Tìm người và liên hệ

Dù bạn chỉ có vài liên hệ, vài trăm hay hơn một nghìn liên hệ thì cũng sẽ có lúc bạn muốn tìm kiếm một liên hệ thay vì phải cuộn qua danh sách liên hệ thật dài. Có một số cách để bạn tìm kiếm mọi người và liên hệ trong Outlook.

Có một số cách để bạn tìm kiếm liên hệ. Bạn có thể sử dụng hộp Tìm kiếm Người trên dải băng trong bất kỳ thư mục Outlook nào, tìm kiếm trong khi soạn thư mới hoặc trong khi họp hay tìm kiếm trong ngăn Mọi người của Outlook (trước đây được gọi là thư mục Danh bạ).

Tìm kiếm liên hệ bằng cách sử dụng hộp Tìm kiếm Người trên dải băng

Đây là cách nhanh nhất và dễ nhất để tìm một liên hệ. Đặt con trỏ của bạn vào hộp Tìm kiếm Người, rồi bắt đầu nhập vài chữ cái đầu trong tên hoặc địa chỉ email của người đó. Khi bạn nhập, Outlook sẽ liên tục tinh chỉnh tìm kiếm. Ví dụ: nếu bạn nhập chữ t, Outlook sẽ trả về kết quả khớp như Tony, TeresaTanya. Nếu bạn nhập ta, Outlook sẽ tinh chỉnh thêm danh sách đó và chỉ còn lại Tanya.

Tìm kiếm liên hệ trong khi soạn thư mới

Khi bạn chọn nút Tới, Cc hoặc Bcc trong thư mới, Outlook sẽ hiển thị sổ địa chỉ mặc định của bạn. Nếu bạn có tài khoản Exchange hoặc Office 365 thì đó là Danh sách Địa chỉ Toàn cầu của tổ chức bạn. Nếu bạn đang sử dụng tài khoản POP hoặc IMAP thì bạn sẽ thấy thư mục Danh bạ của mình.

Nếu bạn có nhiều thư mục danh bạ hay sổ địa chỉ thì bạn có thể sử dụng menu thả xuống bên dưới Sổ Địa chỉ để chọn trong số đó. Khi thực hiện, bạn sẽ thấy một danh sách được sắp xếp theo bảng chữ cái gồm các liên hệ được sắp xếp theo tên.

Để tìm kiếm, hãy nhập một phần tên của liên hệ vào hộp Tìm kiếm, rồi chọn Đi. Bạn có thể chọn nút chọn một Xem thêm cột để tìm kiếm theo các trường khác, bao gồm phòng ban, điện thoại và vị trí. Sau khi Outlook trả về danh sách liên hệ, hãy bấm đúp vào liên hệ bạn muốn thêm vào hộp Tới hoặc chọn liên hệ đó, rồi bấm vào Tới, Cc hoặc Bcc để thêm liên hệ vào các hộp tương ứng.

Tìm kiếm liên hệ trong ngăn Mọi người

  1. Chọn Mọi người ở cuối màn hình.

    Bấm Mọi người

  2. Ở phía trên danh sách liên hệ của bạn, hãy đặt con trỏ trong hộp Tìm kiếm Liên hệ.

    Bấm Tìm kiếm liên hệ trên tab Người

    Lưu ý: Hộp Tìm kiếm Liên hệ ở đầu danh sách liên hệ của bạn khác với hộp Tìm kiếm Người nằm ở góc trên cùng bên phải của dải băng Outlook. Hộp Tìm kiếm Người chỉ tìm kiếm tên và địa chỉ email. Hộp Tìm kiếm Liên hệ sẽ tìm kiếm số điện thoại, địa chỉ, tên công ty và nhiều nội dung khác.

    Hộp Tìm kiếm người so với hộp Tìm kiếm liên hệ

  3. Nhập tên người hoặc thông tin khác—chẳng hạn như số điện thoại hoặc tên công ty—mà bạn muốn tìm kiếm.

    Mẹo: Bạn có thể tìm kiếm toàn bộ hoặc một phần thông tin. Nếu bạn đang tìm kiếm người có tên là Chris Preston, bạn có thể nhập tên đầy đủ hoặc “pre”, là ba ký tự đầu tiên trong họ.

  4. Outlook sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm của bạn trong biểu mẫu thẻ, trình bày ảnh liên hệ, địa chỉ email, địa chỉ doanh nghiệp hoặc địa chỉ nhà và số điện thoại. Chọn người bạn muốn từ kết quả tìm kiếm.

    Lưu ý: Khi bạn nhập, Outlook sẽ tinh chỉnh tìm kiếm của mình. Ví dụ: nếu bạn nhập chữ J, Outlook sẽ trả về kết quả có chứa John, James, Jack, Julian và Julie. Nếu bạn nhập Jul, Outlook sẽ trả về kết quả có chứa Julian và Julie trong trường bất kỳ, bao gồm cả tên công ty, địa chỉ email và địa chỉ thực tế.

Thu hẹp phạm vi tìm kiếm

Bạn nhận được quá nhiều kết quả khi tìm kiếm toàn bộ hoặc một phần thông tin? Hãy thử điều chỉnh phạm vi tìm kiếm của mình. Khi bạn chọn hộp Tìm kiếm Người trên tab Người, tab Công cụ Tìm kiếm sẽ xuất hiện.

Mẹo:  Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+E để mở tab Công cụ Tìm kiếm.

Tab Công cụ Tìm kiếm

Có nhiều tùy chọn, bao gồm các nhóm tùy chọn sau trên tab Công cụ Tìm kiếm giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm kiếm:

  • Phạm vi    Thay đổi thư mục mà bạn muốn tìm kiếm.

  • Tinh chỉnh    Tìm kiếm người mà bạn có số điện thoại hoặc các loại thông tin liên hệ cụ thể khác trong thông tin liên hệ của họ.

  • Tùy chọn    Dùng kết quả tìm kiếm trước đó hoặc thay đổi các tùy chọn tìm kiếm nâng cao.

Trong Danh bạ, thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Trong hộp Tìm kiếm Liên hệ, hãy nhập tên hoặc thông tin liên hệ khác.

    Hộp Tìm kiếm Liên hệ

  • Nhấn CTRL+E.

Bạn có thể tìm kiếm toàn bộ hoặc một phần thông tin. Ví dụ: bạn có thể nhập một phần của tên doanh nghiệp hoặc số điện thoại.

  • Trong bất kỳ dạng xem thẻ nào, chẳng hạn như Danh Thiếp hoặc Thẻ Địa chỉ, bấm vào một chữ cái trong chỉ mục theo bảng chữ cái hiển thị bên cạnh các thẻ.

  • Trong bất kỳ chế độ xem bảng nào, chẳng hạn như Danh sách Điện thoại hoặc Theo Công ty, bấm vào đầu đề cột để sắp xếp các liên hệ theo tiêu chí được liên kết với cột. Một số ví dụ về các đầu đề cột là Tên Đầy đủ, Chức Danh, Công tyDanh mục.

Bạn cũng có thể tìm kiếm các liên hệ từ thư mục bất kỳ trong Outlook. Thực hiện như sau:

  • Trên tab Trang đầu, trong nhóm Tìm, trong hộp Tìm Liên hệ, hãy nhập tên của liên hệ.

    Bạn có thể nhập một phần tên, chẳng hạn như Judy L, tên hoặc họ, địa chỉ email, tên hiển thị hoặc tên công ty.

Thu hẹp phạm vi tìm kiếm

Khi bạn bấm vào hộp Tìm kiếm Liên hệ, tab Công cụ Tìm kiếm sẽ xuất hiện. Các lệnh tìm kiếm cho phép bạn tinh chỉnh tìm kiếm của mình để giúp bạn tìm một liên hệ.

Các công cụ Tìm kiếm trên tab Tìm kiếm trong ribbon

  • Phạm vi    Thay đổi các thư mục Outlook được bao gồm trong tìm kiếm của bạn.

  • Tinh chỉnh    Tìm kiếm các mục dựa trên phân loại hoặc chỉ các mục nhập có trường số điện thoại, địa chỉ hoặc liên hệ mà bạn chọn.

  • Tùy chọn    Xem lại và tái sử dụng kết quả tìm kiếm trước đó hoặc thay đổi các tùy chọn tìm kiếm nâng cao.

Tìm kiếm từ Hộp thư đến

Bạn cũng có thể tìm kiếm các liên hệ từ thư mục bất kỳ trong hộp thư của mình.

  • Trên tab Trang đầu, trong nhóm Tìm, trong hộp Tìm Liên hệ, hãy nhập tên của người mà bạn muốn tìm.

    Bạn có thể nhập một phần tên, tên hoặc họ, địa chỉ email, tên hiển thị hoặc tên công ty.

Tìm kiếm bằng cách sử dụng hộp Tìm kiếm Sổ Địa chỉ

Hộp Tìm kiếm của Sổ Địa chỉ

  • Trên Chuẩnthanh công cụ, trong hộp Tìm kiếm Sổ Địa chỉ, hãy nhập tên của liên hệ mà bạn muốn tìm. Danh bạ Outlook của bạn được tìm kiếm đầu tiên. Nếu không tìm thấy kết quả khớp, mọi sổ địa chỉ sẵn dùng khác, bao gồm tất cả sổ địa chỉ mà bạn đã thêm, sẽ được tìm kiếm.

    Mẹo: Bạn cũng có thể nhập một phần tên, chẳng hạn như Judy L, tên hoặc họ, tên "hiển thị dưới dạng", biệt danh email hoặc tên công ty. Để nhanh chóng mở liên hệ mà bạn đã tìm kiếm trước đó, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh hộp Tìm kiếm Sổ Địa chỉ, rồi bấm vào tên mà bạn muốn.

Điền địa chỉ cho thư sau khi bạn đã tìm thấy tên hoặc địa chỉ email

  1. Trong một thư mới, hãy bấm vào các hộp Tới, Cc hoặc Bcc trong thông tin thư.

  2. Trong hộp Tìm kiếm, hãy nhập tên.

  3. Bấm đúp vào tên trong danh sách Tên, rồi bấm vào OK.

    Tại sao tôi không thấy danh sách (cột) tên trong Sổ Địa chỉ?

    Có thể bạn đã sử dụng tùy chọn tìm kiếm Xem thêm cột vào lần cuối bạn sử dụng trong Sổ Địa chỉ. Bấm vào Chỉ tên bên cạnh Tìm kiếm để khôi phục chế độ xem danh sách tên.

    Tìm kiếm cột bổ sung

Các cách tìm kiếm khác

Khi bạn nhập tên vào các hộp Tới, Cc hoặc Bcc của thư email, Outlook sẽ tự động kiểm tra xem liệu tên mà bạn đã nhập có khớp với tên nào trong Sổ Địa chỉ không. Nếu có kết quả khớp, tên hiển thị và địa chỉ email sẽ được điền vào, cho phép bạn gửi thư. Nếu không có kết quả khớp, hộp thoại Kiểm tra Tên sẽ nhắc bạn nhập thêm thông tin. Nếu có nhiều tên chứa các chữ cái mà bạn nhập thì bạn có thể chọn tên mà mình muốn từ danh sách. Nếu không tìm thấy tên, bạn có thể cần tìm trong một sổ địa chỉ khác hoặc tạo một liên hệ mới.

Nếu bạn nhập một biệt danh hoặc địa chỉ email vào các hộp và danh sách phân phối hoặc người đó nằm trong Sổ Địa chỉ thì tên hiển thị sẽ được điền, thay thế cho văn bản bạn đã nhập.

  1. Trên thanh công cụ Chuẩn, bấm vào Sổ Địa chỉ Ảnh nút .

    Mẹo: Bạn cũng có thể mở Sổ Địa chỉ từ menu Công cụ và trong thư đang mở. Trong thư, trên tab Thư, trong nhóm Tên, bấm vào Sổ Địa chỉ.

  2. Trong danh sách Sổ Địa chỉ, hãy bấm vào sổ địa chỉ mà bạn muốn tìm kiếm tên.

    Các sổ địa chỉ trong danh sách Sổ Địa chỉ, ngoại trừ Danh sách Địa chỉ Toàn cầu (GAL) sẽ được tạo từ các thư mục trong Danh bạ của bạn. Theo mặc định, nội dung của thư mục Danh bạ Outlook chính sẽ tạo nên Sổ Địa chỉ Outlook. Các thư mục Liên hệ khác mà bạn tạo cũng được liệt kê, trừ khi bạn đặt thuộc tính để ngăn không cho chúng được hiển thị. Microsoft Exchange GAL được tạo và quản lý bởi người quản trị của tổ chức bạn.

    Danh sách Sổ Địa chỉ
    Trong danh sách được hiển thị, Danh bạ chứa thông tin liên hệ từ Danh bạ Outlook chính của bạn. Văn phòng ngoại vi và Cá nhân là các ví dụ về thư mục liên hệ được tạo để chứa các nhóm liên hệ Outlook cụ thể cho mục đích sắp xếp dễ dàng hơn.
  3. Trong hộp Tìm kiếm, nhập tên hoặc một phần của tên mà bạn đang tìm kiếm.

    Tìm kiếm tên

    Để tìm kiếm tên bằng cách sử dụng thông tin khác, chẳng hạn như chức danh hoặc vị trí, hãy bấm vào Xem thêm cột, rồi nhập thông tin. Bạn có thể tìm kiếm trên nhiều tiêu chí trong hộp này. Sau mỗi tiêu chí, hãy nhập một dấu phẩy. Mỗi cột được bao gồm, còn được gọi là các trường cho thông tin này, đều sẽ được tìm kiếm.

    Tại sao tôi không thấy danh sách (cột) tên trong Sổ Địa chỉ?

    Có thể bạn đã sử dụng tùy chọn tìm kiếm Xem thêm cột vào lần cuối bạn sử dụng trong Sổ Địa chỉ. Bấm vào Chỉ tên bên cạnh Tìm kiếm để khôi phục chế độ xem danh sách tên.

    Tìm kiếm cột bổ sung

    Lưu ý: 

    • Nếu bạn không thể tìm thấy tên mình muốn trong sổ địa chỉ mà bạn đang tìm kiếm, hãy tìm tên đó trong sổ địa chỉ khác. Danh sách Sổ Địa chỉ có thể chứa một vài sổ địa chỉ, mỗi sổ địa chỉ chứa những thông tin khác nhau. Tìm kiếm mục trong bất kỳ cột nào

    • Nếu bạn đang tìm kiếm một  Thư mục Internet LDAP cho địa chỉ email thì bạn sẽ có tùy chọn tìm kiếm tên theo ký tự bắt đầu tên đó hoặc các ký tự nằm trong tên đó bằng cách bấm vào Bắt đầu bằng hoặc Chứa.

    1. Trong hộp thoại Sổ Địa chỉ, bấm vào một sổ địa chỉ khác trong danh sách Sổ Địa chỉ.

    2. Để xem các liên hệ từ danh sách Danh bạ Outlook của bạn, trong danh sách Sổ Địa chỉ, bấm vào tên của thư mục liên hệ mà bạn muốn dưới Sổ Địa chỉ Outlook.

      Liên hệ phải là một mục nhập trong trường Email hoặc trong trường Fax thì mới có thể xuất hiện trong thư mục Sổ Địa chỉ Outlook/Liên hệ.

Điền địa chỉ cho thư sau khi bạn đã tìm thấy tên hoặc địa chỉ email

  1. Trong một thư mới, hãy bấm vào Tới, Cc hoặc Bcc trong thông tin thư.

  2. Tìm tên hoặc địa chỉ email theo các bước được mô tả ở mục trước, Tìm tên trong Sổ Địa chỉ.

  3. Bấm đúp vào tên hoặc địa chỉ email, ở danh sách trong Sổ Địa chỉ, rồi bấm vào OK.

    Tại sao tôi không thấy danh sách (cột) tên trong Sổ Địa chỉ?

    Có thể bạn đã sử dụng tùy chọn tìm kiếm Xem thêm cột vào lần cuối bạn sử dụng trong Sổ Địa chỉ. Bấm vào Chỉ tên bên cạnh Tìm kiếm để khôi phục chế độ xem danh sách tên.

    Tìm kiếm cột bổ sung

  1. Trên thanh công cụ Chuẩn, bấm vào Sổ Địa chỉ Ảnh nút

    Mẹo: Bạn cũng có thể mở Sổ Địa chỉ từ menu Công cụ và trong thư đang mở. Trong thư, trên tab Thư, trong nhóm Tên, bấm vào Sổ Địa chỉ.

  2. Trong danh sách Sổ Địa chỉ, hãy bấm vào sổ địa chỉ mà bạn muốn tìm kiếm tên.

    Danh sách Sổ Địa chỉ

  3. Đối với hộp Tìm kiếm, hãy bấm vào Xem thêm cột.

  4. Nhập thông tin hoặc một phần của thông tin mà bạn đang tìm kiếm. Ví dụ: nhập số điện thoại, vị trí hoặc chức danh của người đó.

    Lưu ý: 

    • Bạn có thể tìm kiếm trên nhiều tiêu chí trong hộp này. Sau mỗi tiêu chí, hãy nhập một dấu phẩy. Mỗi cột được bao gồm, còn được gọi là các trường cho thông tin này, đều sẽ được tìm kiếm.

    • Bạn có thể đưa tên hoặc một phần tên của người cần tìm vào hộp Tìm kiếm để tinh chỉnh tìm kiếm.

    • Nếu bạn không tìm thấy người mà bạn đang tìm kiếm thì bạn có thể cần tìm trong một sổ địa chỉ khác. Không phải tất cả sổ địa chỉ đều chứa các trường giống nhau.

Tính năng Tìm Nâng cao cho phép bạn sử dụng nhiều từ khóa hoặc tiêu chí để tìm một ai đó. Điều này giống như tìm kiếm được thực hiện bằng cách sử dụng tùy chọn Xem thêm cột trong hộp Tìm kiếm nhưng bạn nhập tiêu chí tìm kiếm vào các trường riêng biệt, thay vì trong một hộp duy nhất được phân tách bởi dấu phẩy. Tùy thuộc vào thông tin liên hệ đã nhập cho một người, không phải tất cả các trường đều có thể áp dụng cho tìm kiếm.

Tìm Nâng cao cho phép bạn nhìn thấy trường nào đang được tìm kiếm theo từ các khóa hoặc tiêu chí cụ thể của bạn.

  1. Trên thanh công cụ Chuẩn, bấm vào Sổ Địa chỉ Ảnh nút

    Mẹo: Bạn cũng có thể mở Sổ Địa chỉ từ menu Công cụ và trong thư đang mở. Trong thư, trên tab Thư, trong nhóm Tên, bấm vào Sổ Địa chỉ.

  2. Trong danh sách Sổ Địa chỉ, hãy bấm vào sổ địa chỉ mà bạn muốn tìm kiếm tên.

    Chọn một sổ địa chỉ để tìm kiếm từ danh sách

  3. Bấm vào Tìm Nâng cao.

  4. Trong hộp Tìm , hãy nhập thông tin vào các trường phù hợp.

    Nhập tiêu chí tìm kiếm để tìm một người nào đó

    Bạn càng đưa vào nhiều thông tin thì kết quả tìm kiếm càng được tinh chỉnh hơn.

    Lưu ý: Nếu bạn không tìm thấy người mà bạn đang tìm kiếm thì bạn có thể cần tìm trong một sổ địa chỉ khác. Không phải tất cả sổ địa chỉ đều chứa thông tin giống nhau.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×