Sử dụng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu để nhập dữ liệu vào trong Word

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Không có trên thế giới của dữ liệu bên ngoài chương trình Microsoft Word mà bạn có thể dùng trong Word, nhưng cách bạn nhập dữ liệu và bảo mật nó? Đó là việc tạo kết nối phải.

Sử dụng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu để nhập dữ liệu ngoài

Trong Microsoft Word, bạn nhập dữ liệu ngoài bằng cách dùng phối thư. Dùng phối thư để tạo một bộ tài liệu, chẳng hạn như một mẫu thư được gửi đến nhiều khách hàng hoặc một trang nhãn địa chỉ cho một kỳ nghỉ thẻ gửi thư. Bạn cũng có thể nhập tệp văn bản, trang tính Excel, và truy nhập bảng hoặc truy vấn trực tiếp, mà không dùng tệp kết nối. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo một phối thư.

Nhập tệp văn bản giá trị phân tách bằng dấu phẩy (CSV) (.csv) là đơn giản. Nếu tệp văn bản của bạn là một tệp .csv mà không sử dụng ký tự phân cách danh sách được xác định trên máy tính của bạn, hoặc nếu tệp văn bản của bạn không phải là tệp .csv, bạn có thể dùng tệp Schema.ini để xác định định dạng tệp chính xác.

Nhập tệp

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , bấm Chọn người nhận > Dùng danh sách hiện có.

    Ảnh Ribbon Word

  2. Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để sử dụng tệp .odc hiện có, bấm đúp vào tệp .odc. Dữ liệu được nhập và bạn đã xong.

    • Để tạo một tệp .odc mới, bấm Nguồn mới, và sau đó làm theo từng bước trong quy trình.

      Hướng dẫn kết nối dữ liệu xuất hiện.

  3. Trong trang chào mừng bạn đến hướng dẫn kết nối dữ liệu , hãy bấm Khác/nâng cao.

    Hộp thoại Thuộc tính nối kết dữ liệu xuất hiện.

    Để biết thêm thông tin về các tùy chọn khác nhau trong các hộp thoại khác nhau, hãy bấm Trợ giúp.

  4. Trên tab nhà cung cấp , chọn Microsoft Jet 4.0 cung cấp OLE DB, sau đó bấm tiếp theo.

  5. Trên tab kết nối , trong hộp chọn hoặc nhập tên cơ sở dữ liệu , hãy nhập đường dẫn đầy đủ vào thư mục có chứa tệp văn bản.

    Để giúp bạn định vị thư mục, hãy bấm vào nút duyệt bên cạnh hộp.

  6. Bấm tab tất cả , chọn Mở rộng thuộc tính, sau đó bấm Sửa giá trị.

  7. Trong hộp Giá trị thuộc tính , hãy nhập một trong các thao tác sau:

    • Nếu tệp văn bản có tiêu đề cột, hãy nhập văn bản; HDR = có.

    • Nếu tệp văn bản không có tiêu đề cột, hãy nhập văn bản; HDR = không.

  8. Bấm OK.

  9. Để đảm bảo rằng bạn đã nhập đúng thông tin, hãy bấm tab kết nối , sau đó bấm Kiểm tra kết nối.

  10. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Nếu bạn nhận được thông báo lỗi, kiểm tra lại các giá trị mà bạn đã nhập trong các bước trước đó.

    • Nếu bạn nhận được thông báo "kiểm tra kết nối thành công", hãy bấm OK.

  11. Bấm OK.

    Hướng dẫn kết nối dữ liệu xuất hiện lại.

  12. Trong trang chọn cơ sở dữ liệu và bảng , bên dưới tên cột, chọn tệp văn bản mà bạn muốn nhập, sau đó bấm tiếp theo.

  13. Trong trang lưu các tệp kết nối dữ liệu và kết thúc , hãy nhập tên cho tệp .odc trong hộp Tên tệp , sau đó bấm kết thúc.

    Để thay đổi vị trí thư mục, là thư mục Nguồn dữ liệu của tôi theo mặc định, hãy bấm duyệt.

  14. Hoặc bạn có thể để tạo tệp kết nối khám phá thêm, bạn có thể nhập thông tin bổ sung trong hộp mô tả, Tên thân thiện, và Từ khóa tìm kiếm .

Sử dụng một tệp Schema.ini để xác định một danh sách khác dấu phân cách ký tự hoặc văn bản định dạng tệp

Tệp Schema.ini là một tệp văn bản có chứa mục nhập ghi đè lên thiết đặt trình điều khiển văn bản mặc định trong sổ đăng ký Windows. Nói chung, sử dụng một tệp Schema.ini, bạn phải thực hiện các thao tác sau:

  • Lưu trữ tệp Schema.ini trong cùng một thư mục dưới dạng tệp văn bản mà bạn đang nhập.

  • Tên tệp Schema.ini.

  • Trên dòng đầu tiên của Schema.ini tệp, hãy nhập tên của tệp văn bản mà bạn muốn nối kết đến, đặt trong dấu ngoặc.

  • Thêm thông tin bổ sung để xác định định dạng tệp văn bản khác.

Các phần sau đây Hiển thị các ví dụ phổ biến để sử dụng tệp Schema.ini.

Ví dụ: Xác định một ký tự dấu chấm phẩy (;) dưới dạng dấu phân tách

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Ví dụ: Xác định ký tự tab là dấu phân tách

[Products.txt] Format=TabDelimited

Ví dụ: Xác định một tệp chiều rộng cố định

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

Đầu Trang Phía trên của phần

Nhập tệp văn bản bằng cách sử dụng một trình điều khiển ODBC là, tối thiểu, một quy trình gồm hai bước. Trước tiên, nếu cần thiết, xác định người dùng DSN trên máy tính cho điều khiển văn bản ODBC. Thứ hai, nhập tệp văn bản bằng cách sử dụng người dùng DSN. Nếu tệp văn bản của bạn là một tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (CSV) không sử dụng ký tự phân cách danh sách được xác định trên máy tính của bạn, hoặc nếu tệp văn bản của bạn không phải là tệp .csv, bạn có thể dùng tệp Schema.ini để xác định định dạng tệp chính xác.

Xác định người dùng DSN

  1. Mở Pa-nen điều khiển, sau đó bấm hệ thống và bảo mật > Công cụ quản trị > Nguồn dữ liệu ODBC (32-bit) hoặc Nguồn dữ liệu ODBC (64-bit). \

  2. Trong hộp thoại Người quản trị nguồn dữ liệu ODBC , trên tab Người dùng DSN , bấm Thêm.

  3. Trong hộp thoại Tạo nguồn dữ liệu mới , chọn Microsoft trình điều khiển văn bản (*.txt; *.csv), sau đó bấm kết thúc.

    Hộp thoại Thiết lập ODBC văn bản xuất hiện.

  4. Nhập tên trong hộp Tên nguồn dữ liệu.

  5. Xóa hộp kiểm Dùng thư mục hiện tại .

  6. Bấm chọn thư mục.

  7. Trong hộp thoại Chọn thư mục , định vị thư mục có chứa tệp văn bản mà bạn muốn nhập, hãy đảm bảo rằng tệp văn bản xuất hiện trong danh sách bên dưới hộp Tên tệp , sau đó bấm OK.

  8. Bấm OK hai lần.

Để biết thêm thông tin về các tùy chọn khác nhau trong các hộp thoại khác nhau, hãy bấm Trợ giúp.

Nhập tệp

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , bấm Chọn người nhận > Dùng danh sách hiện có.

    Ảnh Ribbon Word

  2. Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để sử dụng tệp .odc hiện có, bấm đúp vào tệp .odc. Dữ liệu được nhập và bạn đã xong.

    • Để tạo một tệp .odc mới, bấm Nguồn mới, và sau đó làm theo từng bước trong quy trình.

      Hướng dẫn kết nối dữ liệu xuất hiện.

  3. Trong trang chào mừng bạn đến hướng dẫn kết nối dữ liệu , hãy bấm ODBC DSN.

  4. Trong trang kết nối với nguồn dữ liệu ODBC , chọn DSN người dùng mà bạn vừa tạo, sau đó bấm tiếp theo.

  5. Trong trang chọn cơ sở dữ liệu và bảng , chọn tệp văn bản bên dưới tên cột, sau đó bấm tiếp theo.

  6. Trong trang lưu các tệp kết nối dữ liệu và kết thúc , hãy nhập tên cho tệp .odc trong hộp Tên tệp , sau đó bấm kết thúc.

    Để thay đổi vị trí thư mục, là thư mục Nguồn dữ liệu của tôi theo mặc định, hãy bấm duyệt.

  7. Hoặc bạn có thể để tạo tệp kết nối khám phá thêm, bạn có thể nhập thông tin bổ sung trong hộp mô tả, Tên thân thiện, và Từ khóa tìm kiếm .

Để biết thêm thông tin về các tùy chọn khác nhau trong các hộp thoại khác nhau, hãy bấm Trợ giúp.

Sử dụng một tệp Schema.ini để xác định một danh sách khác dấu phân cách ký tự hoặc văn bản định dạng tệp

Tệp Schema.ini là một tệp văn bản có chứa mục nhập ghi đè lên thiết đặt trình điều khiển văn bản mặc định trong sổ đăng ký Windows. Nói chung, sử dụng một tệp Schema.ini, bạn phải thực hiện các thao tác sau:

  • Lưu trữ tệp Schema.ini trong cùng một thư mục dưới dạng tệp văn bản mà bạn đang nhập.

  • Tên tệp Schema.ini.

  • Trên dòng đầu tiên của Schema.ini tệp, hãy nhập tên của tệp văn bản mà bạn muốn nối kết đến, đặt trong dấu ngoặc.

  • Thêm thông tin bổ sung để xác định định dạng tệp văn bản khác.

Các phần sau đây Hiển thị các ví dụ phổ biến để sử dụng tệp Schema.ini.

Ví dụ: Xác định tiêu đề cột

[Categories.txt] ColNameHeader=True

Ví dụ: xác định một dấu chấm phẩy ký tự (;) dưới dạng dấu phân tách

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Ví dụ: Xác định ký tự tab là dấu phân tách

[Products.txt] Format=TabDelimited

Ví dụ: Xác định một tệp chiều rộng cố định

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

Đầu Trang Phía trên của phần

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , bấm Chọn người nhận > Dùng danh sách hiện có.

    Ảnh Ribbon Word

  2. Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để sử dụng tệp .odc hiện có, bấm đúp vào tệp .odc. Dữ liệu được nhập và bạn đã xong.

    • Để tạo một tệp .odc mới, bấm Nguồn mới, và sau đó làm theo từng bước trong quy trình.

      Hướng dẫn kết nối dữ liệu xuất hiện.

  3. Trong trang chào mừng bạn đến hướng dẫn kết nối dữ liệu , bấm Microsoft SQL Server.

  4. Trong trang kết nối với máy chủ cơ sở dữ liệu , hãy làm như sau:

    • Nhập tên máy chủ cơ sở dữ liệu trong hộp Tên máy chủ .

      Nếu cơ sở dữ liệu nằm trên máy tính của bạn, hãy nhập (cục bộ).

    • Bên dưới chứng danh đăng nhập, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

      • Để sử dụng Windows tên người dùng và mật khẩu của bạn, hãy bấm Sử dụng xác thực Windows.

      • Để dùng một tên cơ sở dữ liệu người dùng và mật khẩu, bấm sử dụng tên người dùng và mật khẩu sau, sau đó nhập tên cơ sở dữ liệu người dùng và mật khẩu trong các hộp phù hợp.

  5. Bấm Tiếp.

  6. Trong trang chọn cơ sở dữ liệu và bảng , chọn cơ sở dữ liệu trong hộp cơ sở dữ liệu , chọn bảng, dạng xem hoặc hàm do người dùng xác định dưới cột tên , sau đó bấm tiếp theo.

  7. Trong trang lưu các tệp kết nối dữ liệu và kết thúc , hãy nhập tên cho tệp .odc trong hộp Tên tệp , sau đó bấm kết thúc.

    Để thay đổi vị trí thư mục, là thư mục Nguồn dữ liệu của tôi theo mặc định, hãy bấm duyệt.

  8. Hoặc bạn có thể để tạo tệp kết nối khám phá thêm, bạn có thể nhập thông tin bổ sung trong hộp mô tả, Tên thân thiện, và Từ khóa tìm kiếm .

Đầu Trang Phía trên của phần

Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu SQL Server bằng cách sử dụng một trình điều khiển ODBC là một quy trình gồm hai bước. Trước tiên, nếu cần thiết, xác định người dùng DSN trên máy tính cho điều khiển ODBC. Thứ hai, nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu SQL Server.

Xác định người dùng DSN

  1. Mở Pa-nen điều khiển, sau đó bấm hệ thống và bảo mật > Công cụ quản trị > nguồn dữ liệu ODBC (32-bit) hoặc nguồn dữ liệu ODBC (64-bit).

  2. Trong hộp thoại Người quản trị cơ sở dữ liệu ODBC , chọn tab DSN người dùng , sau đó bấm Thêm.

  3. Trong hộp thoại Tạo nguồn dữ liệu mới , chọn Máy chủ SQL, sau đó bấm kết thúc.

    Hộp thoại tạo nguồn dữ liệu mới với SQL Server xuất hiện.

  4. Nhập một tên nguồn dữ liệu trong hộp tên .

  5. Hoặc bạn có thể nhập mô tả của nguồn dữ liệu trong hộp mô tả .

  6. Nhập tên máy chủ cơ sở dữ liệu trong hộp máy chủ .

    Nếu cơ sở dữ liệu nằm trên máy tính của bạn, hãy nhập (cục bộ).

  7. Bấm Tiếp.

  8. Bên dưới nên SQL Server xác nhận bằng cách xác thực ID đăng nhập?, thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để sử dụng Windows tên người dùng và mật khẩu của bạn, hãy bấm xác thực với Windows NT bằng cách dùng ID đăng nhập mạng.

    • Để dùng một tên cơ sở dữ liệu người dùng và mật khẩu, bấm xác thực với SQL Server bằng cách dùng ID đăng nhập và mật khẩu do người dùng nhập, sau đó nhập cơ sở dữ liệu login ID và mật khẩu trong hộp phù hợp.

  9. Bấm tiếp theo hai lần, sau đó bấm kết thúc.

  10. Để đảm bảo rằng bạn đã nhập đúng thông tin, hãy bấm Kiểm tra dữ liệu nguồn.

  11. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Nếu bạn nhận được thông báo lỗi, kiểm tra lại các giá trị mà bạn đã nhập trong các bước trước đó.

    • Nếu bạn nhận được thông báo "Kiểm tra hoàn tất thành công!", hãy bấm OK.

  12. Bấm OK hai lần.

Để biết thêm thông tin về các tùy chọn khác nhau trong các hộp thoại khác nhau, hãy bấm Trợ giúp.

Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu SQL Server

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , bấm Chọn người nhận > Dùng danh sách hiện có.

    Ảnh Ribbon Word

  2. Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để sử dụng tệp .odc hiện có, bấm đúp vào tệp .odc. Dữ liệu được nhập và bạn đã xong.

    • Để tạo một tệp .odc mới, bấm Nguồn mới, và sau đó làm theo từng bước trong quy trình.

      Hướng dẫn kết nối dữ liệu xuất hiện.

  3. Trong trang chào mừng bạn đến hướng dẫn kết nối dữ liệu , hãy bấm ODBC DSN.

  4. Trong trang kết nối với nguồn dữ liệu ODBC , chọn tên nguồn dữ liệu mà bạn đã xác định trong phần trước đó, sau đó bấm tiếp theo.

  5. Trong trang chọn cơ sở dữ liệu và bảng , chọn cơ sở dữ liệu trong hộp cơ sở dữ liệu , chọn bảng, dạng xem hoặc hàm bên dưới tên cột, sau đó bấm tiếp theo.

  6. Trong trang lưu các tệp kết nối dữ liệu và kết thúc , hãy nhập tên cho tệp .odc trong hộp Tên tệp , sau đó bấm kết thúc.

    Để thay đổi vị trí thư mục, là thư mục Nguồn dữ liệu của tôi theo mặc định, hãy bấm duyệt.

  7. Hoặc bạn có thể để tạo tệp kết nối khám phá thêm, bạn có thể nhập thông tin bổ sung trong hộp mô tả, Tên thân thiện, và Từ khóa tìm kiếm .

Đầu Trang Phía trên của phần

Đầu trang

Xem thêm

Tổng quan về kết nối dữ liệu Office

Sử dụng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu để nhập dữ liệu vào Publisher

Sử dụng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu để nhập dữ liệu vào Visio

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×