới phần danh sách, bấm vào tên của danh sách.

  3. Bấm danh sách, sau đó bấm Tạo cột.

  4. Trong hộp Tên Cột, hãy nhập tên cho cột.

  5. Trong Kiểu thông tin của cột này là, bấm Tra cứu.

  6. Ở hộp Lấy thông tin từ, chọn danh sách đích.

  7. Ở hộp Trong cột này, chọn cột chính.

  8. Dưới mục Thêm cột để hiển thị từng trường bổ sung này, hãy bấm hộp kiểm bên cạnh tên hộp cho từng cột phụ bạn muốn thêm. Chỉ những cột có kiểu dữ liệu được hỗ trợ mới được liệt kê.

  9. Sau này, nếu muốn thêm hay loại bỏ cột phụ, bạn chỉ cần sửa đổi cột tra cứu và thực hiện những lựa chọn mà bạn muốn.

    Lưu ý: Bạn không thể lập chỉ mục cho cột phụ cũng như không thể tạo cột phụ đơn nhất.

  10. Nếu bạn muốn cột tra cứu hiển thị ở dạng xem mặc định, chọn Thêm dạng xem mặc định.

  11. Để tạo mối quan hệ ràng buộc, chọn Ràng buộc hành vi mối quan hệ rồi sau đó bấm Hạn chế Xóa hay Xóa Xếp tầng.

  12. Bấm OK.

Cách: Tạo mối quan hệ trong biểu mẫu hiển thị và sửa

Sau khi bạn đã tạo xong cột tra cứu, bạn có thể sửa đổi biểu mẫu hiển thị và sửa của danh sách đích để dữ liệu liên quan từ danh sách nguồn được hiển thị. Chẳng hạn như, bạn có thể sửa trang hiển thị hay trang sửa cho danh sách Đơn hàng để thêm danh sách Mục liên quan và tự động kết nối hai Phần Web Dạng xem Danh sách tương ứng với nhau bằng cách chuyển qua giá trị cột Tra cứu.

  1. Đích danh sách (ví dụ, đơn hàng) bấm vào tab danh sách , bấm Phần Web biểu mẫu trong phần danh sách tùy chỉnh, sau đó bấm Mặc định sửa biểu mẫuhoặc Biểu mẫu Hiển thị mặc định .

  2. Trong Vùng Phần Web Chính, hãy bấm Thêm Phần Web.

  3. Bấm chèn, bấm Danh sách liên quan, sau đó chọn danh sách liên quan (ví dụ, mục).

    Lưu ý: Chỉ những danh sách bạn có quyền Xem Mục mới hiển thị.

Hai danh sách đó sẽ được tự động kết nối với nhau. Sau khi lưu trang, khi bạn hiển thị hay sửa mục trong danh sách Đơn hàng thì các mục liên quan trong danh sách Mục cũng sẽ hiển thị theo.

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×