Tạo và in nhãn bằng tính năng phối thư

Khi bạn muốn sử dụng nhãn để gửi thư hàng loạt đến mọi người trên danh sách địa chỉ của mình, bạn có thể sử dụng phối thư để tạo một trang tính gồm các nhãn địa chỉ. Mỗi nhãn sẽ chứa một địa chỉ từ danh sách của bạn. Bạn cũng có thể tạo và in nhãn mà không sử dụng phối thư.

Lưu ý: Nếu bạn muốn phối thư trực tiếp đến phong bì, hãy xem mục Phối thư có phong bì.

Ba tệp trong quy trình phối thư là tài liệu chính cùng với một danh sách gửi thư tạo ra một tập hợp thư hay thư email, phong bì hoặc nhãn.

Đây là các tài liệu liên quan đến việc tạo và in nhãn bằng quy trình phối thư:

  • Tài liệu chính của bạn
    Đây là tài liệu mà bạn sử dụng để thiết lập bố trí của các nhãn trong phối thư. Bạn cũng có thể thiết lập bất kỳ nội dung nào bạn muốn lặp lại trên từng nhãn, chẳng hạn như logo công ty hoặc địa chỉ trả về của bạn trên nhãn vận chuyển.

  • Danh sách gửi thư của bạn
    Danh sách gửi thư của bạn là nguồn dữ liệu mà Word sử dụng trong phối thư. Đó là một tệp có chứa các địa chỉ cần in trên nhãn.

Khi bạn kết hợp hai tài liệu đó, bạn sẽ có nhãn địa chỉ của mình.

Bước 1: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư có thể là một bảng tính Excel, một thư mục liên hệ Outlook, một cơ sở dữ liệu Access hoặc một danh sách địa chỉ Office. Danh sách này chứa các bản ghi mà Word lấy thông tin từ đó để xây dựng địa chỉ dành cho các nhãn.

  • Nếu bạn chưa có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách mới trong Word trong khi phối thư.

  • Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Excel, hãy đảm bảo rằng cột dành cho Mã ZIP hoặc mã bưu chính được định dạng là văn bản để bạn không bỏ mất bất kỳ số không nào. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel để phối thư trong Word.

  • Nếu bạn muốn sử dụng danh bạ Outlook của mình, hãy đảm bảo Outlook là chương trình email mặc định của bạn.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu chính cho nhãn

  1. Trong Word, chọn Tệp > Mới > Tài liệu Trống.

  2. Ở tab Gửi thư, trong nhóm Bắt đầu Phối Thư, chọn Bắt đầu Phối Thư > Nhãn.

    Bấm vào Bắt đầu Phối Thư và chọn Nhãn để tạo một trang tính nhãn muốn phối.

  3. Trong hộp thoại Tùy chọn Nhãn, bên dưới Thông tin Nhãn, chọn nhà cung cấp nhãn của bạn trong danh sách Nhà cung cấp nhãn.

    Tùy chọn nhà cung cấp nhãn và số sản phẩm

  4. Trong danh sách Số sản phẩm, chọn số khớp với số sản phẩm trên gói nhãn của bạn.

    Lưu ý: Nếu bạn đang dùng máy in kim, bạn sẽ có một danh sách số sản phẩm khác. Hãy nhớ chọn Máy in kim bên dưới Thông tin máy in để xem danh sách liên quan.

  5. Chọn OK.

    Tài liệu của bạn sẽ hiển thị kích thước và hình dạng của nhãn đã chọn của bạn. Nếu không, ở tab Bố trí, trong nhóm Bảng, chọn Xem Đường lưới.

    Một trang nhãn trống trong Word 2016

Bước 3: Liên kết danh sách gửi thư với nhãn của bạn

  1. Ở tab Gửi thư, trong nhóm Bắt đầu Phối Thư, chọn Chọn Người nhận, rồi chọn một trong các tùy chọn sau:

    Lệnh Nhập một Danh sách Mới

    • Nếu bạn chưa có danh sách gửi thư, hãy chọn mục Nhập Danh sách Mới và tạo một danh sách.

      hoặc

    • Nếu danh sách gửi thư của bạn nằm trong bảng tính Excel, cơ cở dữ liệu Access hoặc một loại tệp dữ liệu khác, hãy chọn Sử dụng Danh sách Hiện có. Sau đó, duyệt tới danh sách của bạn và chọn Mở.

      hoặc

    • Nếu bạn đang sử dụng danh bạ Outlook, chọn mục Chọn từ Danh bạ Outlook.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để tạo nhãn cho toàn bộ danh sách gửi thư của bạn, đi tới "Bước 4: Thêm địa chỉ vào nhãn".

      hoặc

    • Để tạo nhãn chỉ cho một vài tên trong danh sách của bạn, ở tab Gửi thư, chọn Chỉnh sửa Danh sách Người nhận.

      Là một phần của phối thư trong Word, trên tab Gửi thư, trong nhóm Bắt đầu Phối Thư, chọn Chỉnh sửa Danh sách Người nhận.

  3. Trong hộp Người nhận Phối Thư, chọn tên bạn muốn thêm vào nhãn của mình.

    Chọn các hàng bằng cách đánh dấu hộp kiểm

    Lưu ý: Bạn cũng có thể sắp xếp hoặc lọc danh sách để tìm kiếm tên và địa chỉ dễ dàng hơn.

Bước 4: Thêm địa chỉ vào nhãn

Khối địa chỉ là một trường phối thư. Còn được gọi là chỗ dành sẵn, bạn sử dụng trường phối để đánh dấu vị trí bạn muốn địa chỉ xuất hiện trên nhãn.

Mẹo: Nếu bạn muốn thêm ảnh—ví dụ: logo—vào nhãn và cho ảnh xuất hiện trước khối địa chỉ, tốt nhất là bạn nên thực hiện điều đó ngay. Làm theo các hướng dẫn trong mục con "Thêm ảnh vào nhãn" của Bước 4.

  1. Ở tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Khối Địa chỉ.

    Là một phần của phối thư trong Word, trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Khối Địa chỉ.

  2. Trong hộp thoại Chèn Khối Địa chỉ, chọn định dạng cho tên người nhận khi xuất hiện trên nhãn.

    Các tùy chọn khối địa chỉ

    Lưu ý: Chọn Xem trước Kết quả, rồi chọn nút bản ghi Tiếp theo Nút bản ghi tiếp theo của kết quả xem trước phối thư hoặc Trước đó Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư để di chuyển qua các bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn và xem cách một địa chỉ sẽ xuất hiện trên nhãn.

  3. Chọn OK.

    Mẹo: Để thay đổi cách căn chỉnh khối địa chỉ của bạn trên các nhãn, chọn khối địa chỉ và trên tab Trang đầu, trong nhóm Đoạn văn, chọn Căn Trái, Căn giữa, Căn Phải, hoặc Căn đều hai bên.

  4. Trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Cập nhật Nhãn để áp dụng thay đổi cho từng nhãn.

    Bấm vào nút Cập nhật Nhãn trên Dải băng để áp dụng thay đổi trên toàn bộ trang tính của nhãn.

    Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy địa chỉ của mình, chọn Xem trước Kết quả.


Thêm một ảnh vào nhãn

Bạn có thể chèn ảnh—ví dụ: logo, vào nhãn. Sau khi đã chèn, bạn có thể điều chỉnh kích cỡ, định dạng và kiểu ảnh.

  1. Sau khi bạn chọn một định dạng nhãn trong hộp thoại Chèn Khối Địa chỉ, đặt con trỏ của bạn ở bên trái mã trường «AddressBlock».

    Trong Tùy chọn Bố trí, bạn có thể định vị ảnh bằng cách chọn Bao quanh hoặc Khít hai bên.

  2. Ở tab Chèn, chọn Ảnh, tìm tệp bạn muốn, chọn tệp đó, rồi chọn Chèn.

  3. Nếu cần, hãy thực hiện một trong các thao tác sau để điều chỉnh hình ảnh:

    • Đổi kích cỡ theo cách thủ công (chọn một núm điều khiển), thay đổi hướng (chọn xoay) hoặc di chuyển (kéo) ảnh.

      hoặc

    • Chọn Tùy chọn Bố trí Nút Tùy chọn Bố trí và làm việc với bất kỳ tùy chọn nào trong các tùy chọn khả dụng.

  4. Chọn Gửi thư > Cập nhật Nhãn để xem ảnh trên từng nhãn.

Để biết các mẹo về cách làm việc với ảnh, hãy xem mục Chèn ảnh trong Office 2013 và Office 2016.


Xác minh tên trường phối

Đảm bảo Word tìm thấy tên và địa chỉ trong danh sách gửi thư.

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Khớp Trường.

  2. Trong hộp Khớp Trường, cột ở bên trái là tên trường mà Word sử dụng trong Khối Địa chỉ. Cột ở bên phải cho phép bạn khớp các trường trong nguồn dữ liệu của mình với tên những trường đó. Xác minh rằng tên trường xuất hiện ở phía bên trái khớp với tên của đầu đề cột đối với các bản ghi trong danh sách gửi thư của bạn để Word có thể đặt dữ liệu phù hợp ở đúng vị trí trên nhãn của bạn.

    Hộp thoại Khớp Trường
  3. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu tên trường hiển thị khớp với đầu đề cột mà bạn đã sử dụng cho bản ghi trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư, bạn không phải thực hiện gì cả.

      hoặc

    • Nếu (không khớp) xuất hiện trong tên trường mà bạn muốn khớp với đầu đề cột trong nguồn dữ liệu, hãy chọn mũi tên thả xuống, rồi chọn tên trường trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư. Lặp lại nếu cần.

  4. Chọn OK.

Bước 5: Xem trước và in nhãn

Thực hiện bước kiểm tra cuối cùng trước khi bạn in nhãn.

  1. Ở tab Gửi thư, chọn Xem trước Kết quả.

    Trong Word, trên tab Gửi thư, nhóm Xem trước Kết quả.

  2. Chọn nút bản ghi Tiếp theo Nút bản ghi tiếp theo của kết quả xem trước phối thư hoặc Trước đó Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư để bảo đảm bảo tên và địa chỉ trên tất cả các nhãn đều trông phù hợp.

    Mẹo:  Để đi tới đầu danh sách, chọn nút ghi Đầu tiên Nút bản ghi đầu tiên của kết quả xem trước phối thư , rồi đi tới cuối danh sách, chọn nút ghi Cuối cùng Nút bản ghi cuối cùng của kết quả xem trước phối thư .

  3. Chọn Kết thúc & Phối > In Tài liệu.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Kết thúc & Phối cùng các tùy chọn.

Bước 6: Lưu tài liệu nhãn của bạn

Khi bạn lưu tài liệu phối thư, tài liệu đó vẫn duy trì kết nối với danh sách gửi thư để bạn có thể sử dụng tài liệu phối thư cho hoạt động gửi thư hàng loạt tiếp theo của mình. Vào lần tiếp theo bạn mở tài liệu phối thư, chọn khi Word nhắc bạn duy trì kết nối.

Để thay đổi địa chỉ cho các nhãn trong tài liệu phối thư

  • Mở tài liệu phối thư dành cho nhãn và chọn Chỉnh sửa Danh sách Người nhận để sắp xếp, lọc và chọn các địa chỉ cụ thể.

Xem thêm

Bạn có câu hỏi về phối thư Word mà chúng tôi chưa trả lời tại đây?

Đăng câu hỏi trong diễn đàn cộng đồng Word

Giúp chúng tôi cải thiện Word

Bạn có đề xuất về cách chúng tôi có thể cải thiện phối thư (hay bất cứ tính năng nào khác) trong Word không? Nếu có, vui lòng truy nhập mục Word User Voice và cho chúng tôi biết!

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×