Tôi nên lưu tài liệu của tôi vào OneDrive for Business hay một site nhóm?

Tôi nên lưu tài liệu của tôi vào OneDrive for Business hay một site nhóm?

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Thật tuyệt khi có thể lưu toàn bộ tài liệu của bạn vào OneDrive for Business. Liên kết tới thư viện OneDrive for Business của bạn luôn nằm ở đầu trang, sẵn sàng để bạn tải lên hoặc tạo tài liệu từ OneDrive for Business. Tuy nhiên, bạn vẫn cần cân nhắc về những người có thể và không thể truy nhập vào những tài liệu bạn lưu trong OneDrive for Business. Nếu tài liệu là nỗ lực cộng tác liên quan tới một dự án nào đó thì việc lưu vào site nhóm có thể là lựa chọn phù hợp hơn.

Điểm khác biệt giữa OneDrive for Business và site nhóm SharePoint là gì

OneDrive for Business là nơi để bạn có thể lưu trữ tệp từ máy tính của mình vào đám mây, rồi truy nhập chúng từ mọi thiết bị hoặc chia sẻ chúng với người khác. Là một phần trong Office 365 hoặc SharePoint Server, OneDrive for Business giúp bạn cập nhật và chia sẻ tệp của mình từ mọi nơi, đồng thời làm việc cùng một lúc với người khác trên Office.

Site nhóm SharePoint là nơi mà người dùng có thể cộng tác về các tệp, tài liệu và ý tưởng. Site nhóm được thiết lập để tạo điều kiện cho giao tiếp hai chiều giữa các thành viên nhóm. SharePoint cung cấp đầy đủ các thư viện tài liệu, danh sách nhiệm vụ, lịch, quy trình, wiki và các tính năng khác nhằm giúp nhóm giao tiếp và cộng tác.

Với OneDrive for Business và site nhóm SharePoint , tệp của bạn được lưu trữ trong đám mây. Bạn có thể đồng bộ hoặc OneDrive for Business hoặc SharePoint máy tính của bạn. Hãy xem đồng bộ OneDrive for Business tệp của bạn hoặc đồng bộ các tệp SharePoint để biết thêm thông tin.

Thời điểm lưu tài liệu vào OneDrive for Business

  • Bạn không dự định chia sẻ chúng.
    Tài liệu bạn đặt trong OneDrive for Business là riêng tư cho đến khi bạn chia sẻ chúng. Điều này giúp OneDrive for Business của bạn tùy chọn tốt nhất cho bản thảo tài liệu hoặc tài liệu cá nhân mà không có ai cần xem.

  • Bạn dự định chia sẻ tệp cá nhân và với vòng đời và phạm vi hạn chế.
    Ví dụ: bạn đang viết bài đăng blog có thể không được liên kết với dự án nào, đồng thời muốn một vài đồng nghiệp xem lại bài đăng trước khi bạn đăng. Trong trường hợp này, bạn muốn mọi người sử dụng tài liệu một lần mà không cần thông tin về ngữ cảnh hoặc dung lượng lưu trữ bổ sung. Mọi thứ họ cần chỉ là một liên kết dẫn tới tài liệu và quyền chỉnh sửa.

  • Bạn không thể xác định một site nhóm hiện tại để lưu tài liệu của mình ở đó và bạn không nghĩ rằng mục đích của tài liệu này đòi hỏi phải tạo site nhóm mới.

Khi nào nên lưu tài liệu vào thư viện site nhóm

  • Bạn muốn các thành viên nhóm nhận ra rằng tài liệu đó có liên quan đến một dự án đang diễn ra.

  • Bạn muốn mở rộng quyền và quyền sở hữu trong một nhóm rộng hơn. Nếu một tài liệu rất quan trọng đối với thành công của một dự án, thì tốt nhất là nên có những người khác ngoài bạn có thể kiểm soát điều gì xảy ra ở site đó.

  • Bạn muốn cấp phép theo cả site, thay vì theo từng tài liệu riêng lẻ. Nếu mọi người có quyền truy cập vào site nhóm, thì họ sẽ có quyền truy cập vào những tài liệu lưu giữ trong site đó.

  • Những tài liệu khác có liên quan đến dự án đã được lưu vào thư viện trang nhóm và những người khác kỳ vọng sẽ tìm thấy nó ở đây.

  • Bạn muốn tạo một dòng công việc kiểm nhập, theo đó gán tài liệu cho một người khác.

Nếu bạn có một doanh nghiệp nhỏ thì sẽ thật lý tưởng để thiết lập dung lượng lưu trữ và chia sẻ tệp nhằm giúp bạn có thể sử dụng OneDrive for Business và site nhóm Office 365 của mình cùng nhau. Xem qua hướng dẫn này về cách tùy chỉnh site nhóm của bạn. Hướng dẫn này bao gồm các bước về cách bạn có thể thúc đẩy site nhóm của mình, để các thành viên nhóm của bạn có thể nhanh chóng dẫn hướng giữa thư mục OneDrive for Business và site nhóm Office 365 của bạn.

Di chuyển tài liệu từ OneDrive for Business đến site nhóm

Tài liệu cá nhân đôi khi phóng to trong tầm quan trọng và sẽ trở nên có liên quan đến dự án. Khi mà sẽ xảy ra, nó có thể sẽ tiện để sao chép tệp từ OneDrive for Business đến site nhóm.

Khắc phục sự cố di chuyển tài liệu từ OneDrive for Business

Có một vài vấn đề cần ghi nhớ khi di chuyển tài liệu từ OneDrive for Business đến một thư viện site Nhóm:

  • Các bước để sao chép hoặc di chuyển tệp có thể khác nhau giữa các phiên bản của OneDrive for Business và SharePoint. Để biết thêm thông tin, hãy xem di chuyển hoặc sao chép một thư mục, tệp, hoặc nối kết trong thư viện tài liệu.

  • Các siêu kết nối đến tài liệu gốc sẽ ngừng hoạt động, vì bạn đã xóa bỏ tài liệu đó trong OneDrive for Business. Bạn có thể muốn chia sẻ tài liệu mà bạn đã di chuyển tới site nhóm để cung cấp cho những người trên site đó một nối kết hoạt động và cập nhật.

  • Nếu mọi người theo dõi tài liệu gốc, thì các nối kết trong nguồn cấp tin tức của họ tới tài liệu đó sẽ ngừng hoạt động. Để khôi phục liên kết này, mọi người cần theo dõi tài liệu trong vị trí mới của nó.

  • Bạn có thể muốn thay thế tài liệu gốc trong OneDrive for Business bằng một tài liệu chỉ đơn thuần cung cấp liên kết tới tệp mới và công bố về vị trí mới.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×