Quan trọng: Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.
Bài viết trợ giúp này mô tả các kiểu khác nhau không gian làm việc bạn có thể tạo trong SharePoint Workspace.
Tìm hiểu thêm về:
SharePoint Workspace
Với kiểu workspace này, bạn tạo một bản sao của trang SharePoint trên máy tính cục bộ của bạn tự động đồng bộ hóa với máy chủ.
Một SharePoint workspace là bản sao cá nhân của SharePoint site, hoặc đã chọn danh sách và thư viện bạn chọn để thực hiện ngoại tuyến và đồng bộ hóa từ trang web đó. Workspace chứa chỉ mình bạn là thành viên. Bạn chia sẻ nội dung Cập Nhật với những người dùng SharePoint khác như workspace được đồng bộ hóa với trang SharePoint.
Lưu ý: Không giống như Groove workspaces, SharePoint Workspace không đồng bộ hóa trên nhiều máy tính mà bạn có tài khoản của bạn. Bạn phải tạo bản sao riêng biệt của SharePoint Workspace của bạn trên mỗi máy tính.
Nói một cách đơn giản, SharePoint Workspace cho phép bạn truy nhập vào phần nội dung của trang SharePoint bất kỳ lúc nào dù bạn có kết nối mạng hay không.
Lưu ý: SharePoint Workspace có thể đồng bộ hóa chỉ với các trang chạy trên Microsoft SharePoint Server 2010 trở lên, Microsoft SharePoint Foundation 2010, máy chủ SharePoint Online 2010 hoặc mới hơn.
Vì sao phải tạo SharePoint Workspace
Lý do rõ ràng nhất để tạo một SharePoint workspace là có quyền truy nhập dữ liệu trang SharePoint của bạn khi bạn không thể truy nhập mạng của bạn, hoặc khi bạn ngoại tuyến.
Ngoài ra, nhiều người dùng có thể thích các tính năng và môi trường làm việc trong SharePoint Workspace hơn là làm việc trực tiếp trên các trang SharePoint trong một trình duyệt Web. Ví dụ, SharePoint Workspace cho phép dẫn hướng nhanh chóng và dễ dàng giữa các danh sách và thư viện. Bạn có thể chuyển đổi giữa các danh sách và thư viện này bằng cách bấm chuột và như vậy tránh phải tải trang Web. Nếu bạn làm việc với nội dung từ một vài trang SharePoint, bạn có thể tải phần nội dung này vào một số SharePoint Workspace và tổ chức chúng trong Thanh khởi động SharePoint Workspace để truy nhập nhanh chóng.
Cuối cùng, nhiều người dùng có thể tìm thấy họ tận hưởng ứng dụng phong phú tính năng tìm thấy trong SharePoint Workspace, và rất trân trọng đơn giản của thực hiện nhiều hoạt động chuẩn, chẳng hạn như thêm hoặc sửa mục mới hoặc các tệp vào danh sách và thư viện.
Cách để tạo SharePoint workspace
Bạn có thể chọn để tạo một SharePoint workspace từ một trong các vị trí sau đây:
-
Site SharePoint trong trình duyệt Web
-
Khởi động SharePoint Workspace
Tạo một SharePoint workspace trong khi truy cập site SharePoint trong trình duyệt Web
Đây là cách dễ nhất và cao độ nhất để tạo workspace, cho là điểm bắt đầu trang SharePoint mà bạn muốn sao chép vào máy tính của bạn. Nói tóm lại, bạn đã có truy nhập trang SharePoint mà bạn muốn đồng bộ hóa với máy tính của bạn.
Để tạo một SharePoint workspace trong khi truy cập trang web SharePoint, bấm menu Hành động trang , sau đó bấm đồng bộ để SharePoint Workspace.
Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy menu hành động Site, điều này có nghĩa là SharePoint lưu trữ trên một phiên bản mới hơn của SharePoint, chẳng hạn như SharePoint Server 2013. Nếu đây là trường hợp, bạn phải tạo workspace bắt đầu trong khởi động SharePoint Workspace, mô tả trong phần tiếp theo.
Tạo một SharePoint workspace từ khởi động SharePoint Workspace
Bạn có thể tạo SharePoint workspace từ khởi động SharePoint Workspace hoặc từ dạng xem Backstage. Trong trường hợp này, bạn phải nhập hoặc dán địa chỉ Web của trang SharePoint mà bạn muốn, và bạn có thể cần phải cung cấp thông tin đăng nhập site SharePoint.
Các tùy chọn tải về trong SharePoint Workspace
Khi bạn tạo SharePoint Workspace lần đầu tiên, phần thiết đặt tải về ban đầu sẽ được đặt ở chế độ tải về tất cả các mục từ tất cả các danh sách và thư viện được hỗ trợ trên trang SharePoint đã chọn.
Bạn có thể cấu hình hoặc bạn có thể tải xuống sao cho nó tìm kiếm mục chỉ từ các danh sách và thư viện. Thực hiện tải xuống theo lựa chọn chỉ cần cho bạn tùy chọn trì hoãn tải xuống các mục từ danh sách và thư viện khác cho đến khi bạn muốn làm việc với nội dung này. Danh sách và thư viện vẫn xuất hiện trong SharePoint workspace, nhưng thay vì danh sách các mục, bạn hãy xem tùy chọn để tải xuống các mục ngay hoặc để đi đến danh sách hoặc thư viện trên SharePoint site.
Giới thiệu về cách sử dụng các danh sách bên ngoài trong một SharePoint Workspace
Một số danh sách SharePoint được tạo thông qua ứng dụng dịch vụ kết nối nghiệp vụ (BCS) Microsoft. Khi bạn tạo SharePoint workspace, các danh sách hiển thị trong ngăn nội dung bên dưới "Danh sách ngoài" khi nó được sắp xếp theo loại. Đối với thông tin chi tiết về cách dùng các kiểu danh sách này khác với các danh sách SharePoint, hãy xem bằng cách dùng danh sách bên ngoài trong SharePoint workspace.
Lưu ý: Mặc dù BCS giờ đây được hỗ trợ trong SharePoint Online dịch vụ Cập Nhật 1, bạn không thể đồng bộ hóa danh sách bên ngoài được lưu trữ trên SharePoint Online trong SharePoint workspace.
Giới thiệu về các kiểu nội dung không được hỗ trợ
Bạn có thể đồng bộ hóa hầu hết các danh sách và thư viện trong SharePoint workspace, mặc dù một số danh sách nhiều tùy chỉnh có thể có vấn đề. Khi bạn tạo SharePoint workspace, không được hỗ trợ các kiểu nội dung xuất hiện trong ngăn nội dung bên dưới đầu đề sẵn dùng trên máy chủ, khi workspace được sắp xếp theo loại. Nếu bạn chọn một trong các kiểu nội dung, bạn thấy tùy chọn để mở danh sách trong một trình duyệt. Nếu kiểu nội dung được hỗ trợ trong SharePoint Workspace, bạn cũng hãy xem tùy chọn để Connect Listname to Server.
Các kiểu nội dung hoặc trang sau không thể hiện đang được đồng bộ hóa trong SharePoint workspace:
-
Danh sách Lịch/Sự kiện
-
Wiki
-
Trang blog
-
Trang cổng thông tin
-
Trang không gian cuộc họp
-
Thư viện biểu mẫu
-
Thư viện bản chiếu
-
Khảo sát
-
Danh mục trang
-
Sổ tay OneNote được lưu trong các thư viện tài liệu
-
Các thư viện tài liệu được bảo vệ bằng IRM. Tuy nhiên, các tệp được bảo vệ cá nhân có thể được đồng bộ trong các thư viện tài liệu không được bảo vệ bằng IRM nếu được xác thực đúng cách.
-
Từ những kho quy trình Visio
Giới thiệu về cách đồng bộ hóa nội dung giữa một SharePoint Workspace và trang SharePoint tương ứng
Một SharePoint Workspace về cơ bản là một bản sao trực tiếp phần nội dung được lưu trữ trong trang SharePoint trên máy chủ. Do vậy, những phần cập nhật nội dung của bạn trong SharePoint Workspace sẽ được phản ánh trên phiên bản máy chủ bất cứ khi nào không gian làm việc và máy chủ được đồng bộ hóa. Ví dụ, nếu bạn xóa hoặc đổi tên các mục trong SharePoint Workspace, những mục này sẽ bị xóa hoặc đổi tên trên máy chủ. Tương tự, nếu các mục bị xóa hoặc đổi tên trên máy chủ, những mục này sẽ bị xóa hoặc đổi tên trong SharePoint Workspace.
Giới thiệu về cách xóa SharePoint Workspace
Cách xóa SharePoint workspace từ thanh khởi động chỉ có hiệu lực của loại này bản sao cục bộ của SharePoint site; nó không có hiệu lực nào trên nội dung được lưu trữ trên site SharePoint trên máy chủ. Nói cách khác, cách xóa SharePoint workspace sẽ không cũng xóa nội dung đã được tải xuống không gian làm việc từ máy chủ. Sau khi xóa SharePoint workspace, bạn có thể, nếu bạn muốn, tạo SharePoint workspace mới, tham chiếu chính xác cùng một trang SharePoint.
Groove Workspace
Đây là kiểu workspace ban đầu được phát triển Microsoft Office Groove, trước khi tên sản phẩm đã thay đổi với SharePoint Workspace.
Với kiểu workspace này, nhóm hoặc tổ chức với mục đích và mục tiêu phổ biến có thể chia sẻ ý tưởng và làm việc cùng nhau. Một workspace Groove thường chứa hai hoặc nhiều "thành viên," nghĩa là, những người tham gia workspace thông qua thư mời. Nội dung Workspace là cao linh động. Tất cả các thành viên đang trực tuyến hiện đang nhìn thấy ngay lập tức bất kỳ Cập Nhật chúng hoặc thành viên khác thêm. Bạn và các thành viên khác gửi và nhận các Cập Nhật khi bạn trạng thái trực tuyến.
Groove Workspace cho phép các thành viên để làm việc với nhiều công cụ chuyên biệt ứng dụng. Ví dụ, giả sử bạn tiến hành cuộc họp lượt để thảo luận về phát triển tiếp thị tài liệu. Hoạt động có thể liên quan đến thiết đặt hạn chót, giao nhiệm vụ, và xem lại đã hoàn tất công việc. Để hỗ trợ cuộc họp này, workspace thành viên có thể gửi tệp trong một tài liệu cụ, thảo luận về các vấn đề trong một công cụ thảo luậnvà cộng tác trên các chương trình họp bằng cách dùng một công cụ lịch. Tất cả thành viên hiện đang trực tuyến cùng một lúc trong workspace vào có thể tương tác bằng cách dùng thời gian thực trò chuyện.
Danh sách công cụ được dùng kết hợp với Microsoft Office InfoPath để tạo các công cụ tùy chỉnh thêm một không gian làm việc. Các tính năng trong một công cụ tùy chỉnh và độ phức tạp có thể rất khác nhau, tùy thuộc hầu hết các mục tiêu và sáng tạo một trình thiết kế công cụ InfoPath. Bất kỳ trình thiết kế sẽ có thể xây dựng một công cụ đơn giản, bao gồm các loại mục nhập dữ liệu và nhập trường được sắp xếp trên biểu mẫu.
Các hạn chế workspace Groove
Mặc dù không hạn chế kích cỡ cụ thể cho Workspace cho hiệu suất tối ưu, chúng tôi khuyên bạn nên giới hạn kích cỡ của bất kỳ workspace đến 2 GB hoặc ít hơn. Bạn có thể xem các thuộc tính workspace để xem kích cỡ workspace hiện tại.
Lưu ý: Không gian làm việc SharePoint không thể gửi một không gian làm việc Groove vượt quá 2 GB để những người được mời mới.
Thư mục dùng chung
Một cách khác thay vì một không gian làm việc Groove, bạn cũng có thể tạo một thư mục dùng chung trong hệ thống tệp của bạn. Kiểu workspace này cho phép bạn chia sẻ nội dung của thư mục trong hệ thống tệp Windows của bạn trên tất cả các máy tính mà bạn có tài khoản của bạn và với những người dùng khác của SharePoint Workspace theo thư mời. Để biết thêm thông tin, hãy xem về thư mục dùng chung.
