Tạo quy tắc Bộ tổ chức Nội dung để định tuyến tài liệu

Tạo quy tắc Bộ tổ chức Nội dung để định tuyến tài liệu

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Để xác định cách định tuyến một tài liệu, Bộ tổ chức Nội dung sử dụng các quy tắc do bạn tạo ra. Các quy tắc dựa trên sự kết hợp của các kiểu nội dung và siêu dữ liệu.

Bài viết này mô tả cách thức tạo các quy tắc để tổ chức và định tuyến tài liệu hoặc bản ghi. Bất kỳ trang doanh nghiệp SharePoint nào cũng có thể bật tính năng định tuyến tài liệu.

Quan trọng: Trước tiên, bạn phải bật tính năng Bộ tổ chức Nội dung và cấu hình bộ tổ chức để định tuyến bản ghi. Bạn hãy tìm thêm thông tin về cách cấu hình Bộ tổ chức Nội dung trong phần Xem Thêm.

Trong bài viết này

Trước khi bạn tạo quy tắc: bước đầu tiên

Tìm hiểu về cách định tuyến tài liệu

Tạo quy tắc định tuyến tài liệu

Trước khi bạn tạo các quy tắc: Các bước đầu tiên

Có một số bước quan trọng mà bạn cần làm theo trước khi tạo các quy tắc cho việc định tuyến tài liệu.

  1. Bật tính năng Bộ tổ chức Nội dung.

  2. Tạo thư viện và thư mục mà bạn muốn tài liệu được định tuyến đến đó. Bạn có thể muốn tạo thư mục cho từng loại tài liệu mà bạn đang định tuyến. Ví dụ, tạo một thư viện riêng cho các bản ghi email hoặc các bảng tính Excel. Để tìm hiểu thêm về cách tạo thư viện, hãy xem các nối kết trong phần Xem Thêm.

  3. Các kiểu nội dung phải được gắn với tài liệu cần định tuyến. Trong đó, kiểu nội dung có thể là một phần của tiêu chí xác định vị trí cuối cùng để lưu trữ tài liệu.

Đầu trang

Hiểu rõ tài liệu được định tuyến như thế nào

Tài liệu có thể được định tuyến đến một thư viện hoặc thư mục trong một trang Trung tâm Bản ghi hay bất kỳ loại trang SharePoint nào khác. Thư viện Tự động Định tuyến Tài liệu, được tự động tạo ra khi bạn kích hoạt tính năng Bộ tổ chức Nội dung, đóng vai trò là vị trí mặc định. Quy trình định tuyến tài liệu được hình thành từ một số yếu tố:

  • Thư viện đích và thư mục    Nội dung người quản lý hoặc bản ghi theo cách thủ công tạo thư viện và thư mục nơi tài liệu sẽ được định tuyến và chỉ định các thư viện là thư viện đích.

  • Kiểu nội dung trang    Mỗi tài liệu phải có một kiểu nội dung và người dùng có thể thêm kiểu nội dung trang thích hợp theo cách thủ công vào thư viện đích.

  • Thả tắt thư viện    Tài liệu mà không khớp với quy tắc hoặc mà thiếu yêu cầu siêu dữ liệu được gửi đến thư viện thả tắt sao cho người dùng có thể nhập siêu dữ liệu cần thiết. Hoặc, bạn có thể cấu hình trình sắp xếp nội dung sao cho tất cả các tài liệu đã tải lên được định tuyến tạm thời vào thư viện thả tắt.

  • Danh sách quy tắc tài liệu    Đây là tuyển tập tất cả quy tắc định tuyến. Người quản lý nội dung hoặc người quản lý bản ghi sẽ truy cập danh sách này để tạo, quản lý và xem các quy tắc định tuyến.

Sơ đồ dưới đây cho thấy tài liệu và email được định tuyến như thế nào trên cơ sở khớp với các tiêu chí cụ thể, và tài liệu thiếu thông tin sẽ được trả về Thư viện Tự động Định tuyến Tài liệu như thế nào.

Định tuyến tài liệu bằng cách dùng bộ tổ chức nội dung. Hiển thị một vài nguồn và hiển thị tài liệu thiếu siêu dữ liệu được trả về Thư viện Tự động Định tuyến Tài liệu.

Đầu trang

Tạo quy tắc để định tuyến tài liệu

Đối với mỗi kiểu bản ghi mà bạn thêm vào danh sách Định tuyến Bản ghi, bạn chỉ rõ một tiêu đề bản ghi và mô tả. Bạn cũng chỉ rõ vị trí trong trang nơi bản ghi được lưu trữ. Để đảm bảo mọi bản ghi liên quan được định tuyến đến vị trí thích hợp, bạn có thể chỉ rõ tên thay thế cho kiểu bản ghi đó.

Lưu ý: Bạn phải có ít nhất quyền Chủ sở hữu trang thì mới có thể tạo quy tắc định tuyến tài liệu.

  1. Dẫn hướng đến trang bạn muốn tạo các quy tắc Bộ tổ chức Nội dung cho trang đó.

  2. Trên ngăn Khởi động Nhanh, hãy bấm Thêm… để xem các tùy chọn Nội dung trang.

  3. Từ dòng menu Ứng dụng, bấm Thiết đặt.

  4. Trên trang Thiết đặt trang, dưới phần Quản trị Trang, hãy bấm Quy tắc Bộ tổ chức Nội dung.

  5. Trên trang Quy tắc Bộ tổ chức Nội dung, hãy bấm thêm trong Bấm để thêm một mục mới.

  6. Trong phần Tên Quy tắc, hãy nhập một tên mô tả các điều kiện của quy tắc và các hành động.

  7. Trong phần Trạng thái Quy tắc và Ưu tiên, chọn Hoạt động để áp dụng quy tắc cho nội dung đến. Sau đó, chọn một ưu tiên để xác định cách thức định tuyến nội dung nếu nó khớp với nhiều quy tắc Bộ tổ chức Nội dung.
    Nếu bạn không muốn quy tắc này áp dụng cho nội dung đến, hãy chọn Không hoạt động.

  8. Trong phần kiểu nội dung của Bài nộp, hãy gắn quy tắc với một kiểu nội dung. Bằng cách này, các bài nộp vào bộ tổ chức sẽ được dán nhãn với kiểu nội dung được chọn và các thuộc tính được sử dụng trong các điều kiện của quy tắc sẽ được xác định.

    • Chọn nhóm nội dung thích hợp. Nhóm mà bạn chọn sẽ xác định các kiểu nội dung bạn có thể chọn trong bước tiếp theo.

    • Chọn kiểu nội dung thích hợp.

    • Nếu kiểu nội dung mà bạn đã chọn có một cái tên khác trên một trang SharePoint khác, hãy chọn hộp kiểm bên dưới tên thay thế . Sau đó nhập tên được dùng trên trang khác trong trường được cung cấp và bấmThêm. Tên cho kiểu nội dung thay thế xuất hiện trong danh sách bên dưới.

  9. Trong phần Điều kiện, hãy chọn các điều kiện mà các thuộc tính của bài nộp phải đáp ứng cho quy tắc. Ví dụ, bạn có thể muốn quy tắc áp dụng cho tất cả tài liệu có từ "ngân sách" trong tiêu đề. Bạn có thể thêm nhiều điều kiện bằng cách bấm vào nối kết Thêm một điều kiện khác.

    Lưu ý: Các thuộc tính sẵn dùng từ danh sách thả xuống thuộc tính khác nhau tùy theo kiểu nội dung mà bạn đã chọn trong bước 6.

  10. Trong phần Vị trí Đích, hãy nhập hoặc duyệt tới vị trí để đặt nội dung khớp với quy tắc. Chọn hộp kiểm Tự động tạo một thư mục để nhóm các tài liệu tương tự với nhau trong các thư mục. Ví dụ, nếu bạn có một thuộc tính liệt kê tất cả tài liệu cho các dự án trong tổ chức của bạn, bạn có thể buộc bộ tổ chức tạo ra một thư mục riêng biệt cho mỗi dự án.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×