Tạo biểu mẫu Access và báo cáo từ danh sách SharePoint

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bạn có thể tạo biểu mẫu và báo cáo từ danh sách SharePoint và dùng chúng như dạng xem. Người dùng của trang SharePoint có Access 2007 được cài đặt có thể mở các biểu mẫu và báo cáo bằng cách dùng menu dạng xem của danh sách SharePoint. Bạn có thể thực hiện một Access xem dạng xem mặc định cho một danh sách.

Các dạng xem mà bạn tạo bằng cách dùng Access 2007 được lưu trữ trong một tệp cơ sở dữ liệu trên máy chủ Dịch vụ Windows SharePoint . Khi bạn mở một dạng xem truy nhập của danh sách SharePoint, Access bắt đầu, và nó sẽ hiển thị biểu mẫu hoặc báo cáo. Vì cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên SharePoint site, dạng xem có thể mở bởi người dùng khác của trang. Người dùng không cần phải biết vị trí, trên trang SharePoint, tệp cơ sở dữ liệu có chứa dạng xem Access để sử dụng dạng xem. Ngoài ra, người dùng không cần phải biết làm thế nào để khởi động Access — này được xử lý tự động bằng trang SharePoint.

Lưu ý: Người dùng cần Access 2007 cài đặt trên máy tính của mình để tạo, sử dụng hoặc sửa đổi một dạng xem truy nhập trên một site SharePoint.

Bạn muốn làm gì?

Tạo một dạng xem truy nhập của danh sách SharePoint

Thực hiện một Access xem dạng xem mặc định cho danh sách SharePoint

Sử dụng một dạng xem truy nhập của danh sách SharePoint

Sửa đổi một dạng xem truy nhập của danh sách SharePoint

Tạo một dạng xem truy nhập của danh sách SharePoint

Khi bạn tạo một dạng xem truy nhập của danh sách SharePoint, Access sẽ bắt đầu tự động. Trong Access, bạn có thể dựa trên nhiều mẫu biểu mẫu và báo cáo, và sau đó bạn có thể tùy chỉnh dạng xem của bạn. Bằng cách phát hành dạng xem của bạn trên SharePoint site, bạn có thể dễ dàng làm nó sẵn dùng cho người dùng khác.

Lưu ý: Để tạo dạng xem của danh sách SharePoint, bạn cần Dịch vụ Windows SharePoint quyền quản lý danh sách, nào, theo mặc định, được bao gồm trong mức cấp phép thiết kế.

Sử dụng thủ tục sau đây để tạo một dạng xem truy nhập của một danh sách SharePoint mà bạn đang xem trong trình duyệt của bạn.

  1. Trên site SharePoint Online trên dạng xem menu Menu Dạng xem Danh sách SharePoint , bấm Tạo dạng xem.

  2. Trên trang Tạo dạng xem , hãy bấm Dạng xem Access.

    Truy cập bắt đầu, và sau đó sẽ nhắc bạn lưu bản sao cục bộ của cơ sở dữ liệu sẽ chứa dạng xem mới của bạn.

  3. Trong hộp thoại Lưu một bản sao cục bộ , hãy duyệt đến vị trí trên máy tính của bạn, nơi bạn muốn lưu bản sao, hãy nhập tên cho bản sao cục bộ trong hộp Tên tệp , sau đó bấm lưu.

    Truy nhập lưu và mở bản sao cục bộ, và sau đó xuất hiện hộp thoại Tạo dạng xem truy nhập .

  4. Trong hộp thoại Tạo dạng xem Access , bấm đúp vào loại dạng xem mà bạn muốn tạo.

    Access tạo dạng xem mới của bạn và mở nó trong dạng xem bố trí.

  5. Bạn có thể tùy chỉnh dạng xem mới của bạn trong dạng xem bố trí, hoặc bạn có thể chuyển sang dạng xem thiết kế.

    Trong dạng xem bố trí, bạn có thể đổi kích cỡ và sắp xếp lại các điều khiển trong dạng xem của bạn (chẳng hạn như nhãn và trường), nhưng bạn không thể thêm điều khiển bổ sung vào dạng xem của bạn. Dạng xem bố trí cung cấp một bản xem trước dữ liệu này giúp dễ dàng để xem làm thế nào thay đổi của bạn sẽ xuất hiện trong dạng xem xong.

    Trong thiết kế dạng xem bạn có thể đổi kích cỡ và sắp xếp lại các điều khiển, và có thể thêm điều khiển bổ sung vào dạng xem của bạn. Tuy nhiên, dạng xem thiết kế không cung cấp một bản xem trước dữ liệu.

    Bạn có thể chuyển đổi giữa dạng xem thiết kế và dạng xem bố trí rất giống như bạn muốn. Nếu bạn sử dụng dạng xem thiết kế để thêm điều khiển vào dạng xem của bạn, bạn có thể sau đó chuyển sang dạng xem bố trí và sắp xếp các điều khiển trên dạng xem trong khi xem trước dữ liệu.

  6. Sau khi bạn thực hiện tùy chỉnh của bạn, trên Thanh thông báo, bấm phát hành lên SharePoint Site.

    Nút Phát hành lên Site SharePoint trên Thanh Thông báo

    Hộp thoại phát hành lên máy chủ Web xuất hiện.

    Nếu Thanh thông báo không xuất hiện, Hiển thị nó bằng cách thực hiện các thao tác sau:

    • Trên tab Công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm Hiện/ẩn , bấm Thanh thông báo.

  7. Theo mặc định, Access sẽ lưu dạng xem trong một tệp cơ sở dữ liệu nằm trong thư viện tài liệu chia sẻ trên SharePoint site — site này chứa danh sách mà bạn đã tạo dạng xem. Trong hầu hết các trường hợp, điều này có thể là những gì bạn muốn, nhưng bạn có thể thay đổi thư viện tài liệu để lưu trữ cơ sở dữ liệu bằng cách chọn một thư viện khác nhau trong lưu trong hộp trong hộp thoại phát hành lên máy chủ Web . Bạn có thể làm điều này để cụ thể hơn kiểm soát việc ai có quyền truy nhập vào dạng xem và việc người dùng có thể mở dạng xem trong chế độ chỉ đọc hoặc trong chế độ chỉnh sửa. Trang SharePoint cũng có thể gặp thư viện cụ thể thiết lập để phát hành truy nhập dạng xem, trong trường hợp bạn có thể cần phải thay đổi vị trí lưu trong để chọn thư viện chính xác.

    Người quản trị trang SharePoint có thể giúp bạn chọn thư viện chính xác.

  8. Access cung cấp một tên cho cơ sở dữ liệu trong hộp tên tệp trong hộp thoại phát hành lên máy chủ Web . Tên này khớp với tên cơ sở dữ liệu mà bạn đã lưu dưới dạng một bản sao cục bộ. Bạn có thể thay đổi tên nếu bạn muốn, nhưng trong hầu hết các trường hợp, bạn nên chấp nhận tên gợi ý — này sẽ giúp bạn dễ dàng ghi nhớ cơ sở dữ liệu cục bộ tương ứng với cơ sở dữ liệu mà bạn phát hành trên trang SharePoint.

  9. Bấm phát hành để lưu cơ sở dữ liệu vào trang SharePoint.

Đầu trang

Thực hiện một Access xem dạng xem mặc định cho danh sách SharePoint

Khi bạn thực hiện một Access xem dạng xem mặc định cho danh sách SharePoint, dạng xem Access sẽ tự động mở khi người dùng mở danh sách, nếu những người dùng có quyền truy nhập được cài đặt trên máy tính của họ.

Quan trọng: Nếu bạn thực hiện một dạng xem truy nhập dạng xem mặc định, khách truy nhập danh sách người không có cài đặt Access 2007 sẽ không thể sử dụng danh sách.

  1. Với danh sách SharePoint mở, trên menu thiết đặt , bấm Thiết đặt danh sách.

  2. Trên trang Thiết đặt danh sách , dưới dạng xem, bấm vào tên của dạng xem Access mà bạn muốn thực hiện dạng xem mặc định.

  3. Trên trang Sửa dạng xem , chọn thực hiện dạng xem mặc định và sau đó bấm OK.

Đầu trang

Sử dụng một dạng xem truy nhập của danh sách SharePoint

Để sử dụng một dạng xem truy nhập của danh sách SharePoint, bạn chọn dạng xem truy nhập từ menu dạng xem của danh sách.

  • Trên dạng xem menu Menu Dạng xem Danh sách SharePoint , bấm vào tên của dạng xem truy nhập. Truy cập bắt đầu, và sau đó hiển thị dạng xem trong chế độ chỉ đọc.

    Trong chế độ chỉ đọc, bạn có thể thay đổi dữ liệu trong dạng xem và in dạng xem, nhưng bạn không thể thay đổi dạng xem thiết kế. Nếu bạn muốn thay đổi dạng xem thiết kế, hãy xem phần tiếp theo của bài viết này, sửa đổi một dạng xem truy nhập của danh sách SharePoint.

Đầu trang

Sửa đổi một dạng xem truy nhập của danh sách SharePoint

Để thay đổi thiết kế của một dạng xem Access, bạn lưu bản sao cục bộ của cơ sở dữ liệu có chứa dạng xem truy nhập, và sau đó thực hiện thay đổi. Bạn có thể dùng bản sao cục bộ của dạng xem, hoặc nếu bạn có quyền thích hợp trên SharePoint site, bạn có thể phát hành dạng xem mới.

Lưu ý: Bạn có thể sửa đổi một bản sao cục bộ của một dạng xem truy nhập bất kể mức cấp phép Dịch vụ Windows SharePoint của bạn. Tuy nhiên, để phát hành dạng xem Sửa đổi của bạn đến trang SharePoint, bạn cần Dịch vụ Windows SharePoint quyền quản lý danh sách, nào, theo mặc định, được bao gồm trong mức cấp phép thiết kế. Nếu bạn đã tạo dạng xem Access, bạn nên đã có quyền quản lý danh sách. Nếu bạn không chắc chắn, hãy liên hệ với người quản trị trang SharePoint của bạn để xác định xem bạn có quyền bạn cần.

  1. Với truy nhập dạng xem mở, trên Thanh thông báo, bấm Lưu như.

    Nút Lưu dưới Dạng trên Thanh Thông báo

    Lưu ý: Nếu Thanh thông báo không xuất hiện, Hiển thị nó bằng cách thực hiện các thao tác sau:

    • Trên tab Công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm Hiện/ẩn , bấm Thanh thông báo.

  2. Bấm khi Access sẽ nhắc bạn đóng dạng xem và tất cả các đối tượng mở.

    Hộp thoại Lưu Dưới dạng sẽ xuất hiện.

  3. Trong hộp lưu trong , xác định vị trí nơi bạn muốn lưu bản sao cục bộ, hãy nhập tên cho bản sao cục bộ trong hộp tên tệp , sau đó bấm lưu.

    Truy nhập lưu bản sao cục bộ của cơ sở dữ liệu, và sau đó mở nó.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thay đổi bố trí của dạng xem mà không cần thêm điều khiển mới, trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào dạng xem, sau đó bấm Dạng xem bố trí trên menu lối tắt.

      Trong dạng xem bố trí, bạn có thể đổi kích cỡ và sắp xếp lại các điều khiển trong dạng xem của bạn (chẳng hạn như nhãn và trường), nhưng bạn không thể thêm điều khiển bổ sung vào dạng xem của bạn. Dạng xem bố trí cung cấp một bản xem trước dữ liệu này giúp dễ dàng để xem làm thế nào thay đổi của bạn sẽ xuất hiện trong dạng xem xong.

    • Để thêm hoặc loại bỏ điều khiển trong dạng xem (chẳng hạn như nhãn hoặc trường), trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào dạng xem, sau đó bấm Dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

      Trong thiết kế dạng xem bạn có thể đổi kích cỡ và sắp xếp lại các điều khiển, và có thể thêm điều khiển bổ sung vào dạng xem của bạn. Tuy nhiên, dạng xem thiết kế không cung cấp một bản xem trước dữ liệu.

      Lưu ý: Nếu bạn chọn để sửa dạng xem trong dạng xem thiết kế và bạn lập kế hoạch để phát hành đã sửa đổi dạng xem vào SharePoint site, không thể thêm bất kỳ trường vào dạng xem mà không phải là một phần của danh sách SharePoint.

  5. Bạn có thể chuyển đổi giữa dạng xem thiết kế và dạng xem bố trí rất giống như bạn muốn. Nếu bạn sử dụng dạng xem thiết kế để thêm điều khiển vào dạng xem của bạn, bạn có thể sau đó chuyển sang dạng xem bố trí và sắp xếp các điều khiển trên dạng xem trong khi xem trước dữ liệu.

Phát hành sửa đổi dạng xem truy nhập vào SharePoint site

Sau khi bạn hoàn tất sửa đổi dạng xem, nếu bạn có quyền quản lý danh sách trên trang SharePoint, bạn có thể phát hành ở dạng xem Sửa đổi bằng cách sử dụng thủ tục sau đây.

Để có được quyền quản lý danh sách, hãy liên hệ với người quản trị trang SharePoint.

  1. Lưu dạng xem trong bản sao cục bộ của cơ sở dữ liệu.

  2. Trên Thanh thông báo, hãy bấm phát hành lên SharePoint Site.

    Nút Phát hành lên Site SharePoint trên Thanh Thông báo

    Lưu ý: Nếu bạn không có quyền quản lý danh sách, trên Thanh thông báo không hiển thị nút phát hành lên SharePoint Site . Nếu Thanh thông báo không xuất hiện, Hiển thị nó bằng cách thực hiện các thao tác sau:

    • Trên tab Công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm Hiện/ẩn , bấm Thanh thông báo.

  3. Trong hộp thoại phát hành lên máy chủ Web , bấm phát hành.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×