Sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu Học viên Access

Chuẩn bị cơ sở dữ liệu để sử dụng

• Khi bạn mở cơ sở dữ liệu lần đầu, Access sẽ hiển thị biểu mẫu Chào mừng. Để ngăn không cho biểu mẫu này hiển thị vào lần tiếp theo bạn mở cơ sở dữ liệu, hãy bỏ chọn hộp kiểm Hiện Chào mừng khi mở cơ sở dữ liệu này.

  Đóng biểu mẫu Chào mừng để bắt đầu sử dụng cơ sở dữ liệu.

• Để đảm bảo rằng tất cả nội dung cơ sở dữ liệu đều được bật, trong Thanh Thông báo, hãy bấm Cho phép nội dung này.

  Để biết thêm thông tin về cách bật nội dung cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết Quyết định có tin cậy một cơ sở dữ liệu hay không.

Tìm kiếm học viên

Hộp Tìm kiếm Nhanh cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy học viên trên biểu mẫu Danh sách Học viên.

• Nhập văn bản bạn muốn tìm kiếm trong hộp Tìm kiếm Nhanh, rồi nhấn ENTER.

  Access lọc danh sách để chỉ hiển thị những bản ghi có chứa văn bản bạn tìm kiếm. Để trở về danh sách đầy đủ, hãy bấm Xóa tìm kiếm hiện tại. (Đó là dấu X bên trong hộp tìm kiếm.)

Lọc danh sách Học viên

Trên biểu mẫu Danh sách Học viên, bạn có thể lọc danh sách học viên và lưu các bộ lọc yêu thích của bạn để dùng sau này.

1. Áp dụng bộ lọc bằng cách bấm chuột phải vào biểu mẫu và chọn bộ lọc bạn muốn.

2. Bấm Lưu Bộ lọc.

3. Trên biểu mẫu Chi tiết Bộ lọc, nhập tên bộ lọc và mô tả, rồi bấm Đóng.

4. Sử dụng hộp Lọc Yêu thích để áp dụng bộ lọc đã lưu hoặc bấm (Xóa Bộ lọc) để loại bỏ bộ lọc.

Hiện hoặc ẩn cột

Trên biểu mẫu Danh sách Học viên, một số trường (cột) bị ẩn theo mặc định. Để thay đổi trường được hiển thị:

1. Bấm Hiện/Ẩn Trường.

2. Trong hộp thoại Bỏ ẩn Cột, chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi cột bạn muốn hiển thị. Bỏ chọn hộp kiểm để ẩn cột.

Hiển thị chi tiết học viên

Biểu mẫu Chi tiết Học viên cho phép bạn xem và nhập thêm thông tin về học sinh, bao gồm ảnh, người giám hộ, thông tin khẩn cấp và tham dự. Để hiển thị biểu mẫu Chi tiết Học viên:

• Trên biểu mẫu Danh sáchHọc viên, hãy bấm Mở bên cạnh mục mà bạn muốn xem.

Thêm hình ảnh

Trên biểu mẫu Chi tiết Học viên, bạn có thể thêm ảnh và tệp đính kèm khác.

• Bên dưới khung ảnh, hãy bấm Sửa Ảnh.

• Trong hộp thoại Phần đính kèm, hãy bấm Thêm.

• Trong hộp thoại Chọn Tệp, duyệt đến thư mục chứa tệp.

• Chọn tệp bạn muốn thêm, rồi bấm Mở.

• Trong hộp thoại Phần đính kèm, bấm OK.

Thêm học viên từ Microsoft Outlook

Nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook, bạn có thể thêm học viên từ chương trình đó mà không cần phải nhập lại thông tin.

1. Trên biểu mẫu Danh sách Học viên, bấm vào Thêm từ Outlook.

2. Trong hộp thoại Chọn Tên để Thêm, chọn tên bạn muốn thêm vào cơ sở dữ liệu.

3. Bấm Thêm, rồi bấm OK.

Hiển thị bản đồ địa chỉ của học sinh

Trên biểu mẫu Chi tiết Học viên, nếu bạn đã nhập địa chỉ đường phố cho học viên đó, bạn có thể hiển thị bản đồ của địa điểm đó:

• Bấm vào Bấm để Ánh xạ.

Hiển thị báo cáo

Cơ sở dữ liệu Học viên bao gồm một số báo cáo, bao gồm Tất cả Học sinh, Dị ứng và Thuốc men, Thông tin Liên hệ Khẩn cấp, Thông tin người giám hộ và nhiều báo cáo khác. Để hiển thị báo cáo:

• Trong Ngăn Dẫn hướng, bên dưới Báo cáo, bấm đúp vào báo cáo bạn muốn hiển thị.

Bạn có thể tạo báo cáo tùy chỉnh của riêng mình. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Tạo báo cáo đơn giản.

Thêm trường vào bảng Học viên

1. Đóng tất cả các tab đang mở.

2. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào bảng Học viên.

3. Cuộn sang phải cho đến khi bạn thấy cột có tên Là Thêm Trường Mới. Bấm đúp vào đầu đề cột, rồi nhập tên trường.

Lần đầu tiên bạn nhập dữ liệu vào cột, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu cho bạn.

Thêm trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo

Sau khi trường đã được thêm vào bảng, bạn có thể thêm trường đó vào biểu mẫu hoặc báo cáo.

1. Bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Dạng xem Bố trí.

2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Thêm Trường Hiện có.

3. Kéo trường bạn muốn từ Danh sách Trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo.