Tìm hiểu về Nhóm Office 365

Cập Nhật gần nhất ngày 14 tháng 8, 2019

Nhóm Office 365 là một dịch vụ hoạt động với các công cụ Office 365 bạn đã sử dụng để có thể cộng tác với các thành viên trong nhóm của mình khi viết tài liệu, tạo trang tính, làm việc trên kế hoạch dự án, lên lịch họp hoặc gửi email.

Bài viết này sẽ giúp giới thiệu với bạn nhóm là gì và cung cấp cho bạn một số liên kết hữu ích cho các bước tiếp theo.

Để biết tin tức và video mới nhất về Nhóm Office 365, hãy xem Các blog Office

Mẹo: Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin về việc sử dụng các nhóm liên hệ Outlook để gửi email đến danh sách mọi người - chẳng hạn như một nhóm bạn - hãy xem mục Tạo nhóm liên hệ hoặc danh sách phân phối trong Outlook for PC.

Nhóm Office 365 là gì?

Các nhóm trong Office 365 cho phép bạn chọn một nhóm người mà bạn muốn cộng tác và dễ dàng thiết lập một bộ tài nguyên để những người đó chia sẻ. Các tài nguyên như hộp thư đến chung Outlook, lịch dùng chung hoặc thư viện tài liệu để cộng tác trên các tệp.

Bạn không phải lo lắng về việc gán quyền theo cách thủ công cho tất cả các tài nguyên đó vì việc thêm thành viên vào nhóm sẽ tự động cung cấp cho họ quyền mà họ cần cho các công cụ mà nhóm của bạn cung cấp. Ngoài ra, nhóm cũng là trải nghiệm mới và được cải thiện cho những gì chúng tôi đã sử dụng để sử dụng danh sách phân phối hoặc hộp thư chung để thực hiện.

Mẹo: Để biết thông tin về việc nâng cấp danh sách phân phối truyền thống của bạn lên Nhóm Office 365, hãy xem bài viết này.

Các tài nguyên cụ thể được cung cấp phụ thuộc một chút vào trải nghiệm nhóm mà nhóm của bạn muốn có. Mặc dù bạn sẽ cân nhắc các tùy chọn, nhưng điều quan trọng cần ghi nhớ là một tuỳ chọn hiếm khi phù hợp với tất cả các yêu cầu. Các nhóm khác nhau có thể thích làm việc theo những cách khác nhau và Office 365 có các công cụ để cho phép cộng tác dưới bất kỳ hình thức nào mà nhóm của bạn thích.

Bạn có thể tạo Nhóm Office 365 từ nhiều công cụ khác nhau, bao gồm Outlook, Outlook trên web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams, v.v. Công cụ nào bạn chọn để bắt đầu phụ thuộc một chút vào kiểu nhóm bạn đang làm việc cùng. Ví dụ: tại Microsoft, chúng tôi có xu hướng bắt đầu từ Outlook khi chúng tôi tạo nhóm được sắp xếp theo email và lịch. Nếu nhóm dành cho việc giao tiếp trong toàn công ty, chúng tôi có xu hướng bắt đầu với Yammer. Để cộng tác dựa trên trò chuyện, chúng tôi sẽ bắt đầu Nhóm của mình từ Microsoft Teams.

Khi tạo nhóm, bạn sẽ cần phải quyết định xem bạn muốn nhóm đó là nhóm riêng tư hay nhóm công khai. Nội dung trong nhóm công khai có thể được nhìn thấy bởi bất kỳ ai trong tổ chức của bạn và bất kỳ ai trong tổ chức của bạn đều có thể tham gia nhóm. Nội dung trong nhóm riêng tư chỉ có thể được nhìn thấy bởi các thành viên của nhóm và những người muốn tham gia một nhóm riêng tư phải được chủ sở hữu nhóm phê duyệt.

Lưu ý: Hiện tại, các nhóm đã được tạo từ Outlook trên web đều là các nhóm riêng tư theo mặc định.

Cả nhóm công khai lẫn nhóm riêng tư đều không thể được xem hoặc truy cập bởi những người bên ngoài tổ chức của bạn trừ khi những người đó được mời đặc biệt làm khách.

Để biết thêm thông tin về việc thay đổi nhóm của bạn từ công khai sang riêng tư (hoặc ngược lại), hãy xem mục Tạo nhóm Office 365 công khai hoặc riêng tư.

Chủ nhóm, thành viên và khách

Chủ nhóm là người điều phối của nhóm. Họ có thể thêm hoặc xóa thành viên và có các quyền duy nhất như khả năng xóa các cuộc hội thoại khỏi hộp thư đến chung hoặc thay đổi các cài đặt khác nhau về nhóm. Chủ nhóm có thể đổi tên nhóm, cập nhật mô tả hoặc hình ảnh cùng nhiều nội dung khác. Nếu bạn đã quen thuộc với vai trò SharePoint thì chủ nhóm là người quản trị tuyển tập site.

Các thành viên nhóm là người dùng thông thường trong tổ chức của bạn, những người sử dụng nhóm để cộng tác. Họ có thể truy cập mọi thứ trong nhóm, nhưng không thể thay đổi cài đặt nhóm. Trong thế giới SharePoint, họ là thành viên trong site. Để biết thông tin về việc thêm hoặc xóa thành viên nhóm, hãy xem mục Thêm và xóa thành viên nhóm trong Outlook.

Khách giống như những thành viên nhóm nhưng nhưng họ ở ngoài tổ chức của bạn. Theo mặc định, người dùng của bạn có thể mời khách gia nhập nhóm của bạn và bạn có thể kiểm soát thiết đặt đó. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Truy nhập của khách vào các nhóm Office 365.

Chọn kiểu nhóm bạn muốn thêm:

Nếu bạn thích chế độ cộng tác trong hộp thư đến chung, thì trải nghiệm nhóm trong Outlook là phù hợp với bạn. Bằng cách tạo một nhóm trong Outlook, bạn sẽ nhận được:

  • Hộp thư đến chung– Để nhận các cuộc hội thoại email giữa các thành viên của bạn. Hộp thư đến này có một địa chỉ email và có thể được đặt để chấp nhận thư từ những người bên ngoài nhóm và thậm chí bên ngoài tổ chức của bạn, giống như một danh sách phân phối truyền thống

  • Lịch dùng chung – Để lên lịch các sự kiện liên quan đến nhóm

  • Thư viện tài liệu SharePoint– Một vị trí trung tâm để nhóm lưu trữ và chia sẻ tệp

  • Sổ tay Notebook dùng chung – Để thu thập ý tưởng, nghiên cứu và thông tin

  • Site nhóm SharePoint– Kho lưu trữ trung tâm cho thông tin, liên kết và nội dung liên quan đến nhóm của bạn

  • Planner– Để phân công và quản lý các nhiệm vụ dự án giữa các thành viên trong nhóm của bạn

Bạn không thể tạo thủ công bất kỳ tài nguyên nào trong số đó; việc tạo nhóm tự động tạo chúng cho bạn và gán các quyền cần thiết cho các thành viên nhóm của bạn để họ có thể bắt đầu sử dụng chúng ngay lập tức.

Bạn có thể truy nhập các tài nguyên này thông qua khách Microsoft Outlook 2016 trên máy tính quen thuộc, qua Outlook trên web, qua Outlook 2016 for Mac (chỉ hộp thư đến chung) hoặc qua Outlook cho thiết bị di động. Bạn sẽ tìm thấy Nhóm Office 365 của mình trên ngăn dẫn hướng ở bên trái trong Outlook trên máy tính hoặc trên Web.

Bạn sẽ tìm thấy các nhóm của mình trên ngăn dẫn hướng ở bên trái trong Outlook hoặc Outlook trên web

Với thẻ di chuột Nhóm Office 365 mới, bạn có thể truy nhập nhanh vào các tài nguyên nhóm dùng chung. Chỉ cần di chuột qua tên nhóm trong Outlook trên web hoặc SharePoint.

Hình ảnh của thẻ di chuột Nhóm Office 365 mới

Phần mới nhất trong câu chuyện hợp tác của chúng tôi là Microsoft Teams. Microsoft Teams là vòng lặp nội bộ cho nhóm của bạn - không gian làm việc dựa trên trò chuyện, liên tục, nơi bạn có thể có các cuộc hội thoại không chính thức, thời gian thực xung quanh các chủ đề ưu tiên hoặc các nhóm phụ cụ thể trong nhóm. 

Yammer mang lại trải nghiệm xã hội doanh nghiệp cho sự hợp tác của bạn. Việc này sẽ giúp bạn thực hiện các kết nối và khám phá mới trong toàn tổ chức của bạn. Ứng dụng có thể giúp bạn giao tiếp và thảo luận về ý tưởng trên toàn công ty hoặc trong các lĩnh vực sở thích chung.

Bằng cách tạo nhóm được kết nối Office 365 trong Yammer, bạn sẽ nhận được:

  • Nhóm Yammer - Một nơi phổ biến để trò chuyện và chia sẻ thông tin

  • Thư viện tài liệu SharePoint - Một vị trí trung tâm để nhóm lưu trữ và chia sẻ tệp

  • Sổ tay Notebook dùng chung – Để thu thập ý tưởng, nghiên cứu và thông tin

  • Site nhóm SharePoint– Kho lưu trữ trung tâm cho thông tin, liên kết và nội dung liên quan đến nhóm của bạn

  • Planner – Để phân công và quản lý các nhiệm vụ dự án giữa các thành viên trong nhóm của bạn

Bạn có thể truy cập các công cụ này thông qua Yammer trong trình duyệt hoặc sử dụng ứng dụng Yammer trên thiết bị iOS, Android hoặc Windows Phone của bạn.

Khi một nhóm đã tồn tại lâu hơn thời gian chủ định, bạn có thể xóa nhóm đó để giải phóng tài nguyên hệ thống và loại bỏ nhóm khỏi được liệt kê hoặc hiển thị. Xem Xóa nhóm. Nếu bạn không muốn phải nhớ xóa các nhóm đã lỗi thời, người quản trị của bạn có thể đặt các chính sách hết hạn sẽ khiến các nhóm cũ hết hạn và tự động bị xóa sau một khoảng thời gian xác định. Hãy xem: Chính sách hết hạn của Nhóm Office 365.

Lưu ý: Nội dung trên tab này được thiết kế dành cho người quản trị.

Có ba kiểu cung cấp chính trong Nhóm Office 365: Mở, Bộ phận CNTT hướng dẫn hoặc Được kiểm soát. Mỗi kiểu đều có những ưu điểm riêng.

Mô hình

Ưu điểm

Mở (mặc định)

Người dùng có thể tạo các nhóm riêng của họ theo nhu cầu mà không cần phải chờ hoặc làm phiến bộ phận CNTT

Bộ phận CNTT hướng dẫn

Người dùng yêu cầu một nhóm từ bộ phận CNTT. Bộ phận CNTT có thể hướng dẫn họ lựa chọn các công cụ cộng tác tốt nhất cho nhu cầu của họ

Được kiểm soát

Tạo nhóm giới hạn cho những người, nhóm hoặc dịch vụ cụ thể (Hãy xem: Kiểm soát những người có thể tạo Nhóm Office 365)

Nếu bạn muốn kiểm soát cách đặt tên Nhóm Office 365 của mình, bạn có thể sử dụng chính sách đặt tên để buộc các tên nhóm phải tuân thủ các tiêu chuẩn nhất định bao gồm tiền tố hoặc hậu tố cũng như chặn các tên bị phản đối. Xem mục Chính sách đặt tên Nhóm Office 365 để biết thêm thông tin.

Mỗi nhóm có ít nhất một chủ nhóm có thể thêm hoặc xóa thành viên và thực hiện một số điều chỉnh cơ bản của nhóm và nội dung của nhóm. Thông thường, chủ nhóm sẽ thực hiện điều đó trong Outlook. Xem mục: Thêm và loại bỏ thành viên nhóm trong Outlook. Nếu chủ nhóm (hoặc chủ sở hữu) rời khỏi tổ chức vì bất kỳ lý do gì, người quản trị có thể gán chủ nhóm mới. Xem mục Gán chủ sở hữu mới cho một nhóm có phầ̀n tử mồ côi.

Ngoài ra, nếu bạn có quyền Người quản trị Exchange Online bạn có thể quản trị các nhóm của mình từ Trung tâm quản trị Office 365 (Hãy xem mục Quản lý thành viên nhóm trong Trung tâm quản trị Office 365) hoặc từ PowerShell (Hãy xem mục Quản lý Nhóm Office 365 bằng PowerShell. .

Có thể sẽ có lúc bạn muốn xóa nhóm khỏi đối tượng thuê của mình. Để biết thông tin về cách xóa nhóm, hãy xem mục: Xóa nhóm. Nếu một nhóm là vô tình xóa, người quản trị có thể khôi phục nhóm này trong tối đa 30 ngày, hãy xem mục: Khôi phục Nhóm Office 365 đã xóa.

Nếu bạn muốn có thêm một cách tự động để quản lý chu kỳ của Nhóm Office 365 của mình, bạn có thể sử dụng các chính sách hạn chế để hết hạn các nhóm theo khoảng thời gian cụ thể. Chủ nhóm sẽ nhận được email 30, 15 và 1 ngày trước khi hết hạn nhóm, điều này cho phép họ dễ dàng gia hạn nhóm nếu vẫn còn cần. Xem mục: Chính sách hết hạn của Nhóm Office 365.

Giới hạn nhóm

Tối đa...

Giá trị

Chủ sở hữu cho mỗi nhóm

100

Số nhóm một người dùng có thể tạo

250

Số nhóm mà người quản trị có thể tạo

Giới hạn tối đa của đối tượng thuê theo mặc định là 500K

Số lượng thành viên

Hơn 1.000 thành viên, tuy nhiên, chỉ 1.000 thành viên có thể truy cập đồng thời các cuộc hội thoại của nhóm.

Người dùng có thể nhận thấy sự chậm trễ khi truy nhập lịch và cuộc hội thoại trong các nhóm rất lớn trong Outlook

Số lượng nhóm người dùng có thể tham gia làm thành viên

1.000

Dung lượng lưu trữ tệp tin

1 Terabyte + 10 GB cho mỗi người dùng có đăng ký + mọi dung lượng lưu trữ bổ sung đã mua. Bạn có thể mua dung lượng lưu trữ bổ sung không giới hạn.

Kích cỡ hộp thư nhóm

50 GB

Số nhóm tối đa mặc định mà một tổ chức Office 365 có thể có hiện nay là 500.000.

Nếu bạn đang lên kế hoạch sử dụng tính năng "nhóm lưu lại" từ Azure Active Directory kết nối công cụ, độ dài tối đa là 448 ký tự liên quan đến thuộc tính "mô tả".

Để biết thêm thông tin về dung lượng lưu trữ của SharePoint Online, xem mục Giới hạn SharePoint OnlineCác ranh giới và giới hạn phần mềm SharePoint Online.

Quản lý các nhóm Office 365 của bạn có hiệu lực hơn khi bạn có thông tin về việc sử dụng các nhóm. Trung tâm quản trị Office 365 có một công cụ báo cáo có thể cho phép bạn xem những nội dung như sử dụng bộ nhớ, số lượng nhóm hoạt động bạn có và thậm chí cả cách người dùng của bạn đang sử dụng nhóm. Xem mục Báo cáo Office 365 trong trung tâm quản trị để biết thêm thông tin.

Nhóm Office 365 cung cấp cho bạn một số công cụ để tuân thủ, bảo vệ thông tin cũng như Khám phá Điện tử.

Xem thêm

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×