Tổng quan về kết nối (nhập) dữ liệu

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bài viết tham khảo này thảo luận về việc nhập và kết nối dữ liệu. Bạn sẽ tìm hiểu về các tác vụ như nhập, Cập Nhật, bảo mật và quản lý dữ liệu.

Trong bài viết này

Làm việc với các kết nối dữ liệu ngoài

Làm mới dữ liệu

Nhập dữ liệu từ nguồn dữ liệu

Làm cho việc truy nhập dữ liệu an toàn hơn

Các vấn đề về kết nối với dữ liệu

Làm việc với các kết nối dữ liệu ngoài

Các phần sau đây thảo luận về cách kết nối dữ liệu ngoài hoạt động và cách tìm sửa, quản lý và chia sẻ thông tin kết nối với các chương trình và người dùng khác.

Đầu Trang

Tìm hiểu thông tin cơ bản về kết nối dữ liệu

Dữ liệu trong một sổ làm việc Excel có thể đến từ hai vị trí khác nhau. Dữ liệu có thể được lưu trữ trực tiếp trong sổ làm việc hoặc có thể được lưu trữ trong một nguồn dữ liệu ngoài, chẳng hạn như tệp văn bản, cơ sở dữ liệu hoặc khối xử lý phân tích trực tuyến (OLAP). Nguồn dữ liệu ngoài này được kết nối với sổ làm việc thông qua kết nối dữ liệu, là một tập hợp các thông tin mô tả cách xác định vị trí, đăng nhập và truy nhập nguồn dữ liệu ngoài.

Lợi ích chính của việc kết nối với dữ liệu bên ngoài là bạn có thể phân tích định kỳ dữ liệu này mà không cần sao chép dữ liệu vào sổ làm việc của bạn, đây là một thao tác có thể tốn thời gian và dễ bị lỗi. Sau khi kết nối với dữ liệu ngoài, bạn cũng có thể tự động làm mới (hoặc Cập Nhật) sổ làm việc Excel của bạn từ nguồn dữ liệu gốc bất cứ khi nào nguồn dữ liệu được Cập Nhật với thông tin mới.

Thông tin kết nối được lưu trữ trong sổ làm việc và cũng có thể được lưu trữ trong một tệp kết nối, chẳng hạn như tệp kết nối dữ liệu Office (ODC) (. ODC) hoặc tệp tên nguồn dữ liệu (. DSN).

Để đưa _ z0z_vào Excel, bạn cần quyền truy nhập vào dữ liệu. Nếu _ z0z_bên ngoài mà bạn muốn truy nhập không nằm trên máy tính cục bộ của mình, bạn có thể cần liên hệ với người quản trị cơ sở dữ liệu cho mật khẩu, quyền người dùng hoặc thông tin kết nối khác. Nếu nguồn dữ liệu là một cơ sở dữ liệu, hãy đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu chưa được mở trong chế độ dành riêng. Nếu nguồn dữ liệu là một tệp văn bản hoặc một bảng tính, hãy đảm bảo rằng một người dùng khác không mở được để truy nhập độc quyền.

Nhiều nguồn dữ liệu cũng yêu cầu một trình điều khiển ODBC hoặc nhà cung cấp OLE DB để phối hợp dòng dữ liệu giữa Excel, tệp kết nối và nguồn dữ liệu.

Sơ đồ sau đây tóm tắt các điểm chính về kết nối dữ liệu.

Kết nối với nguồn dữ liệu ngoài

1. có nhiều nguồn dữ liệu mà bạn có thể kết nối với: Dịch vụ phân tích, SQL Server, Microsoft Access, các OLAP và cơ sở dữ liệu quan hệ, bảng tính và các tệp văn bản khác.

2. nhiều nguồn dữ liệu có một trình điều khiển ODBC được liên kết hoặc nhà cung cấp OLE DB.

3. một tệp kết nối xác định tất cả các thông tin cần thiết để truy nhập và truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu.

4. thông tin kết nối được sao chép từ một tệp kết nối vào sổ làm việc và thông tin kết nối có thể dễ dàng chỉnh sửa.

5. dữ liệu được sao chép vào một sổ làm việc để bạn có thể dùng nó giống như khi bạn sử dụng dữ liệu được lưu trữ trực tiếp trong sổ làm việc.

Đầu Trang

Tìm kết nối

Để tìm tệp kết nối, hãy dùng hộp thoại kết nối hiện có . (Trên tab dữ liệu , trong nhóm lấy dữ liệu bên ngoài , hãy bấm kết nối hiện có.) Sử dụng hộp thoại này, bạn có thể xem các kiểu kết nối sau:

  • Các kết nối trong sổ làm việc    

    Danh sách này hiển thị tất cả các kết nối hiện tại trong sổ làm việc. Danh sách được tạo ra từ các kết nối mà bạn đã xác định, mà bạn đã tạo bằng cách sử dụng hộp thoại chọn nguồn dữ liệu của trình hướng dẫn kết nối dữ liệu hoặc từ các kết nối mà trước đó bạn đã chọn làm kết nối từ hộp thoại này.

  • Tệp kết nối trên máy tính của bạn    

    Danh sách này được tạo từ thư mục nguồn dữ liệu của tôi thường được lưu trữ trong thư mục tài liệu của tôi (Windows XP) hoặc tài liệu (Windows Vista).

  • Tệp kết nối trên mạng    

    Có thể tạo danh sách này từ các tùy chọn sau:

    • Một bộ thư mục trên mạng cục bộ của bạn, vị trí có thể được triển khai trên mạng như một phần của việc triển khai các chính sách Nhóm Microsoft Office.

    • Thư viện kết nối dữ liệu _ z0z_( DCL) trên site _ z1z_ . Để biết thêm thông tin về DCLs, hãy xem mục phát hành phần đến Excel Services một cách an toàn.

Đầu Trang

Chỉnh sửa thuộc tính kết nối

Bạn cũng có thể sử dụng Excel làm trình soạn thảo tệp kết nối để tạo và chỉnh sửa kết nối với các nguồn dữ liệu ngoài được lưu trữ trong sổ làm việc hoặc trong một tệp kết nối. Nếu bạn không tìm thấy kết nối bạn muốn, bạn có thể tạo kết nối bằng cách bấm duyệt để xem thêm để hiển thị hộp thoại chọn nguồn dữ liệu , rồi bấm vào nguồn mới để bắt đầu trình hướng dẫn kết nối dữ liệu.

Sau khi bạn tạo kết nối, bạn có thể sử dụng hộp thoại thuộc tính kết nối (trên tab dữ liệu , trong nhóm lấy dữ liệu bên ngoài , bấm thuộc tính.) để kiểm soát các thiết đặt khác nhau cho các kết nối đến nguồn dữ liệu bên ngoài và dùng, sử dụng lại hoặc chuyển các tệp kết nối.

Nếu bạn sử dụng một tệp kết nối để kết nối với nguồn dữ liệu, Excel sẽ sao chép thông tin kết nối từ tệp kết nối vào sổ làm việc Excel. Khi bạn thực hiện thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại thuộc tính kết nối , bạn sẽ sửa thông tin kết nối dữ liệu được lưu trữ trong sổ làm việc Excel hiện tại và không phải là tệp kết nối dữ liệu ban đầu có thể đã được dùng để tạo kết nối ( tên tệp được hiển thị trong thuộc tính tệp kết nối trên tab định nghĩa ). Sau khi bạn chỉnh sửa thông tin kết nối (ngoại trừ các thuộc tính mô tả kết nối và tên kết nối), liên kết đến tệp kết nối bị loại bỏ và thuộc tính tệp kết nối sẽ bị xóa.

Để đảm bảo rằng tệp kết nối luôn được dùng khi nguồn dữ liệu được làm mới, hãy bấm luôn cố gắng sử dụng tệp này để làm mới dữ liệu này trên tab định nghĩa . Chọn hộp kiểm này đảm bảo rằng các bản Cập Nhật cho tệp kết nối sẽ luôn được dùng bởi tất cả các sổ làm việc sử dụng tệp kết nối đó, vốn cũng phải có tập hợp thuộc tính này.

Đầu Trang

Quản lý kết nối

Bằng cách sử dụng hộp thoại kết nối sổ làm việc, bạn có thể dễ dàng quản lý các kết nối này, bao gồm tạo, chỉnh sửa và xóa chúng. (Trên tab dữ liệu , trong nhóm lấy dữ liệu bên ngoài , hãy bấm kết nối.) Bạn có thể sử dụng hộp thoại này để thực hiện các thao tác sau:

  • Tạo, sửa, làm mới và xóa bỏ các kết nối đang được sử dụng trong sổ làm việc.

  • Xác nhận nguồn dữ liệu bên ngoài. Bạn có thể muốn thực hiện điều này trong trường hợp kết nối đã được người dùng khác xác định.

  • Hiển thị vị trí cho mỗi kết nối được sử dụng trong sổ làm việc hiện tại.

  • Chẩn đoán thông báo lỗi về các kết nối đến dữ liệu ngoài.

  • Chuyển hướng kết nối đến một máy chủ hoặc nguồn dữ liệu khác, hoặc thay thế tệp kết nối cho một kết nối hiện có.

  • Giúp bạn dễ dàng tạo và chia sẻ các tệp kết nối với người dùng.

Đầu Trang

Chia sẻ kết nối

Các tệp kết nối đặc biệt hữu ích cho việc chia sẻ kết nối trên cơ sở nhất quán, làm cho các kết nối được phát hiện nhiều hơn, giúp cải thiện tính bảo mật kết nối và tạo điều kiện quản trị nguồn dữ liệu. Cách tốt nhất để chia sẻ các tệp kết nối là đặt chúng ở một vị trí an toàn và đáng tin cậy, chẳng hạn như thư mục mạng hoặc thư viện SharePoint, nơi người dùng có thể đọc tệp nhưng chỉ có thể sửa đổi tệp.

Sử dụng các tệp ODC

Bạn có thể tạo tệp kết nối dữ liệu Office (ODC) (. ODC) bằng cách kết nối với dữ liệu bên ngoài thông qua hộp thoại chọn nguồn dữ liệu hoặc bằng cách sử dụng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu để kết nối với nguồn dữ liệu mới. Một tệp ODC sử dụng thẻ HTML và thẻ XML tùy chỉnh để lưu trữ thông tin kết nối. Bạn có thể dễ dàng xem hoặc chỉnh sửa nội dung của tệp trong Excel.

Bạn có thể chia sẻ tệp kết nối với những người khác để cung cấp cho họ cùng một quyền truy nhập mà bạn có nguồn dữ liệu bên ngoài. Những người dùng khác không cần thiết lập nguồn dữ liệu để mở tệp kết nối nhưng có thể cần phải cài đặt trình điều khiển ODBC hoặc nhà cung cấp OLE DB cần thiết để truy nhập dữ liệu ngoài trên máy tính của họ.

Các tệp ODC là phương pháp được đề xuất để kết nối với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các tệp kết nối truyền thống khác (DSN, UDL và các tệp truy vấn) vào một tệp ODC bằng cách mở tệp kết nối, rồi bấm vào nút xuất tệp kết nối trên tab định nghĩa của thuộc tính kết nối hộp thoại.

Sử dụng tệp truy vấn

Tệp truy vấn là các tệp văn bản có chứa thông tin nguồn dữ liệu, bao gồm tên máy chủ mà dữ liệu được đặt và thông tin kết nối mà bạn cung cấp khi tạo nguồn dữ liệu. Tệp truy vấn là một cách truyền thống để chia sẻ các truy vấn với người dùng Excel khác.

Sử dụng tệp truy vấn.    Bạn có thể sử dụng Microsoft query để lưu các tệp. dqy có chứa truy vấn cho dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quan hệ hoặc tệp văn bản. Khi bạn mở các tệp này trong Microsoft query, bạn có thể xem dữ liệu được trả về bằng truy vấn và sửa đổi truy vấn để truy xuất các kết quả khác nhau. Bạn có thể lưu tệp. tqy cho bất kỳ truy vấn nào mà bạn tạo, bằng cách sử dụng trình hướng dẫn truy vấn hoặc trực tiếp trong Microsoft query.

Sử dụng tệp truy vấn oqy.    Bạn có thể lưu tệp. oqy để kết nối với dữ liệu trong cơ sở dữ liệu OLAP, trên một máy chủ hoặc trong _ z0z_( . cub). Khi bạn sử dụng trình hướng dẫn kết nối đa chiều trong Microsoft query để tạo một nguồn dữ liệu cho cơ sở dữ liệu OLAP hoặc Cube, tệp. oqy được tạo tự động. Vì cơ sở dữ liệu OLAP không được sắp xếp trong các bản ghi hoặc bảng, bạn không thể tạo các truy vấn hoặc tệp. d để truy nhập những cơ sở dữ liệu này.

Sử dụng tệp truy vấn rqy.    Excel có thể mở các tệp truy vấn theo định dạng. rqy để hỗ trợ các trình điều khiển nguồn dữ liệu OLE DB có sử dụng định dạng này. Để biết thêm thông tin, hãy xem tài liệu hướng dẫn cho trình điều khiển của bạn.

Sử dụng tệp truy vấn. qry    Truy vấn Microsoft có thể mở và lưu các tệp truy vấn theo định dạng. qry để sử dụng với các phiên bản cũ hơn của truy vấn Microsoft mà không thể mở tệp. YQY. Nếu bạn có một tệp truy vấn theo định dạng. qry mà bạn muốn sử dụng trong Excel, hãy mở tệp trong Microsoft query, rồi lưu nó dưới dạng tệp. d. Để biết thông tin về việc lưu tệp. d, hãy xem trợ giúp truy vấn Microsoft.

Sử dụng tệp truy vấn web. iqy    Excel có thể mở. iqy web query Files để truy xuất dữ liệu từ web.

Đầu Trang

Sử dụng phạm vi dữ liệu ngoài và thuộc tính

Một phạm vi dữ liệu ngoài (còn được gọi là bảng truy vấn) là tên đã xác định hoặc tên bảng xác định vị trí của dữ liệu đã đưa vào một trang tính. Khi bạn kết nối với dữ liệu ngoài, Excel sẽ tự động tạo ra một phạm vi dữ liệu ngoài. Ngoại lệ duy nhất cho đây là báo cáo PivotTable được kết nối với nguồn dữ liệu, vốn không tạo ra một phạm vi dữ liệu ngoài. Trong Excel, bạn có thể định dạng và đặt ra một phạm vi dữ liệu ngoài hoặc dùng nó trong các phép tính, như với bất kỳ dữ liệu nào khác.

Excel tự động tên một phạm vi dữ liệu ngoài như sau:

  • Phạm vi dữ liệu ngoài từ các tệp kết nối dữ liệu Office (ODC) được cung cấp cùng tên với tên tệp.

  • Phạm vi dữ liệu ngoài từ cơ sở dữ liệu được đặt tên với tên của truy vấn. Theo mặc định,nguồn Query_from_ là tên của nguồn dữ liệu mà bạn đã sử dụng để tạo truy vấn.

  • Phạm vi dữ liệu ngoài từ tệp văn bản được đặt tên với tên tệp văn bản.

  • Phạm vi dữ liệu ngoài từ các truy vấn web được đặt tên với tên của trang web mà từ đó dữ liệu được truy xuất.

Nếu trang tính của bạn có nhiều phạm vi dữ liệu ngoài từ cùng một nguồn, phạm vi sẽ được đánh số. Ví dụ, MyText, MyText_1, MyText_2, v.v.

Phạm vi dữ liệu ngoài có các thuộc tính bổ sung (không nên nhầm lẫn với thuộc tính kết nối) mà bạn có thể dùng để điều khiển dữ liệu, chẳng hạn như bảo toàn định dạng ô và độ rộng cột. Bạn có thể thay đổi các thuộc tính phạm vi dữ liệu ngoài này bằng cách bấm vào thuộc tính trong nhóm kết nối trên tab dữ liệu , rồi thực hiện các thay đổi của bạn trong thuộc tính phạm vi dữ liệu ngoài hoặc thuộc tính dữ liệu ngoài hộp thoại.

Lưu ý: Nếu bạn muốn chia sẻ tóm tắt hoặc báo cáo dựa trên dữ liệu ngoài, bạn có thể cung cấp cho người khác một sổ làm việc có chứa một phạm vi dữ liệu ngoài, hoặc bạn có thể tạo mẫu báo cáo. _ Z0z_cho phép bạn lưu tóm tắt hoặc báo cáo mà không cần lưu dữ liệu bên ngoài để tệp nhỏ hơn. Dữ liệu bên ngoài được truy xuất khi người dùng mở mẫu báo cáo.

Đầu Trang

Tìm hiểu về nguồn dữ liệu hỗ trợ trong Excel và Excel Services

Có một số đối tượng dữ liệu (chẳng hạn như phạm vi dữ liệu ngoài và báo cáo PivotTable) mà bạn có thể sử dụng để kết nối với các nguồn dữ liệu khác nhau. Tuy nhiên, loại nguồn dữ liệu mà bạn có thể kết nối khác nhau giữa từng đối tượng dữ liệu. Bạn cũng có thể sử dụng và làm mới dữ liệu được kết nối trong Excel Services nhưng có các hạn chế bổ sung và giải pháp thay thế mà bạn cần phải biết.

Đối tượng dữ liệu Excel và hỗ trợ nguồn dữ liệu

Bảng sau đây tóm tắt các nguồn dữ liệu nào được hỗ trợ cho từng đối tượng dữ liệu trong Excel.

Nguồn dữ liệu được hỗ trợ

Đối
tượng
dữ liệu Excel

Tạo
phạm
vi
dữ liệu ngoài?

Các
DB Ole

ODBC

Tệp
văn bản

Tệp
HTML

Tệp
XML

Danh sách
điểm
chia sẻ

Trình hướng dẫn nhập văn bản

Không

Không

Không

Không

Không

Báo cáo
pivottable (non-OLAP)

Không

Có

Không

Không

Báo cáo
pivottable (OLAP)

Không

Không

Không

Không

Không

Không

Bảng Excel

Có

Có

Không

Không

Ánh xạ XML

Không

Không

Không

Không

Không

Truy vấn web

Không

Không

Không

Không

Trình hướng dẫn Kết nối dữ liệu

Có

Có

Có

Có

Có

Có

Truy vấn Microsoft

Không

Không

Không

Không

Lưu ý: Những tệp này, tệp văn bản được nhập bằng cách sử dụng trình hướng dẫn nhập văn bản, tệp XML được nhập bằng cách sử dụng ánh xạ XML và tệp HTML hoặc XML được nhập bằng truy vấn web, không sử dụng trình điều khiển ODBC hoặc nhà cung cấp OLE DB để tạo kết nối đến nguồn dữ liệu.

Excel Services và hỗ trợ nguồn dữ liệu

Nếu bạn muốn hiển thị sổ làm việc Excel trong Excel Services (Excel trong trình duyệt web), bạn có thể kết nối và làm mới dữ liệu, nhưng bạn phải sử dụng báo cáo PivotTable. Excel Services không hỗ trợ phạm vi dữ liệu ngoài, điều này có nghĩa là Excel Services không hỗ trợ bảng Excel được kết nối với nguồn dữ liệu, truy vấn web, bản đồ XML hoặc truy vấn Microsoft.

Tuy nhiên, bạn có thể làm việc xung quanh hạn chế này bằng cách sử dụng PivotTable để kết nối với nguồn dữ liệu, rồi thiết kế và bố trí PivotTable là bảng hai chiều mà không có các mức, nhóm hoặc tổng phụ để tất cả các hàng và giá trị cột mong muốn được hiển thị. Để biết thêm thông tin, hãy xem các nối kết trong phần xem thêm .

Đầu Trang

Tìm hiểu các cấu phần truy nhập dữ liệu

Các cấu phần truy nhập dữ liệu của Microsoft (MDAC) 2,8 được bao gồm trong Microsoft Windows Server 2003 và Windows XP SP2. Với MDAC, bạn có thể kết nối và sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu quan hệ và quan hệ khác nhau. Bạn có thể kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau bằng cách sử dụng trình điều khiển kết nối cơ sở dữ liệu mở (ODBC) hoặc các nhà cung cấp _ z0z_, vốn là do Microsoft hoặc được phát triển bởi các bên thứ ba khác nhau. Khi bạn cài đặt Microsoft Office, các trình điều khiển ODBC bổ sung và các nhà cung cấp OLE DB sẽ được thêm vào máy tính của bạn.

Windows Vista và Windows 7 sử dụng các cấu phần truy nhập dữ liệu Windows (Windows DAC).

Để xem danh sách đầy đủ các nhà cung cấp OLE DB được cài đặt trên máy tính của bạn, Hiển thị hộp thoại thuộc tính liên kết dữ liệu từ một tệp nối kết dữ liệu, rồi bấm vào tab nhà cung cấp .

Để xem danh sách đầy đủ các nhà cung cấp ODBC được cài đặt trên máy tính của bạn, Hiển thị hộp thoại người quản trị cơ sở dữ liệu ODBC , rồi bấm vào tab trình điều khiển .

Bạn cũng có thể sử dụng trình điều khiển ODBC và các nhà cung cấp OLE DB từ các nhà sản xuất khác để lấy thông tin từ các nguồn khác ngoài các nguồn dữ liệu của Microsoft, bao gồm các loại ODBC và cơ sở dữ liệu của OLE DB. Để biết thông tin về cách cài đặt trình điều khiển ODBC hoặc nhà cung cấp OLE DB, hãy kiểm tra tài liệu dành cho cơ sở dữ liệu, hoặc liên hệ với nhà cung cấp cơ sở dữ liệu của bạn.

Đầu Trang

Sử dụng ODBC để kết nối với nguồn dữ liệu

Các phần sau đây mô tả kết nối cơ sở dữ liệu mở (ODBC) chi tiết hơn.

Kiến trúc ODBC

Trong kiến trúc ODBC, một ứng dụng (chẳng hạn như Excel) kết nối với bộ quản lý trình điều khiển ODBC, trong đó lần lượt sử dụng một trình điều khiển ODBC cụ thể (chẳng hạn như trình điều khiển ODBC của Microsoft SQL) để kết nối với một nguồn dữ liệu (chẳng hạn như cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server).

Xác định thông tin kết nối

Để kết nối với các nguồn dữ liệu ODBC, hãy làm như sau:

  1. Đảm bảo rằng trình điều khiển ODBC thích hợp được cài đặt trên máy tính có chứa nguồn dữ liệu.

  2. Xác định tên nguồn dữ liệu (DSN) bằng cách sử dụng người quản trị nguồn dữ liệu ODBC để lưu trữ thông tin kết nối trong sổ đăng ký hoặc tệp DSN, hoặc chuỗi kết nối trong mã Microsoft Visual Basic để vượt qua thông tin kết nối trực tiếp đến ODBC Trình quản lý trình điều khiển.

    Để xác định nguồn dữ liệu, trong Windows Vista, hãy bấm nút bắt đầu , rồi bấm Pa-nen điều khiển. Bấm vào hệ thống và bảo trì, rồi bấm công cụ quản trị. Trong Windows XP và Windows Server, bấm vào bắt đầu, rồi bấm Pa-nen điều khiển. Bấm hiệu suất và bảo trì, bấm công cụ quản trị. rồi bấm nguồn dữ liệu (ODBC). Để biết thêm thông tin về các tùy chọn khác nhau, hãy bấm vào nút Trợ giúp trong mỗi hộp thoại.

Nguồn dữ liệu máy

Nguồn dữ liệu lưu trữ thông tin kết nối trong sổ đăng ký, trên một máy tính cụ thể với tên người dùng xác định. Bạn chỉ có thể sử dụng nguồn dữ liệu máy trên máy tính mà các nguồn dữ liệu được xác định. Có hai loại nguồn dữ liệu máy — người dùng và hệ thống. Nguồn dữ liệu người dùng chỉ có thể được sử dụng bởi người dùng hiện tại và chỉ hiển thị cho người dùng đó. Các nguồn dữ liệu hệ thống có thể được tất cả người dùng trên máy tính và hiển thị với tất cả người dùng trên máy tính.

Nguồn dữ liệu máy tính đặc biệt hữu ích khi bạn muốn cung cấp bảo mật thêm, vì nó giúp đảm bảo rằng chỉ những người dùng đang đăng nhập có thể xem nguồn dữ liệu máy và nguồn dữ liệu của máy không thể sao chép bằng một người dùng từ xa đến một máy tính khác.

Nguồn dữ liệu tệp

Nguồn dữ liệu tệp (còn được gọi là tệp DSN) lưu trữ thông tin kết nối trong tệp văn bản, chứ không phải sổ đăng ký, và nói chung linh hoạt hơn để sử dụng hơn các nguồn dữ liệu của máy. Ví dụ, bạn có thể sao chép nguồn dữ liệu tệp vào bất kỳ máy tính nào với trình điều khiển ODBC chính xác, để ứng dụng của bạn có thể dựa vào thông tin kết nối nhất quán và chính xác cho tất cả các máy tính mà nó dùng. Hoặc bạn có thể đặt nguồn dữ liệu tệp trên một máy chủ đơn, chia sẻ giữa nhiều máy tính trên mạng và dễ dàng duy trì thông tin kết nối tại một vị trí.

Nguồn dữ liệu tệp cũng có thể ở trạng thái không chia sẻ được. Nguồn dữ liệu tệp không thể chia sẻ nằm trên một máy tính và trỏ vào nguồn dữ liệu máy. Bạn có thể sử dụng nguồn dữ liệu tệp không chia sẻ được để truy nhập nguồn dữ liệu máy hiện có từ nguồn dữ liệu tệp.

Đầu Trang

Sử dụng OLE DB để kết nối với nguồn dữ liệu

Các phần sau đây mô tả cơ sở dữ liệu liên kết và nhúng đối tượng (OLE DB) chi tiết hơn.

Kiến trúc OLE DB

Trong kiến trúc OLE DB, ứng dụng truy nhập dữ liệu được gọi là một người tiêu dùng dữ liệu (chẳng hạn như Excel) và chương trình cho phép truy nhập nguồn gốc vào dữ liệu được gọi là nhà cung cấp cơ sở dữ liệu (chẳng hạn như nhà cung cấp Microsoft OLE DB cho SQL Server).

Xác định thông tin kết nối

Tệp nối kết dữ liệu chung (. udl) chứa thông tin kết nối mà người dùng dữ liệu sử dụng để truy nhập một nguồn dữ liệu thông qua nhà cung cấp OLE DB của nguồn dữ liệu đó. Bạn có thể tạo thông tin kết nối bằng cách thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Trong trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, hãy sử dụng hộp thoại thuộc tính liên kết dữ liệu để xác định một nối kết dữ liệu cho một nhà cung cấp Ole DB. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục nhập dữ liệu bằng cách sử dụng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu.

  • Tạo tệp văn bản trống với phần mở rộng tên tệp. udl, rồi chỉnh sửa tệp, trong đó sẽ hiển thị hộp thoại thuộc tính liên kết dữ liệu .

Đầu Trang

Làm mới dữ liệu

Khi bạn được kết nối với một nguồn dữ liệu ngoài, bạn cũng có thể thực hiện thao tác làm mới để truy xuất dữ liệu được Cập Nhật. Mỗi lần bạn làm mới dữ liệu, bạn sẽ thấy phiên bản mới nhất của dữ liệu, bao gồm mọi thay đổi đã được thực hiện đối với dữ liệu kể từ khi nó được làm mới lần cuối.

Minh họa sau đây giải thích quá trình cơ bản về điều xảy ra khi bạn làm mới dữ liệu được kết nối với nguồn dữ liệu bên ngoài.

Quy trình cơ bản về làm mới dữ liệu bên ngoài

1. một thao tác làm mới được cập nhật dữ liệu.

2. tệp kết nối xác định tất cả các thông tin cần thiết để truy nhập và truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu bên ngoài.

3. có nhiều nguồn dữ liệu mà bạn có thể làm mới: OLAP, SQL Server, Access, OLE DB, ODBC, bảng tính và các tệp văn bản.

4. dữ liệu up-to-date được thêm vào sổ làm việc hiện tại.

Excel cung cấp nhiều tùy chọn để làm mới dữ liệu đã nhập, bao gồm làm mới dữ liệu bất cứ khi nào bạn mở sổ làm việc và tự động làm mới dữ liệu tại các khoảng thời gian hẹn giờ. Bạn có thể tiếp tục làm việc trong Excel trong khi dữ liệu đang được làm mới và bạn cũng có thể kiểm tra trạng thái làm mới trong khi dữ liệu đang được làm mới.

Nếu nguồn dữ liệu ngoài của bạn yêu cầu _ z0z_để truy nhập vào dữ liệu, bạn có thể yêu cầu mật khẩu được nhập mỗi lần _ z1z_được làm mới.

Đầu Trang

Nhập dữ liệu từ nguồn dữ liệu

Windows XP, Windows Vista và Microsoft Office cung cấp các trình điều khiển ODBC và các nhà cung cấp OLE DB mà bạn có thể dùng để truy xuất dữ liệu từ các nguồn dữ liệu phổ biến sau: Microsoft Access, tệp HTML trên World Wide Web, tệp văn bản, Microsoft SQL Server, SQL Server Dịch vụ phân tích và tệp XML. Bằng cách sử dụng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu và truy vấn Microsoft, bạn cũng có thể truy nhập vào nhiều nguồn dữ liệu khác có các nhà cung cấp OLE DB và trình điều khiển ODBC phù hợp, bao gồm các trang tính Excel khác, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle và DB2.

Đầu Trang

Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access

Có một vài cách để trao đổi dữ liệu giữa Microsoft Access và Microsoft Excel.

  • Để đưa dữ liệu vào Excel từ Access, bạn có thể sao chép dữ liệu từ biểu dữ liệu Access và dán nó vào một trang tính Excel, kết nối với cơ sở dữ liệu Access từ một trang tính Excel hoặc xuất dữ liệu Access vào trang tính Excel.

  • Để đưa dữ liệu vào Access từ Excel, bạn có thể sao chép dữ liệu từ một trang tính Excel và dán nó vào biểu dữ liệu Access, nhập một trang tính Excel vào bảng Access hoặc liên kết đến một trang tính Excel từ bảng Access.

Lưu ý: Nhập từ có hai ý nghĩa khác nhau giữa Excel và Access. Trong Excel, để nhập phương tiện để tạo kết nối cố định cho dữ liệu có thể được làm mới. Trong Access, để nhập phương tiện để đưa dữ liệu vào Access một lần nhưng không có kết nối dữ liệu.

Làm việc với dữ liệu Access trong Excel

Bạn có thể muốn làm việc với dữ liệu Access trong sổ làm việc Excel để tận dụng các tính năng phân tích dữ liệu và biểu đồ, linh hoạt trong sắp xếp và bố trí dữ liệu, hoặc các hàm trong Excel không sẵn dùng trong Access.

Kết nối với truy nhập dữ liệu từ Excel

Để đưa dữ liệu truy nhập dạng vào Excel, bạn có thể tạo kết nối đến cơ sở dữ liệu Access và truy xuất tất cả dữ liệu từ bảng hoặc truy vấn. Ví dụ, bạn có thể muốn Cập Nhật báo cáo ngân sách tóm tắt Excel mà bạn phân phối mỗi tháng để nó chứa dữ liệu của tháng hiện tại.

Xuất dữ liệu Access sang Excel

Bằng cách sử dụng trình hướng dẫn xuất trong Access, bạn có thể xuất một đối tượng cơ sở dữ liệu Access (chẳng hạn như bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu), hoặc các bản ghi được chọn trong một trang tính Excel. Khi bạn thực hiện thao tác xuất trong Access, bạn có thể lưu thiết kế thao tác đó để sử dụng trong tương lai và thậm chí lên lịch thao tác xuất để chạy tự động theo các khoảng đã xác định.

Sau đây là các kịch bản phổ biến để xuất dữ liệu từ Access sang Excel:

  • Bộ phận hoặc nhóm làm việc của bạn sử dụng cả Access và Excel để làm việc với dữ liệu. Bạn lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access, nhưng bạn có thể dùng Excel để phân tích dữ liệu và phân phối các kết quả của phân tích đó. Nhóm của bạn hiện đang xuất dữ liệu sang Excel khi cần, nhưng bạn muốn thực hiện quy trình này hiệu quả hơn.

  • Bạn là người dùng thời gian dài của Access nhưng trình quản lý của bạn muốn xem báo cáo trong Excel. Trong khoảng thời gian thường xuyên, bạn thực hiện công việc sao chép dữ liệu vào Excel, nhưng bạn muốn tự động hóa quy trình này để tiết kiệm thời gian cho mình.

Để biết thêm thông tin về việc xuất dữ liệu từ Access sang Excel, hãy xem hệ thống trợ giúp Access.

Làm việc với dữ liệu Excel trong Access

Bạn có thể muốn làm việc với dữ liệu Excel trong cơ sở dữ liệu Access để tận dụng các tính năng quản lý dữ liệu, bảo mật hoặc đa người dùng truy nhập. Mặc dù có nhiều tính năng hữu ích trong Access, có hai tính năng mà người dùng tìm thấy đặc biệt hữu ích cho dữ liệu Excel của họ:

  • Báo cáo    Nếu bạn đã quen với việc thiết kế báo cáo Access và bạn muốn tóm tắt và sắp xếp dữ liệu Excel của bạn trong kiểu báo cáo này, bạn có thể tạo báo cáo Access. Ví dụ, bạn có thể tạo các báo cáo linh hoạt hơn, chẳng hạn như báo cáo nhóm và tóm tắt, nhãn được in và báo cáo đồ họa.

  • Biểu mẫu    Nếu bạn muốn sử dụng một biểu mẫu để tìm hoặc hiển thị dữ liệu trong Excel, bạn có thể tạo biểu mẫu Access. Ví dụ, bạn có thể tạo biểu mẫu Access để hiển thị các trường theo thứ tự khác nhau từ thứ tự của các cột trong trang tính của mình hoặc bạn có thể xem một hàng dài dữ liệu dễ dàng hơn trên một màn hình.

Để biết thêm thông tin về cách làm việc với các biểu mẫu và báo cáo Access, hãy xem hệ thống trợ giúp Access.

Nối kết tới dữ liệu Excel từ Access

Bạn có thể nối kết một phạm vi Excel vào cơ sở dữ liệu Access dưới dạng bảng. Sử dụng phương pháp này khi bạn lập kế hoạch để tiếp tục duy trì phạm vi dữ liệu trong Excel nhưng cũng muốn có dữ liệu sẵn dùng từ bên trong Access. Bạn tạo kiểu nối kết này từ bên trong cơ sở dữ liệu Access nhưng không phải từ Excel.

Khi bạn nối kết tới trang tính Excel hoặc phạm vi đã đặt tên, Access sẽ tạo bảng mới được nối kết tới ô nguồn. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với các ô nguồn trong Excel sẽ được phản ánh trong bảng đã nối kết. Tuy nhiên, bạn không sửa được nội dung của bảng tương ứng trong Access. Nếu bạn muốn thêm, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu, bạn phải thực hiện các thay đổi trong tệp nguồn Excel.

Sau đây là các kịch bản phổ biến để nối kết đến một trang tính Excel từ bên trong Access:

  • Bạn muốn tiếp tục giữ dữ liệu của mình trong các trang tính Excel, nhưng vẫn sử dụng các tính năng truy nhập và báo cáo mạnh mẽ.

  • Bộ phận hoặc nhóm làm việc của bạn sử dụng Access, nhưng dữ liệu từ các nguồn bên ngoài mà bạn làm việc với được lưu trữ trong các trang tính Excel. Bạn không muốn duy trì các bản sao của dữ liệu ngoài nhưng bạn muốn có thể làm việc với nó trong Access.

Để biết thêm thông tin về cách nối kết dữ liệu từ Access sang Excel, hãy xem hệ thống trợ giúp Access.

Nhập dữ liệu Excel vào Access

Để lưu trữ dữ liệu từ Excel trong cơ sở dữ liệu Access, rồi sử dụng và duy trì dữ liệu trong Access từ điểm đó, bạn có thể nhập dữ liệu vào Access. Khi bạn nhập dữ liệu, Access lưu trữ dữ liệu trong một bảng mới hoặc bảng hiện có mà không thay đổi dữ liệu trong Excel. Bạn chỉ có thể nhập một trang tính mỗi lần trong một thao tác nhập. Để nhập dữ liệu từ nhiều trang tính, hãy lặp lại thao tác nhập đó cho mỗi trang tính.

Sau đây là các kịch bản phổ biến để nhập dữ liệu Excel vào Access:

  • Bạn đã dùng Excel trong thời gian dài, nhưng sắp tới, bạn muốn dùng Access để làm việc với dữ liệu này. Bạn muốn chuyển dữ liệu trong trang tính Excel vào một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu Accesss mới.

  • Bộ phận hoặc nhóm làm việc của bạn dùng Access nhưng đôi khi bạn nhận được dữ liệu ở định dạng Excel mà dữ liệu đó phải được phối vào cơ sở dữ liệu Accesss. Bạn muốn nhập các trang tính Excel này vào cơ sở dữ liệu của mình khi nhận được chúng.

  • Bạn sử dụng quyền truy nhập để quản lý dữ liệu của mình, nhưng các báo cáo hàng tuần mà bạn nhận được từ phần còn lại của nhóm là sổ làm việc Excel. Bạn muốn hợp lý hóa quá trình nhập để đảm bảo rằng dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu của mình hàng tuần tại một thời điểm cụ thể .

Để biết thêm thông tin về việc nhập dữ liệu từ Excel đến Access, hãy xem hệ thống trợ giúp Access.

Đầu Trang

Nhập dữ liệu từ web

Các trang web thường có chứa thông tin hoàn hảo để phân tích trong Excel. Ví dụ, bạn có thể phân tích các dấu ngoặc kép trong Excel bằng cách sử dụng thông tin đến trực tiếp từ trang web. Tùy theo nhu cầu của bạn, bạn có thể truy xuất dữ liệu là dạng (nghĩa là, bạn có thể cập nhật dữ liệu trong Excel với dữ liệu mới nhất trên trang web) hoặc bạn có thể lấy dữ liệu từ trang web và giữ nguyên tĩnh trên trang tính.

Bạn có thể sử dụng truy vấn web để truy xuất dữ liệu được lưu trữ trên mạng nội bộ của bạn hoặc Internet, chẳng hạn như một bảng, nhiều bảng, hoặc tất cả văn bản trên trang web và phân tích dữ liệu bằng cách sử dụng công cụ và tính năng trong Excel. Khi bấm vào một nút, bạn có thể dễ dàng làm mới dữ liệu bằng thông tin mới nhất từ trang web. Ví dụ, bạn có thể truy xuất và Cập Nhật báo giá chứng khoán từ trang web công cộng, hoặc truy xuất và cập nhật bảng thông tin doanh số từ trang web công ty.

Bạn có thể nhập dữ liệu bắt nguồn từ một trang web bằng cách sử dụng hộp thoại truy vấn web mới . (Trên tab dữ liệu , trong nhóm lấy dữ liệu bên ngoài , hãy bấm từ web.) Bạn cần truy nhập vào web trên toàn thế giới thông qua mạng nội bộ của công ty bạn hoặc thông qua một modem trên máy tính hoặc mạng của bạn, hoặc bạn có thể thực hiện một truy vấn đối với các tệp HTML hoặc XML được lưu trữ trên máy tính của bạn.

Đầu Trang

Nhập tệp văn bản

Bạn có thể sử dụng Excel để nhập dữ liệu từ tệp văn bản vào một trang tính. (Trên tab dữ liệu , trong nhóm lấy dữ liệu bên ngoài , hãy bấm từ văn bản.) Trình hướng dẫn nhập văn bản kiểm tra tệp văn bản mà bạn đang nhập và giúp bạn đảm bảo rằng dữ liệu được nhập theo cách mà bạn muốn.

Có hai cách để nhập dữ liệu từ tệp văn bản bằng cách sử dụng Excel: bạn có thể mở tệp văn bản trong Excel (mà không tạo kết nối đến tệp văn bản) hoặc bạn có thể nhập tệp văn bản dưới dạng phạm vi dữ liệu ngoài (điều này sẽ tạo kết nối đến tệp văn bản).

Có hai định dạng tệp văn bản thường được dùng:

  • Tệp văn bản được phân tách (. txt), trong đó ký tự TAB (mã ký tự ASCII 009) thường phân tách từng trường văn bản.

  • Tệp văn bản được phân tách bằng dấu phẩy (CSV) (. CSV), trong đó ký tự dấu phẩy (,) thường phân tách từng trường văn bản.

Bạn cũng có thể thay đổi ký tự phân cách được dùng trong cả hai tệp văn bản được phân tách và. CSV. Điều này có thể cần thiết để đảm bảo rằng thao tác nhập hoặc xuất hoạt động theo cách mà bạn muốn.

Đầu Trang

Nhập dữ liệu từ Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server là cơ sở dữ liệu có quan hệ đầy đủ tính năng, được thiết kế cho các giải pháp dữ liệu rộng doanh nghiệp, yêu cầu có hiệu suất tối ưu, khả năng mở rộng và bảo mật. Trong Excel, bạn có thể dễ dàng kết nối với cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server. (Trên tab dữ liệu , trong nhóm lấy dữ liệu bên ngoài , hãy bấm từ nguồn khác, rồi bấm từ SQL Server.)

Khi bạn kết nối với cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server, trình hướng dẫn kết nối dữ liệu sẽ hiển thị ba trang:

  • Trang 1: kết nối với máy chủ cơ sở dữ liệu    Sử dụng Trang này để xác định máy chủ cơ sở dữ liệu và cách bạn đăng nhập vào máy chủ.

  • Trang 2: chọn cơ sở dữ liệu và bảng    Sử dụng Trang này để xác định cơ sở dữ liệu và bảng hoặc truy vấn có chứa dữ liệu bạn muốn.

  • Trang 3: lưu tệp và kết nối dữ liệu    Sử dụng Trang này để xác định và mô tả tệp kết nối và cụm từ tìm kiếm để định vị tệp.

Đầu Trang

Nhập dữ liệu từ dịch vụ phân tích Microsoft SQL Server

Dịch vụ phân tích (một cấu phần của Microsoft SQL Server) hỗ trợ nghiệp vụ thông minh và là nền tảng cho hệ thống phân tích xử lý phân tích trực tuyến (OLAP), chỉ báo hiệu suất then chốt (KPI), khai thác dữ liệu và hệ thống báo cáo bảng điều khiển . Trong Excel, bạn có thể dễ dàng kết nối với một cơ sở dữ liệu dịch vụ OLAP phân tích bằng cách sử dụng nhà cung cấp OLAP. (Trên tab dữ liệu , trong nhóm lấy dữ liệu bên ngoài , hãy bấm từ nguồn khác, rồi bấm từ dịch vụ phân tích.) Một nhà cung cấp OLAP là một bộ phần mềm cung cấp quyền truy nhập vào một loại cơ sở dữ liệu cụ thể của OLAP. Phần mềm này có thể bao gồm một trình điều khiển nguồn dữ liệu và phần mềm máy khách khác là cần thiết để kết nối với cơ sở dữ liệu. Bạn phải sử dụng báo cáo PivotTable để kết nối với một nhà cung cấp OLAP.

Bạn cũng có thể truy nhập dữ liệu OLAP khi bạn bị ngắt kết nối khỏi nguồn dữ liệu OLAP. Một _ z0z_ là một tệp có phần mở rộng. cub lưu trữ một phần của _ z1z_từ cơ sở dữ liệu máy chủ OLAP. Sử dụng một tệp khối ngoại tuyến để tiếp tục thực hiện các thay đổi đối với báo cáo PivotTable và PivotChart khi máy chủ không sẵn dùng hoặc khi bạn bị ngắt kết nối khỏi mạng.

Khi bạn kết nối với các dịch vụ phân tích, trình hướng dẫn kết nối dữ liệu sẽ hiển thị ba trang:

  • Trang 1: kết nối với máy chủ cơ sở dữ liệu     Sử dụng Trang này để xác định máy chủ và cách bạn đăng nhập vào máy chủ cơ sở dữ liệu.

  • Trang 2: chọn cơ sở dữ liệu và bảng    Sử dụng Trang này để xác định cơ sở dữ liệu và khối.

  • Trang 3: lưu tệp và kết nối dữ liệu    Sử dụng Trang này để xác định và mô tả tệp kết nối và cụm từ tìm kiếm để định vị tệp.

Đầu Trang

Nhập dữ liệu XML

Excel giúp dễ dàng nhập dữ liệu ngôn ngữ đánh dấu phần mở rộng (XML) được tạo ra từ các cơ sở dữ liệu và ứng dụng khác, hãy ánh xạ các yếu tố XML từ sơ đồ XML đến các ô trang tính và xuất dữ liệu XML được sửa đổi để tương tác với các cơ sở dữ liệu và ứng dụng khác. Hãy suy nghĩ về những tính năng XML mới này là chuyển Excel vào một máy phát điện tệp dữ liệu XML với một giao diện người dùng quen thuộc.

Bằng cách sử dụng ánh xạ XML, bạn có thể dễ dàng thêm, nhận dạng và trích xuất các phần dữ liệu nghiệp vụ cụ thể từ tài liệu Excel. Ví dụ, một hóa đơn có chứa tên và địa chỉ của một khách hàng hoặc báo cáo có chứa kết quả tài chính cuối cùng của quý không còn là báo cáo tĩnh nào. Bạn có thể dễ dàng nhập thông tin này từ các cơ sở dữ liệu và ứng dụng, chỉnh sửa và xuất thông tin đó tới chính cơ sở dữ liệu và ứng dụng ban đầu hoặc cơ sở dữ liệu và ứng dụng khác.

Các kịch bản XML then chốt

Sau đây là các tình huống chính mà các tính năng XML được thiết kế để giải quyết:

  • Mở rộng chức năng của mẫu Excel hiện tại bằng cách ánh xạ các thành phần XML vào các ô hiện có. Điều này khiến cho việc nhập và xuất dữ liệu XML ra khỏi mẫu trở nên dễ dàng hơn mà không phải thiết kế lại mẫu.

  • Sử dụng dữ liệu XML làm đầu vào cho mô hình tính toán hiện có của bạn bằng cách ánh xạ các phần tử XML vào bảng tính hiện có.

  • Nhập tệp dữ liệu XML vào sổ làm việc mới.

  • Nhập dữ liệu XML từ dịch vụ Web vào trang tính Excel của bạn.

  • Xuất dữ liệu trong các ô được ánh xạ ra tệp dữ liệu XML độc lập với dữ liệu khác trong sổ làm việc.

Quy trình cơ bản để sử dụng dữ liệu XML trong Excel

Sơ đồ sau đây cho thấy các tệp và các phép toán khác nhau phối hợp như thế nào khi sử dụng XML với Excel. Về cơ bản, có năm giai đoạn đối với quy trình.

Tổng quan về cách Excel làm việc với dữ liệu XML

_ z0z_ Thêm một tệp lược đồ XML (. xsd) vào sổ làm việc.

_ z0z_ Ánh xạ các thành phần lược đồ XML cho các ô hoặc danh sách XML riêng lẻ.

_ z0z_ Nhập một tệp dữ liệu XML (. xml) và gắn kết các thành phần XML cho các ô được ánh xạ.

_ z0z_ Nhập dữ liệu, di chuyển các ô được ánh xạ và tận dụng chức năng Excel, trong khi giữ gìn cấu trúc và định nghĩa XML.

_ z0z_ Xuất dữ liệu đã được sửa đổi từ các ô được ánh xạ sang tệp dữ liệu XML.

Sử dụng dữ liệu XML

Khi bạn nhập nội dung của tệp dữ liệu XML vào bản đồ XML hiện có trong sổ làm việc của bạn, bạn sẽ kết xuất dữ liệu từ tệp đó sang một ánh xạ XML được lưu trữ trong sổ làm việc của bạn. Điều này có nghĩa là mỗi yếu tố dữ liệu trong tệp dữ liệu XML có một thành phần tương ứng trong lược đồ XML mà bạn đã ánh xạ từ một tệp sơ đồ XML hoặc lược đồ suy ra. Mỗi ánh xạ XML chỉ có thể có một gắn kết dữ liệu XML và gắn kết dữ liệu XML được kết nối với tất cả các ánh xạ được tạo ra từ một ánh xạ XML duy nhất.

Bạn có thể hiển thị hộp thoại thuộc tính ánh xạ XML (trên tab nhà phát triển , trong nhóm XML , bấm vào bản đồ thuộc tính), trong đó có ba tùy chọn (Tất cả đều theo mặc định) mà bạn có thể đặt hoặc xóa để kiểm soát hành vi của dữ liệu XML liên

  • Xác thực dữ liệu theo sơ đồ cho nhập và xuất    Xác định xem dữ liệu Excel xác nhận không đối với ánh xạ XML khi nhập dữ liệu. Đặt tùy chọn này khi bạn muốn đảm bảo rằng dữ liệu XML mà bạn nhập conforms vào lược đồ XML.

  • Ghi đè dữ liệu hiện có bằng dữ liệu mới    Xác định xem dữ liệu được ghi đè khi bạn nhập dữ liệu. Đặt tùy chọn này khi bạn muốn thay thế dữ liệu hiện tại bằng dữ liệu mới, ví dụ: khi dữ liệu Cập Nhật được chứa trong tệp dữ liệu XML mới.

  • Chắp thêm dữ liệu mới vào danh sách XML hiện có    Xác định xem nội dung của nguồn dữ liệu được nối vào dữ liệu hiện có trên trang tính. Đặt tùy chọn này, ví dụ: khi bạn đang hợp nhất dữ liệu từ một số tệp dữ liệu XML tương tự vào một danh sách XML hoặc bạn không muốn ghi đè lên nội dung của một ô có chứa một hàm.

Đầu Trang

Nhập dữ liệu bằng cách sử dụng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu

Bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu để kết nối với nguồn dữ liệu bên ngoài OLE DB hoặc ODBC đã được xác định. Để mở trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, trên tab dữ liệu , trong nhóm lấy dữ liệu bên ngoài , hãy bấm từ nguồn khác, rồi bấm từ trình hướng dẫn kết nối dữ liệu.

Nếu bạn chọn tùy chọn nguồn dữ liệu khác/nâng cao trong trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, bạn có thể xem danh sách các nhà cung cấp Ole DB sẵn có trong hộp thoại thuộc tính liên kết dữ liệu . Ngoài ra, nhà cung cấp Microsoft OLE DB dành cho các trình điều khiển ODBC cũng cho phép truy nhập vào các nguồn dữ liệu ODBC. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng từng tab trong hộp thoại này, hãy bấm Trợ giúp trong hộp thoại thuộc tính liên kết dữ liệu .

Nói chung, để xác định thông tin kết nối trong hộp thoại thuộc tính liên kết dữ liệu , hãy thực hiện như sau:

  • Bấm vào tab nhà cung cấp , chọn nhà cung cấp Ole DB, rồi bấm vào tiếp theo. Điều này sẽ hiển thị tab kết nối , trong đó bạn có thể nhập thông tin kết nối cụ thể cho nhà cung cấp Ole DB đó.

    Mỗi nhà cung cấp OLE DB xác định thông tin kết nối cụ thể. Ví dụ, nhà cung cấp Microsoft OLE DB cho SQL Server yêu cầu tên máy chủ, vị trí máy chủ và tên người dùng. Bạn cũng có thể muốn xác định thông tin bổ sung, chẳng hạn như mật khẩu hoặc liệu bạn có muốn sử dụng bảo mật tích hợp Microsoft Windows hay không.

  • Bấm vào tab nâng cao để cung cấp thông tin bổ sung, chẳng hạn như thiết đặt mạng và quyền truy nhập.

  • Bấm vào tab tất cả để xác định thuộc tính khởi tạo cho nhà cung cấp Ole DB đó.

Lưu ý: Bạn không thể lọc hoặc gia nhập dữ liệu trong trình hướng dẫn kết nối dữ liệu.

Đầu Trang

Nhập dữ liệu bằng cách sử dụng Microsoft query

Bạn cũng có thể sử dụng Microsoft query để nhập dữ liệu. (Trên tab dữ liệu , trong nhóm lấy dữ liệu bên ngoài , hãy bấm từ nguồn khác, rồi bấm từ Microsoft query.) Bạn sử dụng Microsoft query để thiết lập các nguồn dữ liệu ODBC để truy xuất dữ liệu. Trong Microsoft query, bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn truy vấn để tạo một đơn giản _ z0z_,hoặc bạn có thể dùng tiêu chí nâng cao trong truy vấn để tạo truy vấn phức tạp hơn và thực hiện các thao tác sau:

  • Lọc các hàng hoặc cột dữ liệu trước khi chúng được đưa vào Excel.

  • Tạo _ z0z_.

  • Sắp xếp dữ liệu trước khi nó được đưa vào Excel.

  • Tham gia nhiều bảng.

Truy vấn Microsoft cung cấp một kết thúc trước đơn giản, dễ dàng truy nhập từ bên trong Excel để thực hiện các tác vụ truy vấn chuyên biệt này.

Đầu Trang

Nhập các chương trình dữ liệu và bằng cách sử dụng các hàm

Nếu bạn là một nhà phát triển, có một vài phương pháp tiếp cận trong Excel mà bạn có thể thực hiện để nhập dữ liệu:

  • Bạn có thể sử dụng Visual Basic for Applications để được quyền truy nhập vào nguồn dữ liệu bên ngoài. Tùy thuộc vào nguồn dữ liệu, bạn có thể sử dụng các đối tượng dữ liệu ActiveX hoặc đối tượng truy nhập dữ liệu để truy xuất dữ liệu. Bạn cũng có thể xác định một chuỗi kết nối trong mã của bạn chỉ rõ thông tin kết nối. Sử dụng chuỗi kết nối rất hữu ích, ví dụ như khi bạn muốn tránh yêu cầu người quản trị hệ thống hoặc người dùng trước tiên tạo tệp kết nối hoặc để đơn giản hóa việc cài đặt ứng dụng của bạn.

  • Nếu bạn nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu SQL Server, hãy cân nhắc sử dụng SQL Native Client, đây là một giao diện lập trình ứng dụng dữ liệu độc lập (API) được dùng cho cả OLE DB và ODBC. Kết hợp nhà cung cấp SQL OLE DB và trình điều khiển ODBC SQL thành một bản địa, thư viện nối kết động (DLL), trong khi cũng cung cấp chức năng mới riêng biệt và khác biệt với các cấu phần truy nhập dữ liệu của Microsoft (MDAC). Bạn có thể sử dụng SQL Native Client để tạo các ứng dụng mới hoặc nâng cao các ứng dụng hiện có có thể tận dụng các tính năng SQL Server mới hơn, chẳng hạn như nhiều bộ kết quả hiện hoạt (MARS), loại người dùng xác định (UDT) và hỗ trợ kiểu dữ liệu XML.

  • Hàm RTD truy xuất dữ liệu theo thời gian thực từ một chương trình hỗ trợ tự động hóa COM. Phải tạo và đăng ký bổ trợ tự động hóa COM RTD trên máy tính cục bộ.

  • SQL. Hàm REQUEST kết nối với một nguồn dữ liệu bên ngoài và chạy một truy vấn từ một trang tính. SQL. Hàm REQUEST sau đó trả về kết quả như một mảng mà không cần lập trình macro. Nếu hàm này không khả dụng, bạn phải cài chương trình bổ trợ ODBC của Microsoft Excel (XLODBC.XLA). Bạn có thể cài đặt phần bổ trợ từ _ z0z_.

Để biết thêm thông tin về cách tạo Visual Basic for Applications, hãy xem trợ giúp trực quan cơ bản.

Đầu Trang

Làm cho việc truy nhập dữ liệu an toàn hơn

Khi bạn kết nối với nguồn dữ liệu ngoài hoặc làm mới dữ liệu, điều quan trọng là phải biết về các vấn đề về bảo mật tiềm ẩn và biết những gì bạn có thể thực hiện về những vấn đề bảo mật này. Sử dụng các hướng dẫn sau đây và các cách thực hành tốt nhất để giúp bảo mật dữ liệu của bạn.

Đầu Trang

Lưu trữ các kết nối dữ liệu ở vị trí tin cậy

Một tệp kết nối dữ liệu thường có chứa một hoặc nhiều truy vấn được dùng để làm mới dữ liệu ngoài. Bằng cách thay thế tệp này, người dùng có ý định độc hại có thể thiết kế truy vấn để truy nhập thông tin mật và phân phối nó cho những người dùng khác hoặc thực hiện các hành động khác gây hại. Do đó, điều quan trọng là phải đảm bảo những điều sau đây:

  • Tệp kết nối được viết bởi một cá nhân đáng tin cậy.

  • Tệp kết nối được bảo mật và được lưu trữ từ vị trí tin cậy.

Để giúp cải thiện bảo mật, bạn có thể muốn tắt kết nối với dữ liệu ngoài trên máy tính của mình. Để kết nối với dữ liệu khi bạn mở một sổ làm việc, bạn phải kích hoạt kết nối dữ liệu bằng cách sử dụng thanh trung tâm tin cậy, hoặc bằng cách đặt sổ làm việc vào một vị trí tin cậy. Để biết thêm thông tin, hãy xem các nối kết trong phần xem thêm .

Đầu Trang

Sử dụng chứng danh theo cách an toàn

Truy nhập một nguồn dữ liệu ngoài thường yêu cầu thông tin xác thực (chẳng hạn như tên người dùng và mật khẩu) được dùng để xác thực người dùng. Hãy đảm bảo rằng những thông tin đăng nhập này được cung cấp cho bạn theo cách an toàn và an toàn và bạn không vô tình Hiển thị những thông tin đăng nhập này cho những người khác.

Quan trọng: Hãy dùng những mật khẩu mạnh, có chứa cả chữ hoa và chữ thường, số và ký hiệu. Mật khẩu yếu không chứa tất cả những yếu tố này. Mật khẩu mạnh: Y6dh!et5. Mật khẩu yếu: House27. Mật khẩu phải có từ 8 ký tự trở lên. Một cụm mật khẩu có 14 ký tự trở lên sẽ tốt hơn. Điều quan trọng là bạn cần nhớ mật khẩu của mình. Nếu bạn quên mật khẩu của mình, Microsoft không thể truy xuất lại mật khẩu đó. Hãy lưu giữ mật khẩu mà bạn viết ra ở một nơi an toàn, cách xa thông tin mà mật khẩu đó bảo vệ.

Tránh lưu thông tin đăng nhập khi kết nối với nguồn dữ liệu. Thông tin này có thể được lưu trữ dưới dạng văn bản thuần trong sổ làm việc và tệp kết nối và một người dùng có hại có thể truy nhập thông tin để thỏa hiệp sự bảo mật của nguồn dữ liệu.

Khi có thể, hãy dùng xác thực Windows (còn được gọi là kết nối tin cậy), sử dụng tài khoản người dùng Windows để kết nối với SQL Server. Khi người dùng kết nối thông qua tài khoản người dùng Windows, SQL Server sẽ sử dụng thông tin trong hệ điều hành Windows để xác thực tên tài khoản và mật khẩu. Trước khi bạn có thể sử dụng xác thực Windows, người quản trị máy chủ phải cấu hình SQL Server để dùng phương thức xác thực này. Nếu xác thực Windows không sẵn dùng, hãy tránh lưu thông tin đăng nhập của người dùng trong sổ làm việc hoặc tệp kết nối. Nó là bảo mật hơn cho người dùng nhập thông tin đăng nhập của họ mỗi lần đăng nhập.

Đầu Trang

Phát hành lên dịch vụ Excel một cách an toàn

Khi bạn kết nối với một nguồn dữ liệu, bạn có thể sử dụng hộp thoại thiết đặt xác thực của Excel Services để chọn phương pháp xác thực khi bạn truy nhập nguồn dữ liệu trong Excel Services. Bạn có thể chọn một trong các tùy chọn sau đây để đăng nhập vào nguồn dữ liệu:

  • Xác thực Windows    Chọn tùy chọn này để sử dụng tên người dùng Windows và mật khẩu của người dùng hiện tại. Đây là phương pháp an toàn nhất nhưng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất khi có nhiều người dùng.

  • SSS    Chọn tùy chọn này để sử dụng dịch vụ lưu trữ bảo mật, rồi nhập chuỗi định danh thích hợp trong hộp văn bản SSS ID . Người quản trị site có thể cấu hình site SharePoint để sử dụng cơ sở dữ liệu dịch vụ lưu trữ bảo mật, trong đó có thể lưu trữ tên người dùng và mật khẩu. Phương pháp này có thể là hiệu quả nhất khi có nhiều người dùng.

  • Không có    Chọn tùy chọn này để lưu tên người dùng và mật khẩu trong tệp kết nối.

Lưu ý: Thiết đặt xác thực chỉ được sử dụng bởi Excel Services, chứ không phải bởi Microsoft Excel. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng cùng một dữ liệu được truy nhập cho dù bạn mở sổ làm việc trong Excel hoặc Excel Services, hãy đảm bảo rằng thiết đặt xác thực trong Excel là giống nhau.

Để nâng cao tính bảo mật cho các kết nối của bạn, hãy sử dụng thư viện kết nối dữ liệu (DCL). Một dấu hiệu là một thư viện tài liệu SharePoint đặc biệt có thể được định nghĩa là thư viện địa điểm tin cậy và giúp bạn dễ dàng lưu trữ, bảo mật, chia sẻ và quản lý các tệp ODC. Ví dụ: người quản trị có thể cần di chuyển cơ sở dữ liệu từ máy chủ thử sang máy chủ sản xuất, hoặc Cập Nhật truy vấn truy nhập dữ liệu. Bằng cách sử dụng một tệp ODC được lưu trong DCL, quản trị thông tin kết nối này sẽ dễ dàng hơn và quyền truy nhập của người dùng vào dữ liệu thuận tiện hơn, vì tất cả sổ làm việc đều sử dụng cùng một tệp kết nối và thao tác làm mới (dù trên máy khách hoặc máy tính) được Các thay đổi up-to-date cho tệp kết nối đó. Bạn thậm chí có thể thiết lập SharePoint Server và máy tính khách của người dùng để tự động phát hiện các thay đổi đối với tệp kết nối, rồi dùng phiên bản cập nhật mới nhất của tệp kết nối đó. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục trợ giúp về quản trị Trung tâm.

Đầu Trang

Các vấn đề về kết nối với dữ liệu

Các phần sau đây thảo luận một số vấn đề mà bạn có thể gặp phải khi bạn kết nối với dữ liệu ngoài

Đầu Trang

Vấn đề: tôi hết dung lượng ổ đĩa khi tôi tìm cách nhập dữ liệu.

Nếu bạn hết dung lượng ổ đĩa khi bạn kết nối với dữ liệu ngoài, hãy cân nhắc việc thực hiện các thao tác sau:

Kiểm tra và tăng dung lượng ổ đĩa sẵn dùng    Để giải phóng dung lượng một số trên ổ đĩa cứng của bạn, hãy thử làm rỗng thùng rác, sao lưu các tệp không cần thiết và sau đó loại bỏ chúng khỏi ổ đĩa cứng của bạn hoặc loại bỏ các cấu phần Windows mà bạn không sử dụng. Để biết thêm thông tin về cách giải phóng dung lượng ổ đĩa cứng, hãy xem trợ giúp về Windows.

Các chiến lược mà bạn có thể thử khi đã giới hạn dung lượng ổ đĩa    Nếu bạn chỉ có một lượng khoảng trống hạn chế sẵn dùng trên ổ đĩa cứng của bạn, hãy thử làm như sau:

Truy vấn Microsoft    Hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

  • Đơn giản hóa truy vấn của bạn    Hãy đảm bảo rằng bạn chỉ bao gồm các bảng và trường cần thiết cho truy vấn của bạn. Nếu truy vấn của bạn chứa các bảng hoặc các trường không cần thiết, hãy xóa chúng khỏi truy vấn để giảm kích cỡ của tệp truy vấn tạm thời.

  • Sử dụng tiêu chí để giảm kích cỡ của tập kết quả    Sử dụng tiêu chí để chỉ truy xuất các bản ghi cụ thể thay vì truy xuất tất cả các bản ghi từ một cơ sở dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem trợ giúp truy vấn Microsoft.

  • Đặt giới hạn cho số lượng bản ghi được truy vấn trả về    Giới hạn số lượng bản ghi truy vấn trả về. Trong Microsoft query, hãy bấm tùy chọn trên menu chỉnh sửa , chọn số giới hạn của bản ghi trả về hộp kiểm bên dưới thiết đặt người dùng, rồi nhập số bản ghi tối đa để trả về hộp bản ghi .

Trình hướng dẫn Kết nối dữ liệu    Mặc dù bạn không thể giới hạn dữ liệu thông qua trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, bạn có thể giới hạn dữ liệu từ nguồn dữ liệu bằng cách xác định một truy vấn trong nguồn dữ liệu. Nếu bạn không có khả năng hoặc quyền xác định một truy vấn tại nguồn dữ liệu, hãy liên hệ với người quản trị dữ liệu của bạn.

Đầu Trang

Vấn đề: trình hướng dẫn lập phương OLAP ở đâu?

Trình hướng dẫn lập phương OLAP trong Microsoft query, vốn đã tạo một khối OLAP từ cơ sở dữ liệu phản lực, không còn sẵn dùng trong Excel.

Đầu Trang

Vấn đề: những gì đã xảy ra với dịch vụ truy xuất dữ liệu?

Được giới thiệu trong Microsoft Office 2003, Dịch vụ truy xuất dữ liệu sử dụng tệp kết nối dữ liệu (UDC) (. udcx) để truy nhập vào các dịch vụ web và truy vấn các nguồn dữ liệu khác nhau.

Trong trình hướng dẫn kết nối dữ liệu trên trang chào mừng bạn đến với trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, bạn có thể chọn các tùy chọn nguồn dữ liệu của Microsoft Business hoặc dịch vụ truy xuất dữ liệu. Tùy chọn dịch vụ truy xuất dữ liệu cho phép bạn chọn hai dịch vụ truy xuất dữ liệu: danh sách Windows SharePoint Services, lấy dữ liệu từ danh sách và thư viện tài liệu trên một máy chủ đang chạy _ Z0z_vàMicrosoft SQL Server , lấy dữ liệu từ Microsoft SQL Server 2000 trở lên.

Mặc dù trình hướng dẫn kết nối dữ liệu không còn hỗ trợ chỉnh sửa các tệp kết nối UDC, Excel vẫn tiếp tục hỗ trợ kết nối dịch vụ truy xuất dữ liệu hiện có và bạn vẫn có thể làm mới các kết nối đó.

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×