Tạo và gán thể loại màu

Outlook for Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010

Thể loại màu cho phép bạn dễ dàng xác định và nhóm các mục liên quan trong Microsoft Outlook. Gán một thể loại màu cho một nhóm các mục liên quan—như ghi chú, danh bạ, cuộc hẹn và thư email—để bạn có thể nhanh chóng theo dõi và sắp xếp các mục này. Bạn cũng có thể gán nhiều thể loại màu cho các mục.

xem các thể loại màu trong hộp thư đến của bạn
Thể loại màu cho phép bạn nhanh chóng xem lướt và xác định các mục liên quan.

Bạn có thể chọn từ một bộ thể loại mặc định hoặc tạo thể loại của riêng bạn, rồi gán thể loại đó cho các mục Outlook của mình. Màu thể loại được hiển thị nổi bật ở các dạng xem bảng, như Hộp thư đến và trong bản thân các mục mở. Bạn có thể đổi tên các thể loại thành tên có ý nghĩa hơn với bạn hoặc chọn các màu khác nhau cho các danh mục. Sự linh hoạt này cho phép bạn thiết kế một hệ thống thể loại màu phù hợp với kiểu công việc cá nhân của bạn.

Gán một thể loại màu cho thư email

Để gán một thể loại màu cho một thư trong danh sách thư, bấm chuột phải vào thư. Chọn Phân loại, rồi chọn một thể loại từ danh sách.

Mẹo: Nếu bấm chuột phải vào thư và bạn chỉ thấy các tùy chọn gắn cờ cho thư, hãy thử bấm chuột phải vào khoảng trống ở bên phải tên người gửi.

Lưu ý: 

  • Nếu bạn muốn gán một thể loại màu thứ hai hoặc thứ ba, bạn có thể thực hiện hành động này nhiều lần.

  • Bạn không thể gán một thể loại màu cho thư từ ngăn đọc hoặc từ danh sách thư nếu bạn đang sử dụng Dạng xem Hội thoại trong Outlook 2016. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tìm hiểu thêm về Dạng xem hội thoại.

Để gán một thể loại màu từ ngăn đọc hoặc thư đang mở, hãy chọn Phân loại từ nhóm Thẻ trên dải băng, rồi chọn một thể loại từ danh sách.

Nếu bạn không nhìn thấy Phân loại trên Dải băng, hãy chọn danh sách thả xuống bên dưới Thẻ.

Chọn phần thả xuống Thẻ, rồi chọn Phân loại.

Lưu ý: Danh sách thả xuống Phân loại sẽ hiển thị mười thể loại được sử dụng gần đây nhất. Nếu bạn có các thể loại bổ sung, bạn sẽ cần chọn Mọi Thể loại để xem phần còn lại của danh sách.

  1. Trong thư mục thư bất kỳ, ở nhóm Thẻ trên Dải băng, hãy chọn Phân loại > Mọi Thể loại.

    Lệnh Tất cả Thể loại trong nhóm Thẻ

    Lưu ý:  Đối với các mục lịch, nhóm Thẻ xuất hiện trên tab Cuộc hẹn hoặc Cuộc họp. Đối với liên hệ hoặc tác vụ đang mở, nhóm Thẻ xuất hiện trên tab Liên hệ hoặc Tác vụ.

  2. Trong hộp thoại Thể loại Màu, hãy chọn Mới.

  3. Nhập tên cho thể loại, rồi chọn một màu và tùy ý chọn một phím lối tắt. Rồi chọn OK.

    Hộp thoại Thêm Thể loại Mới

Thể loại Bấm Nhanh là một thể loại mặc định bạn có thể đặt trong các dạng xem bảng nhất định. Ví dụ: nếu bạn tắt ngăn đọc hoặc di chuyển ngăn đọc bên dưới danh sách thư của mình, bạn sẽ thấy các cột bổ sung trong Hộp thư đến, bao gồm Đã nhận, Thể loại và Đề cập. Để gán một thể loại Bấm Nhanh ở một trong các dạng xem này, bạn có thể bấm vào cột thể loại để đặt một thể loại.

  1. Trên dải băng, trong nhóm Thẻ, hãy chọn Phân loại > Đặt Bấm Nhanh.

  2. Sử dụng danh sách thả xuống để chọn một thể loại màu, rồi chọn OK.

Mẹo: Từ một thư mở, bạn có thể bấm Đặt Bấm Nhanh trên menu Phân loại để đặt thể loại màu mặc định cho mọi thư trong tương lai, chứ không chỉ thư được chọn.

Bạn muốn làm gì?

Màu sẽ bổ sung thêm khả năng dễ nhìn cho mục Outlook của bạn. Nếu bạn tạo một thể loại có tên chẳng hạn là Dự án Morris rồi gán các mục cho thể loại đó thì bạn có thể theo dõi mọi cuộc họp, danh bạ và thư được liên kết với dự án.

các thể loại màu trong lịch
Thể loại màu kết nối các mục Outlook liên quan để dễ dàng xác định. Tại đây, với thể loại màu được hiển thị ở đầu trang của mục đang mở và trong Lịch, bạn có thể thấy cả hai mục đều có liên quan đến Dự án Morris.

Các thể loại màu được hiển thị nổi bật ở các dạng xem bảng, như Hộp thư đến và trong bản thân các mục mở. Bộ mặc định gồm sáu thể loại màu được thiết kế để tùy chỉnh. Bạn có thể đổi tên các thể loại thành tên có ý nghĩa hơn với bạn hoặc chọn các màu khác nhau cho các danh mục. Ngoài sáu thể loại này, bạn có thể tạo nhiều thể loại màu hơn nếu cần và cũng có thể gán nhiều thể loại màu cho mục. Sự linh hoạt này cho phép bạn thiết kế một hệ thống thể loại màu phù hợp với kiểu công việc cá nhân của bạn.

xem các thể loại màu trong hộp thư đến của bạn
Thể loại màu cho phép bạn nhanh chóng xem lướt và xác định các mục liên quan.

Bạn còn có thể chọn Thể loại Bấm Nhanh cho phép bạn chỉ bấm một lần trong Hộp thư đến hoặc dạng xem bảng khác để gán thể loại màu mặc định cho một mục Microsoft Outlook. Tìm hiểu thêm trong mục Gán thể loại Bấm Nhanh.

Để giúp tìm dễ dàng hơn các mục thư đã phân loại, một Thư mục Tìm kiếm Thư Được phân loại đã được thêm vào Thư mục Tìm kiếm trong Ngăn Dẫn hướng và cung cấp một dạng xem chứa mọi mục thư được phân loại của bạn. Trong thư mục này, bạn có thể sắp xếp và nhóm các mục đã phân loại. Bạn cũng có thể tạo các Thư mục Tìm kiếm Thể loại bổ sung cho các thể loại cụ thể.

Mặc dù bạn có thể sử dụng và tùy chỉnh sáu thể loại màu mặc định nhưng có thể bạn vẫn cần tạo các thể loại mới trong khi tiếp tục sắp xếp các mục của mình. Các thuộc tính bạn có thể áp dụng cho danh mục bất kỳ là màu, tên và phím lối tắt.

  1. Trên thanh công cụ, hãy bấm vào Phân loại Hình ảnh Nút .

  2. Bấm Tất cả các Thể loại.

    menu thể loại màu

  3. Bấm vào Mới.

    Hộp thoại Thêm Thể loại Mới mở ra.

    Hộp thoại Thêm Thể loại Mới

  4. Trong ô Tên, nhập tên cho thể loại màu mới.

  5. Trong danh sách Màu, chọn màu bạn muốn, rồi bấm vào OK.

    Lưu ý: 

    • Không bắt buộc phải chọn phím lối tắt.

    • Nếu bạn muốn tạo một thể loại màu nhưng không gán màu cho thể loại đó, hãy bấm vào Không có trong bảng màu. Thể loại sẽ áp dụng tên (và phím lối tắt nếu bạn chọn) cho các mục và bạn có thể sắp xếp cũng như nhóm các mục theo thể loại. Các mục cũng sẽ sẵn có trong Thư mục Tìm kiếm Thể loại thích hợp.

Gán một thể loại màu cho Outlook mục

Thể loại màu phải được liệt kê trong danh sách thể loại màu trước khi bạn có thể gán thể loại đó. Nếu thể loại màu đó không được liệt kê, bạn có thể đồng thời tạo một thể loại màu mới rồi gán thể loại màu đó cho một mục.

Lưu ý: Lần đầu bạn gán một thể loại màu mặc định cho một mục, bạn sẽ được nhắc đổi tên thể loại đó. Vào lúc đó, bạn cũng có thể thay đổi màu cho thể loại, đổi tên thể loại rồi chọn phím tắt.

Gán một thể loại màu cho một mục trong dạng xem bảng

Cách gán thể loại màu cho các mục trong Hộp thư đến hoặc dạng xem bảng khác tương tự nhau đối với mọi loại mục Outlook.

Lưu ý: Việc gán các thể loại màu ở dạng xem thẻ trong Danh bạ (như dạng xem Danh thiếp) hoặc dạng xem Biểu tượng trong Ghi chú cũng giống như cách gán thể loại màu trong dạng xem bảng.

  • Để gán một thể loại màu, bạn có thể thực hiện một trong các cách sau:

    • Chọn mục, bấm vào Phân loại Hình ảnh Nút trên thanh công cụ, rồi bấm vào một thể loại màu.

    • Bấm chuột phải vào mục, trỏ đến Phân loại Hình ảnh Nút trên menu lối tắt, rồi bấm vào một thể loại màu.

      Chỉ 15 thể loại màu đã sử dụng gần đây nhất mới xuất hiện trên menu Phân loại. Để xem thêm thể loại khác hoặc tạo một thể loại mới, hãy bấm vào Mọi Thể loại. Để gán một thể loại màu từ hộp thoại Thể loại Màu, bạn phải chọn hộp kiểm bên cạnh thể loại màu.

      Hộp thoại Thể loại Màu cũng là một cách nhanh để gán nhiều thể loại cho mục.

      Lưu ý: 

      • Trong các dạng xem đường thời gian, như các dạng xem trong Tác vụ và Sổ nhật ký, cách duy nhất để gán một thể loại màu cho mục là sử dụng phương pháp menu lối tắt được mô tả ở trên.

      • Đối với dạng xem Sổ nhật ký, nút Phân loại không được hiển thị mặc định trên thanh công cụ. Để thêm nút này, trên menu Công cụ, bấm vào Tùy chỉnh. Trên tab Lệnh, trong danh sách Thể loại, bấm vào Hành động. Trong danh sách Lệnh, bấm vào Phân loại rồi kéo vào thanh công cụ bạn muốn nút này xuất hiện.

Các thể loại màu mặc định có tên chung, như Thể loại Màu đỏ và Thể loại Màu lam. Để dễ dàng xác định và sắp xếp các mục đã phân loại, bạn có thể đổi tên các thể loại màu bằng cách sử dụng các tên có ý nghĩa với bạn.

Lưu ý: Nếu bạn thay đổi một thể loại màu đã gán cho các mục thì mọi mục đã gán thể loại đó sẽ được cập nhật thành tên mới.

  1. Trên thanh công cụ, hãy bấm vào Phân loại Hình ảnh Nút .

  2. Bấm Tất cả các Thể loại.

    menu thể loại màu

  3. Trong danh sách Tên, bấm vào tên của một thể loại màu, rồi bấm Đổi tên.

  4. Trong danh sách Tên, nhập tên mới cho thể loại màu đó.

    • Để tự động gán thể loại màu bạn đang đổi tên cho các mục đã chọn trong cửa sổ Microsoft Outlook chính, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh thể loại màu trong danh sách Tên, rồi bấm OK.

    • Khi lần đầu gán thể loại màu hiện có cho một mục, bạn sẽ được nhắc đổi tên thể loại màu đó.

  1. Trên thanh công cụ, bấm vào Phân loại Hình ảnh Nút , rồi bấm vào Đặt Bấm Nhanh.

  2. Trong hộp thoại Đặt Bấm Nhanh, trong danh sách, hãy chọn một thể loại màu.

Việc thay đổi sang một thể loại Bấm Nhanh khác sẽ không thay đổi thể loại màu đã gán cho mục bất kỳ. Tuy nhiên, nếu bạn thay đổi tên hoặc màu của thể loại màu bất kỳ thì mọi mục được gán thể loại màu đó sẽ được cập nhật để phản ánh tên hoặc màu mới.

Bạn cũng có thể đặt thể loại Bấm Nhanh hiện tại từ menu Phân loại trong bất kỳ mục mở nào.

Bạn có thể gán một thể loại Bấm Nhanh cho hầu hết các mục Outlook khi xem chúng ở dạng xem bảng, như Hộp thư đến hoặc trong Thanh Việc cần làm.

  • Trong Hộp thư đến hoặc dạng xem bảng khác, bấm vào cột Thể loại bên cạnh thư. Thao tác này sẽ thêm màu được liên kết với thể loại Bấm Nhanh của bạn vào cột. Nếu bạn mở mục, màu và tên của thể loại màu xuất hiện gần đầu mục.

    Lưu ý: 

    • Chỉ cần bấm vào cột Thể loại một lần nữa là bạn có thể loại bỏ thể loại Bấm Nhanh.

    • Bạn có thể gán một thể loại Bấm Nhanh cho nhiều mục cùng một lúc. Chỉ cần chọn tất cả các mục, rồi bấm vào cột Thể loại bên cạnh một trong các mục.

Nhờ liên kết phím tắt với một thể loại màu, bạn có thể nhanh chóng gán thể loại màu đó cho một mục, như thư email, bằng cách chọn mục trong Hộp thư đến hoặc dạng xem bảng khác, rồi nhấn phím lối tắt. Bạn cũng có thể sử dụng phím lối tắt để gán một thể loại màu cho nhiều mục cùng một lúc.

  1. Trên thanh công cụ của cửa sổ Microsoft Office Outlook 2007 chính, bấm vào Phân loại Hình ảnh Nút .

  2. Ở cuối menu, bấm vào Mọi Thể loại.

  3. Trong danh sách Tên, chọn hộp kiểm cho một thể loại màu.

  4. Trong danh sách Phím Lối tắt, chọn một lối tắt bàn phím.

Bạn không thể đặt lại danh sách cho sáu thể loại mặc định từ trong Office Outlook 2007. Các thể loại mặc định này được cung cấp dưới dạng chỗ dành sẵn để bạn tùy chỉnh, nếu cần.

Mặc dù bạn không thể khôi phục sáu thể loại mặc định từ trong Outlook nhưng bạn có thể tạo lại danh sách. Hoặc bạn có thể chạy lệnh bằng cách sử dụng một khóa chuyển dòng lệnh trong hộp thoại Chạy của Windows để tự động khôi phục danh sách sáu thể loại mặc định.

Tạo lại danh sách trong Outlook

Bộ thể loại màu cơ bản này được thiết kế để tùy chỉnh. Bạn có thể đổi tên các thể loại và liên kết chúng với các màu khác nhau. Ngoài sáu thể loại màu này, bạn có thể dễ dàng tạo các thể loại màu mới. Sau đây là sáu thể loại màu mặc định trong Outlook 2007.

Thể loại Màu đỏ

Thể loại Màu vàng

Thể loại Màu lam

Thể loại Màu cam

Thể loại Màu xanh lục

Thể loại Màu tía

Các thuộc tính bạn có thể áp dụng cho danh mục bất kỳ là màu, tên và phím lối tắt. Nếu bạn thay đổi một thể loại màu đã được gán cho các mục, thể loại màu đó sẽ được cập nhật trong những mục đó.

Lưu ý: Nếu bạn nâng cấp từ phiên bản Outlook khác khi cài đặt Office Outlook 2007, vào lần đầu tiên bạn mở danh sách Thể loại Màu, sáu thể loại màu mặc định sẽ hiển thị, cùng với mọi thể loại đã được áp dụng cho các mục trong phiên bản Outlook trước.

Khôi phục danh sách bằng cách sử dụng khóa chuyển dòng lệnh

Có một khóa chuyển dòng lệnh giúp khôi phục sáu thể loại màu mặc định và tên trong danh sách thể loại. Tìm hiểu thêm về cách sử dụng khóa chuyển dòng lệnh.

Quan trọng: Việc chạy khóa chuyển dòng lệnh này sẽ xóa mọi thể loại tùy chỉnh bạn đã tạo. Nếu bạn đã nâng cấp lên Office Outlook 2007 từ phiên bản Outlook khác thì mọi thể loại tùy chỉnh hoặc thể loại từ Danh sách Thể loại Chính sẽ bị xóa. Các mục sẽ vẫn giữ nguyên tên thể loại nhưng không giữ nguyên màu.

Trước tiên, hãy xác minh vị trí của tệp outlook.exe trên máy tính của bạn. Nếu bạn chấp nhận vị trí thư mục mặc định khi cài đặt Office Outlook 2007 thì tệp outlook.exe nằm tại c:\program files\microsoft office\office12\outlook.exe.

Nếu bạn không tìm thấy tệp outlook.exe tại vị trí đó, hãy tìm kiếm tệp này rồi ghi chú về đường dẫn đầy đủ.

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Windows Vista    

      • Bấm vào Bắt đầu Hình ảnh Nút , trỏ đến Tất cả Chương trình, bấm vào Phụ kiện, rồi bấm Chạy.

    • Microsoft Windows XP hoặc Microsoft Windows Server 2003    

      • Bấm vào Bắt đầu, rồi bấm vào Chạy.

  2. Trong hộp thoại Chạy, hãy nhập một dấu ngoặc kép, rồi nhập đường dẫn đầy đủ cho tệp outlook.exe, rồi nhập tiếp một dấu ngoặc kép. Hoặc, bấm Duyệt để định vị rồi chọn tệp. Trong trường hợp này, dấu ngoặc kép được tự động thêm vào.

  3. Sau dấu ngoặc kép đóng, hãy nhập một dấu cách, rồi nhập khóa chuyển /cleancategories. Ví dụ: nếu bạn sử dụng vị trí cài đặt mặc định, văn bản bạn nhập sẽ có dạng như sau:

    "c:\tệp chương trình\microsoft office\office12\outlook.exe" /cleancategorie s

  4. Bấm OK.

    Lưu ý: 

    • Các khóa chuyển không phân biệt dạng chữ. Ví dụ: /CLEANCATEGORIES có chức năng tương tự như /cleancategories.

    • Nhớ đưa vào một khoảng trống trước khóa chuyển.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×