Sử dụng quy tắc hộp thư đến trong Outlook trên web

Sử dụng quy tắc hộp thư đến để tự động thực hiện các thao tác cụ thể cho email được gửi vào hộp thư đến của bạn. Ví dụ: bạn có thể tạo các quy tắc sẽ thay đổi mức quan trọng của thư khi thư đến, tự động di chuyển thư vào các thư mục khác hoặc xóa thư dựa trên các tiêu chí nhất định.

Những quy tắc chỉ chạy trên hộp thư đến của bạn. Chúng không chạy trên các thư mục khác.

Lưu ý: Nếu bạn sử dụng tài khoản công ty hoặc trường học để đăng nhập vào Office 365, bạn đang sử dụng Outlook trên web. Nếu bạn đang dùng tài khoản Outlook.com, Hotmail, Live, hoặc MSN, hãy xem Sử dụng quy tắc Hộp thư đến trong Outlook.com.

Chọn phiên bản của bạn để xem hướng dẫn

Các hướng dẫn sẽ khác nhau đôi chút, tùy thuộc bạn có sử dụng Outlook trên web mới hay không. Chọn phiên bản Outlook trên web bạn đang sử dụng để xem các bước phù hợp với bạn.

NẾU HỘP THƯ ĐẾN CỦA BẠN CÓ GIAO DIỆN NHƯ SAU...

Outlook trên Web Beta

Xem Hướng dẫn dành cho Outlook trên web mới.

NẾU HỘP THƯ ĐẾN CỦA BẠN CÓ GIAO DIỆN NHƯ SAU...

Outlook trên web

Xem mục Hướng dẫn dành cho Outlook trên web cổ điển.

Lưu ý: Nếu tổ chức của bạn đã tích hợp logo trên thanh công cụ, bạn có thể thấy khác đôi chút so với những gì được chỉ dẫn ở trên.

Hướng dẫn dành cho Outlook trên web mới

Các quy tắc được áp dụng cho thư đến và có thể tạo từ thư mục bất kỳ.

  1. Để tạo quy tắc di chuyển mọi email từ một người gửi cụ thể hoặc một nhóm người gửi đến một thư mục một cách nhanh chóng, bấm chuột phải vào thư trong danh sách thư mà bạn muốn tạo quy tắc, rồi chọnTạo quy tắc.

  2. Chọn thư mục bạn muốn di chuyển mọi thư từ người gửi đó hoặc nhóm người gửi vào đó, rồi chọn OK.

  3. Chọn OK. Quy tắc sẽ được áp dụng cho tất cả thư đến. Nếu bạn muốn chạy quy tắc hộp thư đến ngay lập tức, hãy chọn hộp kiểm cho Chạy quy tắc này ngay trong hộp thư đến.

    Lưu ý: Hiện tại, bạn chỉ có thể thực hiện quy tắc mà thư từ người gửi được chuyển vào thư mục. Bạn không thể thực hiện quy tắc khác, chẳng hạn như những người sử dụng thư tiêu đề hoặc đánh dấu thư là chưa đọc.

Nếu bạn muốn thực hiện nhiều thao tác hơn là chỉ di chuyển thư từ một người gửi cụ thể hoặc một nhóm người gửi vào một thư mục, chọn Thêm tùy chọn. Menu cài đặt quy tắc sẽ mở.

Ảnh chụp màn hình của trang thiết đặt quy tắc

  • Mỗi quy tắc cần có ít nhất ba yếu tố: tên, điều kiện và hành động. Quy tắc cũng có thể chứa các ngoại lệ cho điều kiện. Bạn có thể thêm nhiều điều kiện, hành động và ngoại lệ ở mỗi bước bằng cách chọn Thêm điều kiện, Thêm hành độngThêm ngoại lệ.

  • Nếu bạn không muốn chạy thêm bất kỳ quy tắc nào sau khi chạy quy tắc này, hãy chọn hộp kiểm Dừng xử lý thêm quy tắc. Để biết thêm thông tin, xem mục Dừng xử lý thêm quy tắc trong Outlook trên web.

  • Nhấn Lưu để tạo quy tắc của bạn hoặc Bỏ để hủy bỏ việc tạo quy tắc.

  1. Ở phía trên cùng của trang, hãy chọn Cài đặt Settings > Xem tất cả các cài đặt Outlook.

  2. Chọn Thư > Quy tắc.

  3. Trong quy tắc bạn muốn chỉnh sửa, chọn chỉnh sửa .

  4. Nhấn Lưu để lưu quy tắc đã chỉnh sửa.

Lưu ý: Một số quy tắc được tạo trên các phiên bản khác của Outlook không thể được xử lý bởiOutlook trên web. Bạn sẽ không thể chạy hoặc chỉnh sửa quy tắc trong Outlook trên web.

  1. Ở phía trên cùng của trang, hãy chọn Cài đặt Settings > Xem tất cả các cài đặt Outlook.

  2. Chọn Thư > Quy tắc.

  3. Trong quy tắc bạn muốn xóa, chọn Xóa .

    Mẹo: Nếu bạn chỉ muốn tắt quy tắc trong một thời gian, hãy chọn nút bật/tắt nằm cạnh quy tắc đó.

Các quy tắc hộp thư đến được áp dụng cho thư đến dựa trên thứ tự của chúng trong danh sách Quy tắc hộp thư đến. Bạn có thể sắp xếp thứ tự áp dụng các quy tắc bạn tạo cho thư gửi đến hộp thư đến của mình.

  1. Ở phía trên cùng của trang, hãy chọn Cài đặt Settings > Xem tất cả các cài đặt Outlook.

  2. Chọn Thư > Quy tắc.

  3. Chọn quy tắc, rồi sử dụng mũi tên lên hoặc xuống để thay đổi thứ tự áp dụng quy tắc cho các thư đến.

Theo mặc định, quy tắc hộp thư đến sẽ chạy trên các thư đến sau khi bạn đã tạo quy tắc đó. Để chạy quy tắc trên các thư hiện có:

  1. Ở phía trên cùng của trang, hãy chọn Cài đặt Settings > Xem tất cả các cài đặt Outlook.

  2. Chọn Thư > Quy tắc.

  3. Chọn Chạy quy tắc bây giờ bên cạnh quy tắc mà bạn muốn áp dụng.

    Lưu ý: Hiện tại, bạn chỉ có thể thực hiện quy tắc mà thư từ người gửi được chuyển vào thư mục. Bạn không thể thực hiện quy tắc khác, chẳng hạn như những người sử dụng thư tiêu đề hoặc đánh dấu thư là chưa đọc.

Hướng dẫn dành cho Outlook trên web cổ điển

  1. Đăng nhập vào Outlook trên web.

  2. Chọn Cài đặt Biểu tượng Thiết đặt .

    Ảnh chụp màn hình nút Cài đặt.

  3. Chọn Thư, việc này sẽ mở bảng Tùy chọn ở bên trái. Trong mục Thư > Xử lý tự động, hãy chọn Quy tắc hộp thư đến và quét dọn.

  4. Chọn Thêm Biểu tượng Thêm bên dưới Quy tắc hộp thư đến.

    Thêm quy tắc hộp thư đến

  5. Nhập tên cho quy tắc hộp thư đến trong hộp Tên, rồi chọn điều kiện và hành động từ danh sách thả xuống tương ứng với quy tắc.

    Hộp thoại Quy tắc Mới

    Bạn có thể thêm điều kiện hoặc hành động bổ sung bằng cách chọn Thêm điều kiện hoặc Thêm hành động.

  6. Thêm ngoại lệ cho quy tắc hộp thư đến bằng cách chọn Thêm ngoại lệ, rồi chọn một ngoại lệ từ menu Thêm ngoại lệ.

  7. Theo mặc định, tùy chọn Ngừng xử lý thêm quy tắc được bật. Nếu bật tùy chọn này, khi một thư đến trong hộp thư đến đáp ứng các tiêu chí của từ hai quy tắc trở lên thì chỉ quy tắc đầu tiên sẽ được áp dụng. Nếu không chọn hộp kiểm này thì tất cả quy tắc hộp thư đến mà thư đáp ứng tiêu chí đều sẽ được áp dụng.

    Dừng xử lý quy tắc

Bạn có thể chỉnh sửa mọi quy tắc hộp thư đến bằng cách chọn quy tắc, rồi chọn Chỉnh sửa chỉnh sửa để mở quy tắc, từ đó bạn có thể thay đổi điều kiện hoặc hành động của quy tắc.

Nếu bạn có quy tắc hộp thư đến không còn cần nữa, bạn có thể chọn quy tắc đó, rồi chọn Xóa bỏ để loại bỏ. Nếu bạn chỉ muốn tắt quy tắc một lúc, hãy loại bỏ dấu kiểm bên cạnh quy tắc đó.

Các quy tắc hộp thư đến được áp dụng cho thư đến đều dựa trên thứ tự xuất hiện trong danh sách Quy tắc hộp thư đến. Bạn có thể sắp xếp thứ tự áp dụng các quy tắc mà bạn tạo cho thư gửi đến hộp thư đến của bạn:

  1. Chọn Cài đặt Biểu tượng Thiết đặt .

    Ảnh chụp màn hình nút Cài đặt.

  2. Chọn Thư, việc này sẽ mở bảng Tùy chọn ở bên trái. Trong mục Thư > Xử lý tự động, hãy chọn Quy tắc hộp thư đến và quét dọn.

  3. Trong mục Quy tắc hộp thư đến, chọn quy tắc mà bạn muốn di chuyển rồi chọn mũi tên lên hoặc xuống Di chuyển quy tắc lên hoặc xuống trong danh sách để đặt quy tắc ở vị trí bạn muốn áp dụng quy tắc trong danh sách quy tắc.

  1. Chọn Cài đặt Biểu tượng Thiết đặt .

    Ảnh chụp màn hình nút Cài đặt.

  2. Chọn Thư, việc này sẽ mở bảng Tùy chọn ở bên trái. Trong mục Thư > Xử lý tự động, hãy chọn Quy tắc hộp thư đến và quét dọn.

  3. Chọn Thêm Biểu tượng Thêm bên dưới Quy tắc hộp thư đến.

    Thêm quy tắc hộp thư đến

  4. Nhập tên cho quy tắc hộp thư đến vào hộp Tên.

  5. Bên dưới Khi thư đến, và, chọn Thư chứa các từ này, rồi chọn trong chủ đề.

    Khi thư đến

  6. Xác định một từ hoặc cụm từ sẽ nằm trong dòng chủ đề của thư cần di chuyển, chọn Thêm Thêm , rồi chọn OK.

    Xác định các từ hoặc cụm từ

  7. Bên dưới Thực hiện thao tác sau đây, chọn Di chuyển, sao chép, hoặc xóa, rồi chọn Chuyển thư vào thư mục.

    Thực hiện các thao tác sau

  8. Chọn thư mục để chuyển thư đến và chọn OK.

  9. Chọn OK ở phía trên cùng của hộp thoại.

  1. Chọn Cài đặt Biểu tượng Thiết đặt .

    Ảnh chụp màn hình nút Cài đặt.

  2. Chọn Thư, việc này sẽ mở bảng Tùy chọn ở bên trái. Trong mục Thư > Xử lý tự động, hãy chọn Quy tắc hộp thư đến và quét dọn.

  3. Chọn Thêm Biểu tượng Thêm bên dưới Quy tắc hộp thư đến.

    Thêm quy tắc hộp thư đến

  4. Nhập tên cho quy tắc hộp thư đến vào hộp Tên.

  5. Bên dưới Khi thư đến, và, chọn Thư chứa các từ này, rồi chọn trong chủ đề.

    Khi thư đến

  6. Xác định một từ hoặc cụm từ sẽ nằm trong dòng chủ đề của thư cần di chuyển, chọn Thêm Thêm , rồi chọn OK.

    Xác định các từ hoặc cụm từ

  7. Bên dưới Thực hiện thao tác sau đây, chọn Di chuyển, sao chép, hoặc xóa, rồi chọn Chuyển thư vào thư mục.

    Thực hiện các thao tác sau

  8. Chọn thư mục để chuyển thư đến và chọn OK.

  9. Chọn OK ở phía trên cùng của hộp thoại.

Xem Thêm

Sắp xếp hộp thư đến của bạn với Lưu trữ, Quét dọn, và các công cụ khác trong Outlook trên web

Lọc email rác và thư rác trong Outlook trên web

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×