Tạo, tham dự và chạy cuộc họp trong khi sử dụng các nhóm để tìm hiểu từ xa

Tạo, tham dự và chạy cuộc họp trong khi sử dụng các nhóm để tìm hiểu từ xa

Tạo, tham dự và đang chạy cuộc họp là một nhiệm vụ cốt lõi khi bạn đang sử dụng một nền tảng học tập từ xa. Tùy thuộc vào bạn là ai và bạn đang cố gắng làm gì, dưới đây là một bộ hướng dẫn và thông tin để chạy cuộc họp với các nhóm Microsoft. 

Chuyển sang tìm hiểu trực tuyến có thể trình bày một tập hợp các thách thức mới cho lớp học của bạn. Nhóm Microsoft có thể giúp bạn tạo và chạy các cuộc họp cho các lớp học ảo của bạn. Kiểm tra các chủ đề khác nhau hoặc xem Trung tâm tìm hiểu về từ xa của chúng tôi để được trợ giúp thêm. 

Có hai cách để bạn có thể lên lịch một cuộc họp trong Microsoft Nhóm: dùng lịch, hoặc dùng tùy chọn họp ngay

Để lên lịch cuộc họp bằng cách sử dụng lịch, hãy làm theo các bước sau. 

  1. Đi đến lịch ở bên trái của ứng dụng và chọn cuộc họp mới ở góc trên bên phải.

  2. Chọn một khoảng thời gian trong lịch. Biểu mẫu lập lịch biểu sẽ mở cửa sổ bật lên.

  3. Biểu mẫu lên lịch là nơi bạn sẽ cung cấp cho cuộc họp của mình một tiêu đề, mời mọi người, và thêm chi tiết cuộc họp. Sử dụng trợ lý lập lịch biểu để tìm thời gian hoạt động cho tất cả mọi người.

  4. Sau khi bạn đã hoàn tất việc điền chi tiết, hãy chọn lưu. Điều này sẽ đóng biểu mẫu lập lịch và gửi lời mời đến hộp thư đến Outlook của mọi người.

Nếu bạn muốn sử dụng chức năng họp ngay bây giờ , hãy xem tạo cuộc họp tức thời với thỏa mãn ngay bây giờ

Bạn có thể cung cấp cho mỗi người dự cuộc họp một vai trò ảnh hưởng đến những gì họ có thể xem và thực hiện khi gia nhập cuộc họp. Ví dụ: người dự có thể sử dụng micrô và camera video của họ và xem nội dung được chia sẻ bởi những người khác, nhưng họ không thể chia sẻ nội dung riêng của họ hoặc thêm hoặc loại bỏ người dự. Để biết thêm thông tin về các vai trò khác nhau mà bạn có thể gán cho người dự, hãy xem vai trò trong cuộc họp nhóm

Để thay đổi vai trò của người dự:

  1. Mở cuộc họp từ lịch của bạn, rồi chọn tùy chọn cuộc họp.

  2. Sử dụng những ai có thể trình bày thả xuống để chọn những người mà bạn muốn cấp quyền diễn giả.

Nếu bạn có một kênh hiện có cho lớp học ảo của mình, bạn có thể tạo cuộc họp của mình trong kênh. Chọn thư thả xuống đáp ứng ở góc trên bên phải của cửa sổ kênh, rồi chọn lên lịch một cuộc họp.  

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục gặp gỡ trong một kênh.

Mẹo: Nếu bạn muốn có một nhóm đột phá hoặc nhóm trong một lớp học cụ thể, bạn có thể sử dụng kênh riêng tư. Tạo kênh riêng tư cho từng nhóm dự án để bạn có thể dễ dàng gặp gỡ với từng nhóm dự án riêng lẻ và nhanh chóng. Để biết thêm thông tin về cách tạo kênh riêng tư, hãy xem các kênh tiêu chuẩn và riêng tư.  

Có thể hữu ích khi gửi thông tin về cách thức hoạt động của cuộc họp, hành vi dự kiến và các quy tắc trước khi bắt đầu cuộc họp. 

Thực hành tốt nhất, sử dụng cùng một bộ hướng dẫn và các thiết đặt giống nhau cho tất cả các cuộc họp với học viên. Điều này sẽ giúp học viên biết được những gì mong đợi. 

Ví dụ, bạn có thể bao gồm các hướng dẫn sau đây trong thư mời họp của bạn. 

Để tham gia bài học trực tuyến của bạn:

  1. Bấm vào nối kết tham gia bằng Microsoft nhóm dưới đây để nhập lớp học ảo của bạn.

  2. Tắt tiếng micrô của bạn và giữ video của bạn đã tắt khi gia nhập.

  3. Chọn nút gia nhập để tham gia cuộc họp.

  4. Để mở Pa-nen bên trò chuyện, hãy bấm vào biểu tượng trò chuyện .

  5. Để nâng cao tay của bạn trong một bài học, hãy gõ tay lên trong Panel trò chuyện.

  6. Khi giáo viên đã sẵn sàng để nghe câu hỏi của bạn, họ sẽ bật micrô của bạn để bạn có thể đặt câu hỏi của bạn hoặc đóng góp vào cuộc hội thoại.

    Hãy nhớ: vui lòng tôn trọng các quyền của học viên khác để tìm hiểu mà không bị gián đoạn. Tất cả các quy tắc trường học và lớp học sẽ áp dụng trực tuyến cũng như tại trường học. 

Nếu bạn mới sử dụng và tham dự các cuộc họp trực tuyến, hướng dẫn in này sẽ giúp bạn nắm vững thông tin cơ bản nhanh chóng. 

Cách điều chỉnh dạng xem của bạn trong cuộc họp

Các nhóm cố gắng dự đoán những gì bạn sẽ muốn xem trong cuộc họp. Khi ai đó bắt đầu nói, chúng tôi sẽ hiển thị chúng. Khi ai đó chia sẻ nội dung, chúng tôi thấy điều đó.

Tuy nhiên, khi bạn muốn xem nội dung khác, có một số cách để nói cho nhóm.

  • Chuyển đổi giữa mọi người và nội dung  Khi một người nào đó chia sẻ bản trình bày, bạn có thể chuyển đổi giữa xem nội dung và những người trong phòng bằng cách bấm vào bản trình bày video hoặc PowerPoint mà bạn quan tâm.

  • Ghim video  Bấm chuột phải vào một video trong cuộc họp và chọn ghim. Video sẽ được hiển thị bất kể ai đang nói. Bạn có thể ghim nhiều video hoặc bấm chuột phải vào bất kỳ video đã ghim và chọn bỏ ghim vào bất kỳ lúc nào.

  • Reframe video  Các nhóm có thể cắt xén video của bạn để phù hợp hơn với màn hình. Nếu bạn muốn thay đổi điều này, hãy bấm chuột phải vào video và chọn khớp với khung để xem toàn bộ video. Để xem các dạng xem gần hơn, đã xén, hãy bấm chuột phải vào video và chọn màu.

Các lớp học trực tuyến có thể mới cho bạn. Để tăng hiệu quả cho trải nghiệm lớp học trực tuyến của bạn, bạn có thể cân nhắc những điều sau đây: 

  • Bạn sẽ bắt đầu cuộc họp với học viên bằng cách nào? Bạn có một tập hợp các hướng dẫn không? Bạn có muốn cho phép video hay không? Bạn có khuyến khích học sinh trò chuyện với nhau để trả lời các câu hỏi hoặc trò chuyện sẽ chỉ được cho câu hỏi trực tiếp giữa học viên và giáo viên? Bạn đã triển khai hệ thống nâng cao tay?

  • Học viên có hiểu được các quy tắc xã giao trực tuyến của lớp học không? Ví dụ, bạn có thể cung cấp cho họ một danh sách chẳng hạn như:

    • Không có một thời gian riêng biệt.

    • Những học viên không tuân theo các quy tắc có thể bị loại bỏ khỏi lớp học trực tuyến.

    • Nếu video được phép, sinh viên sẽ làm mờ nền của họ?

  • Bạn có thể khuyến khích việc tham gia bằng cách nào?

  • Bạn có phương pháp nào để kiểm nhập với học viên sau kỳ họp lớp không? Hãy cân nhắc về việc thoát khỏi khảo sát hoặc bài tập học sinh có thể thực hiện bên ngoài lớp học trực tuyến để đảm bảo các bài học được hiểu đúng cách.

    • Nếu bạn muốn tạo một vé thoát cho học sinh khi họ rời khỏi lớp học trực tuyến, hãy thử tạo bài kiểm tra bằng Microsoft Forms.

Việc ghi cuộc họp có thể là một nguồn tài nguyên có giá trị cho sinh viên và phụ huynh và giúp tạo điều kiện cho việc hiểu và duy trì tài liệu của học viên. Khi bạn ghi lại một cuộc họp, một bảng điểm có thể tìm kiếm và phụ đề chi tiết sẽ được tự động tạo ra. 

Để ghi lại cuộc họp, khi cuộc họp đã bắt đầu, hãy đi đến tùy chọn khác > bắt đầu ghi. Bạn có thể dừng bản ghi bằng cách dùng thêm tùy chọn. 

Sử dụng điều khiển cuộc họp để quản lý thiết đặt và trò chuyện.

Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn sẽ nhận được một email với một nối kết đến bản ghi và bản ghi sẽ sẵn dùng trong cuộc trò chuyện hoặc kênh trong bảy ngày.

Khi lớp học trực tuyến kết thúc, bạn có thể rời khỏi cuộc họp bằng cách gác máy.

Tìm hiểu trực tuyến có thể được cả hai thách thức và thú vị cho học viên và hướng dẫn như nhau. Sử dụng Microsoft Groups, giáo dục của bạn có thể giữ các bài giảng ảo, bản trình bày, và thậm chí cả các nhóm thảo luận. 

Xem các chủ đề khác nhau trên Trang này để giúp bạn bắt đầu sử dụng Microsoft nhóm trong các lớp học ảo của bạn. 

Bạn muốn biết tổng quan về cách hoạt động của nhóm Microsoft? Xem video này!

Tạo tác động lớn với thông báo

Bạn sẽ nhận được lời mời qua email đến một cuộc họp lớp trực tuyến từ người hướng dẫn hoặc người quản trị trường học của bạn. Để chấp nhận, chỉ cần bấm dấu kiểm màu lục trong thư mời. 

Có một số cách bạn có thể tham gia lớp học trực tuyến của mình khi bắt đầu. 

  • Nếu bạn có đội mở, khi người hướng dẫn bắt đầu cuộc họp, bạn sẽ thấy thông báo bật lên ở góc dưới bên phải của màn hình thông báo bắt đầu cuộc họp. Chọn gia nhập để tham gia cuộc họp.

  • Bạn cũng có thể đi đến lịch nhóm của bạn. Tất cả các cuộc họp trực tuyến của bạn đều được liệt kê ở đó. Để gia nhập cuộc họp, hãy bấm đúp vào cuộc họp, rồi chọn gia nhập ở góc trên bên phải.

  • Bấm chuột phải vào cuộc họp trong lịch của bạn, rồi chọn tham gia trực tuyến.

Tùy thuộc vào cách thức thiết lập cuộc họp, bạn có thể phải chờ để được nhận vào lớp học trực tuyến. Nếu vậy, bạn sẽ thấy một thông báo cho biết bạn đang ở trong phòng đợi cuộc họp. Hướng dẫn của bạn sẽ chấp nhận bạn ngay. 

Người hướng dẫn của bạn có thể sẽ gửi một tập hợp các hướng dẫn và quy tắc lớp học cho bạn trước khi lớp trực tuyến đầu tiên của bạn. 

Dưới đây là một vài quy tắc phổ biến sẽ giúp lớp học trực tuyến của bạn tiến hành suôn sẻ. 

  1. Khi bạn gia nhập cuộc họp, hãy tắt camera video và micrô của bạn trừ khi hướng dẫn của bạn đã hướng dẫn bạn nếu không. Để thực hiện điều này, hãy bấm vào thanh trượt micrô và camera video để chúng được đặt thành tắt. Bạn luôn có thể bật chúng trong cuộc họp nếu người hướng dẫn yêu cầu nó.

  2. Nếu người hướng dẫn của bạn không muốn bạn tắt camera video, hãy làm mờ nền của bạn. Điều này sẽ tạo ra trải nghiệm học tập tốt nhất cho tất cả các đồng nghiệp của bạn. Bạn sẽ không phải lo lắng về điều gì đó sau khi bạn làm mất đi một học sinh khác hoặc là tiềm ẩn gây khó chịu. Để làm mờ nền của bạn, hãy bấm vào con trượt giữa khi gia nhập cuộc họp của bạn. Điều này sẽ mở một Pa-nen ở bên phải màn hình với một vài tùy chọn nền. Chọn mờ để biết chi tiết về tất cả mọi thứ phía sau.

  3. Sử dụng cuộc trò chuyện cuộc họp để đặt câu hỏi. Người hướng dẫn của bạn sẽ có thể hướng dẫn cách tốt nhất để nâng cao bàn tay của bạn, nhưng một cách chung là bấm vào biểu tượng trò chuyện trong cuộc họp, sau đó gõ bàn tay lên hoặc nâng cao tay. Sau đó, đợi người hướng dẫn gọi cho bạn.

Khi bạn gia nhập lớp trực tuyến của mình, bạn sẽ thấy một số điều khiển sẽ giúp bạn tương tác và tham gia cùng với người hướng dẫn và các học viên khác (khi được phép). 

  • Để sử dụng trò chuyện lớp trực tuyến, hãy bấm vào biểu tượng trò chuyện .

  • Bạn có thể nhập thông điệp của bạn vào hộp trò chuyện, chèn văn bản hoặc Emoji và gửi tin nhắn của bạn. Hãy đảm bảo bạn làm theo các quy tắc của hướng dẫn về những loại tin nhắn nào phù hợp với lớp học trực tuyến của bạn. 

    Bạn có thể sử dụng tính năng trò chuyện trong lớp học trực tuyến của mình.

Các nhóm cố gắng dự đoán những gì bạn sẽ muốn xem trong cuộc họp. Khi ai đó bắt đầu nói, chúng tôi sẽ hiển thị chúng. Khi ai đó chia sẻ nội dung, chúng tôi thấy điều đó.

Tuy nhiên, khi bạn muốn xem nội dung khác, có một số cách để nói cho nhóm.

  • Chuyển đổi giữa mọi người và nội dung  Khi một người nào đó chia sẻ bản trình bày, bạn có thể chuyển đổi giữa xem nội dung và những người trong phòng bằng cách bấm vào bản trình bày video hoặc PowerPoint mà bạn quan tâm.

  • Ghim video  Bấm chuột phải vào một video trong cuộc họp và chọn ghim. Video sẽ được hiển thị bất kể ai đang nói. Bạn có thể ghim nhiều video hoặc bấm chuột phải vào bất kỳ video đã ghim và chọn bỏ ghim vào bất kỳ lúc nào.

  • Reframe video  Các nhóm có thể cắt xén video của bạn để phù hợp hơn với màn hình. Nếu bạn muốn thay đổi điều này, hãy bấm chuột phải vào video và chọn khớpvớikhung để xem toàn bộ video. Để xem các dạng xem gần hơn, đã xén, hãy bấm chuột phải vào video và chọn màu.

Là người quản trị, có các thiết đặt mà bạn có thể quản lý cho học viên và giáo viên như nhau. Bạn có thể đặt chính sách cuộc họp cho toàn bộ tổ chức của bạn cũng như các thiết đặt cụ thể mà sẽ áp dụng cho tất cả các cuộc họp trong tổ chức của bạn. 

Các chính sách cuộc họp được dùng để điều khiển những tính năng nào sẵn dùng cho người dự và tổ chức cuộc họp như nhau. Một số chính sách bạn có thể đặt bao gồm:

  • Có hay không để cho phép ghi đám mây

  • Bật hoặc tắt video IP

  • Bật hoặc tắt chế độ chia sẻ màn hình

  • Bật hoặc tắt tính năng bảng trắng

  • Bật hoặc tắt tính năng ghi chú chia sẻ

Để biết thêm thông tin về cách đặt chính sách cuộc họp, hãy xem quản lý chính sách cuộc họp

Có một số thiết đặt cuộc họp mà bạn có thể đặt cho toàn bộ tổ chức của bạn. Chúng bao gồm:

  • Liệu hoặc không cho phép người dùng ẩn danh tham gia cuộc họp

  • Tạo thư mời họp tùy chỉnh. Lời mời cuộc họp tùy chỉnh có thể được thiết kế để bao gồm các quy tắc lớp học áp dụng cho tất cả các lớp học trực tuyến, ví dụ.

Để tìm hiểu thêm về việc thay đổi thiết đặt cuộc họp cho tổ chức của bạn, hãy xem quản lý thiết đặt cuộc họp trong nhóm Microsoft

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×