Tự động gửi một bản sao của thư bạn gửi cho người nào đó

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Trong Microsoft Outlook, bạn có thể chỉ định cho tất cả các thư bạn gửi, bản sao tự động gửi riêng (Cc) được gửi đến danh sách phân phối hoặc người khác.

Một tình huống trong đó quy tắc này rất hữu ích là khi tất cả thành viên của nhóm có trách nhiệm đối với trả lời các email, chẳng hạn như một trung tâm hỗ trợ. Khi một nhóm phần tử trả lời thư, phần còn lại của nhóm tự động nhận được một bản sao của thư trả lời, Giữ tất cả mọi người thông báo về đi liên lạc.

Trước tiên bạn sẽ cần tạo một quy tắc để tự động gửi một bản sao gửi riêng (Cc) của tất cả các thông điệp email mà bạn gửi.

Quy tắc cụ thể này được gọi là một quy tắc phía máy khách. Quy tắc phía máy khách sẽ chạy chỉ trên máy tính mà nó sẽ được tạo ra và chỉ có thể chạy nếu Outlook đang chạy. Nếu bạn gửi email bằng cách dùng tài khoản email của bạn trên máy tính khác, quy tắc sẽ không chạy từ máy tính đó cho đến khi nó đã được tạo ra trên máy tính đó. Bạn phải tạo cùng một quy tắc này trên mỗi máy tính mà bạn có ý định sử dụng nó.

Tạo quy tắc

  1. Trong thư, trên trang đầu tab, trong nhóm di chuyển , hãy bấm quy tắc > quản lý quy tắc & cảnh báo.

    Hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo

    Hộp thoại quy tắc và cảnh báo xuất hiện.

  2. Trên tab Quy tắc email , hãy bấm Quy tắc mới.

    Chọn quy tắc mới

  3. Trong Trình hướng dẫn quy tắc, dưới bắt đầu từ quy tắc trống, bấm áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi.

    Chọn áp dụng quy tắc vào thư tôi gửi

  4. Bấm tiếp theo, sau đó bấm tiếp theo một lần nữa.

  5. Một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện, thông báo cho bạn quy tắc này sẽ áp dụng cho mỗi thư bạn gửi. Bấm .

    Thông báo xác nhận

  6. Bên dưới bước 1: chọn hành động, chọn hộp kiểm Cc thư đến những người hoặc nhóm công cộng .

    Chọn hành động

  7. Bên dưới bước 2: sửa mô tả quy tắc (bấm một giá trị gạch chân), hãy bấm mọi người hoặc nhóm công cộng.

  8. Trong hộp thoại Quy tắc địa chỉ , bấm vào tên hoặc nhóm, sau đó bấm đến. Lặp lại bước này cho đến khi tất cả các tên hoặc nhóm mà bạn muốn thêm được bao gồm trong hộp đến .

  9. Bấm OK.

  10. Trong Trình hướng dẫn quy tắc, bấm tiếp theo và sau đó bấm tiếp lần nữa.

  11. Bên dưới bước 1: xác định tên cho quy tắc này, nhập tên mà bạn sẽ nhận ra cho quy tắc này.

    Đặt tên cho quy tắc mới

  12. Trong bước 2: thiết lập tùy chọn quy tắc, chọn hộp kiểm bật quy tắc này .

  13. Bấm Kết thúc.

  14. Bạn sẽ thấy một thông báo rằng quy tắc sẽ chạy chỉ khi bạn kiểm tra email của bạn trong Outlook. Bấm OK.

Bây giờ mỗi lần bạn gửi thư, dù là thư mới, trả lời một hoặc một thư mà bạn đang chuyển tiếp, những người hoặc nhóm mà bạn đã xác định trong quy tắc sẽ tự động được thêm làm người nhận Cc. Bạn sẽ không thấy tên của những người hoặc nhóm trên dòng Cc khi bạn soạn thư, nhưng mọi người nhận thư sẽ thấy những tên này.

Đầu trang

Tắt quy tắc

Để tránh tự động gửi một bản sao gửi riêng, bạn phải trước tiên tắt quy tắc.

  1. Trong thư, trên trang đầu tab, hãy bấm quy tắc > quản lý quy tắc & cảnh báo.

  2. Trên tab Quy tắc email , bên dưới quy tắc, hãy xóa hộp kiểm cho quy tắc mà bạn đã tạo trước đó.

  3. Bấm OK.

Bây giờ, bạn có thể gửi thư mà không cần cho quy tắc Cc tự động gửi một bản sao cho các danh sách những người hoặc phân phối. Quy tắc sẽ vẫn tắt cho đến khi bạn trở về hộp thoại quy tắc và cảnh báo và bật quy tắc đó lại.

Mẹo: Cách nhanh chóng để tắt quy tắc này trên cơ sở cho mỗi tin nhắn, hãy xem phần tiếp theo, "Sử dụng một thể loại để tắt tính năng tự động Cc trên cơ sở cho mỗi tin nhắn."

Sử dụng một thể loại để tắt tính năng tự động Cc trên cơ sở cho mỗi thư

Nếu bạn muốn linh hoạt để tắt quy tắc Cc tự động mới của bạn trên cơ sở đơn-thư mà không cần đi tới hộp thoại quy tắc và cảnh báo , bạn có thể dùng tính năng thể loại trong Outlook, cùng với quy tắc.

Sửa quy tắc mà bạn đã tạo trước đó để rằng nếu bạn thêm một thể loại đã xác định thông điệp, quy tắc Cc không gửi một bản sao cho bất kỳ ai tự động.

  1. Trong thư, trên trang đầu tab, hãy bấm quy tắc > quản lý quy tắc & cảnh báo.

  2. Trên tab Quy tắc email , bấm vào quy tắc mà bạn đã tạo trước đó, sau đó bấm Thay đổi quy tắc.

    Thay đổi quy tắc

  3. Bấm sửa thiết đặt quy tắc.

    Sửa thiết đặt quy tắc

  4. Bấm tiếp theo trên hai bước đầu tiên của trình hướng dẫn quy tắc cho đến khi bạn thấy có bất kỳ ngoại lệ?

  5. Bên dưới bước 1: chọn ngoại lệ (nếu cần thiết), chọn hộp kiểm ngoại trừ nếu được gán cho thể loại thể loại .

    Chọn ngoại lệ

  6. Bên dưới bước 2: sửa mô tả quy tắc (bấm một giá trị gạch chân), bấm thể loại.

  7. Trong hộp thoại Thể loại màu , hãy bấm mới.

    Hộp thoại Thể loại Màu

  8. Trong hộp thoại Thêm thể loại mới , trong hộp tên , nhập Không tự động Cc.

    Thêm thể loại mới

    Bạn cũng có thể gán lối tắt bàn phím mà có thể dùng để nhanh chóng áp dụng thể loại này vào thư. Để thực hiện điều này, hãy bấm Tùy chọn trong danh sách Phím lối tắt .

  9. Bấm OK để đóng hộp thoại Thêm thể loại mớiThể loại màu .

  10. Bấm Kết thúc.

  11. Bạn sẽ thấy một thông báo rằng quy tắc là một quy tắc chỉ trên máy khách. Bấm OK.

Khi bạn muốn gửi một thông báo và tắt quy tắc Cc tự động cho một thư đó, áp dụng thể loại cho thư.

  1. Khi soạn thư mới, hoặc trả lời hoặc chuyển tiếp thư, trên tab tùy chọn , bấm Tùy chọn khác.

    Tùy chọn Khác

  2. Trong hộp thoại thuộc tính , bấm thể loại, sau đó bấm Không tự động Cc.

Mẹo: Dùng lối tắt bàn phím thể loại nếu bạn đã xác định một khi bạn đã tạo thể loại đặc biệt.

Khi bạn gửi thư, quy tắc tự động Cc sẽ không tự động gửi một bản sao cho bất kỳ ai.

Đầu trang

Trước tiên bạn sẽ cần tạo một quy tắc để tự động gửi một bản sao gửi riêng (Cc) của tất cả các thông điệp email mà bạn gửi.

Quy tắc cụ thể này được gọi là một quy tắc phía máy khách. Quy tắc phía máy khách sẽ chạy chỉ trên máy tính mà nó sẽ được tạo ra và chỉ có thể chạy nếu Outlook đang chạy. Nếu bạn gửi email bằng cách dùng tài khoản email của bạn trên máy tính khác, quy tắc sẽ không chạy từ máy tính đó cho đến khi nó đã được tạo ra trên máy tính đó. Bạn phải tạo cùng một quy tắc này trên mỗi máy tính mà bạn có ý định sử dụng nó.

Tạo quy tắc

  1. Trong thư, trên menu công cụ , bấm quy tắc và cảnh báo.

    Menu Công cụ

  2. Trên tab Quy tắc email , hãy bấm Quy tắc mới.

    Hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo

  3. Trong hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc , dưới bắt đầu từ quy tắc trống, bấm kiểm tra thư sau khi gửi, sau đó bấm tiếp theo.

  4. Bấm Tiếp theo.

    Xác nhận một sẽ xuất hiện, thông báo cho bạn quy tắc này sẽ áp dụng cho mỗi thư bạn gửi. Bấm .

  5. Bên dưới bước 1: chọn hành động, chọn hộp kiểm Cc thông báo cho những người hoặc danh sách phân phối .

    Hộp thoại Trình hướng dẫn Quy tắc

  6. Bên dưới bước 2: sửa mô tả quy tắc (bấm một giá trị gạch chân), bấm danh sách những người hoặc phân phối.

  7. Trong hộp thoại Quy tắc địa chỉ , bấm danh sách phân phối hoặc tên, sau đó bấm đến. Lặp lại bước này cho đến khi tất cả các tên hoặc danh sách phân phối bạn muốn thêm được bao gồm trong hộp đến .

  8. Bấm OK.

  9. Trong hộp thoại Quy tắc trình hướng dẫn , hãy bấm tiếp theo.

  10. Bấm Tiếp theo.

  11. Bên dưới bước 1: xác định tên cho quy tắc này, nhập tên mà bạn sẽ nhận ra cho quy tắc này.

    Hộp thoại Trình hướng dẫn Quy tắc

  12. Bấm Kết thúc.

Giờ đây mỗi lần bạn gửi thư, dù là thư mới, trả lời một hoặc một thư mà bạn đang chuyển tiếp, các danh sách những người hoặc phân phối mà bạn đã xác định trong quy tắc sẽ tự động được thêm làm người nhận Cc. Bạn sẽ không nhìn thấy tên của những người hoặc danh sách phân phối trên dòng Cc khi bạn soạn thư, nhưng mọi người nhận thư sẽ thấy những tên này.

Đầu trang

Tắt quy tắc

Để tránh tự động gửi một bản sao gửi riêng, bạn phải trước tiên tắt quy tắc.

  1. Trong thư, trên menu công cụ , bấm quy tắc và cảnh báo.

  2. Trên tab Quy tắc email , bên dưới quy tắc, hãy xóa hộp kiểm cho quy tắc mà bạn đã tạo trước đó.

  3. Bấm OK.

    Bây giờ, bạn có thể gửi thư mà không cần cho quy tắc Cc tự động gửi một bản sao cho các danh sách những người hoặc phân phối. Quy tắc sẽ vẫn tắt cho đến khi bạn trở về hộp thoại quy tắc và cảnh báo và bật quy tắc đó lại.

Mẹo: Cách nhanh chóng để tắt quy tắc này trên cơ sở cho mỗi tin nhắn, hãy xem phần tiếp theo, "Sử dụng một thể loại để tắt tính năng tự động Cc trên cơ sở cho mỗi tin nhắn."

Sử dụng một thể loại để tắt tính năng tự động Cc trên cơ sở cho mỗi thư

Nếu bạn muốn linh hoạt để tắt quy tắc Cc tự động mới của bạn trên cơ sở đơn-thư mà không cần đi tới hộp thoại quy tắc và cảnh báo , bạn có thể dùng tính năng thể loại trong Office Outlook 2007 cùng với quy tắc.

Sửa quy tắc mà bạn đã tạo trước đó để rằng nếu bạn thêm một thể loại đã xác định thông điệp, quy tắc Cc không gửi một bản sao cho bất kỳ ai tự động.

  1. Trong thư, trên menu công cụ , bấm quy tắc và cảnh báo.

  2. Trên tab Quy tắc email , bấm vào quy tắc mà bạn đã tạo trước đó, bấm Thay đổi quy tắc, sau đó bấm Sửa thiết đặt quy tắc.

    Hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo

  3. Bấm tiếp theo trên hai bước đầu tiên của trình hướng dẫn quy tắc cho đến khi bạn thấy có bất kỳ ngoại lệ?

  4. Bên dưới bước 1: chọn ngoại lệ (nếu cần thiết), chọn hộp kiểm ngoại trừ nếu được gán cho thể loại thể loại .

  5. Bên dưới bước 2: sửa mô tả quy tắc (bấm một giá trị gạch chân), bấm thể loại.

  6. Trong hộp thoại Thể loại màu , hãy bấm mới.

    Hộp thoại Thêm Thể loại Mới

  7. Trong hộp thoại Thêm thể loại mới , trong hộp tên , nhập không tự động Cc.

    Bạn cũng có thể gán lối tắt bàn phím mà có thể dùng để nhanh chóng áp dụng thể loại này vào thư. Để thực hiện điều này, hãy bấm Tùy chọn trong danh sách Phím lối tắt .

  8. Bấm OK để đóng hộp thoại Thêm thể loại mớiThể loại màu .

  9. Bấm Kết thúc.

Khi bạn muốn gửi một thông báo và tắt quy tắc Cc tự động cho một thư đó, áp dụng thể loại cho thư.

  1. Khi soạn thư mới, hoặc trả lời hoặc chuyển tiếp thư, trên tab thư , trong nhóm tùy chọn , bấm công cụ khởi động hộp thoại Tùy chọn thư Ảnh nút .

  2. Trong hộp thoại Tùy chọn thư , bấm thể loại, sau đó bấm không tự động Cc.

Mẹo: Dùng lối tắt bàn phím thể loại nếu bạn đã xác định một khi bạn đã tạo thể loại đặc biệt.

Khi bạn gửi thư, quy tắc tự động Cc sẽ không tự động gửi một bản sao cho bất kỳ ai.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×