Sử dụng tham chiếu có cấu trúc với bảng Excel

Điều gì xảy ra khi tôi dùng tham chiếu ô rõ ràng?

Nếu bạn nhập tham chiếu ô rõ ràng trong cột tính toán thì có thể khó xem những gì công thức đang tính toán hơn.

1. Trong trang tính mẫu của bạn, hãy bấm ô E2

2. Trong thanh công thức, nhập =C2*D2 , rồi nhấn Enter.

Lưu ý là trong khi Excel sao chép công thức của bạn xuống cột, nó không dùng tham chiếu có cấu trúc. Ví dụ: nếu bạn thêm một cột vào giữa cột C và D hiện có, bạn phải xem lại công thức của mình.

Làm thế nào để tôi thay đổi tên bảng?

Bất kỳ khi nào bạn tạo bảng Excel, Excel sẽ tạo tên bảng mặc định (Table1, Table2, v.v.), nhưng bạn có thể thay đổi tên bảng để giúp nó có ý nghĩa hơn.

1. Chọn ô bất kỳ trong bảng để hiển thị tab Công > Kế trên dải băng.

2. Nhập tên bạn muốn vào hộp Tên Bảng, rồi nhấn Enter.

Trong dữ liệu ví dụ của chúng tôi, chúng ta đã dùng tên DeptSales.

Sử dụng các quy tắc sau đây cho tên bảng:

• Sử dụng các ký tự hợp lệ  Luôn bắt đầu một tên bằng một chữ cái, ký tự dấu gạch dưới (_), hay dấu gạch chéo ngược (\). Sử dụng các chữ, số, dấu chấm, và ký tự gạch dưới với phần còn lại của tên. Bạn không thể dùng "C", "c", "R" hoặc "r" cho tên, vì chúng đã được chỉ định là một lối tắt cho việc lựa chọn các cột hoặc hàng cho ô hiện hoạt khi bạn nhập chúng hộp Tên hoặc Đi Đến.

• Không sử dụng tham chiếu ô  Tên không được giống như tham chiếu ô, chẳng hạn như Z$100 hoặc R1C1.

• Không sử dụng dấu cách để phân tách các từ  Dấu cách không thể được dùng trong tên. Bạn có thể sử dụng ký tự dấu gạch dưới (_) và dấu chấm (.) làm dấu phân cách từ. Ví dụ, DeptSales, Sales_Tax hoặc First.Quarter.

• Không sử dụng hơn 255 ký tự Tên bảng có thể chứa tối đa 255 ký tự.

• Sử dụng tên bảng duy nhất Không được phép dùng tên giống nhau. Excel không phân biệt ký tự in hoa và chữ thường trong tên vì vậy nếu bạn nhập "Doanh thu" nhưng đã có một tên khác được gọi là "DOANH THU" trong cùng một sổ làm việc, bạn sẽ được nhắc để chọn một tên duy nhất.

• Sử dụng mã định danh đối tượng  Nếu bạn dự định kết hợp các bảng, PivotTable và biểu đồ, bạn nên thêm tiền tố vào tên bằng loại đối tượng đó. Ví dụ: tbl_Sales bảng doanh số, pt_Sales cho PivotTable bán hàng và chrt_Sales cho biểu đồ bán hàng hoặc ptchrt_Sales cho PivotChart bán hàng. Thao tác này sẽ giữ tất cả tên của bạn trong danh sách có thứ tự trong Trình quản lý Tên.

Quy tắc cú pháp tham chiếu có cấu trúc

Bạn cũng có thể nhập hoặc thay đổi các tham chiếu có cấu trúc theo cách thủ công trong công thức nhưng để thực hiện điều đó, cú pháp tham chiếu có cấu trúc sẽ hữu ích. Chúng ta hãy xem ví dụ công thức sau đây:

=SUM(DeptSales[ [ #Tổng] , [Số tiền doanh thu]] ,DeptSales[[#Dữ liệu] , [Số Tiền Hoa hồng]])

Công thức này có các thành phần tham chiếu có cấu trúc sau đây:

• Tên bảng:    DeptSales là tên bảng tùy chỉnh. Nó tham chiếu dữ liệu bảng, mà không có bất kỳ tiêu đề hoặc hàng tổng nào. Bạn có thể sử dụng tên bảng mặc định, chẳng hạn như Table1, hoặc thay đổi nó để dùng một tên tùy chỉnh.

• Mã xác định cột:    [Doanh số] và [Số tiền Hoa hồng] là các mã xác định cột sử dụng tên của cột mà chúng đại diện. Chúng tham khảo dữ liệu cột, mà không có bất kỳ tiêu đề cột hoặc hàng tổng nào. Luôn đặt mã xác định trong dấu ngoặc như được minh họa.

• Mã xác định mục:    [#Totals] và [#Data] là các mã xác định mục đặc biệt tham chiếu đến các phần cụ thể của bảng, chẳng hạn như hàng tổng.

• Mã xác định bảng:    [[#Tổng] , [Doanh Số]] và [[#Dữ liệu] , [Số tiền Hoa hồng]] là các mã xác định bảng đại diện cho các phần bên ngoài của tham chiếu có cấu trúc. Tham chiếu bên ngoài sẽ theo sau tên bảng và bạn đặt chúng trong dấu ngoặc vuông.

• Tham chiếu có cấu trúc:   (DeptSales[[#Totals],[Doanh số]] và DeptSales[[#Data],[Số tiền Hoa hồng]] là các tham chiếu có cấu trúc, được thể hiện bằng một chuỗi bắt đầu bằng tên bảng và kết thúc bằng mã xác định cột.

Khi bạn tạo hay sửa tham chiếu có cấu trúc theo cách thủ công, hãy dùng quy tắc cú pháp sau:

• Dùng ngoặc vuông các mã xác định    Tất cả các mã xác định bảng, cột và mục đặc biệt phải được đóng trong dấu ngoặc phù hợp ([ ]). Một mã xác định chứa các mã xác định khác sẽ cần dấu ngoặc phù hợp bên ngoài để đóng dấu ngoặc phù hợp bên trong của mã xác định khác. Ví dụ: =DeptSales[[Người Bán hàng]:[Khu vực]]

• Tất cả đầu đề cột là chuỗi văn bản    Nhưng chúng không yêu cầu dấu ngoặc kép khi được sử dụng trong một tham chiếu có cấu trúc. Số hoặc ngày, chẳng hạn như 2014 hoặc 1/1/2014, cũng được coi là chuỗi văn bản. Bạn không thể sử dụng biểu thức với tiêu đề cột. Ví dụ, biểu thức DeptSalesFYSummary[[2014]:[2012]] sẽ không hoạt động.

Sử dụng ngoặc vuông bao quanh tiêu đề cột với các ký tự đặc biệt    Nếu có ký tự đặc biệt, toàn bộ tiêu đề cột cần được đặt trong dấu ngoặc vuông, điều này có nghĩa là dấu ngoặc vuông kép được yêu cầu trong một mã xác định cột. Ví dụ: =DeptSalesFYSummary[[Tổng Số tiền $]]

Đây là danh sách các ký tự đặc biệt cần dấu ngoặc bổ sung trong công thức:

• Tab

• Nguồn cấp dòng

• Vận chuyển trở về

• Dấu phẩy (,)

• Dấu hai chấm (:)

• Dấu chấm (.)

• Dấu ngoặc vuông mở ([)

• Dấu ngoặc vuông đóng (])

• Dấu thăng (#)

• Dấu nháy đơn (')

• Dấu ngoặc kép (")

• Dấu ngoặc nhọn mở ({)

• Dấu ngoặc nhọn đóng (})

• Ký hiệu đô la ($)

• Dấu nháy (^)

• Dấu và (&)

• Dấu sao (*)

• Dấu cộng (+)

• Dấu bằng (=)

• Dấu trừ (-)

• Ký hiệu lớn hơn (>)

• Ký hiệu nhỏ hơn (<)

• Dấu chia (/)

• Dấu lúc (@)

• Xuyệt ngược (\)

• Dấu chấm than (!)

• Dấu ngoặc đơn mở (()

• Dấu ngoặc đơn đóng ())

• Dấu phần trăm (%)

• Dấu chấm hỏi (?)

• Dấu chấm (')

• Dấu chấm phẩy (;)

• Dấu ngã (~)

• Dấu gạch dưới (_)

• Dùng ký tự thoát cho một số ký tự đặc biệt trong tiêu đề cột    Một số ký tự có ý nghĩa đặc biệt và cần dùng một dấu nháy đơn (') làm ký tự thoát. Ví dụ: =DeptSalesFYSummary['#OfItems]

Đây là danh sách các ký tự đặc biệt cần ký tự thoát (') trong công thức:

• Dấu ngoặc vuông mở ([)

• Dấu ngoặc vuông đóng (])

• Dấu thăng(#)

• Dấu nháy đơn (')

• Dấu lúc (@)

Dùng ký tự dấu cách để nâng cao khả năng đọc trong tham chiếu có cấu trúc    Bạn có thể dùng ký tự dấu cách để cải thiện khả năng đọc tham chiếu có cấu trúc. Ví dụ: =DeptSales[ [Người Bán hàng]:[Khu vực] ] hoặc =DeptSales[[#Tiêu đề], [#Dữ liệu], [% Tiền hoa hồng]]

Tôi khuyên bạn sử dụng một dấu cách:

• Sau dấu ngoặc vuông mở đầu tiên ([)

• Trước dấu ngoặc vuông đóng cuối cùng (]).

• Sau một dấu phẩy.

Toán tử tham chiếu

Để xác định phạm vi ô linh hoạt hơn, bạn có thể sử dụng các toán tử tham chiếu sau đây để kết hợp mã xác định cột.

Mã xác định mục đặc biệt

Để tham chiếu đến các phần cụ thể của bảng, chẳng hạn như chỉ hàng tổng, bạn có thể dùng bất kỳ mã xác định mục đặc biệt nào sau đây trong tham chiếu có cấu trúc của mình.

Xác thực đủ điều kiện tham chiếu có cấu trúc trong cột tính toán

Khi tạo cột được tính toán, bạn thường dùng tham chiếu có cấu trúc để tạo công thức. Tham chiếu có cấu trúc này có thể không đủ tiêu chuẩn hoặc đủ điều kiện. Ví dụ, để tạo cột được tính toán, được gọi là Số tiền Hoa hồng, tính toán số tiền hoa hồng tính bằng đô la, bạn có thể sử dụng các công thức sau đây:

Quy tắc chung để làm theo là như sau: Nếu bạn đang dùng tham chiếu có cấu trúc trong bảng, chẳng hạn như khi bạn tạo cột được tính, bạn có thể dùng tham chiếu có cấu trúc không đủ tiêu chuẩn nhưng nếu bạn dùng tham chiếu có cấu trúc bên ngoài bảng, bạn cần dùng tham chiếu có cấu trúc đầy đủ tiêu chuẩn.

Ví dụ về dùng tham chiếu có cấu trúc

Dưới đây là một số cách dùng tham chiếu có cấu trúc.

Chiến lược để làm việc với các tham chiếu có cấu trúc

Hãy cân nhắc những điều sau đây khi bạn làm việc với các tham chiếu có cấu trúc.

• Dùng Tự động Điền Công thức    Bạn có thể thấy rằng việc sử dụng Tự động Điền Công thức rất hữu ích khi bạn nhập các tham chiếu có cấu trúc và để đảm bảo sử dụng đúng cú pháp. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Sử dụng tính năng Tự động Điền Công thức.

• Quyết định có tạo tham chiếu có cấu trúc cho bảng trong vùng chọn bán lựa hay không    Theo mặc định, khi bạn tạo công thức, hãy bấm vào phạm vi ô trong bảng, bán chọn các ô và tự động nhập tham chiếu có cấu trúc thay vì phạm vi ô trong công thức. Hành vi bán lựa chọn này giúp bạn nhập tham chiếu có cấu trúc dễ dàng hơn nhiều. Bạn có thể bật hoặc tắt hành vi này bằng cách chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Sử dụng tên bảng trong công thức trong hộp thoại Tùy chọn Tệp> > côngthức > làm việc với công thức.

• Dùng sổ làm việc với nối kết ngoài đến bảng Excel trong các sổ làm việc khác    Nếu sổ làm việc có chứa nối kết ngoài đến một bảng Excel trong một sổ làm việc khác, thì sổ làm việc nguồn được nối kết đó phải được mở trong Excel để tránh các lỗi #REF! trong sổ làm việc đích có chứa các nối kết. Nếu bạn mở sổ làm việc đích trước và #REF! lỗi xuất hiện, chúng sẽ được giải quyết nếu sau đó bạn mở sổ làm việc nguồn. Nếu bạn mở sổ làm việc nguồn trước, bạn sẽ không thấy mã lỗi.

• Chuyển đổi dải ô thành bảng và bảng thành dải ô    Khi bạn chuyển đổi bảng thành một phạm vi, tất cả tham chiếu ô sẽ thay đổi thành tham chiếu kiểu A1 tuyệt đối tương đương. Khi bạn chuyển đổi một phạm vi thành bảng, Excel không tự động thay đổi bất kỳ tham chiếu ô nào của phạm vi này thành tham chiếu có cấu trúc tương đương của chúng.

• Tắt tiêu đề cột    Bạn có thể bật và tắt tiêu đề cột bảng từ tab Thiết kế >Hàng Tiêu đề. Nếu bạn tắt tiêu đề cột bảng, các tham chiếu có cấu trúc dùng tên cột sẽ không bị ảnh hưởng và bạn vẫn có thể dùng chúng trong công thức. Tham chiếu có cấu trúc tham chiếu trực tiếp đến tiêu đề bảng (ví dụ: =DeptSales[[#Headers],[%Commission]]) sẽ dẫn đến lỗi #REF.

• Thêm hoặc xóa cột và hàng vào bảng    Vì phạm vi dữ liệu bảng thường thay đổi, tham chiếu ô cho tham chiếu có cấu trúc điều chỉnh tự động. Ví dụ, nếu bạn sử dụng tên bảng trong công thức để đếm tất cả các ô dữ liệu trong bảng và sau đó thêm một hàng dữ liệu, tham chiếu ô sẽ tự động điều chỉnh.

• Đổi tên bảng hoặc cột    Nếu bạn đổi tên cột hoặc bảng, Excel sẽ tự động thay đổi việc sử dụng tiêu đề bảng và cột đó trong tất cả các tham chiếu có cấu trúc được sử dụng trong sổ làm việc.

• Di chuyển, sao chép và điền các tham chiếu có cấu trúc    Tất cả các tham chiếu có cấu trúc vẫn giữ nguyên khi bạn sao chép hoặc di chuyển công thức sử dụng tham chiếu có cấu trúc.

  Lưu ý: Sao chép tham chiếu có cấu trúc và thực hiện tô tham chiếu có cấu trúc không giống nhau. Khi bạn sao chép, tất cả các tham chiếu có cấu trúc vẫn giữ nguyên, trong khi khi bạn điền công thức, các tham chiếu có cấu trúc đầy đủ tiêu chuẩn sẽ điều chỉnh mã xác định cột giống như một chuỗi như được tóm tắt trong bảng sau đây.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn luôn có thể hỏi chuyên gia trong Cộng đồng kỹ thuật Excel hoặc nhận hỗ trợ trong Cộng đồng.

Chủ đề liên quan

Tổng quan về bảng Excel
Video: Tạo và định dạng bảng Excel
Tính tổng dữ liệu trong bảng Excel
Định dạng bảng Excel
Đổi kích cỡ bảng bằng cách thêm hoặc loại bỏ hàng và cột
Lọc dữ liệu trong dải ô hoặc bảng
Chuyển đổi bảng thành dải ô
Các vấn đề về tính tương thích của bảng
ExcelXuất bảng Excel sang SharePoint
Tổng quan về các công thức trong Excel