Sử dụng tính năng phối thư để cá nhân hóa thư cho việc gửi thư hàng loạt

Sử dụng tính năng phối thư để cá nhân hóa thư cho việc gửi thư hàng loạt

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Khi bạn có hàng loạt thư để gửi cho mọi người trên danh sách gửi thư của bạn, bạn có thể dùng phối thư để tạo một lô cá nhân hóa chữ cái. Mỗi ký tự được sản xuất có giống nhau bố trí, định dạng, văn bản và đồ họa. Chỉ các phần cụ thể của chữ cái khác nhau và được cá nhân hóa.

Có ba tệp có liên quan đến việc tạo và in chữ cái bằng cách dùng quy trình phối thư:

  • Tài liệu chính
    tài liệu này chứa văn bản và đồ họa (một logo hoặc hình ảnh, ví dụ) là giống hệt cho mỗi phiên bản của tài liệu đã phối. Nội dung của thư là ví dụ về nội dung giống nhau.

  • Danh sách gửi thư
    đây là nguồn dữ liệu được dùng để nhập thông tin trong chữ cái. Danh sách gửi thư của bạn có tên, ví dụ, và tài liệu của bạn chính là thư sẽ được gửi đến các tên trong danh sách của bạn.

  • Tài liệu đã phối
    tài liệu này là kết hợp của tài liệu chính và danh sách gửi thư. Phối thư sẽ kéo thông tin từ danh sách gửi thư và đặt nó trong tài liệu chính, dẫn đến kết quả trong một bức thư cá nhân hóa cho từng người.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách hoạt động của phối thư cho các chữ cái trong video sau đây là một phần của khóa đào tạo.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu chính của bạn

Trước khi bạn bắt đầu phối thư, chuẩn bị thư của bạn. Nếu bạn đang cho phép mọi người biết về một sự kiện sắp tới, ví dụ, bao gồm tên, ngày, thời gian và vị trí của sự kiện. Đó là những chi tiết mà có thể quan trọng đối với tất cả người nhận thư của bạn.

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , chọn bắt đầu phối thư > thư.

    Trong Word, trên tab gửi thư, chọn bắt đầu phối thư, sau đó chọn một tùy chọn.

  2. Trong Word, hãy nhập nội dung thư (ví dụ sau) bạn muốn gửi cho mọi người.

    Mẫu của thư trong Word để bel được dùng để phối thư.

Bước 2: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Nó có thể là một bảng tính Excel , một thư mục liên hệ Outlook , cơ sở dữ liệu Access hoặc danh sách địa chỉ Office . Nó chứa các bản ghi đó Word sử dụng để lấy thông tin từ xây dựng các thư của bạn.

Mẹo

  • Nếu bạn không có một danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một trong quá trình phối thư. Trước khi bạn bắt đầu quá trình phối thư, thu thập tất cả các bản ghi dữ liệu của bạn và thêm chúng vào nguồn dữ liệu của bạn.

  • Nếu bạn đang dùng một bảng tính Excel , đảm bảo rằng cột cho mã ZIP hoặc mã bưu chính sẽ được định dạng dưới dạng văn bản để bạn không mất bất kỳ số không.

  • Nếu muốn sử dụng các liên hệ Outlook, hãy đảm bảo Outlook là chương trình email mặc định của bạn.

Bước 3: Danh sách gửi thư của bạn nối kết đến tài liệu chính của bạn

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để mở nguồn dữ liệu cho danh sách gửi thư và nối kết đến thư của bạn.

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Bắt đầu phối thư, chọn Chọn người nhận, rồi chọn một tùy chọn.

    Như một phần của phối thư Word, trên tab gửi thư, trong nhóm phối bắt đầu, chọn chọn người nhận, sau đó chọn nhập một danh sách mới

  2. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu bạn chưa có danh sách gửi thư, hãy chọn mục Nhập Danh sách Mới và tạo một danh sách.

      hoặc

    • Nếu danh sách gửi thư của bạn nằm trong bảng tính Excel, cơ cở dữ liệu Access hoặc một loại tệp dữ liệu khác, hãy chọn Sử dụng Danh sách Hiện có. Sau đó, duyệt tới danh sách của bạn và chọn Mở.

      hoặc

    • Nếu bạn đang sử dụng danh bạ Outlook, chọn mục Chọn từ Danh bạ Outlook.

  3. Chọn Tệp > Lưu dưới dạng.

  4. Trong hộp Tên tệp, nhập tên tệp, rồi chọn Lưu.


Sửa danh sách người nhận

Nếu bạn đang tạo và in các chữ cái cho tất cả mọi người trên danh sách của bạn, hãy đi đến "bước 4: thêm nội dung được cá nhân hóa vào thư của bạn." Nếu bạn muốn gửi thư cho những người trực tiếp, ví dụ, trong 20 dặm một sự kiện mà bạn đang lưu trữ, sau đó sử dụng một bộ lọc như mã ZIP hoặc mã bưu chính để thu hẹp danh sách.

  1. Chọn Chỉnh sửa Danh sách Người nhận.

    Là một phần của tính năng phối thư trong Word, trên tab Gửi thư, trong nhóm Bắt đầu phối thư, chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận.

  2. Trong hộp thoại Người nhận phối thư , hãy chọn hộp kiểm bên cạnh tên của từng người bạn muốn nhận email của bạn.

    Chọn hàng bằng cách chọn hộp kiểm

Trong hộp thoại Người nhận phối thư , có những tùy chọn để tinh chỉnh danh sách người nhận. Hai tùy chọn được dùng thường xuyên nhất là để sắp xếp và lọc danh sách để giúp dễ dàng tìm thấy tên và địa chỉ.

Trong tài liệu phối thư Word, chọn Chỉnh sửa người nhận và trong hộp thoại Người nhận phối thư, bên dưới Tinh chỉnh danh sách người nhận, chọn một tùy chọn.

Để biết thông tin chi tiết hơn, hãy xem sắp xếp và lọc dữ liệu cho phối thư.

Bước 4: Thêm nội dung được cá nhân hóa thư của bạn

Thêm nội dung vào thư của bạn là khác nhau cho mỗi người nhận thư — ví dụ, tên và địa chỉ của họ. Cách thực hành tốt nhất để thêm các chi tiết là chèn trường phối trong tài liệu chính của bạn.

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Khối Địa chỉ.

    Là một phần của phối thư trong Word, trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Khối Địa chỉ.

  2. Trong hộp thoại Chèn khối địa chỉ , chọn định dạng cho tên của người nhận sẽ hiển thị trong thư.

    Các tùy chọn khối địa chỉ

  3. Chọn OK.

    Lưu ý: Để xem làm thế nào một địa chỉ sẽ xuất hiện trong thư, trong phần xem trước, hãy chọn Xem trước kết quả. Chọn tiếp theo Nút Bản ghi tiếp theo cho kết quả xem trước phối thư hoặc trước Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư nút ghi để chuyển qua các bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn.

  4. Trong nhóm viết & chèn , chọn Dòng lời chào.

    Như một phần của phối thư Word, trên tab gửi thư, trong nhóm trường viết & chèn, chọn dòng lời chào.

  5. Trong hộp thoại Chèn Dòng Lời chào, chọn định dạng bạn muốn sử dụng.

  6. Chọn OK để chèn trường phối thư.

  7. Chọn tệp > lưu để giữ nguyên chữ cái (ví dụ sau) bạn đang tạo để phối thư.

    Mẫu thư phối thư trong Word Hiển thị trường "khối địa chỉ" và "dòng lời chào" trường.

Để chèn thông tin tùy chỉnh khác trong thư từ danh sách gửi thư của bạn, hãy xem Thêm từng trường phối thư cùng một lúc.


Xác minh tên trường phối

Đảm bảo Word tìm thấy tên và địa chỉ trong danh sách gửi thư.

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Khớp Trường.

    Mẹo: Cũng có thể mở Phối trường từ hộp thoại Chèn Khối Địa chỉ mà bạn đã sử dụng để thêm khối địa chỉ vào tài liệu chính.

  2. Trong hộp thoại Khớp Trường, xác minh rằng các trường bản ghi xuất hiện trong danh sách khớp với tên của đầu đề cột cho các bản ghi trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư.

    Hộp thoại Khớp Trường

    Lưu ý: Có hai cột trong hộp thoại. Cột bên trái là danh sách các tên phổ biến trong bản ghi doanh nghiệp chẳng hạn. Cột bên phải là tên trường tên phổ biến được ánh xạ tới một đầu đề cột trong tệp nguồn dữ liệu của bạn.

  3. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu tên trường hiển thị khớp với đầu đề cột mà bạn đã sử dụng cho bản ghi trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư, bạn không phải thực hiện gì cả.

      hoặc

    • Nếu (không khớp) xuất hiện trong tên trường mà bạn muốn khớp với đầu đề cột trong nguồn dữ liệu, hãy chọn mũi tên thả xuống, rồi chọn tên trường trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư. Lặp lại nếu cần.

  4. Chọn OK.


Định dạng các trường phối thư

Để thay đổi phông chữ, kích cỡ hoặc dãn cách nội dung được phối, hãy chọn tên trường phối và thực hiện thay đổi bạn muốn.

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Xem trước Kết quả, chọn Xem trước Kết quả để chuyển từ kết quả được phối về các trường phối thư trong thư của bạn.

    Trong Word, trên tab Gửi thư, nhóm Xem trước Kết quả.

  2. Chọn tên trường phối.

    Trường Khối Địa chỉ đã chọn

  3. Trên tab Trang đầu, chọn phông chữ và cỡ phông mà bạn muốn sử dụng.

    Trong Word, trên tab Trang đầu, trong nhóm Phông chữ, chọn phông chữ và cỡ phông.

  4. Trên tab Bố trí Trang (Word 2013) hoặc tab Bố trí (Word 2016), chọn dãn cách đoạn mà bạn muốn.

    Trong Word, trên tab Bố trí, ở nhóm Đoạn văn, đặt dãn cách.

    Lưu ý: Vì Word coi mỗi dòng trong Khối Địa chỉ là một đoạn văn nên bạn có thể muốn giảm dãn cách giữa các dòng.

Bước 5. Xem trước và in các chữ cái

  1. Chọn Xem trước Kết quả, rồi chọn nút ghi Tiếp theo Nút Bản ghi tiếp theo cho kết quả xem trước phối thư hoặc Trước đó Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư để đảm bảo tên và địa chỉ trong nội dung thư trông đẹp mắt.

    Mẹo:  Để đi tới đầu danh sách, chọn nút ghi Đầu tiên Nút bản ghi đầu tiên của kết quả xem trước phối thư , rồi đi tới cuối danh sách, chọn nút ghi Cuối cùng Nút Bản ghi cuối cùng cho kết quả xem trước phối thư .

  2. Chọn Kết thúc & phối > In tài liệu.

    Như một phần của phối thư Word, trên tab gửi thư, trong nhóm kết thúc, chọn kết thúc & phối, rồi chọn một tùy chọn.

Bước 6: Lưu thư cá nhân hóa của bạn

Khi bạn lưu tài liệu phối thư, nó được duy trì kết nối với danh sách gửi thư của bạn để bạn có thể dùng nó để gửi thư hàng loạt tiếp theo của bạn.


Để dùng lại tài liệu phối thư

  • Mở tài liệu phối thư và chọn khi Word sẽ nhắc bạn giữ kết nối.


Để thay đổi địa chỉ trong tài liệu phối thư

  • Mở tài liệu phối thư và chọn Sửa danh sách người nhận để sắp xếp, lọc và chọn địa chỉ cụ thể.

Xem thêm thông tin

Trước khi bạn bắt đầu phối thư, chuẩn bị thư của bạn. Nếu bạn đang cho phép mọi người biết về một sự kiện sắp tới, ví dụ, bao gồm tên, ngày, thời gian và vị trí của sự kiện. Đó là những chi tiết mà có thể quan trọng đối với tất cả người nhận thư của bạn.

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , chọn bắt đầu phối thư > thư.

    biểu mẫu thư

  2. Trong Word, hãy nhập nội dung của thư bạn muốn gửi cho mọi người.

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Nó có thể là một bảng tính Excel , một thư mục liên hệ Outlook , cơ sở dữ liệu Access hoặc danh sách địa chỉ Office . Nó chứa các bản ghi đó Word sử dụng để lấy thông tin từ xây dựng các thư của bạn.

Mẹo

  • Nếu bạn không có một danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một trong quá trình phối thư. Trước khi bạn bắt đầu quá trình phối thư, thu thập tất cả các bản ghi dữ liệu của bạn và thêm chúng vào nguồn dữ liệu của bạn.

  • Nếu bạn đang dùng một bảng tính Excel , đảm bảo rằng cột cho mã ZIP hoặc mã bưu chính là định dạng văn bảnsao cho không mất bất kỳ số không.

  • Nếu bạn muốn sử dụng Outlook liên hệ của bạn, hãy đảm bảo Outlook chương trình email mặc định. Để thực hiện điều này, mở Apple Mail và trên menu thư , chọn Preferences. Trên tab chung , bên cạnh mặc định đọc email, hãy chọn Microsoft Outlook

  • Bạn cũng có thể dùng Apple liên hệ của bạn, hãy đảm bảo rằng Apple mail là chương trình thư mặc định của bạn.

  • Sử dụng cơ sở dữ liệu pro FileMake làm nguồn dữ liệu của bạn cho phối thư.

  1. Trên tab gửi thư , chọn Chọn người nhận, sau đó chọn một tùy chọn.

    Trên tab gửi thư, chọn người nhận là tô sáng với một danh sách các tùy chọn

    Chọn

    Để

    Tạo một danh sách mới

    Bắt đầu một danh sách địa chỉ mới khi bạn đang thiết lập phối thư

    Sử dụng danh sách hiện có

    Sử dụng một bảng tính Excel hoặc kiểu khác của tệp dữ liệu, dưới dạng danh sách địa chỉ của bạn

    Chọn từ liên hệ Outlook

    Chọn tên trực tiếp từ liên hệ của bạn Outlook cho danh sách địa chỉ của bạn

    Apple liên hệ

    Chọn tên trực tiếp từ sổ địa chỉ Apple của bạn cho danh sách địa chỉ của bạn

    FileMaker Pro

    Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu FileMaker Pro

  2. Nếu bạn đã chọn tạo danh sách mới, hãy làm theo các bước sau đây:

    1. Trong hộp thoại Sửa danh sách trường , Word tự động tạo các trường cho một số thông tin cơ bản, chẳng hạn như tên, họ và địa chỉ. Nếu bạn muốn thêm trường mới — ví dụ, một trường thư — thêm vào bây giờ, để bạn có thể điền vào khi bạn nhập các mục nhập. Bên dưới tên trường mới, nhập tên của trường mà bạn muốn thêm rồi sau đó chọn dấu cộng (+).

      Mẹo: Để thay đổi thứ tự của các trường, hãy chọn trường bạn muốn di chuyển, rồi dùng lên hoặc xuống mũi tên để di chuyển trường mà bạn muốn trong danh sách.

    2. Khi tất cả các trường được thiết lập cách mà bạn muốn, hãy chọn tạo để tạo danh sách.

  3. Nếu bạn chọn sử dụng danh sách hiện có, hãy làm theo các bước sau đây:

    1. Duyệt đến tệp mà bạn muốn sử dụng và chọn mở.

    2. Nếu bạn đã chọn để mở một bảng tính Excel, trong hộp thoại Mở sổ làm việc , hãy chọn trang tính bạn muốn sử dụng và rời khỏi Phạm vi ô trống để sử dụng toàn bộ trang tính hoặc nhập một phạm vi ô cho dữ liệu mà bạn muốn dùng, sau đó chọn OK.

  4. Nếu bạn đã chọn chọn từ liên hệ Outlook hoặc Apple liên hệ, hãy làm theo các bước sau đây:

    1. Chọn Bộ lọc người nhận để chọn người nhận mà bạn muốn bao gồm.

    2. Các liên hệ Outlook , trong hộp thoại Tùy chọn truy vấn , bên cạnh danh sách người nhận phối thư bằng, chọn hoàn thành bản ghi. Trong danh sách liên hệ, hãy chọn liên hệ bạn muốn gửi thư hàng loạt, sau đó chọn OK.

    3. Các liên hệ Apple, trong hộp thoại Tùy chọn truy vấn , bên dưới Apple nhóm liên hệ, chọn Nhóm mà bạn muốn gửi thư hàng loạt và sau đó chọn OK.

    4. Đối với Cơ sở dữ liệu Pro FileMaker, chọn tệp cơ sở dữ liệu trong hộp thoạichọn một cơ sở dữ liệu FileMaker Pro để dùng làm nguồn dữ liệu và chọn mở

  1. Trên tab gửi thư , hãy chọn Chèn trường phối và chọn trường mà bạn muốn thêm.

    Trên tab gửi thư, chèn trường phối được tô sáng

    Tiếp tục thêm trường cho đến khi bạn đã thêm tất cả thông tin mà bạn muốn trên thư của bạn.

  2. Định dạng các trường trong thư để dường như bạn muốn phần còn lại của phong bì của bạn để tìm. Ví dụ, bao gồm một khoảng trắng giữa đầu tiên và cuối cùng tên trường và nhấn trở lại để bắt đầu một dòng mới cho trường địa chỉ.

    Mẹo: Để sắp xếp danh sách người nhận hoặc loại bỏ người nhận, trên tab gửi thư , chọn Bộ lọc người nhận, sau đó chọn Sắp xếp bản ghi hoặc Bộ lọc bản ghi. Khi bạn thực hiện xong, hãy chọn OK.

  1. Trên tab gửi thư , hãy chọn Xem trước kết quả để xem thư của bạn trông như thế nào. Dùng các mũi tên trái và phải trên tab gửi thư , để cuộn qua mỗi ký tự.

    Trên tab gửi thư, xem trước kết quả được tô sáng

  2. Để thực hiện thay đổi định dạng bổ sung, chọn Xem trước kết quả lần nữa, vốn cho phép bạn thêm hoặc loại bỏ trường phối.

  3. Khi các chữ trông như thế nào bạn muốn, trên tab gửi thư , hãy chọn kết thúc & phối > In tài liệu để hoàn thành phối thư.

    Trên tab gửi thư, kết thúc & phối và tùy chọn in tài liệu được tô sáng

    Mẹo: Nếu bạn muốn xem lại và cập nhật mỗi thư riêng lẻ trước khi in, trên tab gửi thư , hãy chọn kết thúc & phối > Sửa tài liệu riêng lẻ. Khi bạn hoàn tất, hãy bấm tệp > in để in phong bì.

Khi bạn lưu tài liệu phối thư, nó được duy trì kết nối với danh sách gửi thư của bạn để bạn có thể dùng nó để gửi thư hàng loạt tiếp theo của bạn.

Để dùng lại tài liệu phối thư

  • Mở tài liệu phối thư và chọn khi Word sẽ nhắc bạn giữ kết nối.

Để thay đổi địa chỉ trong tài liệu phối thư

  • Mở tài liệu phối thư và chọn Sửa danh sách người nhận để sắp xếp, lọc và chọn địa chỉ cụ thể.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×