Tạo và chia sẻ bảng điều khiển với Excel và Microsoft Groups

Bảng điều khiển là biểu thị trực quan của các số liệu chính cho phép bạn xem nhanh và phân tích dữ liệu của bạn ở một nơi. Bảng điều khiển không chỉ cung cấp các dạng xem dữ liệu hợp nhất nhưng có cơ hội nghiệp vụ thông minh tự phục vụ, nơi người dùng có thể lọc dữ liệu để hiển thị chỉ những điều quan trọng đối với chúng. Trong quá khứ, báo cáo Excel thường được yêu cầu bạn tạo nhiều báo cáo cho những người hoặc bộ phận khác nhau tùy theo nhu cầu của họ.

Ví dụ về bảng điều khiển Excel với slicer và đường Timline

Tổng quan

Trong chủ đề này, chúng tôi sẽ thảo luận cách sử dụng nhiều PivotTable, Pivotchart và công cụ PivotTable để tạo một bảng điều khiển động. Sau đó, chúng tôi sẽ cung cấp cho người dùng khả năng lọc nhanh dữ liệu theo cách mà họ muốn với slicer và đường thời gian, cho phép Pivottable và biểu đồ của bạn để tự động bung rộng và hợp đồng để hiển thị chỉ những thông tin mà người dùng muốn xem. Ngoài ra, bạn có thể làm mới nhanh bảng điều khiển của bạn khi bạn thêm hoặc cập nhật dữ liệu. Điều này khiến cho nó rất tiện lợi vì bạn chỉ cần tạo báo cáo bảng điều khiển một lần.

Đối với ví dụ này, chúng ta sẽ tạo bốn Pivottable và biểu đồ từ một nguồn dữ liệu duy nhất.

Sau khi tạo bảng điều khiển của bạn, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chia sẻ với mọi người bằng cách tạo nhóm Microsoft. Chúng tôi cũng có một sổ làm việc Excel tương tác mà bạn có thể tải xuống và làm theo các bước này trên riêng của bạn.

Tải xuống sổ làm việc hướng dẫn trong bảng điều khiển Excel.

Nhận dữ liệu của bạn

  1. Bạn có thể sao chép và dán dữ liệu trực tiếp vào Excel, hoặc bạn có thể thiết lập truy vấn từ nguồn dữ liệu. Đối với chủ đề này, chúng tôi đã sử dụng truy vấn phân tích bán hàng từ mẫu Northwind Traders cho Microsoft Access. Nếu bạn muốn sử dụng nó, bạn có thể mở truy nhập và đi đến tệp > tìm kiếm > mới cho "Northwind" và tạo cơ sở dữ liệu mẫu. Sau khi bạn đã thực hiện điều đó, bạn sẽ có thể truy nhập vào bất kỳ truy vấn nào có trong mẫu. Chúng tôi đã đặt dữ liệu này vào sổ làm việc Excel cho bạn, vì vậy bạn không cần phải lo lắng nếu bạn không có quyền truy nhập.

  2. Xác nhận dữ liệu của bạn được cấu trúc đúng cách, không có hàng hoặc cột bị thiếu. Mỗi hàng phải đại diện cho một bản ghi hoặc mục riêng lẻ. Để được trợ giúp về thiết lập truy vấn, hoặc nếu dữ liệu của bạn cần được thao tác, hãy xem mục lấy & biến đổi trong Excel.

    Dữ liệu mẫu trong bảng Excel sẽ được sử dụng làm nguồn dữ liệu PivotTable
  3. Nếu chưa có, hãy định dạng dữ liệu của bạn dưới dạng bảng Excel. Khi bạn nhập từ Access, dữ liệu sẽ tự động được nhập vào bảng.

Tạo PivotTable

  1. Chọn ô bất kỳ trong phạm vi dữ liệu của bạn, rồi đi đến chèn > pivottable > trang tính mới. Hãy xem tạo PivotTable để phân tích dữ liệu trang tính để biết thêm chi tiết.

  2. Thêm các trường PivotTable mà bạn muốn, sau đó định dạng như mong muốn. PivotTable này sẽ là cơ sở cho những người khác, vì vậy bạn nên chi tiêu một chút thời gian thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào đối với kiểu, bố trí báo cáo và định dạng chung ngay bây giờ để bạn không cần phải thực hiện nhiều lần. Để biết thêm chi tiết, hãy xem: thiết kế bố trí và định dạng của PivotTable.

    Trong trường hợp này, chúng tôi đã tạo bản tóm tắt mức bán hàng trên cùng theo thể loại sản phẩm và được sắp xếp theo trường bán hàng theo thứ tự giảm dần.

    PivotTable mẫu theo thể loại, doanh số &% tổng

    Xem mục sắp xếp dữ liệu trong PivotTable hoặc PivotChart để biết thêm chi tiết.

  3. Sau khi bạn đã tạo PivotTable tổng thể, hãy chọn nó, rồi sao chép và dán nó nhiều lần khi cần thiết để làm trống vùng trong trang tính. Đối với ví dụ của chúng tôi, các Pivottable này có thể thay đổi hàng nhưng không các cột để chúng tôi đặt chúng trên cùng một hàng với một cột trống ở giữa mỗi trang. Tuy nhiên, bạn có thể thấy rằng bạn cần đặt Pivottable của mình bên dưới nhau nếu chúng có thể bung rộng các cột.

    Quan trọng: Pivottable không thể chồng lên nhau, vì vậy hãy đảm bảo rằng thiết kế của bạn sẽ cho phép đủ khoảng cách giữa chúng để cho phép họ bung rộng và hợp đồng khi các giá trị được lọc, thêm hoặc loại bỏ.

    Tại thời điểm này, bạn có thể muốn đưa ra các tên có ý nghĩa PivotTables của mình, vì vậy bạn biết họ làm gì. Nếu không, Excel sẽ đặt tên cho chúng PivotTable1, PivotTable2, v.v. Bạn có thể chọn từng người, rồi đi đến công cụ pivottable > phân tích > nhập tên mới trong hộp tên pivottable . Điều này sẽ rất quan trọng khi có thời gian kết nối Pivottable của bạn thành slicer và các điều khiển đường thời gian.

    Đổi tên PivotTable từ công cụ PivotTable > phân tích > hộp tên PivotTable

Tạo PivotChart

  1. Bấm vào vị trí bất kỳ trong PivotTable đầu tiên và đi tới công cụ pivottable > phân tích > pivotchart > chọn loại biểu đồ. Chúng tôi đã chọn một biểu đồ kết hợp với doanh số như một biểu đồ cột liên cụm, và% tổng dưới dạng một biểu đồ đường được vẽ trên trục phụ.

    Hộp thoại biểu đồ hình cho biểu đồ kết hợp với một cột liên cụm và biểu đồ đường
  2. Chọn biểu đồ, rồi kích cỡ và định dạng như mong muốn từ tab công cụ Pivotchart . Để biết thêm chi tiết, hãy xem chuỗi chúng tôi về định dạng biểu đồ.

  3. Lặp lại cho mỗi Pivottable còn lại.

  4. Bây giờ là thời điểm tốt để đổi tên PivotCharts của bạn. Đi tới công cụ Pivotchart > phân tích > nhập tên mới vào hộp tên biểu đồ .

Thêm slicer và đường thời gian

Slicer và đường thời gian cho phép bạn nhanh chóng lọc Pivottable và Pivotchart của bạn, vì vậy bạn có thể xem thông tin đó có ý nghĩa đối với bạn.

Dạng xem phát nổ của slicer và điều khiển đường thời gian trong bảng điều khiển
  1. Chọn PivotTable bất kỳ và đi đến công cụ pivottable > phân tích > bộ lọc > chèn slicer, sau đó chọn từng mục bạn muốn sử dụng cho slicer. Đối với bảng điều khiển này, chúng tôi đã chọn thể loại, tên sản phẩm, nhân viên và tên khách hàng. Khi bạn bấm OK, các slicer sẽ được thêm vào giữa màn hình, xếp chồng lên nhau, vì vậy bạn sẽ cần sắp xếp và đổi kích cỡ chúng khi cần thiết.

    Tùy chọn chèn slicer từ công cụ PivotTable > phân tích > Filter
  2. Tùy chọn slicer – nếu bạn bấm vào slicer bất kỳ, bạn có thể đi đến công cụ slicer > tùy chọn và chọn các tùy chọn khác nhau, như kiểu và có bao nhiêu cột được hiển thị. Bạn có thể căn chỉnh nhiều slicer bằng cách chọn chúng bằng Ctrl + bấm chuột trái, sau đó sử dụng các công cụ căn chỉnh trên tab công cụ slicer.

  3. Kết nối slicer -slicer sẽ chỉ được kết nối với pivottable mà bạn đã sử dụng để tạo chúng, vì vậy bạn cần chọn từng slicer, rồi đi đến công cụ slicer > tùy chọn > kết nối báo cáo và kiểm tra pivottable nào mà bạn muốn kết nối với nhau. Slicer và đường thời gian có thể kiểm soát Pivottable trên trang tính bất kỳ, ngay cả khi trang tính bị ẩn.

    Các kết nối báo cáo slicer từ các tùy chọn > công cụ slicer
  4. Thêm đường thời gian – chọn pivottable bất kỳ và đi đến công cụ Pivottable > phân tích > bộ lọc > đường thời gian chèn, sau đó chọn từng mục bạn muốn sử dụng. Đối với bảng điều khiển này, chúng tôi đã chọn ngày đặt hàng.

  5. Tùy chọn đường thời gian – bấm vào đường thời gian và đi tới công cụ đường thời gian > tùy chọn và chọn tùy chọn như kiểu, tiêu đềchúthích. Chọn tùy chọn kết nối báo cáo để nối kết đường thời gian đến pivottable của lựa chọn của bạn.

Tìm hiểu thêm về slicer và điều khiển đường thời gian .

Bước tiếp theo

Bảng điều khiển của bạn hiện có chức năng hoàn thành, nhưng có lẽ bạn vẫn cần sắp xếp theo cách bạn muốn và thực hiện các điều chỉnh cuối cùng. Ví dụ, bạn có thể muốn thêm tiêu đề báo cáo hoặc nền. Đối với bảng điều khiển của chúng tôi, chúng tôi đã thêm hình dạng xung quanh Pivottable và tắt các đầu đề và đường lưới từ tab dạng xem.

Hãy đảm bảo kiểm tra từng slicer của bạn và đường thời gian để đảm bảo rằng Pivottable và Pivotchart của bạn hoạt động phù hợp. Bạn có thể tìm thấy các tình huống mà một số lựa chọn gây ra sự cố nếu một PivotTable muốn điều chỉnh và chồng chéo nhau, mà nó không thể thực hiện và sẽ hiển thị một thông báo lỗi. Những sự cố này phải được sửa trước khi bạn phân phối bảng điều khiển của mình.

Sau khi bạn đã hoàn tất việc thiết lập bảng điều khiển của mình, bạn có thể bấm tab "chia sẻ bảng điều khiển" ở phía trên cùng của chủ đề này để tìm hiểu cách phân phối nó.

Chúc mừng bạn đã tạo bảng điều khiển! Trong bước này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập một nhóm Microsoft để chia sẻ bảng điều khiển của bạn. Những gì chúng tôi sẽ làm là ghim bảng điều khiển của bạn vào đầu thư viện tài liệu của nhóm trong SharePoint, vì vậy người dùng của bạn có thể dễ dàng truy nhập vào bất kỳ lúc nào.

Lưu ý: Nếu bạn chưa có nhóm thiết lập, hãy xem mục tạo nhóm trong Outlook

Lưu trữ bảng điều khiển của bạn trong nhóm

Nếu bạn chưa lưu sổ làm việc bảng điều khiển của mình trong nhóm, bạn sẽ muốn di chuyển nó ở đó. Nếu đã có trong thư viện tệp của nhóm, thì bạn có thể bỏ qua bước này.

  1. Đi đến nhóm của bạn trong một trong hai Outlook 2016 hoặc Outlook trên web.

  2. Bấm vào tệp trong ribbon để truy nhập vào thư viện tài liệu của nhóm.

  3. Bấm vào nút tải lên trên dải băng và tải sổ làm việc bảng điều khiển của bạn vào thư viện tài liệu.

Thêm nó vào site nhóm SharePoint Online của bạn

  1. Nếu bạn đã truy nhập thư viện tài liệu từ Outlook 2016, hãy bấm trang đầu trên ngăn dẫn hướng ở bên trái. Nếu bạn đã truy nhập thư viện tài liệu từ Outlook trên web, hãy bấm Thêmsite > từ phần cuối bên phải của dải băng.

  2. Bấm vào tài liệu từ ngăn dẫn hướng ở bên trái.

  3. Tìm sổ làm việc bảng điều khiển của bạn và bấm vào vòng tròn lựa chọn ngay bên trái tên của nó.

  4. Khi bạn đã chọn sổ làm việc bảng điều khiển, hãy chọn ghim vào đầu trên dải băng.

Chọn tệp và bấm ghim lên trên để giúp dễ dàng truy nhập vào thư viện tài liệu của bạn

Bây giờ, bất cứ khi nào người dùng của bạn đi đến trang tài liệu của site nhóm SharePoint Online của bạn sẽ nằm ngay phía trên cùng. Họ có thể bấm vào nó và dễ dàng truy nhập Phiên bản hiện tại của bảng điều khiển.

Mẹo: Người dùng cũng có thể truy nhập vào thư viện tài liệu nhóm của bạn, bao gồm sổ làm việc bảng điều khiển của bạn, thông qua ứng dụng Outlook Groups Mobile. Để biết thêm thông tin hãy xem ứng dụng Outlook Groupsdành cho thiết bị di động.

Xem thêm

Bạn có câu hỏi mà chúng tôi chưa trả lời tại đây?

Truy nhập vào cộng đồng giải đáp Microsoft.

Chúng tôi luôn lắng nghe!

Bài viết này đã được xem xét lần cuối bởi Ben và Chris vào ngày 16 tháng 3, 2017 như là kết quả phản hồi của bạn. Nếu bạn thấy hữu ích, và đặc biệt là nếu bạn không, vui lòng sử dụng các điều khiển phản hồi bên dưới và để chúng tôi một số phản hồi dựng tính, vì vậy chúng tôi có thể tiếp tục thực hiện tốt hơn. Xin cảm ơn!

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×