Sử dụng trợ lý lập lịch biểu và trình tìm phòng cho các cuộc họp trong Outlook

Nếu bạn sử dụng một tài khoản Office 365 hoặc Microsoft Exchange với Outlook, bạn có thể sử dụng trợ lý lập lịch biểu và trình tìm phòng để giúp lên lịch cuộc họp của mình.

Sử dụng Trợ lý Lập lịch biểu

  1. Từ hộp thư đến, chọn các mục mới > cuộc họp hoặc trong lịch, chọn cuộc họp mới. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+Shift+Q để tạo một yêu cầu họp mới.

  2. Thêm người dự vào hộp đến .

  3. Trong hộp chủ đề , nhập mô tả của cuộc họp hoặc sự kiện.

  4. Chọn trợ lý lập lịch biểu từ ruy-băng. Bạn sẽ thấy một hàng cho mọi người nhận mà bạn đã nhập vào hộp đến. Nếu bạn muốn thêm nhiều người dự, bạn có thể nhập tên của họ vào bất kỳ hàng trống nào trong trợ lý lập lịch biểu.

  5. Thời gian mà người dự của bạn đang bận được hiển thị trong màu lam đậm. Thời gian mà người dự của bạn có một cuộc hẹn dự kiến được hiển thị trong một khối màu lam nhạt và thời gian bên ngoài giờ làm việc của những người dự sẽ được hiển thị trong màu xám nhạt. Chọn một thời gian sẵn dùng cho tất cả người dự của bạn.

  6. Để chọn thời gian tối ưu cho tất cả người dự của bạn, hãy sử dụng bộ Tìm phòng trong cột bên phải. Bạn có thể thấy thời gian những người dự của bạn có xung đột.

Sử dụng bộ tìm phòng 

  1. Trong một cuộc họp mới, hãy chọn nút trợ lý lập lịch biểu trên dải băng.

  2. Sử dụng danh sách thả xuống Hiển thị danh sách phòng để chọn một danh sách các phòng. Các danh sách này được thiết lập bởi Microsoft Exchange hoặc người quản trị Office 365 của bạn. 

    Sử dụng bộ tìm phòng để xem phòng hội thảo sẵn dùng cho cuộc họp của bạn.

  3. Chọn một phòng sẵn dùng để thêm phòng vào trợ lý lập lịch biểu và cho cuộc họp với tư cách là người nhận. 

  4. Ngăn Thời gian Đề xuất xác định thời gian phù hợp nhất cho cuộc họp của bạn, được xác định là thời gian mà hầu hết người dự đều sẵn sàng. Thời gian họp phù hợp nhất xuất hiện ở phía trên cùng của ngăn này. Để chọn một trong các thời gian được đề xuất, hãy bấm vào gợi ý thời gian trong ngăn thời gian được đề xuất . Bạn cũng có thể chọn một thời gian theo cách thủ công trên lưới rảnh/bận.

    Sử dụng bộ chọn thời gian được đề xuất để xem khi người dự có sẵn.

    1. Nếu bạn muốn thực hiện cuộc họp recur, trên menu cuộc họp , trong nhóm tùy chọn , bấm lặplại, chọn mẫu lặp lại, rồi bấm OK.

      Khi bạn thêm một mẫu lặp lại vào yêu cầu họp, menu cuộc họp sẽ thay đổi thành cuộc họp định kỳ.

  5. Khi bạn đã hoàn tất việc thiết lập cuộc họp, hãy bấm gửi.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×