Bài viết này dành cho những người bị suy giảm thị lực hoặc nhận thức sử dụng chương trình đọc màn hình như Windows Trình tường thuật, JAWS hoặc NVDA với Microsoft 365 sản phẩm. Bài viết này là một phần của bộ nội dung hỗ trợ trình đọc màn hình Microsoft 365, nơi bạn có thể tìm thêm thông tin trợ năng trên các ứng dụng của chúng tôi. Để được trợ giúp chung, hãy truy cập Bộ phận Hỗ trợ của Microsoft.
Sử Access bằng bàn phím và bộ đọc màn hình để xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access trên máy tính sang tệp văn bản (*.txt). Chúng tôi đã thử nghiệm tính năng này với Trình tường thuật, JAWS và NVDA nhưng tính năng này có thể hoạt động với các bộ đọc màn hình khác miễn là chúng tuân theo các tiêu chuẩn và kỹ thuật trợ năng phổ biến. Bạn sẽ tìm hiểu cách sử dụng trình hướng dẫn xuất để xuất dữ liệu, chẳng hạn như bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo hoặc các bản ghi đã chọn trong dạng xem nhiều bản ghi, chẳng hạn như biểu dữ liệu, sang tệp văn bản thuần để bạn có thể sử dụng dữ liệu trong các ứng dụng khác không hỗ trợ trực tiếp dữ liệu Access.
Lưu ý:
-
Các tính năngMicrosoft 365 mới được phát hành dần dần cho Microsoft 365người đăng ký, vì vậy ứng dụng của bạn có thể chưa có các tính năng này. Để tìm hiểu cách nhận các tính năng mới nhanh hơn, hãytham gia chương trình Người dùng nội bộ Office.
-
Để tìm hiểu thêm về trình đọc màn hình, hãy đi tới Cách trình đọc màn hình hoạt động với Microsoft 365.
Trong chủ đề này
Chuẩn bị dữ liệu của bạn để xuất
Trước khi xuất dữ liệu của bạn, hãy dành chút thời gian để xem lại dữ liệu và quyết định cách bạn muốn xuất dữ liệu.
-
Đảm bảo dữ liệu không chứa bất kỳ chỉ báo lỗi hoặc giá trị lỗi nào. Nếu không, sự cố có thể xảy ra trong quá trình xuất và giá trị null có thể xuất hiện trong tệp văn bản. Để biết thông tin khắc phục sự cố, hãy đi tới mục Khắc phục các giá trị thiếu và không chính xác trong tệp văn bản ở mục Xuất dữ liệu sang tệp văn bản.
-
Chọn tệp văn bản đích và mã hóa văn bản. Nếu bạn xuất bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo có định dạng sang tệp văn bản hiện có, tệp sẽ bị ghi đè. Bạn không thể chắp thêm dữ liệu vào tệp văn bản hiện có.
Xuất dữ liệu với định dạng và bố trí
Khi bạn xuất một biểu mẫu, báo cáo hay biểu dữ liệu có chứa biểu mẫu con, báo cáo con, biểu dữ liệu con, chỉ biểu mẫu, báo cáo hay biểu dữ liệu chính được xuất. Bạn phải lặp lại thao tác xuất cho từng biểu mẫu con, báo cáo con và bảng dữ liệu con mà bạn muốn xuất sang tệp văn bản.
Bạn chỉ có thể xuất một đối tượng cơ sở dữ liệu trong một thao tác xuất đơn.
Khi bạn xuất dữ liệu có định dạng và bố trí sang tệp văn bản, Access cố tạo lại bố trí bảng bằng các ký tự dấu gạch ngang (-) và thanh dọc (|).
-
Sau khi mở cơ sở dữ liệu nguồn, di chuyển đến Ngăn Dẫn hướng bằng cách nhấn F6 cho đến khi bạn nghe thấy "Navigation Pane" (Ngăn Dẫn hướng) hoặc tên của một đối tượng Access đối tượng.
-
Để chọn đối tượng cần xuất, nhấn phím Tab để di chuyển vào danh sách đối tượng, rồi sử dụng phím Mũi tên lên và xuống để dẫn hướng đến đối tượng bạn muốn. Nếu đối tượng là bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu và bạn chỉ muốn xuất một phần dữ liệu, hãy mở đối tượng trong Dạng xem Biểu dữ liệu, rồi chọn bản ghi bạn muốn.
Lưu ý:
-
Bạn không thể xuất một phần báo cáo. Tuy nhiên, bạn có thể chọn hoặc mở bảng hoặc truy vấn mà báo cáo dựa trên, rồi xuất một phần dữ liệu trong đối tượng đó.
-
Để mở một đối tượng trong Dạng xem biểu dữ liệu, khi ở trên đối tượng trong cây dẫn hướng, hãy nhấn Enter để mở đối tượng đó. Nhấn F6 cho đến khi bạn nghe thấy "Status bar" (Thanh trạng thái) và tên của dạng xem hiện tại. Nhấn phím Mũi tên phải hoặc trái cho đến khi bạn nghe thấy "Datasheet View" (Dạng xem Biểu dữ liệu), rồi nhấn Enter để chọn. Nếu tùy chọn Dạng xem Biểu dữ liệu không sẵn dùng, bạn cần bật dạng xem cho đối tượng đó. Để biết hướng dẫn, hãy đi đến mục Bật Dạng xem Biểu dữ liệu cho một đối tượng.
-
-
Để bắt đầu trình hướng dẫn xuất tệp văn bản, nhấn Alt+X, T. Hộp thoại Xuất - Tệp Văn bản xuất hiện.
-
Trong hộp thoại, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
-
Nếu bạn muốn xuất dữ liệu sang tệp văn bản mới, nhấn Alt+F để di chuyển tiêu điểm đến trường văn bản Tên tệp. Access đề xuất tên của đối tượng nguồn làm tên tệp cho tệp được xuất. Để thay đổi tên, hãy xóa tên được đề xuất, rồi nhập tên mới.
-
Nếu bạn có tệp văn bản hiện có mà bạn muốn xuất dữ liệu, nhấn Alt+R để mở hộp thoại Lưu Tệp, rồi duyệt đến tệp bạn muốn. Khi bạn đang ở trên tệp, nhấn Enter để chọn tệp đó. Hộp thoại đóng lại và tiêu điểm quay lại hộp thoại Xuất - Tệp Văn bản.
-
-
Nếu bạn đang xuất bảng hoặc truy vấn, nhấn Alt+W để di chuyển đến và chọn tùy chọn Xuất dữ liệu với định dạng và bố trí.
Lưu ý: Nếu bạn đang xuất biểu mẫu hoặc báo cáo, tùy chọn này sẽ luôn được chọn và bạn không thể bỏ chọn tùy chọn đó.
-
Nếu bạn muốn tệp văn bản đích mở tự động sau khi hoàn tất xuất, nhấn Alt+A để di chuyển đến và chọn tùy chọn Mở tệp đích sau khi thao tác xuất hoàn tất.
-
Nếu đối tượng nguồn đang mở và nếu bạn đã chọn một hoặc nhiều bản ghi trong dạng xem trước khi bắt đầu xuất và đây là những bản ghi bạn muốn xuất, hãy nhấn Alt+S để di chuyển đến và chọn tùy chọn Chỉ xuất bản ghi đã chọn. Nếu bạn muốn xuất tất cả các bản ghi được hiển thị trong dạng xem, đừng chọn tùy chọn này.
Lưu ý: Nếu không có bản ghi nào được chọn, tùy chọn này sẽ không sẵn dùng.
-
Để xác nhận lựa chọn của bạn và bắt đầu xuất, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK", rồi nhấn Enter để chọn. Nếu tệp văn bản bạn xác định đã tồn Access, bạn sẽ hỏi xem bạn có muốn thay thế tệp hiện có không. Để ghi đè tệp, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Yes" (Có), rồi nhấn Enter để chọn tệp. Hộp thoại Mã hóa dưới dạng xuất hiện.
-
Để chọn mã hóa văn bản và xuất tệp, nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy mã hóa mình muốn, rồi nhấn Enter để chọn mã hóa đó.
-
Nếu thao tác xuất thành công, bạn Access nhắc bạn lưu các bước xuất để nhanh chóng lặp lại mà không cần trình hướng dẫn xuất. Để chọn tùy chọn này, nhấn Alt+V. Để đặt tên cho các bước xuất, nhấn Alt+A, rồi nhập tên cho thao tác xuất. Để lưu các bước xuất, nhấn Alt+S.
Nếu thao tác xuất không thành công do lỗi, Access sẽ hiển thị thông báo mô tả nguyên nhân gây ra lỗi.
Nếu bạn đã chọn mở tệp đích, giờ đây bạn có thể xem lại kết quả xuất trong trình soạn thảo văn bản mặc định trên máy tính của mình.
Bật Dạng xem Biểu dữ liệu cho một đối tượng
-
Khi ở trên đối tượng trong cây dẫn hướng, nhấn Shift+F10 để mở menu ngữ cảnh.
-
Trong menu, nhấn D để mở Dạng xem Thiết kế.
-
Trong Dạng xem Thiết kế, nhấn F4 để mở ngăn Bảng Thuộc tính.
-
Nhấn F6 một lần. Tiêu điểm sẽ di chuyển đến một hàng thuộc tính trong ngăn Bảng Thuộc tính. Bạn sẽ nghe thấy số hàng, theo sau là nội dung ô thuộc tính.
-
Để di chuyển tiêu điểm đến danh sách thả xuống Loại lựa chọn, nhấn Shift+Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Whole field" (Toàn bộ trường), theo sau là giá trị hiện tại và "Combo edit" (Chỉnh sửa kết hợp). Nếu giá trị hiện tại là Biểu mẫu, bạn có thể tiếp tục đến bước tiếp theo. Nếu không, nhấn Alt+phím Mũi tên xuống để bung rộng danh sách, rồi nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy "Form" (Biểu mẫu), rồi nhấn Enter để chọn.
-
Trong ngăn Bảng Thuộc tính , nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy mục tab hiện được chọn, ví dụ: "Data tab item, selected" (Mục tab Dữ liệu, đã chọn). Nếu tab hiện tại là tab Định dạng , bạn có thể tiếp tục đến bước tiếp theo. Nếu không, nhấn phím Mũi tên trái hoặc phải cho đến khi bạn nghe thấy: "Format tab item" (Mục tab Định dạng). Các thuộc tính của tab Định dạng được hiển thị.
-
Trên tab Định dạng , nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Row four, No, collapsed" (Hàng 4, Không, đã thu gọn). Tiêu điểm nằm trên thuộc tính Cho phép Dạng xem Biểu dữ liệu. Để đặt thuộc tính thành Có, nhấn Alt+phím Mũi tên xuống, rồi nhấn phím Mũi tên lên một lần, rồi nhấn Enter để chọn giá trị mới.
-
Để đóng ngăn Bảng Thuộc tính, nhấn F4.
-
Để mở đối tượng đã chọn trong Dạng xem biểu dữ liệu, nhấn Alt+J, D, W, rồi H.
Xem thêm
Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo bảng trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access
Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo truy vấn trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access
Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo biểu mẫu trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính
Thiết lập thiết bị của bạn để hoạt động với trợ năng trong Microsoft 365
Hỗ trợ Kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật
Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.
Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.
