Tìm và thay thế văn bản cũng như dữ liệu khác trong tài liệu Word

Tìm và thay thế văn bản cũng như dữ liệu khác trong tài liệu Word

Word cung cấp nhiều tùy chọn để định vị nội dung cụ thể trong tài liệu của bạn. Bạn có thể tìm kiếm và thay thế các mục, như văn bản, hình ảnh, chú thích, thẻ đánh dấu hay các loại định dạng nhất định khác làm đoạn văn hoặc dấu ngắt trang. Bạn có thể sử dụng lệnh Đi tới để đi đến một trường hợp nội dung cụ thể trong tài liệu của bạn, đồng thời, bạn cũng có thể mở rộng tìm kiếm của mình bằng cách sử dụng ký tự đại diện, mã hoặc các biểu thức thông thường để tìm từ hoặc cụm từ có chứa các ký tự hoặc tổ hợp ký tự cụ thể.

Lưu ý: 

  • Word Online hiện chỉ có các tính năng tìm và thay thế cơ bản. Mở tài liệu của bạn trong ứng dụng Word trên máy tính để sử dụng các tính năng tìm và thay thế nâng cao, như tìm đối tượng, tìm định dạng, sử dụng Đi tới và sử dụng ký tự đại diện, mã cùng biểu thức thông thường.

  • Một vài nội dung trong chủ đề này có thể không áp dụng cho một số ngôn ngữ.

Tìm và thay thế

Bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm tất cả các lần xuất hiện của một từ hoặc cụm từ cụ thể.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Chỉnh sửa, chọn Tìm. Hoặc nhấn Ctrl+F trên bàn phím của bạn.

    Tùy chọn Tìm trên tab Trang đầu

    Ngăn Dẫn hướng được hiển thị.

    Ngăn Dẫn hướng
  2. Trong hộp tìm kiếm, nhập văn bản bạn muốn tìm. Mọi trường hợp của văn bản được tìm sẽ được tô sáng trong tài liệu và được liệt kê trong ngăn Dẫn hướng.

    Kết quả tìm kiếm được tô sáng trong tài liệu và ngăn Dẫn hướng
  3. Duyệt qua các kết quả bằng cách sử dụng các điều khiển mũi tên lên và xuống.

Lưu ý: Nếu bạn thực hiện một thay đổi trong tài liệu của mình và kết quả tìm kiếm không xuất hiện, hãy bấm vào mũi tên xuống bên dưới hộp tìm kiếm để xem lại danh sách kết quả.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Chỉnh sửa, chọn Thay thế. Hoặc nhấn Ctrl+H trên bàn phím của bạn.

    Tùy chọn Thay thế được tô sáng trên tab Trang đầu.

  2. Trong hộp Tìm gì, hãy nhập văn bản bạn muốn tìm kiếm và thay thế.

  3. Trong hộp Thay thế bằng, hãy nhập văn bản thay thế.

    Tìm và thay thế văn bản

  4. Chọn Tìm tiếp, rồi thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để thay thế văn bản được tô sáng, hãy bấm vào Thay thế.

    • Để thay thế toàn bộ trường hợp văn bản trong tài liệu của bạn, hãy bấm vào Thay thế tất cả.

    • Để bỏ qua trường hợp văn bản này và tiếp tục đến trường hợp tiếp theo, bấm vào Tìm tiếp.

    Tab Thay thế trong hộp thoại Tìm và thay thế

    Lưu ý: Trong Word Online, không có không nút Tìm tiếp. Duyệt qua kết quả bằng cách sử dụng các mũi tên lên và xuống để thay thế trường hợp văn bản được tô sáng.

Để tìm kiếm các đối tượng, như bảng, đồ họa, chú thích, cước chú, chú thích cuối hoặc phương trình, hãy làm như sau:

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Chỉnh sửa, bấm vào Tìm. Hoặc nhấn Ctrl+F trên bàn phím của bạn.

    Tùy chọn Tìm trên tab Trang đầu

    Ngăn Dẫn hướng được hiển thị.

    Ngăn Dẫn hướng
  2. Bấm vào mũi tên ở bên phải của hộp tìm kiếm, rồi chọn một tùy chọn từ danh sách.

    Danh sách các tùy chọn để tìm đối tượng

    Các kết quả tìm kiếm được hiển thị bên dưới hộp tìm kiếm.

  3. Chọn một kết quả để xem kết quả đó trong tài liệu của bạn hoặc duyệt qua tất cả các kết quả bằng cách bấm vào các điều khiển mũi tên.

Bạn muốn tìm hộp thoại Tìm và thay thế?

Để thực hiện tìm kiếm nâng cao bằng cách sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Trên tab Trang đầu, trong nhóm Chỉnh sửa, chọn mũi tên bên cạnh Tìm, rồi chọn Tìm nâng cao.

    hoặc

  • Trong ngăn Dẫn hướng, bấm vào mũi tên ở bên phải hộp tìm kiếm, rồi chọn Tìm nâng cao.

Trong hộp thoại Tìm và thay thế, bấm vào Xem thêm để xem thêm các tùy chọn tìm kiếm chi tiết.

Lưu ý: Để xem tập hợp tùy chọn tìm kiếm nâng cao nhỏ hơn, như Khớp chữ hoa/thường hoặc Chỉ tìm cả từ, trong ngăn Dẫn hướng, chọn mũi tên ở bên phải hộp tìm kiếm, rồi chọn Tùy chọn.

Bạn có thể tìm và thay thế hoặc loại bỏ định dạng ký tự trong tài liệu của mình. Ví dụ: bạn có thể tìm kiếm một từ hoặc cụm từ cụ thể rồi thay đổi màu phông chữ hoặc bạn có thể tìm kiếm định dạng cụ thể, như chữ in đậm hoặc tô sáng rồi thay đổi.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Chỉnh sửa, chọn Thay thế. Hoặc nhấn Ctrl+H trên bàn phím của bạn.

    Tùy chọn Thay thế được tô sáng trên tab Trang đầu.

  2. Nếu bạn không thấy nút Định dạng, hãy bấm vào Xem thêm.

    Nút Xem thêm

  3. Để tìm kiếm văn bản có định dạng cụ thể, hãy nhập văn bản đó vào hộp Tìm gì. Để chỉ tìm định dạng, hãy để trống hộp này.

  4. Bấm vào Định dạng, rồi chọn các định dạng bạn muốn tìm và thay thế. Ví dụ: để tìm văn bản được tô sáng, bấm vào Định dạng > Tô sáng; để tìm văn bản in đậm, bấm vào Định dạng > Phông chữ, rồi trong hộp thoại Tìm phông chữ, chọn Đậm trong danh sách Kiểu phông.

  5. Bấm vào hộp Thay thế bằng, bấm vào Định dạng, rồi chọn các định dạng thay thế, như được mô tả ở bước 4.

    Lưu ý: Nếu bạn cũng muốn thay thế văn bản, hãy nhập văn bản thay thế vào hộp Thay thế bằng.

  6. Để tìm và thay thế từng trường hợp của định dạng được chỉ định, hãy bấm vào Tìm tiếp, rồi bấm vào Thay thế. Để thay thế toàn bộ trường hợp có định dạng được chỉ định, hãy bấm vào Thay thế tất cả.

Bạn có thể tìm kiếm và thay thế các ký tự đặc biệt cũng như các thành phần trong tài liệu, như tab, dấu phân đoạn (dấu xuống dòng) và dấu ngắt trang thủ công. Ví dụ: bạn có thể tìm mọi chỗ giãn cách dòng kép (hai dấu phân đoạn), rồi thay thế chúng bằng giãn cách dòng đơn (một dấu phân đoạn).

Mẹo: Để hiển thị ký hiệu định dạng ẩn, như dấu cách, dấu phân đoạn và dấu ngắt trang, hãy bấm vào nút trong nhóm Đoạn văn trên tab Trang đầu.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Chỉnh sửa, bấm vào mũi tên bên cạnh Tìm, rồi bấm vào Tìm nâng cao.

    Tùy chọn Tìm nâng cao trên menu Tìm

  2. Nếu bạn không thấy nút Đặc biệt, hãy bấm vào Xem thêm.

    Nút Xem thêm

  3. Bấm vào Đặc biệt, rồi bấm vào mục bạn muốn.

  4. Nếu bạn muốn thay thế mục, hãy bấm vào tab Thay thế, rồi nhập nội dung bạn muốn sử dụng để thay thế trong hộp Thay thế bằng.

  5. Để tìm và thay thế từng trường hợp của mục được chỉ định, hãy bấm vào Tìm tiếp, rồi bấm vào Thay thế. Để thay thế toàn bộ trường hợp của mục được chỉ định, hãy bấm vào Thay thế tất cả.

Tìm bằng cách sử dụng Đi tới

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Chỉnh sửa, bấm vào mũi tên bên cạnh Tìm, rồi bấm vào Đi tới.

    Tùy chọn Đi tới trên menu Tìm

  2. Trong hộp Đi đến mục gì, bấm vào loại mục.

  3. Hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để đi đến mục cụ thể, hãy nhập thông tin nhận dạng phù hợp cho mục vào hộp Nhập loại mục, rồi bấm vào Đi tới.

    • Để đi đến mục tiếp theo hoặc trước đó thuộc kiểu được chỉ định, hãy để trống hộp Nhập, rồi bấm vào Tiếp theo hoặc Trước đó.

Tìm kiếm bằng cách sử dụng ký tự đại diện

Sử dụng các ký tự đại diện để tìm kiếm văn bản. Ví dụ: bạn có thể sử dụng ký tự đại diện dấu hoa thị (*) để tìm kiếm chuỗi ký tự (ví dụ: "s*d" sẽ tìm "sad" và "started").

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Chỉnh sửa, bấm vào mũi tên bên cạnh Tìm, rồi bấm vào Tìm nâng cao.

    Tùy chọn Tìm nâng cao trên menu Tìm

  2. Chọn hộp kiểm Sử dụng ký tự đại diện.

    Nếu bạn không thấy hộp kiểm Sử dụng ký tự đại diện, hãy bấm vào Xem thêm.

    Nút Xem thêm

  3. Hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để chọn một ký tự đại diện từ danh sách, hãy bấm vào Đặc biệt, bấm vào một ký tự đại diện, rồi nhập thêm bất kỳ văn bản bổ sung nào vào hộp Tìm gì. Để biết thêm thông tin, hãy xem bảng Ký tự đại diện dành cho các mục bạn muốn tìm và thay thế dưới đây.

    • Nhập một ký tự đại diện thẳng vào hộp Tìm gì. Để biết thêm thông tin, hãy xem bảng Ký tự đại diện cho các mục bạn muốn tìm và thay thế dưới đây.

  4. Nếu bạn muốn thay thế mục, hãy bấm vào tab Thay thế, rồi nhập nội dung bạn muốn sử dụng để thay thế trong hộp Thay thế bằng.

  5. Bấm vào Tìm tiếp hoặc Tìm tất cả, rồi bấm vào Thay thế hoặc bấm vào Thay thế tất cả để thay thế mọi trường hợp của mục.

    Lưu ý: Để hủy bỏ tìm kiếm đang thực hiện, nhấn ESC.

Sử dụng dấu ngoặc đơn ( ) để tạo các nhóm ký tự đại diện và văn bản trong ô Tìm gì, rồi sử dụng \n ở hộp Thay thế bằng để sử dụng kết quả của từng biểu thức.

Bạn có thể sử dụng ký tự đại diện \n để tìm kiếm biểu thức, rồi thay thế biểu thức đó bằng biểu thức được sắp xếp lại. Ví dụ: nhập (Ashton) (Chris) vào hộp Tìm gì\2 \1 vào hộp Thay thế bằng. Word sẽ tìm chữ Ashton Chris và thay thế bằng chữ Chris Ashton.

  • Khi hộp kiểm Sử dụng ký tự đại diện được chọn, Word chỉ tìm chính xác văn bản mà bạn chỉ định. Hãy lưu ý rằng các hộp kiểm Khớp chữ hoa/thườngChỉ tìm cả từ không sẵn dùng (bị mờ đi) để biểu thị rằng các tùy chọn này được bật tự động. Bạn không thể tắt các tùy chọn này.

  • Để tìm kiếm ký tự được xác định là ký tự đại diện, hãy nhập dấu xuyệc ngược (\) trước ký tự đó. Ví dụ: nhập \? để tìm dấu chấm hỏi hoặc \\ để tìm ký tự xuyệc ngược (thường được gọi là "ký tự thoát").

  • Bạn có thể sử dụng dấu ngoặc đơn để nhóm các ký tự đại diện và văn bản, cũng như để biểu thị thứ tự đánh giá. Ví dụ: nhập <(pre)*(ed)> để tìm "presorted" và "prevented".

Để tìm

Nhập

Ví dụ

Mọi ký tự đơn, kể cả các ký tự dấu cách và dấu chấm câu

?

s?t sẽ tìm sat, sets t.

Một trong các ký tự này

[ ]

w[io]n sẽ tìm winwon.

Mọi ký tự đơn trong phạm vi này

[-]

[r-t]ight sẽ tìm right, sighttight. Phạm vi phải có thứ tự tăng dần.

Đầu từ

<

<(inter) sẽ tìm interestingintercept nhưng không ngắt khúc.

Cuối từ

>

(in)> sẽ tìm inwithin nhưng không tìm interesting.

Biểu thức

()

Word sẽ ghi nhớ kết quả của tổ hợp tìm kiếm để sử dụng trong thao tác thay thế.

Bất kỳ ký tự đơn nào, ngoại trừ các ký tự trong phạm vi bên trong dấu ngoặc vuông

[!x-z]

t[!a-m]ck sẽ tìm tocktuck nhưng không tìm tack hoặc tick.

Ký tự hoặc biểu thức trước xuất hiện chính xác n lần

{n}

fe{2}d sẽ tìm feed nhưng không tìm fed.

Ký tự hoặc biểu thức trước xuất hiện tối thiểu n lần

{n,}

fe{1,}d sẽ tìm fedfeed.

Ký tự hoặc biểu thức trước xuất hiện chính xác từ n đến m lần

{n,m}

10{1,3} sẽ tìm 10, 1001000.

Ký tự hoặc biểu thức trước xuất hiện một hoặc nhiều lần

@

lo@t sẽ tìm lotloot.

Bất kỳ chuỗi ký tự nào, kể cả ký tự dấu cách và dấu chấm câu

*

s*d sẽ tìm sad, startedsignificantly altered.

Sử dụng mã để tìm chữ cái, định dạng, trường hoặc ký tự đặc biệt

Để tìm

Nhập

Dấu phân đoạn ( Dấu phân đoạn )

^p (không hoạt động trong hộp Tìm gì khi tùy chọn Sử dụng ký tự đại diện được bật) hoặc ^13

Ký tự tab ( ký tự tab )

^t hoặc ^9

Ký tự ASCII

^ nnn, trong đó nnn là mã ký tự

Ký tự ANSI

^0 nnn, trong đó 0 là số không, còn nnn là mã ký tự

Gạch nối dài ( — )

^+

Gạch nối ngắn ( – )

^=

Ký tự dấu mũ

^^

Dấu ngắt dòng thủ công ( ngắt dòng thủ công )

^l hoặc ^11

Dấu ngắt cột

^n hoặc ^14

Dấu ngắt trang hoặc phần

^12 (khi thay thế, sẽ chèn dấu ngắt trang)

Dấu ngắt trang thủ công

^m (đồng thời tìm hoặc thay thế các dấu ngắt phần khi tùy chọn Sử dụng ký tự đại diện được bật)

Dấu cách không ngắt ( dấu cách không ngắt )

^s

Dấu gạch nối không ngắt ( dấu gạch nối không ngắt )

^~

Dấu gạch nối tùy chọn ( dấu gạch nối tùy chọn )

^-

Để tìm

Nhập

Ký tự bất kỳ

^?

Chữ số bất kỳ

^#

Chữ cái bất kỳ

^$

Ảnh hoặc đồ họa (chỉ trong dòng)

^g

Dấu cước chú

^f hoặc ^2

Dấu chú thích cuối

^e

Trường (khi mã trường được hiển thị)

^d hoặc ^19 hoặc ^21

Chú thích (khi chú thích ở trong dòng)

^a hoặc ^5

Dấu ngắt phần

^b

Khoảng trắng

^w (dấu cách bất kỳ hoặc bất kỳ tổ hợp nào giữa dấu cách thông thường và không ngắt cũng như các ký tự tab)

Để thay thế bằng...

Nhập

Nội dung bảng tạm

^c

Văn bản trong hộp Tìm

^&

Tìm và thay thế văn bản bằng cách sử dụng các biểu thức thông thường (Nâng cao)

Bạn có thể tự động hóa nhiều tác vụ tìm và thay thế bằng cách sử dụng ký tự đại diện để xây dựng biểu thức thông thường, vốn là tổ hợp ký tự văn bản thường và ký tự đại diện. Các ký tự văn bản thường cho biết văn bản phải tồn tại trong chuỗi văn bản đích. Ký tự đại diện cho biết văn bản trong chuỗi đích có thể khác nhau. Ví dụ: bạn có thể sử dụng biểu thức thông thường để tìm và xóa hàng trùng lặp khỏi bảng lớn hoặc hoán đổi danh sách tên (thay đổi chúng từ "Tên Họ" thành "Họ, Tên").

Đây là mẫu bạn có thể thử. Các bước trong mục này sẽ giải thích cách sử dụng biểu thức thông thường để hoán đổi tên. Hãy nhớ rằng bạn sẽ luôn phải sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế để chạy các biểu thức thông thường của mình. Ngoài ra, hãy nhớ rằng nếu biểu thức không hoạt động như dự kiến, lúc nào bạn cũng có thể nhấn CTRL+Z để hoàn tác thay đổi của bạn, rồi thử biểu thức khác.

  1. Khởi động Word, rồi mở một tài liệu trống mới.

  2. Sao chép các tên sau đây vào tài liệu.

    Josh Barnhill

    Doris Hartwig

    Tamara Johnston

    Daniel Shimshoni

  3. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Chỉnh sửa, bấm vào Thay thế để mở hộp thoại Tìm và thay thế.

    Tùy chọn Thay thế được tô sáng trên tab Trang đầu.

  4. Nếu bạn không thấy hộp kiểm Sử dụng ký tự đại diện, hãy bấm vào Xem thêm, rồi chọn hộp kiểm. Nếu bạn không chọn hộp kiểm, Word sẽ coi các ký tự đại diện là văn bản.

  5. Nhập các ký tự sau vào hộp Tìm gì . Hãy đảm bảo bạn có đưa vào dấu cách giữa hai tập hợp dấu ngoặc đơn và không có dấu cách ở cuối.

    (<*>) (<*>)

  6. Trong hộp Thay thế bằng, hãy nhập các ký tự sau. Hãy đảm bảo bạn có đưa vào dấu cách giữa các dấu phẩy và dấu sổ chéo thứ hai.

    \2, \1

  7. Chọn tên, rồi bấm vào Thay thế tất cả. Word sẽ hoán đổi tên và phân tách bằng dấu phẩy, như sau:

    Barnhill, Josh

    Hartwig, Doris

    Johnston, Tamara

    Shimshoni, Daniel

Nội dung của tài liệu sẽ xác định hầu hết (nhưng không phải toàn bộ) thiết kế ở biểu thức thông thường của bạn. Trong ví dụ trên, mỗi mục (tên) đều chứa hai từ. Nếu mục chứa hai từ và một tên đệm viết tắt, bạn sẽ sử dụng biểu thức khác.

Hãy cùng xem từng biểu thức từ bên trong:

Trong biểu thức đầu tiên, (<*>) (<*>):

  • Dấu hoa thị (*) trả về tất cả văn bản trong từ.

  • Ký hiệu nhỏ hơn và lớn hơn (< >) đánh dấu chỗ bắt đầu và kết thúc tương ứng của từng từ. Các dấu này đảm bảo rằng thao tác tìm kiếm sẽ trả về một từ đơn.

  • Các dấu ngoặc đơn và dấu cách giữa chúng chia từ thành các nhóm riêng biệt: (từ thứ nhất) (từ thứ hai). Các dấu ngoặc đơn cũng chỉ ra thứ tự mà bạn muốn tìm kiếm để đánh giá từng biểu thức.

Nói cách khác, biểu thức này cho biết: "Tìm cả hai từ".

Trong biểu thức thứ hai, \2, \1:

  • Dấu sổ chéo (\) hoạt động với các số, đóng vai trò là chỗ dành sẵn. (Bạn cũng có thể sử dụng dấu sổ chéo để tìm các ký tự đại diện khác. Xem mục tiếp theo để biết thêm thông tin.)

  • Dấu phẩy sau chỗ dành sẵn đầu tiên sẽ chèn dấu chấm câu đúng giữa các tên được hoán đổi.

Nói cách khác, biểu thức này cho biết: "Viết từ thứ hai, thêm một dấu phẩy, viết từ thứ nhất".

Các ví dụ sau đây sẽ minh họa cho bạn một số cách sử dụng ký tự đại diện và biểu thức thông thường trong Word. Để biết danh sách ký tự đại diện bạn có thể sử dụng, hãy xem mục Ký tự đại diện cho các mục bạn muốn tìm và thay thế bên trên.

Ví dụ 1: Hoán đổi tên có tên đệm viết tắt

Ví dụ 2: Hoán đổi ngày tháng

Ví dụ 3: Thêm dấu chấm vào hoặc loại bỏ khỏi lời chào

Ví dụ 4: Tìm đoạn văn hoặc hàng trùng lặp

Ví dụ 1: Hoán đổi tên có tên đệm viết tắt

Ví dụ này sử dụng tổ hợp ký tự đại diện và mã ký tự để hoán đổi tên có tên đệm viết tắt. Nếu bạn chưa quen với mã ký tự, hãy xem mục Sử dụng mã để tìm chữ cái, định dạng, trường hoặc ký tự đặc biệt bên trên.

Hãy nhớ những điều sau khi bạn thực hiện:

  • Bất cứ khi nào bạn sử dụng biểu thức này cho các tên nằm trong bảng, trước hết, bạn phải chuyển đổi bảng đó thành văn bản.

  • Nếu bảng có chứa nhiều hơn một cột, hãy sao chép cột chứa tên vào một tài liệu trống rồi chuyển đổi thành văn bản ở đó.

  • Sau khi hoán đổi tên, chuyển đổi văn bản trở lại thành bảng. Sau đó, bạn có thể xóa cột ban đầu và thay thế bằng dữ liệu đã thay đổi của mình.

Trước tiên, hãy chuẩn bị dữ liệu mẫu:

  1. Nếu chưa làm, hãy khởi động Word và tạo một tài liệu trống mới.

  2. Chèn bảng trống vào tài liệu. Tạo bảng có kích cỡ rộng 1 cột và cao 4 dòng.

  3. Hãy sao chép từng tên rồi dán từng tên vào ô bảng trống:

    Joshua Quentin Barnhill
    Doris X. Hartwig
    Tamara Y. Johnston
    Daniel Shimshoni

    Bảng của bạn sẽ trông giống như sau:

    Joshua Quentin Barnhill

    Doris X. Hartwig

    Tamara Y. Johnston

    Daniel Shimshoni

  4. Chọn bảng, rồi trên tab Bố trí công cụ bảng, trong nhóm Dữ liệu, bấm vào Chuyển đổi thành văn bản.

  5. Chọn Dấu phân đoạn dưới dạng dấu phân tách văn bản, rồi bấm vào OK.

Bây giờ, hãy hoán đổi tên:

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Chỉnh sửa, bấm vào Thay thế để mở hộp thoại Tìm và thay thế.

  2. Chọn hộp kiểm Sử dụng ký tự đại diện (có thể bạn cần phải bấm vào Xem thêm để xem hộp kiểm), rồi nhập biểu thức sau đây vào hộp Tìm gì:

    (*) ([! ]@)^13

    Hãy đảm bảo bạn có đưa vào dấu cách giữa hai cặp dấu ngoặc đơn và sau dấu chấm than. Nếu bạn chưa từng thấy ký tự ^13 trước đây, chúng tôi sẽ giải thích công dụng của ký tự này trong mục tiếp theo.

  3. Trong hộp Thay thế bằng, nhập biểu thức sau:

    \2, \1^p

  4. Chọn danh sách tên, rồi bấm vào Thay thế tất cả. Word sẽ hoán đổi các tên và tên đệm viết tắt hoặc tên đệm, như sau:

    Barnhill, Joshua Quentin
    Hartwig, Doris X.
    Johnston, Tamara Y.
    Shimshoni, Daniel

Chuyển đổi văn bản đã thay đổi trở lại thành bảng:

  1. Chọn danh sách tên đã hoán đổi.

  2. Trên tab Chèn, trong nhóm Bảng, bấm vào Bảng, rồi bấm vào Chuyển đổi văn bản thành bảng.

  3. Trong hộp thoại Chuyển đổi văn bản thành bảng, bên dưới Phân tách văn bản ở, bấm vào Đoạn văn, rồi bấm vào OK.

Hoán đổi từng phần tên đệm viết tắt

Hãy cùng xem từng phần riêng của biểu thức để xem chúng hoạt động như thế nào, bắt đầu với biểu thức trong hộp Tìm gì.

Toàn bộ biểu thức đều quy về hai nhóm mẫu: tên có tên đệm viết tắt (hoặc tên đệm) và họ. (*) sẽ tìm tất cả các tên. Lưu ý rằng có một dấu cách sau đó.

Phần này của biểu thức khớp với họ:

([! ]@)^13

Dấu chấm than loại trừ mọi ký tự được chỉ định trong dấu ngoặc vuông. Trong trường hợp này, [! ] nghĩa là "tìm tất cả mọi thứ trừ dấu cách". Tác dụng của ký tự này là cắt đi dấu cách phía trước họ.

Ký tự @ sẽ tìm một hoặc nhiều lần xuất hiện của ký tự trước đó nên chỉ cần đảm bảo toàn bộ dấu cách trước họ sẽ được loại bỏ.

Chúng ta cần biết vị trí mà họ kết thúc, vì vậy, chúng ta cũng sử dụng ký tự ^13 để tìm kiếm dấu phân đoạn ở cuối mỗi dòng. Tuy nhiên, vì chúng ta không dự định sử dụng lại dấu phân đoạn, chúng ta đưa tất cả mọi thứ khác vào cặp dấu ngoặc đơn.

Bạn có thể thử thao tác này bằng cách sao chép lại tên tài liệu của bạn (hãy đảm bảo bạn phân tách các tên này bằng dấu phân đoạn), rồi thử tìm kiếm bằng cách sử dụng ([! ]@)^13 trong hộp Tìm gì. Tìm kiếm kết quả khớp với từng họ.

Vì tìm kiếm sẽ bắt đầu lại từ đầu dòng tiếp theo, chúng ta sẽ sử dụng ký tự đại diện dấu hoa thị (*) để khớp với tất cả mọi thứ từ điểm đến phần đầu của họ tiếp theo.

Do chúng ta không dự định sử dụng lại dấu cách trước họ, chúng ta sẽ sử dụng dấu ngoặc đơn để loại trừ dấu cách khỏi hai nhóm:

(*) ([! ]@)^13

Quan trọng: Hãy cẩn thận khi sử dụng mã ký tự ^13 Bình thường, bạn có thể sử dụng mã ký tự ^p để tìm kiếm dấu phân đoạn. Tuy nhiên, mã đó không hoạt động trong tìm kiếm bằng ký tự đại diện. Thay vào đó, bạn cần sử dụng mã thay thế ^13. Mặc dù mã ký tự ^p không hoạt động trong tìm kiếm bằng ký tự đại diện, bạn vẫn nên sử dụng mã này trong các thao tác thay thế vì mã này có chứa thông tin định dạng, còn ký tự ^13 thì không. Ngoài ra, bạn hoàn toàn không thể gán thông tin kiểu cho ký tự ^13. Việc lạm dụng mã ^13 trong thao tác thay thế có thể sẽ gần như chuyển đổi tài liệu của bạn thành tệp bạn không thể định dạng.

Biểu thức "thay thế" (\2 \1) sẽ thực hiện công đoạn hoán đổi thực tế. Trong hộp Thay thế bằng, các ký tự \2, cho thao tác tìm kiếm biết rằng phải viết mẫu thứ hai trước rồi thêm một dấu phẩy sau mẫu. Các ký tự \1^p cho thao tác tìm kiếm biết rằng phải viết mẫu thứ nhất rồi viết dấu phân đoạn sau mẫu đó.

Ví dụ 2: Hoán đổi ngày tháng

Ví dụ này sử dụng biểu thức thông thường để quy đổi ngày tháng ở định dạng châu Âu sang ngày tháng ở định dạng Hoa Kỳ.

  1. Hãy sao chép và dán ngày sau đây vào tài liệu của bạn: 28th May 2003

  2. Mở hộp thoại Tìm và thay thế, rồi nhập biểu thức sau đây vào hộp Tìm gì:

    ([0-9]{1,2})([dhnrst]{2}) (<[ADFJMNOS]*>) ([0-9]{4})

    Hãy đảm bảo bạn chèn một dấu cách giữa dấu mở ngoặc và dấu đóng ngoặc: 2}) (<[*>) ([0.

  3. Nhập biểu thức sau đây vào hộp Thay thế bằng:

    \3 \1, \4

    Hãy đảm bảo bạn chèn một dấu cách giữa mỗi tập hợp ký tự.

  4. Bấm vào Thay thế tất cả.

    Tìm kiếm sẽ thay thế 28th May 2003 bằng May 28, 2003.

Hoán đổi từng phần ngày tháng

Hãy cùng bắt đầu với biểu thức trong hộp Tìm gì. Biểu thức hoạt động bằng cách chia nhỏ ngày thành bốn mẫu, được biểu thị bằng cặp dấu ngoặc đơn. Mỗi mẫu có chứa các thành phần bạn tìm trong tất cả các ngày tháng được viết bằng kiểu bạn đã sử dụng ở ví dụ. Thực hiện từ trái sang phải:

  • Phạm vi số [0-9] khớp với các số có một chữ số trong các mẫu đầu tiên. Do ngày tháng có thể bao gồm số có hai chữ số, chúng ta cho thao tác tìm kiếm biết phải trả về ngày tháng có dạng một chữ số hoặc hai chữ số: {1,2}. Kết quả là mẫu đầu tiên: ([0-9]{1,2}).

    Thành phần của mẫu thứ hai là số thứ tự. Các số thứ tự thường chứa các chữ "th", "nd", "st", và "rd", do đó, chúng ta sẽ thêm các chữ cái này vào phạm vi [dhnrst]. Do số thứ tự luôn có hai chữ cái, chúng ta giới hạn số lượng chữ cái còn hai: ([dhnrst]{2}).

  • Bên cạnh là một dấu cách, sau đó là văn bản thường và ký tự đại diện để tìm tên tháng. Tất cả các tên tháng bắt đầu bằng các chữ viết hoa sau: ADFJMNOS. Chúng ta không biết số lượng ký tự sau mỗi chữ cái viết hoa, do đó, chúng ta sẽ để dấu hoa thị (*) theo sau. Chúng ta chỉ quan tâm đến tên tháng, do đó, chúng ta sử dụng ký tự lớn hơn và nhỏ hơn để giới hạn kết quả vào từng từ riêng lẻ. Kết quả là mẫu thứ tư: (<[ADFJMNOS]*>).

  • Cuối cùng, chúng ta tìm kiếm năm. Chúng ta sử dụng cùng một phạm vi số nhưng lần này, chúng ta hạn chế số lượng còn bốn chữ cái ([0-9]{4}).

Hãy lưu ý rằng trong hộp Thay thế bằng, chúng ta đã viết chỉ ba trong số bốn mẫu địa chỉ. Chúng ta đã bỏ qua số thứ tự ("th") khỏi ngày tháng vì ngày tháng theo định dạng Hoa Kỳ không sử dụng số thứ tự. Nếu muốn để lại số thứ tự trong ngày tháng, hãy nhập \3 \1\2, \4 vào hộp Thay thế bằng. Trong trường hợp này, bạn nhập một dấu cách cả sau số 3 lẫn sau dấu phẩy nhưng không ở chỗ nào khác.

Tại thời điểm này, bạn có thể hỏi cách xử lý ngày tháng mà tên của tháng không được viết ra, ví dụ như 28/05/03. Hãy tìm kiếm bằng cách sử dụng biểu thức sau:

([0-9]{1,2})/([0-9]{1,2})/([0-9]{2})

Bạn hãy thay thế bằng cách sử dụng biểu thức sau:

\3/\1/\2

Nếu ngày tháng có định dạng là 28/05/2003, hãy sử dụng {4} trong mẫu cuối cùng thay vì {2}.

Giới thiệu về cách sử dụng dấu tách danh sách trong biểu thức thường

Ví dụ trước đã sử dụng tham đối sau để tìm ngày tháng có một chữ số hoặc hai chữ số: {1,2}. Trong trường hợp này, dấu phẩy có tác dụng phân tách hai giá trị. Tuy nhiên, cài đặt khu vực của bạn trong Windows sẽ kiểm soát dấu tách danh sách mà bạn sử dụng. Nếu cài đặt khu vực của bạn chỉ định sử dụng dấu chấm phẩy làm dấu tách danh sách, bạn phải sử dụng dấu này thay vì dấu phẩy.

Để tìm hiểu dấu tách danh sách nào hệ điều hành của bạn đang quy định, hãy làm như sau:

  1. Mở Panel Điều khiển. (Bấm chuột phải vào nút Bắt đầu của Windows, rồi bấm vào Panel Điều khiển đối với Windows 8 và các phiên bản về sau. Trong Windows 7, bấm vào nút Bắt đầu, rồi bấm vào Panel điều khiển.)

  2. Bấm vào Đồng hồ, ngôn ngữ và khu vực.

  3. Bấm vào Thay đổi định dạng ngày, giờ hoặc số, rồi bấm vào Cài đặt bổ sung.

  4. Bấm vào tab Số, rồi xác định mục nhập Dấu tách danh sách.

Ví dụ 3: Thêm dấu chấm vào hoặc loại bỏ khỏi lời chào

Ở một số quốc gia, kính ngữ (Mr., Mrs., v.v.) không có dấu chấm. Ví dụ này cho bạn biết cách thêm dấu chấm vào hoặc loại bỏ khỏi kính ngữ. Từ đây trở đi, chúng tôi giả định rằng bạn đã biết cách sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế.

Biểu thức này sẽ tìm Mr, Ms, Mrs và Dr không có dấu chấm:

<([DM][ rs ]{1,2})( )

Hãy lưu ý rằng biểu thức này sử dụng mẫu thứ hai có một khoảng trắng. Khoảng trắng đó thường theo sau kính ngữ nếu không có dấu chấm. Biểu thức này sẽ thêm dấu chấm:

\1.\2

Để làm ngược lại, hãy tìm kiếm bằng cách sử dụng biểu thức sau:

<([DM][ rs ]{1,2}).

Và thay thế bằng cách sử dụng biểu thức sau:

\1

Ví dụ 4: Tìm đoạn văn hoặc hàng trùng lặp

Khi sử dụng biểu thức sau, bạn có thể sẽ muốn sắp xếp danh sách trước để đặt các hàng trùng lặp cạnh nhau. Đồng thời, bạn cũng cần loại bỏ mọi dấu phân đoạn trống. Nói cách khác, nếu bạn sử dụng đoạn văn trống để phân tách các khối văn bản, như sau:

Joshua Quentin Barnhill¶

Joshua Quentin Barnhill¶

Doris X. Hartwig¶

bạn sẽ phải loại bỏ các đoạn văn này, như sau:

Joshua Quentin Barnhill¶
Joshua Quentin Barnhill¶
Doris X. Hartwig¶

Bạn có thể sử dụng phương thức yêu thích của mình để loại bỏ các đoạn văn trống, tuy nhiên, dưới đây là phương pháp tìm hai ký tự phân đoạn liên tiếp nhau. Tìm kiếm bằng cách sử dụng biểu thức sau (ký tự @ lặp lại thao tác tìm, cùng thao tác thay thế và xóa tất cả các dòng trống cạnh nhau):

(^13)\1@

Hãy thay thế kết quả bằng biểu thức sau:

^p

Còn bây giờ, hãy xem các cách thức thay thế văn bản. Biểu thức này sẽ tìm mọi chuỗi hai đoạn văn giống nhau liên tiếp:

(*^13)\1

Biểu thức này cũng khớp với các đoạn lặp lại dài hơn của văn bản kết thúc trong đoạn văn. Chẳng hạn, hãy chạy biểu thức cho danh sách sau đây:

Joshua Quentin Barnhill¶
Doris X. Hartwig¶
Joshua Quentin Barnhill¶
Doris X. Hartwig¶
Tamara Y. Johnston¶

Thao tác tìm kiếm sẽ tìm bốn dòng đầu và chỉ dừng lại khi mẫu tổng thể thay đổi. Ngược lại, nếu bạn chạy biểu thức này cho danh sách sau:

Joshua Quentin Barnhill¶
Joshua Quentin Barnhill
Doris X. Hartwig¶
Doris X. Hartwig¶

Biểu thức này chỉ tìm hai đoạn văn đầu. 

Để tìm kiếm số lượng các mục giống nhau lớn hơn, hãy thêm chỗ dành sẵn. Ví dụ: biểu thức này sẽ tìm ba đoạn văn giống nhau liên tiếp:

(*^13)\1\1

Bạn cũng có thể sử dụng dấu ngoặc vuông để thực hiện tương tự. Các ví dụ tương ứng sau đây sẽ tìm hai và ba đoạn văn giống nhau:

(*^13){2} (*^13){3}

Hoặc bạn có thể tìm hai hoặc ba đoạn văn giống nhau:

(*^13){2,3}

Bạn cũng có thể tìm hai đoạn văn giống nhau trở lên:

(*^13){2,}

Bạn có thể thay thế bất kỳ biểu thức nào trong các biểu thức này bằng chuỗi sau đây:

\1

Ngoài ra, bạn có thể lặp lại thao tác tìm và thay thế khi cần thiết để thay thế mọi đoạn văn trùng lặp trong tài liệu của mình hoặc bạn có thể thêm ký tự đại diện @ và để biểu thức lặp lại thao tác cho bạn:

(*^13)\1@

Bạn cũng có thể dùng phương pháp sau để thay thế nhiều hàng trùng lặp trong bảng. Để thực hiện điều đó, trước tiên, hãy loại bỏ mọi ô đã phối, rồi sắp xếp bảng để đặt các ô trùng lặp liền kề nhau. Tiếp theo, hãy chuyển đổi bảng của bạn thành văn bản. (Trên menu Bảng, trỏ đến Chuyển đổi, rồi bấm vào Bảng thành văn bản; khi được nhắc, hãy sử dụng dấu phân tách tab.) Sau khi thực hiện thay thế, hãy chuyển đổi văn bản trở lại thành bảng.

Các ví dụ khác

Để xem thêm ví dụ về cách sử dụng các biểu thức thông thường trong Word, hãy xem mục Tìm và thay thế ký tự bằng cách sử dụng ký tự đại diện trên trang câu hỏi thường gặp của MVP.

Xem thêm

Đặt cấu hình hoặc tắt tính năng định dạng văn bản tự động (Tự Định dạng)

Xóa số trang

Xóa một trang trong Word

Chèn ký hiệu

Tìm và thay thế văn bản hoặc định dạng trong Word for Mac

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×