Tạo một nhóm hoặc phân phối danh sách liên hệ trong Outlook cho PC

Tạo một nhóm hoặc phân phối danh sách liên hệ trong Outlook cho PC

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Dùng một nhóm liên hệ (trước đây gọi là danh sách phân phối"") để gửi email đến nhiều người — một nhóm dự án, một ủy ban hoặc thậm chí chỉ với một nhóm của bạn bè — mà không cần phải thêm từng tên vào hộp tới, Cc hoặc Bcc dòng riêng lẻ.

Để biết thông tin về nhóm liên hệ trong cho Mac, hãy xem tạo một nhóm liên hệ trong Outlook cho Mac.

  1. Trên thanh dẫn hướng, bấm mọi người.

    Lưu ý: Bạn có thể tìm thấy mọi người trong một trong hai vị trí trên thanh dẫn hướng.

    Nếu bạn đang sử dụng thanh dẫn hướng thu gọn, bấm vào biểu tượng mọi người.

    Chọn biểu tượng người để xem liên hệ của bạn.

    Nếu bạn đang sử dụng thanh dẫn hướng được bung rộng, bấm từ mọi người.

    Chọn người để xem liên hệ của bạn.
  2. Bên dưới Liên hệ của tôi, hãy chọn thư mục mà bạn muốn lưu vào nhóm liên hệ. Thông thường, bạn sẽ chọn liên hệ.

  3. Trên ruy-băng, hãy chọn Nhóm liên hệ mới.

  4. Đặt tên cho nhóm liên hệ của bạn.

  5. Bấm Thêm Thành viên, rồi thêm người từ sổ địa chỉ hoặc danh sách liên hệ của bạn.

    Thêm thành viên vào nhóm mới

    Lưu ý: Để thêm người không nằm trong sổ địa chỉ hoặc liên hệcủa bạn, hãy chọn Liên hệ email mới.

  6. Bấm Lưu & Đóng.

    Để tìm hiểu cách dùng nhóm liên hệ mới của bạn, hãy xem Gửi email tới một nhóm liên hệ.

Nếu bạn thường gửi email cho cùng một nhóm người, bạn có thể tạo một nhóm liên hệ (trước đây gọi là danh sách phân phối) và đưa vào đó tất cả những người nhận này bằng cách dùng một email mà bạn đã gửi cho họ trước đó. Lần sau khi bạn muốn liên hệ với họ hoặc lên lịch một cuộc họp với họ, bạn có thể thêm nhóm liên hệ đó vào dòng Đến trong thư, thay vì phải thêm từng người vào.

  1. Hãy mở một email đã gửi cho những người mà bạn muốn đưa vào nhóm liên hệ.

  2. Trong hộp Đến hoặc Đồng gửi, hãy dùng chuột tô sáng tất cả tên.

    Chọn những người trong email

  3. Bấm chuột phải vào vùng chọn, rồi bấm Sao chép hoặc nhấn Ctrl+C.

  4. Trong cửa sổ Outlook chính (không trong thông điệp email mở), hãy bấm mọi người trên thanh dẫn hướng

    Bấm Mọi người

  5. Bấm Nhóm liên hệ mới.

    Bấm Nhóm Liên hệ Mới trên tab Trang đầu

  6. Nhập tên cho nhóm liên hệ của bạn, chẳng hạn như Dự án Đặc biệt.

  7. Bấm Thêm Thành viên > Từ Liên hệ Outlook.

    Thêm Thành viên Từ Liên hệ Outlook.

  8. Trong cửa sổ mở ra, hãy bấm chuột phải vào trong hộp Thành viên, rồi bấm Dán hoặc nhấn Ctrl+V.

  9. Bấm OK.

    Những người trong email đó sẽ xuất hiện như là một danh sách thành viên cho nhóm liên hệ của bạn.

    Nhóm liên hệ mới của bạn giờ đây đã có mọi người

  10. Bấm Lưu & Đóng.

Các nhóm liên hệ hiển thị trong danh sách liên hệ của bạn, cùng với từng người riêng lẻ. Bạn có thể thấy sự khác biệt khi nhìn vào các biểu tượng xuất hiện bên trái của tên trong dạng xem Danh sách. Biểu tượng thẻ là của các liên hệ cá nhân, còn biểu tượng người là của nhóm liên hệ.

Biểu tượng người là của nhóm liên hệ, còn biểu tượng cái thẻ là của cá nhân

Cuối cùng, sau này bạn luôn có thể thêm người hoặc loại bỏ người trong nhóm liên hệ.

Nếu bạn có nhiều liên hệ cá nhân hoặc công việc mà bạn giữ trong một bảng tính Excel, bạn có thể nhập thẳng các liên hệ này vào Outlook.

Sau đó bạn có thể tạo một nhóm liên hệ (trước đây gọi là một "danh sách phân phối") sử dụng thông tin liên hệ đã nhập.

Rất tiếc, bạn không thể nhập một danh sách liên hệ từ Excel trực tiếp vào danh sách phân phối, nhưng bạn có thể nhập các liên hệ vào thư mục liên hệ của bạn, sau đó sử dụng hướng dẫn ở trên để tạo danh sách phân phối từ những liên hệ.

Để biết thông tin về nhập liên hệ từ Excel, hãy xem nhập liên hệ vào Outlook.

Xem thêm

Thêm người vào nhóm liên hệ

Thay đổi nội dung Hiển thị trên thanh dẫn hướng

Tạo một nhóm liên hệ

  • Tạo một nhóm liên hệ với tên mới hoặc thêm tên từ sổ địa chỉ   

    1. Trong liên hệ, trên trang đầu tab, trong nhóm mới , hãy bấm Nhóm liên hệ mới.

      Lệnh Nhóm Liên hệ Mới trên ribbon

    2. Trong hộp tên , nhập tên cho nhóm liên hệ.

    3. Trên tab Nhóm liên hệ , trong nhóm thành viên , bấm Thêm thành viên, sau đó bấm Liên hệ từ Outlook, Từ sổ địa chỉ hoặc Liên hệ Email mới.

    4. Nếu bạn đã Thêm một liên hệ email mới, nhập thông tin cho người đó trong hộp thoại Thêm thành viên mới .

      Nếu bạn muốn thêm thành viên từ liên hệ Outlook hoặc một sổ địa chỉ, hãy làm như sau:

      1. Trong danh sách thả xuống Sổ địa chỉ , hãy bấm sổ địa chỉ chứa các địa chỉ email mà bạn muốn đưa vào nhóm liên hệ của bạn.

      2. Trong danh sách tên, bấm vào tên bạn muốn, sau đó bấm thành viên. Bạn có thể thêm tên từ sổ địa chỉ khác nhau vào cùng một nhóm liên hệ.

    5. Thực hiện điều này cho mỗi người mà bạn muốn thêm vào nhóm liên hệ, sau đó bấm OK.

      Nhóm liên hệ được lưu trong thư mục liên hệ bên dưới tên bạn cung cấp cho nó.

  • Tạo một nhóm liên hệ bằng cách sao chép tên từ thông điệp email   

    1. Trong thư mà bạn muốn sao chép các tên từ, bấm vào tên trong hộp tới hoặc Cc .

    2. Bấm chuột phải vào lựa chọn của bạn, sau đó bấm sao chép.

    3. Trong thư, trên trang đầu tab, trong nhóm mới , hãy bấm Mục mới, sau đó bấm Thêm mục, sau đó bấm Nhóm liên hệ.

    4. Trong hộp tên , nhập tên cho nhóm liên hệ.

    5. Trên tab Nhóm liên hệ , trong nhóm thành viên , bấm Thêm thành viên, và sau đó bấm Liên hệ từ Outlook hoặc Từ sổ địa chỉ.

    6. Ở dưới cùng của hộp thoại Chọn thành viên , trong hộp thành viên , bấm chuột phải, sau đó bấm dán.

Lưu ý: Thành viên không phải trong sổ địa chỉ của bạn để được thêm vào nhóm liên hệ. Tên của thành viên và địa chỉ email được bao gồm khi bạn sao chép và dán từ thông điệp email ban đầu.

Khi bạn nhận được một thông báo cho biết một nhóm liên hệ mà bạn muốn dùng, bạn có thể lưu nó vào liên hệ của bạn.

  1. Mở thư có chứa nhóm liên hệ.

  2. Trong hộp tới hoặc Cc , bấm chuột phải vào nhóm liên hệ, sau đó bấm Thêm vào liên hệ Outlook.

Xem thêm

Chia sẻ thư mục liên hệ với người khác

Tạo một danh sách phân phối

Danh sách phân phối được lưu trữ theo mặc định trong thư mục liên hệ của bạn. Nếu bạn sử dụng tài khoản Microsoft Exchange, Danh sách Địa chỉ Toàn cục của bạn có thể chứa danh sách phân phối toàn cầu, sẵn dùng cho mọi người đang dùng mạng đó. Danh sách phân phối cá nhân mà bạn tạo trong thư mục liên hệ của bạn sẵn dùng chỉ cho bạn, nhưng bạn có thể chia sẻ chúng bằng cách gửi cho chúng để những người khác.

Tôi có thể bao gồm số lượng tên trong danh sách phân phối?

Số tên mà bạn có thể bao gồm trong danh sách phân phối, tối đa tùy thuộc vào kích cỡ tệp liên hệ (cho mỗi liên hệ) chính họ. Không có không có quy tắc cứng và nhanh chóng nhưng nhìn chung, danh sách phân phối có thể chứa giữa 50-70 tên và địa chỉ email. Số lượng địa chỉ email, với kích cỡ tệp liên hệ tối thiểu, tối đa là xấp xỉ 125 và điều này có thể bao gồm các danh sách phân phối.

Để biết thêm thông tin hãy xem bài viết cơ sở kiến thức trên kích cỡ tối đa cho phân bố liệt kê.

Thực hiện một trong những thao tác sau:

  • Tạo danh sách phân phối bằng cách dùng tên trong sổ địa chỉ   

    1. Trên menu tệp , trỏ đến mới, sau đó bấm Danh sách phân phối.

    2. Trong hộp tên , nhập tên của danh sách phân phối của bạn. (Ví dụ, "chính trị bạn bè.")

    3. Trên tab Danh sách phân phối , hãy bấm Chọn thành viên.

    4. Trong danh sách thả xuống Sổ địa chỉ , hãy bấm sổ địa chỉ chứa các địa chỉ email bạn muốn bao gồm trong danh sách phân phối của bạn.

      Danh sách Sổ Địa chỉ

    5. Trong hộp Tìm kiếm , nhập tên mà bạn muốn đưa vào. Khi bạn đang tìm kiếm tên xuất hiện trong danh sách dưới đây, hãy bấm vào nó, sau đó bấm thành viên.

    6. Thực hiện điều này cho mỗi người mà bạn muốn thêm vào danh sách phân phối, sau đó bấm OK.

      Nếu bạn muốn thêm mô tả dài của danh sách phân phối, trên tab Danh sách phân phối , bấm ghi chú, sau đó nhập văn bản.

      Danh sách phân phối được lưu trong thư mục liên hệ bên dưới tên bạn cung cấp cho nó.

  • Tạo danh sách phân phối bằng cách sao chép tên từ thông điệp email   

    1. Trong thư mà bạn muốn sao chép các tên từ, hãy chọn các tên trong hộp tới hoặc Cc .

    2. Bấm chuột phải vào lựa chọn của bạn, sau đó bấm sao chép trên menu lối tắt.

    3. Bấm Nút Microsoft Office Hình ảnh nút Office , và bên dưới Tạo mục Outlook mới, hãy bấm danh sách phân phối.

    4. Trên tab Danh sách phân phối , trong nhóm thành viên , hãy bấm Chọn thành viên.

    5. Ở dưới cùng của hộp thoại Chọn thành viên , trong hộp thành viên , bấm chuột phải và sau đó bấm dán trên menu lối tắt.

      Lưu ý: Thành viên không cần nằm trong sổ địa chỉ của bạn để được thêm vào danh sách phân phối. Tên của thành viên và địa chỉ email sẽ được đưa vào khi bạn sao chép và dán từ thông điệp email ban đầu.

    6. Bấm OK.

    7. Trong hộp tên , nhập tên cho danh sách phân phối.

    8. Trên tab Danh sách phân phối , trong nhóm hành động , bấm lưu & đóng.

Danh sách phân phối được lưu trữ theo mặc định trong thư mục liên hệ của bạn. Khi bạn nhận được một danh sách phân phối từ người khác, bạn có thể lưu nó vào liên hệ của bạn.

  1. Mở thư có chứa danh sách phân phối.

  2. Trong phần đầu thư, bấm chuột phải vào danh sách phân phối, sau đó bấm Thêm vào liên hệ Outlook trên menu lối tắt.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×