Để giúp đảm bảo rằng các tệp Microsoft 365 của bạn dễ truy nhập, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng, một công cụ miễn phí có sẵn trong Word, Excel, Outlook, OneNote và PowerPoint trên Windows, Office dành cho web hoặc máy Mac và Visio trên Windows. Công cụ này tìm thấy hầu hết các sự cố về trợ năng và giải thích lý do tại sao mỗi sự cố đều có thể là sự cố tiềm ẩn đối với người khuyết tật. Công cụ này cũng đưa ra các đề xuất về cách giải quyết từng sự cố.
Mặc dù Bộ kiểm tra Trợ năng gặp phải hầu hết các loại sự cố về trợ năng, nhưng vẫn có một số sự cố mà bộ kiểm tra không thể phát hiện. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là luôn xem lại công việc của bạn một cách trực quan để tìm các sự cố ẩn khỏi Bộ kiểm tra Trợ năng. Để tìm hiểu thêm, hãy đi tới Các giới hạn của Bộ kiểm tra Trợ năng.
Trong chủ đề này
Quy tắc Bộ kiểm tra trợ năng
Bộ kiểm tra trợ năng xác minh tệp của bạn dựa trên tập hợp các quy tắc xác định những sự cố có thể xảy ra đối với người khuyết tật. Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sự cố, Bộ kiểm tra trợ năng sẽ phân loại từng sự cố dưới dạng lỗi, cảnh báo hoặc mẹo.
-
Lỗi. Nội dung làm cho người khuyết tật khó hoặc không thể đọc và hiểu tài liệu
-
Cảnh báo. Nội dung mà trong hầu hết (nhưng không phải tất cả) các trường hợp làm cho người khuyết tật khó hiểu được tài liệu
-
Mẹo. Nội dung mà người khuyết tật có thể hiểu nhưng có thể được trình bày theo cách khác để cải thiện trải nghiệm của người dùng
-
Dịch vụ Thông minh. Nội dung mà AI tự động tạo tính trợ năng và bạn nên xem xét về độ chính xác và ngữ cảnh
Lỗi Bộ kiểm tra trợ năng, cảnh báo và mẹo
Bảng sau đây phân loại các quy tắc Bộ kiểm tra trợ năng, nội dung kiểm tra, vị trí để tìm hiểu cách khắc phục từng sự cố và lý do tại sao bạn cần khắc phục từng sự cố.
Lưu ý: Để đảm bảo các tệp của bạn dễ truy nhập nhất có thể, bạn chỉ nên sử dụng bảng khi cần thiết để trình bày dữ liệu của mình. Tránh các bảng chỉ có mục đích bố trí.
Lỗi
Nếu nội dung trong tệp khiến người khuyến tật rất khó hoặc không thể sử dụng, Bộ kiểm tra trợ năng sẽ phân loại nội dung đó là một lỗi.
|
Quy tắc |
Bộ kiểm tra trợ năng xác minh |
Tại sao lại sửa lỗi này? |
Áp dụng cho các ứng dụng này |
|---|---|---|---|
|
Toàn bộ nội dung không phải là văn bản đều có văn bản thay thế (văn bản thay thế). |
Tất cả các đối tượng đều có văn bản thay thế và văn bản thay thế không chứa tên hình ảnh hoặc phần mở rộng tệp. |
Bộ đọc màn hình đọc văn bản thay thế để mô tả hình ảnh và nội dung không phải văn bản khác mà người dùng không thể nhìn thấy. Dựa trên văn bản thay thế, người dùng có thể hiểu mục đích và ý nghĩa của nội dung được mô tả. |
|
|
Các bảng chỉ ra thông tin tiêu đề cột. |
Bảng và/hoặc khối ô có hộp tiêu đề được chọn hoặc hàng tiêu đề được chỉ ra. |
Người dùng dựa vào các đầu đề bảng để hiểu rõ nội dung sau đó được đọc bởi bộ đọc màn hình. Ngoài ra, công nghệ hỗ trợ thường sử dụng hàng tiêu đề bảng để giúp truyền tải với người dùng vị trí con trỏ hiện tại trong bảng và cung cấp thông tin cho phép người dùng dẫn hướng bảng. |
|
|
Tất cả các mục đều có tên có ý nghĩa. |
Tất cả các mục đều có tên không phải là tên mặc định hoặc tên chỗ dành sẵn, chẳng hạn như "Phần Mặc định", "Mục Chưa có tiêu đề" hoặc "Phần 3". |
Tên phần cho phép người dùng dẫn hướng dễ dàng hơn trong bản trình bày lớn trong Ngăn Hình thu nhỏ, Dạng xem Bộ sắp xếp Trang chiếu và Dạng xem Lưới. |
|
|
Tất cả các trang chiếu đều có tiêu đề. |
Các trang chiếu có tiêu đề. |
Tiêu đề trang chiếu cho phép người dùng dẫn hướng trong bản trình bày, bao gồm tìm và chọn một trang chiếu duy nhất để đi đến ngay. |
|
|
Các ô trong trang Excel tính không sử dụng định dạng chỉ đỏ cho số âm. |
Các ô được đặt thành định dạng Số và chỉ sử dụng màu đỏ cho các số âm (ví dụ: hiển thị 1000 màu đỏ thay vì -1000). |
Người dùng gặp khó khăn trong việc phân biệt màu sắc sẽ không thể nhận biết sự khác biệt giữa các giá trị dương và âm. |
|
|
Hình ảnh hoặc đối tượng cùng dòng với văn bản. |
Hình ảnh hoặc đối tượng được định vị nội tuyến với văn bản xung quanh, trừ khi các đối tượng nằm trong vùng đầu trang hoặcchân trang của tài liệu. |
Nếu hình ảnh hoặc đối tượng không cùng dòng, người dùng bộ đọc màn hình có thể khó tương tác với đối tượng đó. Cũng có thể khó biết đối tượng nằm ở đâu so với văn bản. Để biết thêm thông tin, hãy đi tới mục Sử dụng bộ đọc màn hình để chọn và đọc hộp văn bản và hình ảnh trong Word |
|
|
Truy nhập tài liệu không bị hạn chế. |
Bất kỳ tài liệu nào đã vô hiệu hóa tùy chọn truy nhập nội dung theo chương trình trong thiết đặt quyền tài liệu: Xem lại > hạn chế > hạn chế cấp phép.... Chọn Hạn chế cấp phép đối với tài liệu này > Các tùy chọn khác. |
Bảo vệ Quản trị Quyền Thông tin (IRM) có thể ngăn các thiết bị như bộ đọc màn hình có quyền truy nhập vào tài liệu này. Để biết thêm thông tin, hãy đi tới mục Cho phép thay đổi đối với các phần của tài liệu được bảo vệ. |
|
|
Tất cả các trường kiểm soát nội dung đều có tiêu đề. |
Tất cả các biểu mẫu đều có tiêu đề cho mỗi trường. |
Tiêu đề biểu mẫu cung cấp cho người dùng thông tin về nội dung của trường và thông tin được yêu cầu. |
Cảnh báo
Nếu nội dung trong hầu hết (nhưng không nhất thiết phải là tất cả) các trường hợp khó hiểu với người khuyết tật, Bộ kiểm tra trợ năng sẽ đưa ra cảnh báo.
|
Quy tắc |
Bộ kiểm tra trợ năng xác minh |
Tại sao lại sửa lỗi này? |
Áp dụng cho các ứng dụng này |
|---|---|---|---|
|
Bảng có cấu trúc đơn giản. |
Bảng là các hình chữ nhật đơn giản không có ô tách, ô phối hay lồng. |
Người dùng dẫn hướng bảng thông qua các phím tắt và công nghệ hỗ trợ, dựa trên cấu trúc bảng đơn giản. |
|
|
Tab trang tính có tên có ý nghĩa. |
Các trang tính trong sổ làm việc bao gồm thông tin mang tính mô tả và không có trang tính trống. |
Tên trang tính mô tả, chẳng hạn như “Tổng doanh thu Tháng Mười” giúp bạn dẫn hướng qua sổ làm việc dễ dàng hơn tạo tên trang tính mặc định, chẳng hạn như “Trang_tính_1”. |
|
|
Đủ độ tương phản giữa văn bản và nền. |
Màu sắc của văn bản và nền đủ khác nhau để giúp dễ nhìn văn bản. |
Người có thị lực kém thường gặp khó khăn khi đọc văn bản không tương phản với nền. Nếu tài liệu của bạn có mức độ tương phản cao giữa văn bản và nền, nhiều người có thể xem và sử dụng nội dung. |
|
|
Phụ đề chi tiết được đưa vào mục âm thanh và video được chèn. |
Tất cả các đối tượng âm thanh và video đều có phụ đề chi tiết. |
Nếu không có phụ đề, thông tin trong phân đoạn video hoặc âm thanh có thể hoàn toàn bị mất đối với người khuyết tật. |
|
|
Thứ tự đọc của các đối tượng trên bản trình bày trang chiếu rất lô-gic. |
Các đối tượng trên trang chiếu theo thứ tự lô-gic. |
Công nghệ hỗ trợ sẽ đọc các trang chiếu và các thành phần trên trang chiếu theo thứ tự đã xác định. Nếu thứ tự đọc không lô-gic, nội dung sẽ không có ý nghĩa. |
Mẹo
Khi có nội dung mà người khuyết tật có thể hiểu được nhưng có thể được sắp xếp tốt hơn hoặc có thể được trình bày theo cách có thể cải thiện trải nghiệm của họ, bạn sẽ nhìn thấy một mẹo.
|
Quy tắc |
Bộ kiểm tra trợ năng xác minh |
Tại sao lại sửa lỗi này? |
Áp dụng cho các ứng dụng này |
|---|---|---|---|
|
Tên phần trong một bản là duy nhất. |
Các phần có tên duy nhất. |
Tên phần cho phép người dùng dẫn hướng dễ dàng hơn trong bản trình bày lớn trong Ngăn Hình thu nhỏ, Dạng xem Bộ sắp xếp Trang chiếu và Dạng xem Lưới. |
|
|
Tiêu đề trang chiếu trong tài liệu tóm tắt là duy nhất. |
Các trang chiếu không trống có tiêu đề duy nhất. |
Người dùng dựa vào tiêu đề để biết vị trí của mình trong tài liệu tóm tắt và để dẫn hướng tài liệu tóm tắt. |
|
|
Các bảng bố trí được cấu trúc để dễ dàng dẫn hướng. |
Thứ tự bố trí lô-gic về mặt ngôn ngữ và thứ tự tab không vòng. |
Người dùng dựa vào bố trí bảng để dẫn hướng qua nội dung. Bố trí phải theo thứ tự lô-gic để người dùng có thể hiểu và dẫn hướng nội dung. |
|
|
Tài liệu sử dụng kiểu đầu đề. |
Nội dung được sắp xếp với các đầu đề và/hoặc Mục lục (TOC). |
Đầu đề và TOC cung cấp ngữ cảnh cấu trúc cho người dùng, đồng thời cho phép dẫn hướng và tìm kiếm dễ dàng hơn trong tài liệu. |
Dịch vụ Thông minh
Bộ kiểm tra Trợ năng liệt kê tất cả các ảnh có văn bản thay thế do Dịch vụ Thông minh tạo.
|
Quy tắc |
Bộ kiểm tra trợ năng xác minh |
Tại sao lại sửa lỗi này? |
Áp dụng cho các ứng dụng này |
|---|---|---|---|
|
Văn bản thay thế được đề xuất. |
Tất cả ảnh có văn bản thay thế được tạo bởi dịch vụ nhận dạng hình ảnh của Office. |
Dịch vụ Thông minh sẽ tự động tạo văn bản thay thế trong tài liệu của bạn (khi bật tính năng này). Xem lại từng đề xuất một cách cẩn thận để đảm bảo rằng đề xuất đó mô tả chính xác ảnh của bạn. Nếu bạn muốn chỉnh sửa đề xuất, hãy nhập đè lên văn bản được đề xuất trong hộp Mô tả. Để tìm hiểu cách bật tính năng này, hãy tham khảo mục "Bật văn bản thay thế tự động" trong Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế hiệu quả. |
Giới hạn của Bộ kiểm tra Trợ năng
Có một số sự cố trợ năng mà Bộ kiểm tra Trợ năng không thể phát hiện. Ngoài ra, một số sự cố được liệt kê trong phát hiện của Bộ kiểm tra Trợ năng không nhất thiết phải khắc phục các sự cố về trợ năng.
-
Màu: Thông tin được truyền tải chỉ bằng màu.
-
Phụ đề chi tiết: Báo cáo Bộ kiểm khả năng trợ năng thiếu phụ đề chi tiết trong video, nhưng nếu video của bạn đã có phụ đề chi tiết theo dải, phụ đề mở hoặc không có hộp thoại thì có thể không có sự cố về trợ năng với video.
Xem thêm
Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật
Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.
Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.
