Tại sao bạn cần nâng cấp danh sách phân phối của bạn cho các nhóm trong Outlook

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Cho các năm tổ chức có dựa trên nhóm phân phối để liên lạc và cộng tác với nhóm của mọi người bên trong và bên ngoài công ty. Bây giờ, Tuy nhiên, nhóm Office 365 trong Outlook cung cấp giải pháp hiệu quả hơn cho cộng tác.

Mẹo: Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin về việc dùng nhóm liên hệ Outlook để gửi email đến danh sách mọi người - chẳng hạn như một nhóm của bạn bè - hãy xem tạo một nhóm liên hệ.

Nhóm Office 365 là gì?

Khi bạn thiết lập một nhóm Office 365 trong Outlook, bạn có thể chọn một tập hợp những người mà bạn muốn cộng tác với và dễ dàng thiết lập tập hợp các nguồn tài nguyên cho những người cần chia sẻ. Bạn không cần phải lo lắng về theo cách thủ công việc gán quyền cho tất cả các tài nguyên vì thêm thành viên vào nhóm sẽ tự động cung cấp cho họ quyền họ cần để các công cụ nhóm của bạn cung cấp.

Những tài nguyên bổ sung bao gồm:

  • Chia sẻ hộp thư đến - nơi hội thoại bạn truyền thống có trong danh sách phân phối của bạn xảy ra. Hộp thư đến được chia sẻ này là đầy đủ các do vậy nó sẽ tạo ra một kho lưu trữ sống của các thư của nhóm. Người mới vào nhóm có thể tìm kiếm hoặc di chuyển lùi trong lịch sử tốc độ nhanh chóng trên những gì được đăng trong nhóm trước đó. Hãy xem: trò chuyện nhóm trong Outlook.

    Mẹo: Nếu người dùng của bạn vẫn muốn thư nhóm xuất hiện trong hộp thư đến cá nhân của họ, như họ đã thực hiện với danh sách phân phối, tất cả họ cần để thực hiện là đăng ký vào nhóm bằng cách bấm vào nút tư cách thành viên trên ruy-băng trong Outlook.

  • Chia sẻ tệp thư viện - nhóm của bạn có một tệp thư viện SharePoint nơi người dùng của bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu, sổ làm việc, bản trình bày, hình ảnh hoặc bất kỳ loại khác của họ cần để làm việc trên tệp. Hãy xem: chia sẻ tệp nhóm.

  • Chia sẻ lịch - nhóm của bạn có được một lịch được chia sẻ để đăng sự kiện liên quan đến nhóm. Mỗi thành viên đã đăng ký vào nhóm sẽ tự động được mời đến sự kiện được đăng vào lịch để các sự kiện cũng có thể xuất hiện trên lịch cá nhân của họ nếu họ muốn. Hãy xem: lên lịch cuộc họp trên lịch nhóm trong Outlook 2016.

  • Sổ ghi chép được chia sẻ OneNote - nhóm tự động có một sổ ghi chép được chia sẻ OneNote nơi các thành viên nhóm có thể thu thập và cộng tác trên thông tin. Nhóm nhiều sử dụng sổ ghi chép để tạo một wiki sống với câu hỏi thường gặp và tài nguyên khác. Hãy xem: bắt đầu với OneNote 2016.

  • Truy nhập dành cho khách - bạn có thể thêm liên hệ bên ngoài vào nhóm phân phối trước, nhưng tất cả họ nhận là email. Với các nhóm bạn có thể cung cấp dịch vụ khách truy nhập vào cuộc hội thoại email, tệp và thậm chí sổ tay OneNote được chia sẻ. Hãy xem: dành cho khách truy nhập trong nhóm Office 365.

  • Nội dung được khám phá - nhóm trong Outlook được công khai theo mặc định, tức là họ được dễ dàng cho người khác trong tổ chức của bạn để khám phá và tham gia hoặc xem lại các tài liệu trong nhóm. Nếu nội dung của nhóm là nhạy cảm hơn, bạn có thể chuyển nhóm để riêng tư, mà ẩn nội dung từ không phải thành viên và yêu cầu chủ sở hữu nhóm để phê duyệt yêu cầu bất kỳ để gia nhập.

  • Tạo tự phục vụ - nó không phải nhận được bogged xuống theo yêu cầu từ người dùng để tạo nhóm. Người dùng có thể tạo nhóm của riêng họ khi cần thiết. Nếu bạn muốn kiểm soát những người dùng trong tổ chức của bạn có thể tạo nhóm hãy xem: dành cho khách truy nhập trong nhóm Office 365.

Đó là một vài tính năng tạo nhóm giải pháp hiệu quả hơn hơn nhóm phân phối.

Quản trị các nhóm của bạn

Office 365 cung cấp một số công cụ hữu ích và chức năng để biết thêm dễ dàng quản lý và quản lý nhóm của bạn. Để biết thêm thông tin về mỗi các lợi ích này, hãy bấm đầu đề dưới đây.

Giữ thư mục của bạn bên dưới điều khiển là mối của mọi người quản trị. Đây là một vài công cụ Office 365 cung cấp để giúp dễ mà:

  • Đặt tên cho chính sách - Naming chính sách cho phép bạn xác định những gì, và sẽ không, chấp nhận được tên cho nhóm của bạn. Mà ngăn không cho người dùng từ xúc phạm hoặc bị cấm tên cho nhóm. Ngoài ra, bạn có thể bắt buộc công ty chuẩn tiền tố hoặc hậu tố cho các tên nhóm.

    Tư cách thành viên động - động tư cách thành viên cho phép bạn thiết lập tư cách thành viên nhóm bằng quy tắc, trong đó sẽ thêm (hoặc loại bỏ) thành viên nhóm dựa trên siêu dữ liệu (chẳng hạn như các bộ phận hoặc vai trò) trong thư mục hoạt động của bạn. Hãy xem sử dụng thuộc tính để tạo quy tắc nâng cao để biết thêm thông tin về tạo tư cách thành viên linh động.

  • Tư cách thành viên ẩn - nếu bạn có một lý do muốn tư cách thành viên của nhóm của bạn cần mang tính bảo mật, ví dụ: nếu các thành viên là sinh viên, bạn có thể ẩn tư cách thành viên từ bên ngoài.

  • Tạo quyền - có thể có một số người trong tổ chức của bạn mà bạn không muốn có thể tạo nhóm mới. Không có một số kỹ thuật quản lý quyền tạo trong thư mục của bạn. Hãy xem quản lý Office 365 nhóm tạo.

  • Kiểm tra Nhật ký - bạn có thể có thêm tin cậy cho phép người dùng của bạn để tạo nhóm và quản lý tư cách thành viên nhóm vì nhóm Office 365 Nhật ký kiểm nghiệm cho phép bạn theo dõi ai đã tạo hoặc xóa một nhóm cụ thể hoặc thực hiện thay đổi với tư cách thành viên của nhóm. Hãy xem: Tìm kiếm kiểm toán đăng nhập Office 365 bảo mật và tuân thủ căn giữa.

Quản lý chuyển phát cho bạn một số phương pháp xử lý như thế nào thư nên được gửi hoặc nhận theo nhóm. Ngoài ra, có những công cụ để giám sát dòng những thông điệp.

  • Gửi dưới dạng hoặc gửi - các thiết đặt này cho phép người dùng đã xác định để gửi email, như thể chúng đến từ hoặc thay mặt cho, nhóm.

  • Hạn chế người gửi - các thiết đặt này cho phép bạn kiểm soát những người được phép gửi thư cho nhóm. Nhóm có thể được cấu hình để cho phép email từ bên ngoài, nhưng bạn có thể muốn chỉ cho mà chỉ cụ thể bên ngoài.

  • Hỗ trợ người dùng bên ngoài - bằng cách mời khách hàng để nhóm của bạn, bạn có thể chọn chúng trong cuộc hội thoại email trong nhóm. Hãy xem: dành cho khách truy nhập trong nhóm Office 365.

  • Quy tắc truyền dẫn - công việc quy tắc truyền dẫn cho các nhóm chỉ khi chúng làm cho máy chủ Exchange của bạn. Các quy tắc có thể tìm kiếm thư đáp ứng điều kiện cụ thể và sau đó có thể thực hiện hành động trên các thư.

  • Mẹo Thư - Mẹo Thư là cung cấp thông tin thư Hiển thị cho người dùng trong khi họ đang soạn thảo thư. Họ có thể giúp giảm NDR bằng cảnh báo người dùng nếu thư của họ có thể để đi đến bên ngoài hoặc vượt quá hạn ngạch thư.

  • Nhiều địa chỉ proxy - aliases giống như một hộp thư của người dùng nào có thể có một nhóm. Địa chỉ proxy bổ sung có thể là thuận tiện để chấp nhận thư được gửi đến những khác biệt danh hoặc để giúp dễ dàng hơn để đạt đến một nhóm có một dài hoặc khó tên chính tả. Hãy xem: nhiều tên miền hỗ trợ cho nhóm Office 365 - quản trị trợ giúp

  • Kích cỡ tối đa gửi/nhận - hạn ngạch những có thể giúp giảm vấn đề với nhóm khi nhận (hoặc gửi) thư lớn quá cỡ nhằm quản lý yêu cầu về lưu trữ và băng thông.

Office 365 cũng cung cấp cho bạn một số công cụ quản lý loại nội dung được chia sẻ trong nhóm của bạn.

  • Hướng dẫn về cách dùng - bạn có thể xác định hướng dẫn về cách dùng cho nhóm Office 365 — để nâng cao hiểu biết người dùng của bạn về những cách thực hành tốt nhất giúp giữ các nhóm hiệu quả và nâng cao hiểu biết chúng trên chính sách nội dung nội bộ. Để biết ví dụ hãy xem: Cách dùng hướng dẫn Microsoft khách hàng và đối tác.

  • Phân loại dữ liệu - bạn có thể tạo một hệ thống phân loại dữ liệu có thể tùy chỉnh cho nhóm Office 365 cho phép khoảng phân tách các nhóm theo chính sách loại (ví dụ, "không phân loại," "công ty mật" hoặc "trên cùng bí mật"). Theo cách này, nhóm của bạn có thể chế sẽ xuất hiện chính sách nội dung khác trong tổ chức của bạn. Mở rộng chính sách cho phép tổ chức của bạn để cấu hình một điểm cuối được gọi là bất cứ khi nào một nhóm được tạo hoặc thay đổi — và sau đó bạn có thể thực hiện các chính sách của riêng bạn để tạo nhóm hoặc thay đổi.

Quản lý thay đổi

Người dùng đôi khi sẽ khó chịu với thay đổi để nó là quan trọng để liên lạc với các thành viên hiện có của danh sách phân phối của bạn để họ biết điều gì sẽ xảy. Đây là một số thông tin bạn cần đưa vào thông báo này, cùng với một số câu trả lời bạn có thể thấy hữu ích:

Nhóm trong Outlook là gì?

Nhóm Office 365 trong Outlook là giải pháp đơn cộng tác cho các nhóm/nhóm muốn chỗ để chia sẻ các thảo luận, tệp, lịch và ghi chú trong một cách hợp nhất dễ dàng tìm thấy.  Có thể tính năng đơn tốt nhất là rằng hộp thư đến cho nhóm duy trì lịch sử của thảo luận, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thảo luận trước đó.

Tại sao chúng tôi đang thực hiện thay đổi này không?

Mọi người thường có yêu cầu khả năng tìm kiếm tin nhắn được đăng vào danh sách phân phối của chúng tôi để tìm thông tin được thảo luận trong quá khứ. Nâng cấp danh sách phân phối vào nhóm có nghĩa là mọi người không có để yêu cầu hoặc trả lời các câu hỏi cùng hơn và hơn.

Cũng nhóm mới sẽ bao gồm một lịch các sự kiện nhóm của chúng tôi, thư viện được chia sẻ tệp và một sổ ghi chép OneNote mà chúng tôi có thể cộng tác và thu thập thông tin để tham khảo trong tương lai.

Tôi có cần phải làm gì để gia nhập nhóm này nếu tôi đã có một thành viên của danh sách phân phối?

Không, nếu bạn đã có một thành viên của danh sách phân phối bạn sẽ tự động là thành viên của nhóm mới.

Làm thế nào để tôi có thể truy nhập vào nhóm mới trong Outlook? Điều gì về Outlook trên Web?

Để truy nhập vào nhóm mới trong Outlook chỉ đến thể loại nhóm ở phía dưới của ngăn dẫn hướng bên trái. Nếu bạn thường dùng nhóm này hãy cân nhắc ghim nó dưới dạng danh sách yêu thích bằng cách bấm chuột phải vào nó và chọn Hiển thị dưới dạng yêu thích.

Ngoài ra có sẵn miễn phí máy khách di động cho nhóm Office 365 trên mỗi nền tảng điện thoại di động (iOS, Android, v.v.) để bạn có thể dễ dàng truy nhập nhóm di chuyển.

Tôi không thể vẫn chỉ email

Vâng, tất nhiên rồi. Biệt danh email cùng mà bạn đã sử dụng cho danh sách phân phối sẽ vẫn hoạt động chỉ tinh cho nhóm trong Outlook.

Ngoài ra...

Nhớ để cho biết họ khi thay đổi này diễn ra và ai họ cần liên hệ với nếu họ đã thêm câu hỏi.

Di chuyển danh sách phân phối của bạn

Sẵn sàng để nâng cấp danh sách phân phối của bạn vào một nhóm? Hãy xem danh sách phân phối di chuyển đến nhóm Office 365 - trợ giúp quản trị.

Tiếp theo là gì?

Sau khi bạn đã nâng cấp của nhóm phân phối để một nhóm Office 365 có là một số nhiệm vụ theo dõi bạn có thể muốn thực hiện để đảm bảo nó đi một cách suôn sẻ.

  • Theo dõi với người dùng của bạn - kiểm bằng chúng ngay lập tức sau khi nâng cấp đã hoàn thành, và sau đó lại một vài ngày sau này. Hiển thị mà bạn đang nghe và phản hồi hay bất kỳ câu hỏi họ có thể có sẽ bé nhiều hướng làm cho chúng lòng và hài lòng với thay đổi.

  • Giám sát các báo cáo sự tham gia - The cổng quản trị Office 365 có một số lý báo cáo có thể hiển thị cho bạn biết bao nhiêu người dùng đang sử dụng nhóm, mức độ thường xuyên và những gì họ đang sử dụng tính năng. Các báo cáo có thể giúp bạn thiết kế của bạn theo dõi và đào tạo người dùng cũng như tô sáng mà người dùng của bạn đang lấy giá trị nhất từ nhóm mới. Hãy xem: báo cáo hoạt động trong Trung tâm quản trị Office 365.

  • Chia sẻ của bạn trải nghiệm - cho phép các nhóm trong công ty của bạn biết rằng bạn đã nâng cấp của nhóm phân phối và những bước bạn đã thực hiện để làm cho nó thành công! Chia sẻ thông tin có thể giúp những nhóm khác theo ví dụ của bạn và có một nâng cấp thành công của mình.

Xem thêm

Có câu hỏi về nhóm Office 365?

Hãy truy cập cộng đồng Microsoft Office 365 nhóm kỹ thuật.

Chúng tôi luôn lắng nghe

Bài viết này đã được cập nhật ngày 22 tháng mười hai, 2017 do phản hồi của bạn. Nếu bạn tìm thấy rằng nó hướng dẫn bạn thông tin hữu ích và đặc biệt là nếu bạn không, vui lòng bấm điều khiển phản hồi bên dưới và để chúng tôi một số chú thích xây dựng để chúng tôi có thể tiếp tục cải. Cảm ơn!

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×