Tìm hiểu cách thêm, sửa hoặc xóa bỏ bản ghi

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Thông tin mà bạn giữ trong cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong bảng, vốn chứa dữ liệu về một chủ đề cụ thể, chẳng hạn như tài nguyên hoặc liên hệ. Mỗi bản ghi trong một bảng chứa thông tin về một mục, chẳng hạn như liên hệ cụ thể. Bản ghi được đặt thành của trường, chẳng hạn như tên, địa chỉ và số điện thoại. Bản ghi thường được gọi là một hàng và trường thường được gọi là một cột. Microsoft Office Access 2007 cho phép bạn thêm, sửa hoặc xóa bỏ bản ghi trong một bảng trực tiếp trong Dạng xem biểu dữ liệu. Nếu bạn được thiết kế và tạo một truy vấn chọn, bạn có thể xem và mức độ thường xuyên sửa các bản ghi trực tiếp trong biểu dữ liệu kết quả chạy truy vấn. Bạn có thể cũng có thể tạo một biểu mẫu dựa trên bất kỳ bảng hoặc truy vấn và sau đó sử dụng biểu mẫu để thêm hoặc sửa bản ghi.

Trong bài viết này

Tổng quan

Thêm bản ghi mới

Tìm bản ghi để sửa hoặc xóa bỏ

Sửa bản ghi hiện có

Xóa bản ghi

Dữ liệu được lưu khi?

Làm thế nào để hoàn tác thay đổi

Tổng quan

Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu đó được dựa trên mẫu, ban đầu bảng, truy vấn của bạn, và biểu mẫu được tạo tự động cho bạn. Bài viết này giải thích cách thêm, sửa và xóa bỏ bản ghi khi bạn đang dùng cơ sở dữ liệu đã được tạo từ một trong các mẫu được cung cấp quyền truy nhập.

Để biết thông tin về cách thêm, sửa và xóa bỏ bản ghi trong cơ sở dữ liệu đã không được tạo từ mẫu trong Access, hãy xem các bài viết sau đây:

Để biết thông tin về cách sử dụng tính năng thu thập và cập nhật dữ liệu bằng email, hãy xem bài viết thêm dữ liệu được thu thập thông qua email tới cơ sở dữ liệu Access của bạn.

Để tìm hiểu cách nhập dữ liệu vào trong Access, hãy xem các bài viết này:

Để biết thông tin về cách thêm trường mới hoặc cột trong bảng, hãy xem bài viết chèn, thêm, hoặc tạo một trường mới trong một bảng.

Đầu trang

Thêm bản ghi mới

Bạn thêm bản ghi vào cơ sở dữ liệu của bạn khi bạn có một mục mới để theo dõi. Ví dụ, bạn có thể muốn thêm một liên hệ mới vào bảng liên hệ khi bạn có một mới bạn bè và đồng nghiệp mà bạn muốn ghi lại thông tin. Khi bạn thêm bản ghi mới, Office Access 2007 chắp thêm bản ghi đến cuối bảng.

Để thêm bản ghi, bạn trước tiên mở bảng hoặc biểu mẫu. Đôi khi, biểu mẫu được tự động mở cho bạn khi bạn mở cơ sở dữ liệu. Ví dụ, khi bạn mở một cơ sở dữ liệu đã được tạo từ mẫu liên hệ, biểu mẫu danh sách liên hệ sẽ mở tự động. Biểu mẫu danh sách liên hệ là biểu mẫu khởi động cho cơ sở dữ liệu liên hệ.

Biểu mẫu Danh sách Liên hệ

Các phần sau đây sẽ giải thích một số cách bạn có thể thêm một bản ghi mới bằng cách sử dụng dạng xem biểu dữ liệu hoặc dạng xem biểu mẫu.

Sử dụng một mẫu biểu mẫu khởi động

Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu mới dựa trên mẫu được cung cấp với Access, biểu mẫu khởi động được thường tải khi trước tiên bạn mở cơ sở dữ liệu đó. Ví dụ, nếu bạn tạo một cơ sở dữ liệu dựa trên mẫu liên hệ, biểu mẫu khởi động danh sách liên hệ được tải. Khởi động mẫu nhằm là khởi chạy điểm dẫn hướng và sử dụng cơ sở dữ liệu. Nhiều các mẫu, nhưng không phải tất cả, cho phép bạn bấm một nút được cung cấp để thêm bản ghi mới trên biểu mẫu khởi động. Ví dụ, biểu mẫu danh sách liên hệ có một nút Liên hệ mới , và biểu mẫu danh sách các vấn đề có một nút Mới vấn đề .

Biểu mẫu Danh sách Liên hệ với vòng tròn bao quanh nút Liên hệ Mới

Khi bạn bấm một nút, biểu mẫu mở ra trong đó bạn có thể nhập thông tin thích hợp. Ví dụ, khi bạn bấm vào nút Liên hệ mới , biểu mẫu chi tiết liên hệ mở ra.

Thêm bản ghi bằng cách sử dụng nút mới

  1. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Mở.

  2. Trong hộp thoại Mở, hãy chọn rồi mở cơ sở dữ liệu.

  3. Khi biểu mẫu khởi động xuất hiện, bấm vào nút được cung cấp để thêm bản ghi mới.

    Ví dụ, trong biểu mẫu danh sách liên hệ, hãy bấm Liên hệ mới. Biểu mẫu chi tiết liên hệ mở ra.

  4. Điền vào biểu mẫu. Nhập thông tin của bạn trong mỗi trường, nhấn TAB để di chuyển đến trường tiếp theo, hoặc nhấn SHIFT + TAB để di chuyển đến trường trước đó.

    Lưu ý: Để bắt đầu một dòng mới trong một trường hỗ trợ nhiều dòng văn bản, chẳng hạn như một trường văn bản hoặc bản ghi nhớ trường, hãy nhấn CTRL + ENTER. Bạn có thể mở hộp thu phóng nếu bạn muốn thêm khoảng cách để sửa. Để mở hộp thu phóng , bấm vào trường mà bạn muốn sửa để con trỏ nằm trong trường và trường được chọn. Sau đó, nhấn SHIFT + F2.

  5. Khi bạn hoàn tất việc nhập bản ghi, hãy bấm OK để lưu thông tin, hoặc nếu bạn muốn thêm bản ghi bổ sung, hãy bấm lưu và mới, nếu sẵn dùng.

Nếu bạn đang sử dụng biểu mẫu danh sách liên hệ, bạn có thể thêm một bản ghi mới bằng cách bấm Thêm từ Outlook , rồi chọn bản ghi từ của bạn Microsoft Office Outlook 2007 sổ địa chỉ.

Thêm bản ghi bằng cách sử dụng nút Thêm từ Outlook

Một số mẫu bao gồm một nút Thêm từ Outlook cho phép bạn thêm bản ghi từ sổ địa chỉ Office Outlook 2007 của bạn. Lưu ý rằng nút này là một tính năng của một số mẫu và không phải là trình bày theo mặc định khi bạn tạo một biểu mẫu mới hoặc bảng.

  1. Bấm Thêm từ Outlook.

  2. Nếu hộp thoại Chọn hồ sơ , hãy chọn tên hồ sơ trong hộp Tên hồ sơ , sau đó bấm OK.

    Lưu ý: Bạn có thể thấy một hộp thoại cho biết những điều sau đây: A chương trình đang cố gắng truy nhập địa chỉ email bạn đã lưu trong Outlook. Bạn có muốn cho phép điều này? Nếu đây là không mong muốn, có thể vi-rút và bạn nên chọn "Không.". Đó là bình thường để xem hộp thoại này sau khi bạn bấm Thêm từ Outlook, vì vậy không nên bấm không. Nếu bạn lập kế hoạch để chọn nhiều hơn một liên hệ, bạn có thể muốn chọn hộp kiểm cho phép truy nhập cho và chọn một khoảng thời gian, chẳng hạn như 5 phút ngắn. Cách làm như vậy chỉ dẫn cho Outlook cho phép truy nhập địa chỉ được lưu trữ email của bạn cho khoảng thời gian mà bạn xác định. Khi bạn hoàn tất, bấm .

  3. Trong hộp thoại Chọn tên để thêm , bấm đúp vào tên mà bạn muốn thêm, sau đó bấm OK.

    Các tên sẽ được thêm vào biểu mẫu.

Lưu một bản ghi liên hệ vào sổ địa chỉ Outlook của bạn

Một số mẫu bao gồm một nút Tạo liên hệ Outlook cho phép bạn lưu một bản ghi như liên hệ trong sổ địa chỉ Outlook của bạn. Lưu ý rằng nút này là một tính năng của một số mẫu và không phải là trình bày theo mặc định khi bạn tạo một biểu mẫu mới hoặc bảng.

  1. Bấm tạo liên hệ Outlook.

  2. Nếu hộp thoại Chọn hồ sơ , hãy chọn tên hồ sơ trong hộp Tên hồ sơ , sau đó bấm OK.

  3. Outlook sẽ mở ra một biểu mẫu liên hệ mới có chứa dữ liệu từ bản ghi mà bạn đã chọn. Kiểm tra dữ liệu trong biểu mẫu liên hệ mới, và thực hiện bất kỳ yêu cầu thay đổi hoặc bổ sung nào.

  4. Trên tab liên hệ của biểu mẫu liên hệ mới, trong nhóm hành động , bấm lưu & đóng.

Một số mẫu Hiển thị lệnh Lưu dưới dạng Outlook liên hệ trên ruy-băng, một phần của Giao diện người dùng Microsoft Office Fluent, cho phép bạn lưu một bản ghi liên hệ vào sổ địa chỉ Outlook của bạn. Lưu ý lệnh này là một tính năng của một số mẫu và sẵn dùng chỉ khi bạn đang hoặc bằng cách dùng một bảng mua sắm địa chỉ email hoặc khi bạn đang dùng một truy vấn hoặc biểu mẫu, dựa trên bảng, trong một cơ sở dữ liệu dựa trên mẫu nhất định.

  1. Chọn bản ghi mà bạn muốn lưu dưới dạng một liên hệ Outlook.

  2. Trên trang đầu tab, trong nhóm bản ghi , bấm Thêm, sau đó bấm Lưu dưới dạng liên hệ Outlook.

  3. Nếu hộp thoại Chọn hồ sơ , hãy chọn tên hồ sơ trong hộp Tên hồ sơ , sau đó bấm OK.

  4. Outlook sẽ mở ra một biểu mẫu liên hệ mới có chứa dữ liệu từ bản ghi mà bạn đã chọn. Kiểm tra dữ liệu trong biểu mẫu liên hệ mới, và thực hiện bất kỳ yêu cầu thay đổi hoặc bổ sung nào.

  5. Trên tab liên hệ của biểu mẫu liên hệ mới, trong nhóm hành động , bấm lưu & đóng.

Thêm bản ghi vào biểu mẫu khởi động

Tùy thuộc vào mẫu được sử dụng, đôi khi bạn có thể nhập thông tin trực tiếp vào biểu mẫu khởi động. Truy nhập thường xuyên nhất sẽ hiển thị bất kỳ thông tin hiện có nào trong biểu dữ liệu. Ngay bên dưới lần cuối hàng dữ liệu là bản ghi mới, trống với dấu hoa thị (*) được hiển thị trong bộ chọn bản ghi. Nhập thông tin trong bản ghi, có dấu hoa thị đơn phía trước. Lưu ý rằng nếu giá trị mặc định được gán cho bất kỳ trường nào, bản ghi mới sẽ xuất hiện với một số giá trị mặc định đã được giao. Để nhanh chóng đến bản ghi mới vào cuối bảng, bạn có thể bấm vào nút dẫn hướng bản ghi mới (trống) , hoặc bấm vào Bản ghi mới trong nhóm bản ghi trên tab trang đầu .

  1. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Mở.

  2. Trong hộp thoại Mở, hãy chọn rồi mở cơ sở dữ liệu.

  3. Khi biểu mẫu khởi động xuất hiện, nếu không có không có dữ liệu hiện có, hãy nhập thông tin trong bản ghi mới, trống xuất hiện. Nếu có thông tin hiện có, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Trên trang đầu tab, trong nhóm bản ghi , hãy bấm mới.

    • Bấm vào bản ghi mới (trống), nếu sẵn dùng.

    • Tìm bản ghi với dấu sao trong bộ chọn bản ghi, và nhập thông tin có.

  4. Điền vào bản ghi. Nhập thông tin của bạn trong mỗi trường, nhấn TAB để di chuyển đến trường tiếp theo, hoặc nhấn SHIFT + TAB để di chuyển đến trường trước đó.

    Lưu ý: Để bắt đầu một dòng mới trong một trường hỗ trợ nhiều dòng văn bản, chẳng hạn như một trường văn bản hoặc bản ghi nhớ trường, hãy nhấn CTRL + ENTER. Nếu bạn muốn thêm khoảng cách để sửa, bạn có thể mở hộp thu phóng. Để thực hiện việc này, với con trỏ vào trường mà bạn muốn sửa, hãy nhấn SHIFT + F2.

  5. Sau khi bạn điền vào tất cả các trường, hãy nhấn TAB để di chuyển đến một bản ghi mới, trống.

    Khi bạn xem một bản ghi khác hoặc đóng biểu mẫu, Access sẽ lưu bản ghi mới mà bạn đã thêm vào.

Sử dụng một bảng hoặc biểu mẫu từ ngăn dẫn hướng

Ngoài việc nhập một bản ghi mới bằng cách dùng của mẫu biểu mẫu khởi động, bạn có thể mở một bảng hoặc biểu mẫu từ ngăn dẫn hướng và sau đó nhập một bản ghi mới.

Mở bảng hoặc biểu mẫu

  • Trong ngăn dẫn hướng, bấm đúp vào mục bạn muốn mở (hoặc bấm một lần khi bạn đã thay đổi trong hộp thoại Tùy chọn dẫn hướngMở đối tượng với tùy chọn).

    Bảng hoặc biểu mẫu mở ra trong dạng xem mặc định của nó.

Bất kỳ thông tin hiện có sẽ được hiển thị, thường xuyên nhất trong hàng trong một biểu dữ liệu. Bên dưới các hàng, một bản ghi mới, trống sao được hiển thị trong bộ chọn bản ghi. Nhập thông tin mới của bạn trong hàng đó.

Thêm bản ghi vào bảng hoặc biểu mẫu   

Khi biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu xuất hiện, nếu không có không có dữ liệu hiện có, hãy nhập thông tin trong bản ghi mới, trống xuất hiện. Nếu có thông tin hiện có, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Trên trang đầu tab, trong nhóm bản ghi , hãy bấm mới.

  • Bấm vào bản ghi mới (trống), nếu sẵn dùng.

  • Tìm bản ghi với dấu sao trong bộ chọn bản ghi, và nhập thông tin mới của bạn trong hàng đó.

Sau khi bạn điền vào tất cả các trường, hãy nhấn TAB để di chuyển đến một bản ghi mới, trống.

Khi bạn xem một bản ghi khác hoặc đóng bảng hoặc biểu mẫu, Access sẽ lưu bản ghi mới mà bạn đã thêm vào.

Tại sao ID số đôi khi có vẻ để bỏ qua một số

Khi bạn tạo một trường được đặt kiểu dữ liệu tự động đánh số, Access sẽ tự động tạo một giá trị cho trường đó trong mỗi bản ghi mới. Giá trị được tăng lên theo mặc định, sao cho mỗi bản ghi mới sẽ được tiếp theo số tuần tự sẵn dùng. Mục đích của kiểu dữ liệu tự động đánh số là cung cấp một giá trị phù hợp để dùng làm khóa chính.

Để biết thêm thông tin về khóa chính, hãy xem bài viết Thêm, đặt, thay đổi, hoặc loại bỏ khóa chính.

Khi bạn xóa bỏ một hàng từ bảng có chứa một trường được đặt kiểu dữ liệu tự động đánh số, giá trị trong trường AutoNumber hàng đó không luôn tự động có thể dùng lại. Lý do nào đó, số mà Access tạo ra có thể không là số bạn mong đợi nhìn thấy, và khoảng trống có thể hiển thị theo trình tự ID số — đây là vấn đề thiết kế. Bạn nên chỉ dựa vào tính đơn nhất của các giá trị trong một trường tự động đánh số và không phải của trình tự.

Đầu trang

Tìm bản ghi để sửa hoặc xóa bỏ

Bạn phải trước tiên hãy tìm bản ghi trước khi bạn có thể sửa hoặc xóa bỏ nó. Trong một bảng có chứa chỉ là một số nhỏ của bản ghi, bạn có thể dùng các nút dẫn hướng bản ghi để dẫn hướng qua các bản ghi cho đến khi bạn tìm thấy bạn muốn. Trong một bảng lớn hơn, Tuy nhiên, bạn nên sử dụng kỹ thuật khác để tìm bản ghi mà bạn muốn.

Dùng các nút dẫn hướng bản ghi

Bạn có thể dẫn hướng giữa các bản ghi bằng cách dùng các nút dẫn hướng. Bạn có thể bấm vào các nút mũi tên để dẫn hướng đến đầu tiên, trước, tiếp theo, hoặc cuối ghi, hoặc để thêm bản ghi mới.

Nút Dẫn hướng

1. bản ghi đầu tiên

2. bản ghi trước đó

3. bản ghi hiện thời

4. bản ghi kế tiếp

5. ghi cuối cùng

6. ghi mới (trống)

7. chỉ báo lọc

8. hộp Tìm kiếm

Khi bạn bấm vào hộp Bản ghi hiện thời , bạn có thể nhập một số bản ghi và sau đó nhấn ENTER để dẫn hướng đến bản ghi đó. Số bản ghi được đếm liên tục, từ khi bắt đầu của biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu — nó không tương ứng với bất kỳ giá trị trường.

Nút chỉ báo bộ lọc Hiển thị xem một bộ lọc đã được áp dụng. Để loại bỏ bộ lọc, bạn có thể bấm nút này khi nó hiển thị đã lọc. Tương tự, khi nó hiển thị chưa được lọc, bạn có thể bấm nút này để áp dụng bộ lọc cuối cùng mà bạn đã sử dụng.

Khi bạn nhập văn bản trong hộp Tìm kiếm , giá trị khớp đầu tiên được tô sáng trong thời gian thực khi bạn nhập mỗi ký tự. Bạn có thể dùng tính năng này để nhanh chóng tìm kiếm bản ghi có giá trị khớp với những gì bạn nhập vào hộp Tìm kiếm .

Dùng tính năng tìm kiếm trong hộp thoại tìm và thay thế

Bạn có thể dùng tính năng tìm kiếm trong hộp thoại Tìm và thay thế để định vị bản ghi khớp. Khi bạn tìm thấy một bản ghi khớp, ghi trở thành bản ghi hiện thời, và bạn có thể sửa hoặc xóa bỏ nó.

Tìm bản ghi khớp

  1. Bấm vào trường mà bạn muốn tìm kiếm.

  2. Trên các tab Trang đầu, trong nhóm Tìm, hãy bấm vào Tìm hoặc nhấn CTRL+F.

    Phím tắt  Nhấn CTRL+F.

    Hộp thoại Tìm và Thay thế xuất hiện.

  3. Bấm vào tab Tìm .

  4. Trong hộp Tìm gì , hãy nhập giá trị bạn muốn để khớp với.

  5. Hoặc bạn có thể sử dụng danh sách Tìm trong để thay đổi trường mà bạn muốn tìm kiếm, hoặc tìm kiếm toàn bộ bảng bên dưới thay vào đó.

  6. Hoặc, trong danh sách phù hợp , hãy chọn Bất kỳ phần của trường. Chọn tùy chọn này cung cấp tìm kiếm có thể xảy ra rộng.

  7. Trong danh sách Tìm kiếm , chọn tất cả, sau đó bấm Tìm tiếp.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế , hãy xem bài viết sử dụng hộp thoại tìm và thay thế để thay đổi dữ liệu.

Áp dụng bộ lọc

Bạn có thể áp dụng bộ lọc để giới hạn các bản ghi được hiển thị với những người đang khớp với tiêu chí của bạn. Áp dụng bộ lọc này giúp dễ dàng tìm bản ghi mà bạn muốn sửa hoặc xóa bỏ. Ví dụ, để nhanh chóng thu hẹp các bản ghi được hiển thị, bấm chuột phải vào một trường có giá trị bạn muốn khớp và sau đó bấm bằng, Không bằng, chứahoặc Không chứa ở cuối menu lối tắt.

Áp dụng bộ lọc dựa trên một vùng chọn

  1. Mở bảng hoặc biểu mẫu.

  2. Để đảm bảo rằng các bảng hoặc biểu mẫu không đã lọc, trên tab nhà , trong nhóm sắp xếp & lọc , bấm nâng cao, sau đó bấm Xóa tất cả các bộ lọc (nếu lệnh đó sẵn dùng).

  3. Dẫn hướng đến bản ghi có chứa giá trị mà bạn muốn dùng làm một phần của bộ lọc, sau đó bấm vào trường. Để lọc dựa trên một lựa chọn một phần, chọn chỉ các ký tự mà bạn muốn.

  4. Trên trang đầu tab, trong nhóm sắp xếp & lọc , bấm vùng chọn, sau đó bấm bộ lọc mà bạn muốn áp dụng.

    -hoặc-

    Bấm chuột phải vào trường, sau đó bấm bằng, Không bằng, chứahoặc Không chứa ở cuối menu lối tắt.

  5. Để lọc dựa trên lựa chọn một trường khác, hãy lặp lại bước 3 và 4.

Để khám phá các hình thức của lọc, hãy dùng lệnh trong nhóm sắp xếp & lọc trên tab trang đầu .

Để biết thêm thông tin về cách áp dụng một bộ lọc, hãy xem bài viết bộ lọc: giới hạn số lượng các bản ghi trong một dạng xem.

Đầu trang

Sửa bản ghi hiện có

Đôi khi, bạn có thể muốn thực hiện thay đổi bản ghi hiện — ví dụ, để thay đổi địa chỉ. Để sửa bản ghi hiện có, bạn mở một biểu mẫu hay bảng, dẫn hướng đến bản ghi mà bạn muốn thay đổi và sau đó thực hiện thay đổi của bạn.

Mở bảng hoặc biểu mẫu

  • Trong ngăn dẫn hướng, bấm đúp vào mục bạn muốn mở (hoặc bấm một lần khi bạn đã thay đổi trong hộp thoại Tùy chọn dẫn hướngMở đối tượng với tùy chọn).

    Bảng hoặc biểu mẫu mở ra trong dạng xem mặc định của nó.

Khi bạn mở một biểu mẫu hay bảng, bất kỳ thông tin hiện có được hiển thị và trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên thường được chọn (được tô sáng). Nếu bạn bắt đầu nhập trong khi dữ liệu được chọn, các ký tự mà bạn nhập sẽ thay thế dữ liệu đã chọn.

Thay thế giá trị trong một trường

  1. Chọn nội dung của trường mà bạn muốn thay thế.

    Mẹo: Trong dạng xem biểu dữ liệu, bạn có thể chọn một trường bằng cách bấm gần viền trái của trường khi con trỏ thành cộng (+) đăng. Trong dạng xem biểu mẫu, bạn có thể bấm của trường nhãn để chọn trường.

  2. Nhập hoặc chọn giá trị mới cho trường.

    Các ký tự mà bạn gõ hoặc giá trị bạn chọn sẽ thay thế giá trị trong trường. Khi bạn di chuyển đến một bản ghi khác hoặc đóng biểu mẫu hay bảng, thay đổi của bạn được lưu.

Nhập thông tin trong một trường, bấm vào trường và sau đó đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn thông tin. Khi con trỏ nằm trong trường, bạn có thể di chuyển con trỏ bằng cách dùng các phím mũi tên.

Lưu ý: Bạn có thể chèn ngày hiện tại trong một trường bằng cách nhấn CTRL + dấu chấm PHẨY (;). Để chèn giờ hiện tại, hãy nhấn CTRL + SHIFT + dấu hai chấm (:).

Chèn thông tin mới trong một trường

  1. Bấm vào trường (hoặc dẫn hướng đến trường bằng cách dùng phím TAB hoặc phím mũi tên và sau đó nhấn F2).

  2. Đặt con trỏ nơi bạn muốn nhập thông tin.

  3. Nhập văn bản mà bạn muốn chèn. Nếu bạn kéo nhầm gõ, nhấn BACKSPACE.

    Khi bạn di chuyển đến một bản ghi khác hoặc đóng biểu mẫu hay bảng, truy nhập lưu các thay đổi của bạn.

Đầu trang

Xóa bản ghi

Khi bạn xóa một bản ghi, thông tin sẽ bị xóa vĩnh viễn khỏi bảng của bạn. Do đó bạn có một số bạn muốn xóa bỏ bản ghi trước khi bạn xóa bỏ nó. Nếu bạn cần xóa bỏ chỉ một số thông tin nhưng không phải toàn bộ bản ghi, hãy chọn chỉ có dữ liệu mà bạn muốn xóa bỏ và sau đó nhấn phím DELETE.

Xóa bản ghi

  1. Chọn bản ghi hoặc bản ghi mà bạn muốn xóa.

    Chọn bản ghi, bấm bộ chọn bản ghi bên cạnh bản ghi, nếu bộ chọn bản ghi là sẵn dùng.

    Để mở rộng hoặc giảm vùng chọn, kéo vào bộ chọn bản ghi (nếu nó có sẵn), hoặc nhấn SHIFT + mũi tên xuống hoặc SHIFT + mũi tên lên.

  2. Nhấn DELETE.

    -hoặc-

    Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Xóa.

Để biết thêm thông tin về việc xóa bỏ bản ghi, hãy xem bài viết xóa một hoặc nhiều bản ghi từ một cơ sở dữ liệu.

Đầu trang

Dữ liệu được lưu khi?

Khi bạn sửa dữ liệu trong một biểu mẫu hay bảng, thay đổi của bạn được tự động lưu khi bạn dẫn hướng đến một bản ghi khác hoặc khi bạn đóng biểu mẫu hoặc bảng. Khi bạn đang sửa bản ghi, Access sẽ hiển thị biểu tượng bút chì trong bộ chọn bản ghi ở bên trái của bản ghi hiện thời. Khi bạn di chuyển đến một bản ghi khác, biểu tượng bút chì biến mất, cho biết thay đổi của bạn đã được lưu.

Bảng sau đây cho biết một số biểu tượng bộ chọn bản ghi mà bạn có thể thấy.

Ký hiệu

Ý nghĩa

Chỉ báo bản ghi hiện tại

Đây là bản ghi hiện thời; bản ghi đã được lưu như nó xuất hiện. Bản ghi hiện thời được biểu thị bằng một thay đổi màu trong bộ chọn bản ghi.

Chỉ báo bản ghi đã sửa

Bạn đang sửa bản ghi này; thay đổi đối với bản ghi không chưa được lưu lại.

Chỉ báo bản ghi đã khóa

Bản ghi này bị khóa bởi người dùng khác; bạn không thể sửa.

Chỉ báo bản ghi mới

Đây là bản ghi mới, trong đó bạn có thể nhập thông tin.

Chỉ báo khóa chính

Đây là trường khóa chính và chứa một giá trị duy nhất nhận dạng bản ghi.

Lưu ý: Nếu bạn muốn lưu thay đổi bản ghi mà không chuyển tới một bản ghi khác, trên trang đầu tab, trong nhóm bản ghi , bấm Lưu bản ghi.

Đầu trang

Làm thế nào để hoàn tác thay đổi

Nếu bạn nhập dữ liệu không chính xác, bạn thường có thể hoàn tác thay đổi của bạn. Ví dụ, khi bạn sửa dữ liệu trong một trường, bạn có thể bấm hoàn tác trên Thanh công cụ truy nhập nhanhhoặc nhấn ESC để hoàn tác thay đổi của bạn. Để hoàn tác các thay đổi tất cả để bản ghi, hãy nhấn ESC một lần nữa. Ngay cả sau khi bạn lưu các thay đổi hoặc di chuyển đến một bản ghi khác, bạn vẫn có thể hoàn tác các thay đổi bản ghi trước đó đã sửa bằng cách bấm hoàn tác trên Thanh công cụ truy nhập nhanh. Tuy nhiên, ngay sau khi bạn bắt đầu sửa một bản ghi khác, áp dụng hoặc loại bỏ bộ lọc, hoặc chuyển sang tab cửa sổ hoặc tài liệu khác, thay đổi của bạn trở nên vĩnh viễn.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×