Tạo và tùy chỉnh loại bản ghi và danh sách

Ví dụ: Xe đạp bán buôn tạo tùy chỉnh loại bản ghi

Bán buôn xe đạp cần để tạo bản ghi cửa hàng và nhân viên Store.

Mỗi store mua từ bán buôn có một vài nhân viên chịu trách nhiệm cho mua. Bán buôn xe đạp bán tới nhiều cửa hàng, mỗi với được đặt riêng của họ của nhân viên đưa ra quyết định mua. Bán buôn nhu cầu để liên kết mỗi nhân viên lưu trữ với cửa hàng cụ thể của họ để xem danh sách các nhân viên và bất kỳ thông tin liên lạc với nhân viên store khi xem lại thông tin về một cửa hàng.

Để thực hiện điều này, bán buôn tạo một bản ghi cửa hàng mà dựa trên loại bản ghi tài khoản và tạo một bản ghi nhân viên Store dựa trên loại bản ghi liên hệ công việc. Bán buôn lựa chọn để tạo bản ghi cửa hàng theo bản ghi tài khoản, vì hồ sơ tài khoản Hiển thị một danh sách liên hệ công việc có liên quan và tất cả các khoản mục lịch sử liên lạc từ mỗi liên hệ công việc.

Thêm phần

1. Mở một biểu mẫu để tùy chỉnh.

2. Trên tab tùy chỉnh , trong nhóm bố trí , hãy bấm Thêm phần .

3. Trong hộp Phần tên , nhập tên cho phần, sau đó bấm OK.

   Nếu bạn muốn thay đổi chiều rộng của một phần, hãy chọn phần đó. Trên tab tùy chỉnh , bấm rộng hoặc hẹp .

Loại bỏ phần

1. Bấm vào phần mà bạn muốn loại bỏ.

   Mẹo: Một phần có một tên phần bằng một đường ngang bên cạnh tên. Để chọn một phần, hãy bấm trên hoặc gần tên phần.

   

2. Trên tab tùy chỉnh , trong nhóm bố trí , hãy bấm loại bỏ .

   Lưu ý: 

   • Bất kỳ trường nào trong phần này sẽ bị loại bỏ, nhưng không xóa bỏ chúng khỏi cơ sở dữ liệu Business Contact Manager. Nếu bạn muốn thêm các trường trở về biểu mẫu, hãy xem Thêm một trường sau trong bài viết này. Loại bỏ trường không xóa hẳn các trường hoặc dữ liệu có chứa. Bất kỳ dữ liệu đã được nhập trong các trường vẫn được lưu trong cơ sở dữ liệu của bạn, trừ khi bạn xóa vĩnh viễn trường.

   • Khi bạn loại bỏ một phần, nó sẽ bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu Business Contact Manager. Các trường đã được đưa vào phần sẽ không bị xóa cùng với các phần. Nếu bạn muốn thêm phần một lần nữa, bạn có thể thêm một phần có cùng tên và thêm các trường trở lại vào biểu mẫu trong phần đó.

Đầu trang

Thêm trường

1. Mở một biểu mẫu để tùy chỉnh.

   Mẹo: Trước khi bước tiếp theo, hãy bấm vào phần mà bạn muốn thêm vào trường. Nếu trường không nơi bạn muốn, bạn có thể kéo nó đến một phần sau khi bạn đã thêm nó.

2. Trên tab tùy chỉnh , trong nhóm bố trí , hãy bấm Thêm trường .

3. Trong hộp thoại Thêm trường , hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

   • Trong danh sách, bấm vào một trong các trường được liệt kê, và sau đó bấm Thêm vào biểu mẫu.

     

   • Để tạo trường mới hoặc thêm một trường mà bạn đã tạo cho một biểu mẫu khác, hãy bấm mới.

     Trong hộp thoại tạo trường mới , hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

     Tạo trường mới    

     1. Trong hộp tên trường , hãy nhập tên cho trường.

     2. Từ danh sách kiểu dữ liệu , bấm vào loại dữ liệu có chứa trường, ví dụ, số.

     Đối với loại dữ liệu	Chọn kiểu dữ liệu này
     Từ hoặc câu tối đa 96 ký tự	Văn bản
     Số có hoặc không có dấu thập phân	Số
     Phần trăm	Phần trăm
     Giá cả, thu nhập hoặc bất kỳ dữ liệu tiền tệ liên quan khác	Tiền tệ
     Câu trả lời cho các câu hỏi đơn giản như có hoặc không, hoặc tắt, hoặc true hoặc false	Có/không
     Thông tin ngày hoặc thời gian trong bất kỳ định dạng sẵn dùng trong Outlook	Ngày/thời gian
     Số nguyên	Số nguyên
     Danh sách nhập trước các mục (giá trị) để tiết kiệm thời gian hoặc duy trì nhất quán giữa biểu mẫu	Danh sách thả xuống
     Địa chỉ web	URL
     Nối kết đến một bản ghi khác trong cơ sở dữ liệu	Mối quan hệ

     Lưu ý: Bạn không thể thay đổi kiểu dữ liệu của trường sau khi bạn tạo trường. Nếu bạn muốn thay đổi kiểu dữ liệu, xóa bỏ trường và sau đó thêm một mật khẩu mới với kiểu dữ liệu mà bạn muốn.

     1. Nếu cần, trong danh sách định dạng , bấm định dạng cho dữ liệu trong trường.

        Lưu ý: Một số loại dữ liệu có chỉ có một định dạng.

     2. Bấm OK.

        Trường mà bạn đã tạo sẽ xuất hiện trong danh sách trong hộp thoại Thêm trường .

     3. Để thêm trường vào biểu mẫu của bạn, trong hộp thoại Thêm trường , bấm vào trường, sau đó bấm Thêm vào biểu mẫu.

     Thêm một trường từ một biểu mẫu khác    

     1. Bấm vào tùy chọn Thêm một trường từ một biểu mẫu khác nhau .

     2. Bấm vào một trường từ danh sách, sau đó bấm OK.

        Lưu ý: Bạn phải tạo một trường cho nó xuất hiện trong danh sách này.

        Trường mà bạn đã chọn xuất hiện trong danh sách trong hộp thoại Thêm trường .

     3. Để thêm trường vào biểu mẫu của bạn, trong hộp thoại Thêm trường , bấm vào trường, sau đó bấm Thêm vào biểu mẫu.

Đầu trang

Thêm một trường quan hệ

Sử dụng trường quan hệ để nối kết bản ghi liên quan. Tất cả các bản ghi đã được nối kết với bản ghi cụ thể được liệt kê trên bản ghi đã chọn, được gọi là bản ghi đích, tương tự như bản ghi tài khoản liệt kê tất cả các liên hệ công việc được nối kết với nó.

Bạn có thể nối kết bản ghi cùng loại, cũng như nối kết bản ghi khác.

Ví dụ, trong cơ sở dữ liệu công việc mẫu, để nối kết hàng bán lẻ xe đạp lưu trữ với nhà cung cấp xe đạp có cửa hàng bán lẻ thực hiện, bạn có thể:

• Mở loại bản ghi nhà cung cấp cho tùy chỉnh. Trường quan hệ sẽ được thêm vào loại bản ghi này.

  

• Thêm một trường quan hệ Cửa hàng bán lẻ được gọi là loại bản ghi nhà cung cấp, với lưu dưới dạng loại bản ghi đích, và Nhà cung cấp tên là tên trường đích.

  Lưu ý: 

  • Thêm một trường quan hệ loại bản ghi khởi tạo cũng sẽ tạo ra một bảng liệt kê các bản ghi liên quan trên bản ghi đích. Trong ví dụ này, các bản ghi nhà cung cấp (khởi tạo bản ghi) có mối quan hệ trường bạn sử dụng để nối kết để lưu trữ bản ghi. Lưu trữ bản ghi (bản ghi đích) có bảng liệt kê các bản ghi nhà cung cấp nối kết với chúng.

  • Bảng hoặc trường đích, không phải là có thể sửa. Để thay đổi bản ghi liên quan, hãy dùng trường quan hệ. Trong ví dụ này, hãy đi đến bản ghi nhà cung cấp để loại bỏ một cửa hàng hoặc để thêm lưu trữ khác. Điều này sẽ thay đổi danh sách nhà cung cấp trong bảng trên bản ghi cửa hàng liên quan.

  

• Sử dụng trường quan hệ trên bản ghi nhà cung cấp để nối kết xe đạp bán lẻ lưu trữ bản ghi với bản ghi nhà cung cấp.

  

• Hãy chọn trường đích trên xe đạp bán lẻ lưu trữ bản ghi để xem danh sách các nhà cung cấp xe đạp cho cửa hàng những.

  

Để biết thông tin về cơ sở dữ liệu nghiệp vụ mẫu, hãy xem về Adventure Works và cơ sở dữ liệu nghiệp vụ mẫu.

Loại bỏ trường

1. Mở một biểu mẫu để tùy chỉnh.

2. Bấm vào trường mà bạn muốn loại bỏ khỏi biểu mẫu.

   Lưu ý: Trường bắt buộc, chẳng hạn như tên tài khoản, không thể loại bỏ.

3. Trên tab tùy chỉnh , trong nhóm bố trí , hãy bấm loại bỏ , hoặc nhấn phím DELETE.

   Lưu ý: Trường và bất kỳ dữ liệu nào đó có thể thêm lại vào biểu mẫu, vì trường vẫn được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Business Contact Manager. Trường cũng có thể được thêm vào biểu mẫu khác trong hộp thoại Thêm trường .

Xóa vĩnh viễn một trường

1. Mở một biểu mẫu để tùy chỉnh.

2. Trên tab tùy chỉnh , trong nhóm bố trí , hãy bấm Thêm trường .

3. Trong hộp thoại Thêm trường , bấm vào trường mà bạn muốn xóa, sau đó bấm xóa.

   Lưu ý: Bạn có thể chỉ xóa vĩnh viễn một trường nếu nó không được dùng trên bất kỳ hình thức nào khác.

Đầu trang

Di chuyển một phần hoặc sắp xếp lại các trường trên một trang

1. Mở một biểu mẫu để tùy chỉnh.

2. Bấm vào phần hoặc các trường bạn muốn di chuyển.

   Một phần có một tên phần bằng một đường ngang bên cạnh tên. Để chọn một phần, hãy bấm trên hoặc gần tên phần.

   

3. Kéo phần hoặc các trường vào một vị trí mới trên trang, hoặc dùng các phím mũi tên trên bàn phím của bạn để di chuyển phần hoặc các trường.

Đầu trang

Di chuyển phần đến một trang khác

1. Bấm vào phần mà bạn muốn di chuyển.

   

2. Trên tab tùy chỉnh , trong nhóm bố trí , hãy bấm di chuyển đến .

3. Trong hộp thoại di chuyển đến trang , hãy bấm vào trang mà bạn muốn di chuyển phần, sau đó bấm OK.

   Lưu ý: Nếu một trang bị ẩn, bạn sẽ cần phải tắt tính năng ẩn có thể nhập dữ liệu trên trang. Trên tab tùy chỉnh , trong nhóm hiện , bấm vào trang. Trong nhóm trang , hãy bấm ẩn .

Đầu trang

Tạo danh sách

1. Mở một biểu mẫu để tùy chỉnh.

2. Trên tab tùy chỉnh , trong nhóm bố trí , hãy bấm Thêm trường .

3. Trong hộp thoại Thêm trường , hãy bấm mới.

4. Trong danh sách kiểu dữ liệu , hãy chọn danh sách thả xuống.

   Lưu ý: Để có danh sách, lựa chọn định dạng duy nhất cũng là danh sách thả xuống.

5. Bấm OK.

6. Thêm mục vào danh sách của bạn.

   Cách thực hiện?

   1. Trong hộp thoại Sửa danh sách , bấm Thêm để thêm một mục (một giá trị) vào danh sách.

   2. Trong hộp thoại Thêm mục , trong hộp tên mục , hãy nhập tên của giá trị.

   3. Bấm OK.

      Trong hộp thoại Sửa danh sách trong cột giá trị , mục bạn đã thêm vào sẽ xuất hiện.

   4. Để thêm một mục khác vào danh sách, hãy lặp lại quy trình này.

7. Để di chuyển một mục lên hoặc xuống trong danh sách, hãy bấm giá trị bạn muốn di chuyển, và sau đó bấm lên hoặc xuống mũi tên nút.

8. Để chọn một mục là giá trị mặc định trong trường, bấm giá trị, sau đó bấm vào nút Làm mặc định .

   Nếu có một mục sẽ được dùng thường xuyên nhất, bạn có thể làm nó giá trị mặc định để tiết kiệm thời gian khi bạn hoàn thành biểu mẫu.

9. Bấm OK.

Sửa danh sách

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm tab Business Contact Manager , sau đó bấm nút tùy chỉnh .

3. Bấm sửa danh sách.

4. Trong hộp thoại Sửa danh sách , bấm vào danh sách mà bạn muốn sửa.

   Khi bạn chọn danh sách, các mục trong danh sách xuất hiện trong cột giá trị .

   

5. Thực hiện một trong các thao tác sau để sửa danh sách:

   Thêm một giá trị vào danh sách     Bấm nút Thêm , hãy nhập tên mục, và sau đó bấm OK.

   Đổi tên một giá trị     Bấm vào một mục, sau đó bấm vào nút đổi tên . Nhập tên mới, sau đó bấm OK.

   Loại bỏ một giá trị hoặc thay thế bằng giá trị khác     Bấm vào một mục, sau đó bấm nút xóa . Nếu bạn muốn thay thế giá trị, hãy chọn giá trị khác trong danh sách và sau đó bấm OK. Nếu bạn muốn loại bỏ nó, hãy bấm OK.

   Di chuyển một giá trị lên hoặc xuống trong danh sách     Bấm vào một mục, và sau đó bấm lên hoặc xuống mũi tên nút.

   Thực hiện một mục giá trị mặc định     Bấm vào mục, sau đó bấm vào nút Làm mặc định .

6. Khi bạn đã hoàn thành tất cả các thay đổi của bạn, trong hộp thoại Sửa danh sách , hãy bấm OK.

Đầu trang