Tổng quan về chính sách xóa tài liệu trong SharePoint Server 2016

:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Tổ chức của bạn có thể được yêu cầu để giữ lại các tài liệu cho một khoảng thời gian do tuân thủ, Pháp lý, hoặc các yêu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, nếu tổ chức của bạn giữ tài liệu dài hơn cần thiết, bạn tạo rủi ro pháp lý không cần thiết. Với một chính sách xóa tài liệu, bạn có thể việc giảm rủi ro bằng tự động xóa tài liệu trong một site sau khi một khoảng thời gian cụ thể — ví dụ, bạn có thể xóa tài liệu trong OneDrive của người dùng cho doanh nghiệp site năm năm sau khi đã tạo các tài liệu.

Các chính sách xóa tài liệu được hiệu quả chưa linh hoạt — ví dụ, bạn có thể:

  • Cho phép người sở hữu trang để chọn chính sách mà bạn tạo và quản lý tập trung. Bạn cũng có thể cho phép người sở hữu trang để chọn tham gia xuất hoàn toàn nếu họ quyết định một chính sách không áp dụng cho nội dung của họ.

  • Thực thi các chính sách bắt buộc duy nhất trên tất cả các site trong tuyển tập trang, chẳng hạn như tất cả OneDrive for Business site, hoặc thậm chí thực thi các chính sách trên tất cả các tuyển tập site được tạo từ mẫu tuyển tập trang cụ thể, chẳng hạn như mẫu Site nhóm.

  • Cung cấp một chính sách mặc định cho một quy tắc mặc định sẽ được tự động áp dụng mà không cần bất kỳ hành động yêu cầu bởi người sở hữu trang.

  • Tạo một chính sách bao gồm một số quy tắc việc xóa bỏ một chủ sở hữu trang có thể chọn từ.

Bạn tạo và quản lý chính sách xóa tài liệu trong Trung tâm tuân thủ chính sách.

Trung tâm tuân thủ chính sách

Khi nào nên sử dụng các chính sách xóa tài liệu

Ngoài các chính sách xóa tài liệu, SharePoint Server 2016 cung cấp các chính sách duy trì cho nội dung trang:

Mỗi loại chính sách hoạt động tốt nhất cho một loại cụ thể của trang hoặc dữ liệu. Ví dụ, tổ chức của bạn có thể rất có cấu trúc trang dùng kiểu nội dung, chẳng hạn như một trang web tài chính cho hợp đồng hoặc một cơ sở kiến thức cho bài viết này. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng chính sách kiểu nội dung. Hoặc tổ chức của bạn có thể cần giữ lại các tài liệu pháp lý, trong trường hợp, bạn có thể sử dụng các kiểu nội dung và Trung tâm bản ghi để thực hiện một tệp gói.

Tài liệu xóa chính sách không thay thế bản ghi quản lý hoặc thông tin chính sách quản lý, hoạt động tốt nhất với dữ liệu có cấu trúc và kiểu nội dung. Thay vào đó, bạn nên sử dụng các chính sách xóa tài liệu khi bạn cần phải rộng rãi quản lý tự động xóa Phi cấu trúc dữ liệu chẳng hạn như OneDrive for Business site và site nhóm.

Sơ đồ các tính năng duy trì cho nội dung trang

Nếu bạn áp dụng chính sách xóa tài liệu cho một site đã sử dụng chính sách quản lý thông tin, những chính sách được bỏ qua trong khi chính sách xóa tài liệu hiệu lực. Điều này có nghĩa là bạn nên lập kế hoạch cho một trang web để sử dụng chính sách chỉ vốn dành cho nội dung có cấu trúc hoặc phi cấu trúc, không phải cả hai. Để biết thêm thông tin về cách tài liệu xóa chính sách ghi đè lên chính sách khác, hãy xem áp dụng hoặc loại bỏ một chính sách xóa tài liệu cho một trang web.

Không giống như các chính sách, tài liệu xóa chính sách hoạt động chỉ trên thư viện tài liệu, danh sách không.

Quy tắc và xóa chính sách

Chính sách xóa tài liệu chứa một hoặc nhiều hơn nữa xóa quy tắc xác định:

  • Khoảng thời gian cho đến khi việc xóa bỏ.

  • Có để tính toán việc xóa bỏ ngày từ khi tài liệu được tạo hoặc sửa đổi lần cuối.

  • Có để xóa tài liệu vĩnh viễn hoặc vào thùng rác.

Nếu một chính sách chứa nhiều hơn một quy tắc, người sở hữu trang có thể chọn quy tắc tốt nhất áp dụng cho nội dung của họ.

Trang quy tắc mới

Chính sách và nhiệm vụ

Sau khi bạn tạo một chính sách xóa tài liệu, bạn có thể gán nó cho một mẫu tuyển tập site — ví dụ, bạn có thể gán chính sách cho OneDrive for Business mẫu để nó bao gồm tất cả người dùng OneDrive for Business. Khi bạn gán chính sách cho một mẫu tuyển tập site, điều này áp dụng cho tất cả các tuyển tập trang đã được tạo từ mẫu đó, ngoài việc các tuyển tập site được tạo từ mẫu đó trong tương lai.

Gán cho OneDrive for Business mẫu tùy chọn

Bạn cũng có thể gán chính sách cho một tuyển tập trang cụ thể — cách làm như vậy ghi đè bất chính sách đã được phân công cho mẫu đó tuyển tập trang. Ví dụ, bạn có thể gán chính sách cho mẫu Site nhóm, nhưng rồi ghi đè chúng bằng cách áp dụng một bộ chính sách khác nhau vào tuyển tập trang cụ thể được tạo từ mẫu đó.

Chính sách bắt buộc một hoặc nhiều chính sách để chọn từ

Khi bạn gán chính sách, bạn có thể chọn để giúp bạn bắt buộc, sao cho chỉ chính sách này có thể gán và nó sẽ được áp dụng cho tất cả các site trong tuyển tập trang. Người sở hữu trang không thể chọn không tham gia một chính sách bắt buộc, có nghĩa là các tài liệu trong site sẽ có phải tuân theo chính sách xóa không có vấn đề gì.

Chính sách Mark như tùy chọn bắt buộc

Thay vì tạo một chính sách duy nhất bắt buộc, bạn cũng có thể gán một vài chính sách cho một tuyển tập trang, cho phép mỗi người sở hữu trang để chọn chính sách nào để áp dụng cho trang web của họ, hoặc thậm chí để chọn tham gia xuất hoàn toàn. Ví dụ, bạn có thể tạo một chính sách cho tài liệu kinh doanh chung và khác cho tài liệu có một kế hoạch duy trì khác nhau. Người sở hữu trang thường biết nhất nội dung nào có chứa trang web của họ và do đó chính sách xóa tài liệu để áp dụng. Mỗi trang có thể chỉ có một chính sách được áp dụng cho nó.

Quy tắc một hoặc nhiều quy tắc để lựa chọn

Nói, mỗi chính sách có thể chứa nhiều quy tắc--ví dụ, một chính sách xóa cho tài liệu kinh doanh chung có thể có hai quy tắc:

  • Tài liệu mà không cần duy trì dựa trên nghĩa vụ pháp lý hoặc đang diễn ra nhu cầu không nên được lưu giữ nhiều hơn một năm từ tạo.

  • Tài liệu cần thiết để sử dụng hiện hoạt, đang diễn ra business cần thiết cho nhiều hơn một năm, không nên được lưu giữ cho nhiều hơn ba năm từ tạo.

Người sở hữu trang có thể xác định trang web của họ chứa chung business tài liệu, chọn xóa chính sách này, sau đó chọn quy tắc thích hợp từ chính sách. Bạn chỉ có thể chọn quy tắc chính sách hiện đang được áp dụng cho trang (không có từ bất kỳ chính sách), và quy tắc áp dụng cho tất cả các thư viện tài liệu trong site.

Mối quan hệ tuyển tập site, chính sách và các quy tắc

Đây là mối quan hệ cơ bản:

Tuyển tập trang hoặc một mẫu tuyển tập site có thể có một chính sách thêm được gán, và mỗi những chính sách có thể có một hoặc nhiều quy tắc. Tuy nhiên, có thể chỉ có một chính sách hoạt động trên một trang web, và có thể chỉ có một quy tắc xóa đang hoạt động vào bất kỳ lúc nào cho các thư viện trong site.

Sơ đồ hiển thị quy tắc và chính sách

Tài liệu xóa chính sách được thừa kế

Chẳng hạn như quyền, dẫn hướng, và nhiều các tính năng trang web, tài liệu xóa chính sách được thừa kế. Người sở hữu trang có thể chọn một chính sách xóa tài liệu cho trang web của họ và tất cả các trang con thừa kế chính sách từ mẹ. Một chủ sở hữu site con có thể ngắt kế thừa quyền bằng cách chọn một chính sách khác nhau và kết hợp quy tắc và chính sách đó áp dụng cho tất cả các site con cho đến khi kế thừa quyền bị hỏng lại.

Việc gán chính sách xóa tài liệu lần đầu tiên

Điều quan trọng để hiểu rằng khoảng thời gian đã xác định cho tài liệu chính sách thao tác xóa có nghĩa là thời gian kể từ khi tài liệu được tạo hoặc thay đổi, không thời gian kể từ khi chính sách đã được phân công là. Ví dụ, bạn có thể tạo một chính sách xóa tài liệu vĩnh viễn xóa tài liệu hai năm sau khi đã tạo ra, và sau đó gán chính sách đó cho một mẫu tuyển tập site mà một vài tuyển tập site được tạo bốn hoặc năm năm trước. Trong trường hợp này, có thể cho tuyển tập trang hiện có chứa nhiều tài liệu đã có cũ hơn hai năm được xác định bởi chính sách xóa — này có nghĩa là nhiều nội dung sẽ bị xóa ngay sau khi gán chính sách xóa tài liệu cho đầu tiên thời gian.

Khi bạn gán chính sách lần đầu tiên, tất cả tài liệu trong trang được định trị, và nếu họ đáp ứng các tiêu chí, họ sẽ bị xóa. Điều này áp dụng cho tất cả tài liệu hiện có, tài liệu không vừa mới tạo kể từ khi chính sách đã được giao. Và nhớ rằng khoảng thời gian dành cho thời hạn của mỗi tài liệu, không thời gian từ khi chính sách lần đầu tiên đã được phân công.

Do đó, trước khi bạn gán chính sách vào trang lần đầu tiên, bạn trước tiên nên cân nhắc tuổi thọ của nội dung hiện có và làm thế nào chính sách có thể ảnh hưởng đến nội dung hiện có đó. Bạn cũng có thể muốn liên lạc chính sách mới cho người sở hữu trang trước khi gán, để cung cấp cho họ thời gian để đánh giá có thể ảnh hưởng.

Độ trễ thời gian cho biến hết trong chính sách

Sau khi bạn gán chính sách cho một tuyển tập trang, người sở hữu trang sử dụng nối kết Tài liệu xóa chính sách trên Trang thiết đặt trang để xem và áp dụng chính sách sẵn dùng cho site.

Nối kết Chính sách xóa tài liệu sẽ không xuất hiện, trừ khi chính sách đã được gán vào tuyển tập trang. Ngoài ra, nối kết không xuất hiện ngay sau khi chính sách đã được gán vào site — có thể lên đến một thời gian trễ 24 giờ từ khi các chính sách được gán cho khi nối kết Tài liệu xóa chính sách xuất hiện

Nối kết chính sách xóa tài liệu

Làm thế nào tài liệu xóa chính sách hoạt động với chính sách tại chỗ

Khai báo giữ tại chỗ đảm bảo rằng tất cả nội dung được giữ nguyên cho một kỳ hạn cụ thể của thời gian, trong khi một chính sách xóa tài liệu đảm bảo rằng tất cả nội dung bị xóa bỏ sau một khoảng thời gian cụ thể.

Nếu bạn cần giữ lại các tài liệu cho một khoảng thời gian cố định, bạn có thể sử dụng một chính sách giữ tại chỗ kết hợp với một chính sách thao tác xóa. Ví dụ, bạn có thể giữ tài liệu cho ba năm sau khi chúng được sửa đổi, và sau đó thiết lập chính sách xóa để xóa bỏ các tài liệu này ba năm sau khi chúng được sửa đổi lần cuối.

Lưu ý rằng việc xóa bỏ một chính sách không thể ghi đè khai báo giữ tại chỗ. Nếu trang giữ lại và xóa bỏ một tài liệu chính sách xóa tài liệu, sau đó tài liệu sẽ được giữ nguyên trong thư viện bảo toàn giữ theo cách giống như khi tài liệu đã bị xóa theo cách thủ công. Để biết thêm thông tin, hãy xem tổng quan về tại chỗ giữ trong SharePoint Server 2016.

Quyền

Thành viên của nhóm tuân thủ của bạn sẽ sử dụng trung tâm tuân thủ chính sách cần quyền đối với cả hai vào chính sách tâm và trang bộ sưu tập mà chính sách sẽ được áp dụng. Chúng tôi khuyên bạn nên bạn:

  1. Tạo một nhóm bảo mật có chứa tất cả người dùng của Trung tâm tuân thủ chính sách — có thể nhóm tuân thủ của bạn.

  2. Trong Trung tâm tuân thủ chính sách, thêm nhóm bảo mật vào nhóm người sở hữu tuyển tập trang.

  3. Trong mỗi tuyển tập trang mà bạn cần phải gán chính sách xóa tài liệu, thêm nhóm bảo mật vào nhóm người sở hữu tuyển tập trang.

Thông tin khác

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×