Tự động lưu trữ các mục cũ hơn

Tự động lưu trữ các mục cũ hơn

Email có thể nhanh chóng lấp đầy Hộp thư đến Outlook của bạn – thư mới, thư trả lời và thư chuyển tiếp. Bạn có thể có hàng ngàn thư ở đó mà không biết. Hãy giữ cho hộp thư đến Outlook của bạn và các thư mục luôn được kiểm soát bằng cách di chuyển các mục cũ hơn mà bạn muốn giữ lại đến thư mục lưu trữ. Sử dụng Tự lưu trữ để thực hiện tự động thao tác này.

Bạn có thể thay đổi tần suất Tự lưu trữ chạy, vị trí lưu trữ các mục đã lưu trữ và khoảng thời gian Outlook sẽ giữ lại các mục trước khi lưu trữ các mục đó.

  1. Bấm Tệp > Tùy chọn > Nâng cao.

  2. Dưới Tự động Lưu trữ, hãy bấm Thiết đặt Tự động Lưu trữ.

  3. Bấm vào hộp Chạy Tự lưu trữ n ngày một lần và chỉ định tần suất Tự lưu trữ thực hiện.

  4. Chọn bất kỳ tùy chọn nào khác bạn muốn, chẳng hạn như để Outlook xóa các mục cũ thay vì lưu trữ.

    Mẹo: Tính năng Lưu trữ và Tự động Lưu trữ có thể không sẵn dùng nếu hồ sơ thư của bạn kết nối với một Máy chủ Exchange. Cũng có thể tổ chức của bạn có chính sách lưu giữ thư mà chính sách đó ghi đè tính năng Tự động Lưu trữ. Hãy hỏi người quản trị hệ thống của bạn để biết thêm thông tin.

Để biết thêm thông tin về các cài đặt Tự lưu trữ, hãy xem mục Giải thích về các cài đặt Tự lưu trữ.

Thay đổi các thiết đặt Tự động Lưu trữ cho một thư mục riêng lẻ

  1. Trong danh sách thư mục của Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào thư mục mà bạn muốn thay đổi, rồi bấm Thuộc tính.

  2. Trên tab Tự động Lưu trữ, hãy chọn những tùy chọn mà bạn muốn.

Lần đầu tiên bạn chạy Outlook, Tự lưu trữ được bật theo mặc định và thực hiện 14 ngày một lần. Bạn có thể thay đổi tần suất Tự lưu trữ chạy, chỉ định tệp dữ liệu Outlook (.pst) được sử dụng để lưu trữ các mục đã lưu trữ, cũng như thời điểm mục trong các thư mục Outlook của bạn được lưu trữ.

  1. Chọn Công cụ > Tùy chọn, rồi chọn tab Khác.

  2. Chọn Tự lưu trữ.

    Tự lưu trữ trong hộp thoại Tùy chọn công cụ

  3. Chọn hộp kiểm Chạy Tự lưu trữ n ngày một lần, rồi chỉ định tần suất Tự lưu trữ thực hiện.

  4. Chọn tùy chọn bạn muốn.

    • Thực hiện Tự lưu trữ một lần   Chọn tần suất bạn muốn Tự lưu trữ chạy. Lưu trữ nhiều mục cùng một lúc có thể làm chậm hiệu suất của máy tính bạn. Do đó, việc chọn khoảng thời gian rút ngắn quy trình Tự lưu trữ sẽ tốt hơn. Hãy cân nhắc số lượng mục bạn thường nhận được trong một thời gian nhất định và điều chỉnh khung thời gian tương ứng. Nhắc trước khi Tự lưu trữ chạy    Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn Outlook hiển thị thông báo nhắc trước khi Tự lưu trữ xử lý các mục Outlook của bạn. Khi bạn xem thông báo, bạn có thể bấm Không để hủy bỏ phiên Tự lưu trữ đó.

    • Xóa mục đã hết hạn (chỉ dành cho thư mục email)   Tùy chọn này được chọn theo mặc định. Bạn có thể chọn xóa thư email khi kỳ hạn của thư đã hết. Khoảng thời gian mặc định cho mục Nháp và Hộp thư đến của bạn là sáu tháng và ba tháng cho Khoản mục đã gửi nhưng bạn có thể thay đổi chu kỳ này bằng tùy chọn Dọn dẹp mục cũ hơn.

    • Lưu trữ hoặc xóa mục cũ   Bạn phải chọn tùy chọn này nếu muốn Tự lưu trữ xóa một số hoặc tất cả các mục khi hết hạn. Tùy chọn này sẽ kích hoạt các tùy chọn khác cho phép bạn quyết định mục cần lưu trữ và mục cần xóa khi các mục này đến cuối kỳ hạn. Sau đó chọn các cài đặt bổ sung để áp dụng cho cả lưu trữ lẫn xóa.

      Lưu ý: Trong hộp thoại Tự lưu trữ, "thư mục" ám chỉ các khu vực tính năng chính trong Outlook của bạn, chẳng hạn như thư mục Lịch, thư mục Tác vụ và thư mục email riêng. Lý do là vì mục Lịch và Tác vụ được lưu trữ trong thư mục LịchTác vụ tương ứng.

    • Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục   Chọn để liệt kê thư mục Lưu trữ cùng với các thư mục đang làm việc khác trong Ngăn dẫn hướng. Trong thư mục Lưu trữ chính, bạn có thể mở các thư mục con và xem các mục đã lưu trữ của mình. Khi xem các mục đã lưu trữ của mình, bạn có thể xác minh rằng các mục đúng đã được lưu trữ, cũng như có thể kéo bất kỳ mục nào bạn cần về lại thư mục làm việc.

    • Dọn dẹp mục cũ hơn    Chọn cài đặt mặc định về thời điểm bạn muốn lưu trữ các mục, theo ngày, tuần hoặc tháng. Bạn có thể đặt khoảng thời gian là một ngày đến tối đa là 60 tháng. "Dọn dẹp" có nghĩa là lưu trữ — lưu trữ — các mục. Điều đó không có nghĩa là "xóa" trừ khi bạn đã chỉ định cài đặt đó cho các thư mục ở nơi nào khác.

    • Di chuyển mục cũ đến   Cài đặt mặc định cho vị trí này là khác nhau đối với máy tính đang chạy hệ điều hành Microsoft Windows Vista và Windows XP.

      Windows Vista: C:\Người dùng\người dùng\Dữ liệu_Ứng dụng\Cục bộ\Microsoft\Outlook\Archive.PST.

      Windows XP: C:\Tài liệu và cài đặt\người dùng \Cài đặt cục bộ\Dữ liệu ứng dụng\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Nếu bạn muốn đặt một đích khác cho các mục đã lưu trữ, bạn có thể duyệt và đặt vị trí khác. Các mục sẽ được di chuyển đến vị trí này sau kỳ hạn.

      Lưu ý: Các mục đã lưu trữ trong một vị trí tùy chỉnh sẽ không bị xóa trừ khi bạn mở các thư mục và xóa theo cách thủ công.

    • Xóa mục vĩnh viễn   Tùy chọn này ngay lập tức xóa các mục đã hết hạn thay vì chuyển đến vị trí mặc định, một thư mục khác mà bạn đã chỉ định hoặc thư mục Khoản mục đã xóa.

    • Áp dụng ngay những cài đặt này cho mọi thư mục    Tùy chọn này sẽ áp dụng cài đặt Tự lưu trữ, bao gồm các thay đổi của bạn, cho mọi thư mục. Để chỉ định các cài đặt khác cho một hoặc nhiều thư mục, không chọn tùy chọn này. Thay vào đó, sử dụng các hướng dẫn hiển thị bên dưới nút giải thích cách chỉ định các cài đặt cho các thư mục riêng lẻ. Các hướng dẫn này cũng được đề cập trong mục sau đây, "Thay đổi cài đặt Tự lưu trữ cho thư mục riêng lẻ." Những thay đổi được thực hiện cho các thư mục cụ thể sẽ chỉ áp dụng cho những thư mục đó.

    • Thông tin về chính sách duy trì    Trong tổ chức của bạn, người quản trị hệ thống có thể đặt chính sách duy trì để xác định thời điểm và cách mục hộp thư của bạn là Tự được lưu trữ. Bạn có thể xem các chính sách tại đây nhưng bạn không thể thay đổi mà không có các quyền thích hợp.

  5. Bấm vào OK.

Thay đổi cài đặt Tự lưu trữ cho một thư mục riêng lẻ

  1. Trong danh sách thư mục thuộc Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục bạn muốn thay đổi, rồi bấm vào Thuộc tính trên menu lối tắt.

  2. Bấm vào tab Tự lưu trữ.

  3. Chọn tùy chọn bạn muốn.

    Lưu ý: Để biết thêm thông tin về các cài đặt, vui lòng xem Bước 4 trong mục bên trên, "Xem lại hoặc thay đổi cài đặt Tự lưu trữ mặc định."

  4. Bấm OK.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×