Tạo hộp thư chung

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Cập Nhật lần cuối: tháng 7, 2018 11

Thật dễ dàng để tạo hộp thư chung, giúp một nhóm người có thể giám sát và gửi email từ địa chỉ email chung, như info@contoso.com. Khi có người trong nhóm trả lời thư được gửi tới hộp thư chung, email đó sẽ hiển thị từ hộp thư chung, chứ không phải từ người dùng cá nhân.

Hộp thư chung bao gồm lịch chung! Nhiều doanh nghiệp nhỏ chẳng hạn như dùng lịch được chia sẻ như một chỗ cho tất cả mọi người để nhập các cuộc hẹn của họ. Ví dụ, nếu bạn có 3 những người thực hiện các lượt truy cập khách hàng, tất cả có thể sử dụng lịch được chia sẻ để nhập các cuộc hẹn. Đây là một cách dễ dàng cách để giúp mọi người thông báo người ở đâu.

Tạo hộp thư chung và thêm thành viên

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.
Video tạo hộp thư chung

Hãy thử ngay!

  1. Trong Trung tâm quản trị Office 365, đi tới nhóm > Bấm vào đây để đến hộp thư chung trong Trung tâm quản trị. .

    Đi đến Trung tâm quản trị Office 365.

    Đi đến Trung tâm quản trị Office 365.

    Đăng nhập bằng tài khoản quản trị toàn cục Office 365 hoặc tài khoản quản trị Exchange. Nếu bạn nhận được thông báo "bạn không có quyền truy nhập vào trang này hoặc thực hiện hành động này" sau đó bạn không phải là người quản trị Office 365. Tìm người quản trị doanh nghiệp của bạn.

  2. Trên trang Thêm hộp thư, hãy nhập tên cho hộp thư dùng chung. Sau đó, trình hướng dẫn sẽ chọn địa chỉ email, tuy vậy, bạn vẫn có thể chỉnh sửa địa chỉ đó.

    Đặt tên cho hộp thư chung của bạn.

  3. Bấm vào Thêm. Có thể mất vài phút trước khi bạn có thể thêm thành viên.

  4. Bên dưới Bước tiếp theo, chọn Thêm thành viên vào hộp thư này. Thành viên là những người sẽ có thể xem thư đến cho hộp thư chung này, cũng như thư trả lời đi.

    Chọn Thêm Thành viên

  5. Chọn nút +Thêm thành viên. Đặt dấu kiểm cạnh người mà bạn muốn họ sử dụng hộp thư chung này, rồi bấm vào Lưu.

    Chọn thành viên để gán vào hộp thư chung.

  6. Chọn Đóng.

Bạn thực hiện xong! Bạn có một hộp thư chung và nó bao gồm lịch được chia sẻ. Bây giờ hãy thực hiện bước tiếp theo: cho phép mọi người để xem email đã gửi.

Cho phép mọi người xem email Đã gửi (thư trả lời)

Theo mặc định, thư được gửi từ hộp thư chung không được lưu vào thư mục Mục Đã gửi của hộp thư chung. Thay vào đó, các thư này sẽ được lưu vào thư mục Mục Đã gửi của người gửi thư.

Nếu bạn muốn cho phép mọi người để xem email đã gửi, trong Trung tâm quản trị Office 365 , sửa thiết đặt hộp thư chung và chọn các mục đã gửi > sửa.

Chọn Các mục đã gửi > Chỉnh sửa.

Thêm hộp thư dùng chung vào Outlook

Nếu bạn đã bật tính năng tự động ánh xạ trong doanh nghiệp của mình (theo mặc định, hầu hết mọi người đều làm vậy) thì hộp thư chung sẽ tự động xuất hiện trong ứng dụng Outlook của người dùng sau khi họ đóng và khởi động lại Outlook.

Để tìm hiểu thêm, xem:

Nhận thông báo lỗi về không có quyền gửi?

Giả sử bạn tạo một hộp thư được chia sẻ và sau đó tìm cách gửi thư từ đó. Nhưng bạn nhận được điều này:

"Không thể được gửi thông báo này. Bạn không có quyền để gửi thư thay mặt cho người dùng đã xác định."

Thông báo này xuất hiện khi Office 365 đang gặp phải vấn đề về độ trễ lặp. Nó nên đi vắng trong một giờ hoặc như vậy, khi thông tin về hộp thư chung mới (hoặc thêm người dùng) của bạn nhân rộng qua tất cả các trung tâm dữ liệu của chúng tôi. Đợi một giờ và sau đó thử lại để gửi thư.

Sử dụng hộp thư chung trên thiết bị di động (điện thoại hoặc máy tính bảng)

Để truy nhập hộp thư chung trên thiết bị di động, hãy mở trình duyệt của bạn, đăng nhập vào Office 365 và đi Outlook trên web. Để được hướng dẫn, hãy xem Thêm hộp thư chung trong Outlook trên web. Từ Outlook trên web, bạn sẽ có thể truy nhập hộp thư chung.

Bạn không thể truy nhập hộp thư chung từ ứng dụng Outlook được cài đặt trên thiết bị di động. Bạn muốn tính năng này? Cho phép nhóm kỹ thuật Outlook biết. Bỏ phiếu ở đây!

Sử dụng lịch dùng chung

Khi bạn đã tạo hộp thư chung, bạn sẽ tự động tạo một lịch được chia sẻ. Chúng tôi chẳng hạn như hộp thư được chia sẻ lịch chứ không phải là lịch SharePoint để theo dõi các cuộc hẹn và mọi người ở đâu. Lịch chung được tích hợp với Outlook và thật dễ dàng hơn để sử dụng hơn một lịch SharePoint.

  1. Trong ứng dụng Outlook, đi đến chế độ xem lịch, rồi chọn hộp thư chung.

    Chọn chế độ xem lịch

  2. Khi bạn nhập cuộc hẹn, những người là thành viên của hộp thư chung sẽ có thể xem chúng.

  3. Bất kỳ thành viên của hộp thư chung có thể tạo, xem và quản lý cuộc hẹn trên lịch, giống như họ cuộc hẹn cá nhân của họ. Mọi người là một phần của hộp thư chung có thể nhìn thấy các thay đổi của họ vào lịch được chia sẻ.

Chuyển tiếp email được gửi tới hộp thư chung

Bạn không cần phải gán giấy phép cho hộp thư chung để chuyển tiếp email được gửi đến nó. Bạn có thể chuyển tiếp thư vào bất kỳ danh sách địa chỉ hoặc phân phối email hợp lệ.

  1. Trên trang Bấm vào đây để đến hộp thư chung trong Trung tâm quản trị. chọn hộp thư chung mà bạn muốn sửa.

  2. Chọn chuyển tiếp Email > sửa.

  3. Đặt nút chuyển đổi thành trênvà nhập địa chỉ email 1 để chuyển tiếp thư đến. Nó có thể là bất kỳ địa chỉ email hợp lệ. Để chuyển tiếp đến nhiều địa chỉ, bạn cần để tạo danh sách phân phối các địa chỉ, sau đó nhập tên của danh sách phân phối.

  4. Chọn Lưu.

Gửi thư trả lời tự động từ hộp thư chung

  1. Trên trang Bấm vào đây để đến hộp thư chung trong Trung tâm quản trị. chọn hộp thư chung mà bạn muốn sửa.

  2. Chọn trả lời tự động > sửa.

  3. Đặt nút chuyển đổi thành trênvà chọn gửi trả lời cho những người bên trong tổ chức của bạn hoặc bên ngoài tổ chức của bạn.

  4. Nhập thư trả lời bạn muốn gửi cho những người bên trong tổ chức của mình. Bạn không thể thêm hình ảnh, hãy chỉ thêm văn bản.

  5. Nếu bạn cũng muốn gửi thư trả lời tới những người bên ngoài tổ chức của mình, hãy chọn hộp kiểm cho người mà bạn muốn nhận thư trả lời, rồi nhập văn bản. Không có cách nào để chỉ gửi tới những người bên ngoài tổ chức của bạn mà không gửi tới những người bên trong tổ chức của bạn.

  6. Chọn Lưu.

Giới hạn hộp thư chung: 50 GB

Hộp thư được chia sẻ của bạn có thể lưu trữ tối đa 50GB dung lượng dữ liệu mà không cần bạn gán giấy phép cho nó. Sau đó, bạn cần phải gán giấy phép cho hộp thư để lưu trữ dữ liệu khác. Để biết thêm chi tiết về hộp thư chung cấp phép, vui lòng xem Giới hạn Exchange Online.

Khi hộp thư chung đạt đến giới hạn lưu trữ, bạn sẽ có thể nhận được email sau một lúc nhưng bạn sẽ không thể gửi email mới. Sau đó, hộp thư chung sẽ ngừng nhận email. Những người gửi đến hộp thư sẽ nhận được biên lai không chuyển phát.

Ngăn các thành viên xóa thư trong hộp thư chung

Không may là bạn không thể ngăn không cho mọi người xóa thư trong hộp thư chung. Ví dụ, giả sử bạn có 5 mọi người bằng cách dùng hộp thư chung. Một số xóa email sau khi đọc thư. Bây giờ email đã bị xóa cho tất cả mọi người, ngay cả khi họ không đọc thư. Chỉ có một cách xung quanh này là tạo một nhóm Office 365 thay vì hộp thư chung.

Một nhóm trong Outlook giống như hộp thư chung. Để so sánh hai, hãy xem So sánh nhóm, đặc biệt là phần subscribing làm thế nào để nhóm email có hoạt động - bạn sẽ cần có để ngăn chặn việc vô tình xóa. Để tìm hiểu thêm về nhóm, hãy xem Tìm hiểu thêm về các nhóm

Những điều bạn cần biết về hộp thư chung

  • Bạn không cần gán giấy phép cho hộp thư chung có dung lượng dưới 50 GB.

  • Bạn cần cấp cho người dùng quyền (tư cách thành viên) sử dụng hộp thư dùng chung. Chỉ những người thuộc tổ chức của bạn mới có thể sử dụng hộp thư dùng chung này.

  • Bạn không thể cấp quyền truy nhập cho những người bên ngoài doanh nghiệp (chẳng hạn như người có tài khoản Gmail) vào hộp thư chung của bạn. Nếu bạn muốn thực hiện việc này, thay vào đó, hãy cân nhắc việc tạo một nhóm cho Outlook. Để tìm hiểu thêm, xem mục Tạo nhóm Office 365 trong trung tâm quản trị.

  • Bạn không thể truy nhập hộp thư chung từ Outlook cho iPhone hoặc Android. Ứng dụng di động của Outlook không bao gồm các tính năng truy nhập hộp thư chung và nó sẽ không được thêm vào.  Nếu bạn muốn truy nhập hộp thư chung từ một trong các thiết bị này, sử dụng trình duyệt của bạn để mở Outlook trên web và truy nhập hộp thư chung như vậy. Hoặc, tạo một nhóm Office 365 để thay thế cho hộp thư được chia sẻ của bạn. Để tìm hiểu thêm, hãy xem So sánh các nhóm.

  • Bạn không thể mã hóa email được gửi từ một hộp thư chung.  Đây là vì hộp thư chung không có ngữ cảnh bảo mật của chính nó (tên người dùng/mật khẩu) để nó không được gán một khóa.  Nếu nhiều hơn một người là một thành viên, và họ gửi/nhận được email chúng mã hóa với khóa riêng của họ, thành viên khác có thể đọc email và những người khác có thể không, tùy thuộc vào khóa công khai email được mã hóa với.

  • Bạn có thể chuyển đổi hộp thư người dùng hộp thư chung. Hãy xem chuyển đổi một hộp thư người dùng với một hộp thư chung.

  • Người dùng với quản trị toàn cục hoặc người quản trị Exchange vai trò có thể tạo hộp thư chung.

  • Để tạo hộp thư chung, bạn cần phải đăng ký Office 365 dành cho doanh nghiệp, bao gồm email (dịch vụ Exchange Online). Thuê bao Office 365 Business không bao gồm email; Office 365 Business Premium nào.

  • Hộp thư chung không được thiết kế cho đăng nhập trực tiếp trên. Tài khoản người dùng cho hộp thư chung chính nó nên luôn ở trạng thái vô hiệu hóa.

Khắc phục sự cố khi tạo hộp thư chung

  • Thông báo lỗi: Địa chỉ proxy "smtp:<tên hộp thư chung>" đã được các địa chỉ proxy khác hoặc LegacyExchangeDN của "<tên>" sử dụng. Vui lòng chọn một địa chỉ proxy khác.

    Sự cố này xảy ra khi bạn tìm cách đặt một tên đã được sử dụng cho hộp thư chung. Ví dụ: giả sử bạn muốn hộp thư chung có tên là thong_tin@domain1 và thong_tin@domain2. Có hai cách thực hiện như sau:

Cách thức hoạt động của tính năng tự động ánh xạ với hộp thư dùng chung.

Tính năng tự động ánh xạ được đặt trên hộp thư của người dùng, không phải trên hộp thư chung.

Điều này nghĩa là nếu bạn cố gắng dùng một nhóm bảo mật để quản lý ai có quyền truy nhập vào hộp thư chung, automapping sẽ không hoạt động. Vậy, nếu bạn muốn automapping, bạn phải gán quyền rõ ràng.

Cách tạo hộp thư dùng chung trong Trung tâm Quản trị Exchange

Một số khách hàng quản lý toàn bộ hộp thư của mình trong Trung tâm Quản trị Exchange. Dưới đây là hướng dẫn về cách tạo hộp thư dùng chung bằng giao diện đó.

Để xem những quyền gì bạn cần phải thực hiện các bước này, hãy xem mục "Hộp thư người dùng" người nhận quyền.

  1. Trong Exchange admin center, đi tới người nhận > chia sẻ > Thêm.

  2. Điền vào các trường bắt buộc:

    • Tên hiển thị

    • Địa chỉ email

  3. Để cấp quyền Truy nhập Đầy đủ hoặc Gửi với Tư cách, hãy bấm Thêm rồi chọn người dùng mà bạn muốn cấp quyền. Bạn có thể dùng phím CTRL để chọn nhiều người dùng. Bạn không biết rõ mình cần sử dụng quyền nào? Hãy xem mục Bạn nên sử dụng quyền nào?.

    Lưu ý: Quyền Truy nhập Đầy đủ cho phép người dùng mở hộp thư cũng như tạo và sửa đổi các mục trong hộp thư. Quyền Gửi với Tư cách cho phép bất cứ người nào, ngoài chủ sở hữu hộp thư, cũng có thể gửi email từ hộp thư dùng chung này. Cả hai quyền đều là bắt buộc để hoạt động hộp thư dùng chung có thể thành công.

  4. Bấm Lưu để lưu thay đổi và tạo hộp thư dùng chung.

  1. Đi đến Người nhận > Được chia sẻ > Chỉnh sửa .

  2. Bấm Đại diện hộp thư

  3. Để cấp hoặc loại bỏ quyền truy nhập đầy đủ và gửi dưới dạng, bấm Thêm hoặc loại bỏ và sau đó chọn người dùng bạn muốn cấp quyền truy nhập vào.

    Lưu ý: Quyền Truy nhập Đầy đủ cho phép người dùng mở hộp thư cũng như tạo và sửa đổi các mục trong hộp thư. Quyền Gửi với Tư cách cho phép bất cứ người nào, ngoài chủ sở hữu hộp thư, cũng có thể gửi email từ hộp thư dùng chung này. Cả hai quyền đều là bắt buộc để hoạt động hộp thư dùng chung có thể thành công.

  4. Bấm Lưu để lưu thay đổi.

  • Truy nhập đầy đủ Quyền truy nhập đầy đủ cho phép người dùng đăng nhập vào hộp thư chung và làm người sở hữu hộp thư đó. Trong khi đăng nhập, người dùng có thể tạo các mục lịch; đọc, xem, xóa bỏ và thay đổi thông điệp email; tạo nhiệm vụ và liên hệ của lịch. Tuy nhiên, người dùng có quyền truy nhập đầy đủ không thể gửi email từ hộp thư chung, trừ khi chúng cũng có gửi dưới dạng hoặc gửi trên thay mặt quyền.

  • Gửi dưới dạng Quyền gửi dưới dạng cho phép người dùng mạo danh hộp thư chung khi gửi thư. Ví dụ, nếu Molly đăng nhập vào hộp thư chung tiếp thị bộ phận và gửi email, nó sẽ trông giống như bộ phận tiếp thị gửi email.

    Tuy nhiên, cô ấy sẽ không thể nhìn thấy bất kỳ email được gửi đến hoặc từ địa chỉ được chia sẻ.

  • Gửi thay mặt Gửi trên thay mặt quyền cho phép người dùng gửi email thay mặt cho hộp thư chung. Ví dụ, nếu John Nhật ký vào hộp thư chung tiếp khách dựng 32 và gửi email, nó trông giống như thư được gửi bằng "John thay mặt cho tiếp khách dựng 32". Bạn không thể sử dụng EAC để cấp quyền gửi trên thay mặt quyền, bạn phải sử dụng lệnh ghép ngắn Set-hộp thư với tham biến GrantSendonBehalf .

Sử dụng lệnh ghép ngắn PowerShell Hộp thư mới để tạo hộp thư chung. Để sử dụng lệnh ghép ngắn này, bạn cần kết nối với Exchange Online PowerShell.

Ví dụ sau đây cho thấy cách tạo hộp thư dùng chung Phòng Bán hàng, đồng thời cấp quyền Truy nhập Đầy đủ và Gửi Thay mặt cho nhóm bảo mật MarketingSG. Người dùng là thành viên của nhóm bảo mật sẽ được cấp quyền đối với hộp thư.

  1. Tạo một nhóm bảo mật hỗ trợ thư được gọi là MarketingSG. Để được hướng dẫn PowerShell, hãy xem Manage Mail-Enabled nhóm bảo mật.

  2. Kết nối với Exchange Online PowerShell.

  3. Chạy lệnh sau:

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Tôi có nên tạo một hộp thư chung hay một Nhóm Office 365 cho Outlook không?

Xem mục So sánh nhóm để biết một số hướng dẫn.

Quan trọng: hiện có không thể di chuyển hộp thư chung để một nhóm Office 365.  Đây là điều gì đó mà bạn muốn?  Cho chúng tôi biết. Bỏ phiếu ở đây!

Chúng tôi sử dụng phản hồi của bạn để đặt ưu tiên cho chúng tôi làm việc trên các tính năng nào.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×