Tạo một thư mục tên, địa chỉ và các thông tin khác

Tính năng thư mục trong Word sẽ nhập dữ liệu vào một tài liệu đơn, chẳng hạn như danh sách thư mục, danh mục, danh mục hoặc phần. Vì bạn có thể phối một số loại nguồn dữ liệu, bạn có thể tạo báo cáo từ cơ sở dữ liệu như Access bằng cách sử dụng tất cả các tính năng định dạng của Word.

Ví dụ về phối thư mục

Bắt đầu tài liệu

  1. Mở một tài liệu trống.

  2. Chuyển đến gửi thư > bắt đầu phối thư > thư mục.

  1. Đi đến gửi thư > chọn người nhận.

  2. Chọn một nguồn dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

  3. Chọn Tệp > Lưu.

Nếu bạn cần sửa danh sách gửi thư của mình, hãy xem phối thư: chỉnh sửa người nhận.

Tại thời điểm này, không bao gồm văn bản mà bạn chỉ muốn in một lần trong tài liệu thư mục kết quả.

  1. Nhập văn bản bạn muốn lặp lại cho từng mục trong thư mục, chẳng hạn như tên: hoặc địa chỉ: nhãn cho các bản ghi riêng lẻ.

  2. Bấm hoặc gõ nhẹ vào vị trí trong tài liệu mà bạn muốn đặt trường phối và chèn trường phối. Để biết thêm thông tin, hãy xem trường phối thư

    Mẹo: 

    • Để tạo bảng với một hàng nhãn hoặc một đầu đề, hãy tạo đầu trang tài liệu. Đặt hàng nhãn của bảng bên trong đầu trang. Sau đó, đặt trường phối trong nội dung của tài liệu.

    • Đầu đề bảng trong đầu trang, bảng trong nội dung

    • Thao tác này cũng cho các thư mục dài vượt qua nhiều trang, vì nó tạo đầu trang cho mỗi trang.

    Bạn không thể nhập các ký tự trường phối («») theo cách thủ công. Bạn phải sử dụng ngăn tác vụ phối thư.

    Menu chèn trường phối

    Nếu trường phối xuất hiện bên trong các dấu ngoặc nhọn, chẳng hạn như {MERGEFIELD City}, sau đó là Word Hiển thị các mã trường thay vì kết quả trường. Điều này không ảnh hưởng đến việc phối, nhưng khó có định dạng. Bấm chuột phải vào mã trường, rồi chọn chuyển đổi mã trường trên menu lối tắt.

    Chuyển đổi mã trường được chọn

    Nếu bất kỳ phần nào trong địa chỉ của bạn bị thiếu, hãy xem mục phối thư: khớp với trường để khắc phục.

  3. Lặp lại bước 2 khi cần thiết.

  4. Sau khi bạn đã hoàn thành tài liệu chính và chèn tất cả các trường phối, hãy đi đến tệp > lưu như.

  1. Đi đến hộp thư đến > xem trước kết quả.

  2. Sử dụng nút quay lạichuyển tiếp để cuộn dù dữ liệu của bạn hoặc sử dụng Tìm người nhận để tìm kiếm các bản ghi cụ thể

  3. Nếu bạn cần chỉnh sửa, hãy chọn xem trước kết quả để trở về dạng xem trường phối.

  1. Chọn gửi thư > hoàn tất & phối và chọn chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ. Bạn sẽ thấy 2 tùy chọn khác, nhưng bạn không thể sử dụng chúng với một thư mục.

  2. Chọn một trong những mục sau đây:

    • Để phối tất cả các bản ghi, hãy chọn tất cả.

    • Để chỉ phối bản ghi mà bạn nhìn thấy trong cửa sổ tài liệu, hãy chọn bản ghi hiện tại.

    • Để phối một phạm vi bản ghi, hãy nhập các số bản ghi vào các hộp từđến .

    Chọn OK.

  3. Trong tài liệu mới, hãy thêm văn bản mà bạn chỉ muốn in một lần, chẳng hạn như đầu trang, chân trang, đầu đề cột hoặc văn bản nào khác.

  4. Lưu hoặc in thư mục cũng giống như bất kỳ tài liệu nào thông thường.

Bắt đầu tài liệu

  1. Mở một tài liệu trống.

  2. Chuyển đến gửi thư > bắt đầu phối thư > thư mục.

  1. Đi đến gửi thư > chọn người nhận.

  2. Chọn một nguồn dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

  3. Chọn Tệp > Lưu.

Nếu bạn cần sửa danh sách gửi thư của mình, hãy xem phối thư: chỉnh sửa người nhận.

Tại thời điểm này, không bao gồm văn bản mà bạn chỉ muốn in một lần trong tài liệu thư mục kết quả.

  1. Nhập văn bản bạn muốn lặp lại cho từng mục trong thư mục, chẳng hạn như tên: hoặc địa chỉ: nhãn cho các bản ghi riêng lẻ.

  2. Bấm hoặc gõ nhẹ vào vị trí trong tài liệu mà bạn muốn đặt trường phối và chèn trường phối. Để biết thêm thông tin, hãy xem trường phối thư

    Bạn không thể nhập các ký tự trường phối («») theo cách thủ công. Bạn phải sử dụng ngăn tác vụ phối thư.

    Nếu trường phối xuất hiện bên trong các dấu ngoặc nhọn, chẳng hạn như {MERGEFIELD City}, sau đó là Word Hiển thị các mã trường thay vì kết quả trường. Điều này không ảnh hưởng đến việc phối, nhưng khó có định dạng. Ctrl-bấm vào mã trường, rồi chọn chuyển đổi mã trường trên menu lối tắt.

    Chuyển đổi mã trường trên menu ngữ cảnh được chọn

    Nếu bất kỳ phần nào trong địa chỉ của bạn bị thiếu, hãy xem mục phối thư: khớp với trường để khắc phục.

  3. Lặp lại bước 2 khi cần thiết.

  4. Sau khi bạn đã hoàn thành tài liệu chính và chèn tất cả các trường phối, hãy đi đến tệp > lưu như.

  1. Đi đến hộp thư đến > xem trước kết quả.

  2. Sử dụng nút quay lạichuyển tiếp để cuộn dù dữ liệu của bạn hoặc sử dụng Tìm người nhận để tìm kiếm các bản ghi cụ thể

  3. Nếu bạn cần chỉnh sửa, hãy chọn xem trước kết quả để trở về dạng xem trường phối.

  1. Chọn gửi thư > hoàn tất & phối và chọn chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ.

  2. Trong tài liệu mới, hãy thêm văn bản mà bạn chỉ muốn in một lần, chẳng hạn như đầu trang, chân trang, đầu đề cột hoặc văn bản nào khác.

  3. Lưu hoặc in thư mục cũng giống như bất kỳ tài liệu nào thông thường.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×