Sử dụng các nhóm Office 365 thay vì hộp thư của site

Lưu ý: Bài viết này đã hoàn thành nhiệm vụ của mình và sẽ sớm không còn được sử dụng nữa. Để tránh các lỗi "Không tìm thấy trang", chúng tôi đang tiến hành loại bỏ những liên kết mà chúng tôi biết. Nếu bạn đã tạo các liên kết cho trang này, vui lòng loại bỏ chúng và chúng ta sẽ cùng nhau duy trì kết nối cho web.

Hộp thư của site đã được nhiều tổ chức sử dụng như công cụ cộng tác của lựa chọn. Nó đi kèm với một hộp thư chung để giúp bạn phối hợp và lưu trữ nhóm hoặc dự án liên quan đến email ở một nơi và một site SharePoint để lưu trữ tất cả các tệp chung của bạn. Tuy nhiên, theo cách mọi người cộng tác đã thay đổi trong những năm qua, khách hàng đã yêu cầu một giải pháp khuyến khích biểu mẫu hiện hoạt hơn của cộng tác. Vì vậy, chúng tôi đã có các hộp thư của trang bị suy giảm và khuyến khích bạn di chuyển đến các nhóm Office 365 cung cấp trải nghiệm cộng tác phong phú hơn.

Để biết thêm thông tin về quyết định này, vui lòng xem deprecation của hộp thư của trang.

Các nhóm trong Office 365 cho phép bạn chọn một tập hợp những người mà bạn muốn cộng tác và dễ dàng thiết lập một bộ sưu tập tài nguyên cho những người đó chia sẻ. Bạn không phải lo lắng về việc gán quyền theo cách thủ công cho tất cả các tài nguyên đó vì việc thêm thành viên vào nhóm sẽ tự động cung cấp cho họ quyền mà họ cần cho các công cụ mà nhóm của bạn cung cấp.

Nhóm Office 365 đi xa hơn những hộp thư của trang nào và bao gồm:

  • Quyền truy nhập của khách – với hộp thư của site bạn không thể cung cấp cho người bên ngoài quyền truy nhập tổ chức của bạn. Với các nhóm mà bạn có thể cung cấp cho khách truy nhập vào các cuộc hội thoại email, tệp và thậm chí cả sổ tay OneNote được chia sẻ.

  • Hộp thư đến được chia sẻ-nơi mà các cuộc hội thoại mà bạn có trong hộp thư có định vị. Hộp thư đến được chia sẻ này hoàn toàn có thể tìm kiếm để nó tạo ra một lưu trữ sống của thư của nhóm. Người mới vào nhóm có thể tìm kiếm hoặc cuộn ngược lại qua lịch sử để nhanh chóng tăng tốc về những gì được truyền đạt với nhóm trước đó.

  • Thư viện tệp được chia sẻ-nhóm của bạn có thư viện tệp SharePoint nơi người dùng của bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu, sổ làm việc, bản trình bày, hình ảnh hay bất kỳ loại tệp nào khác mà họ cần để làm việc.

  • Lịch dùng chung-nhóm của bạn nhận được lịch dùng chung để đăng các sự kiện liên quan đến nhóm. Mỗi thành viên đã đăng ký cho nhóm được tự động mời đến các sự kiện được đăng lên lịch để những sự kiện đó cũng có thể xuất hiện trên lịch của họ trong Office 365 nếu họ muốn.

  • Sổ ghi chép OneNote được chia sẻ-nhóm tự động có sổ tay OneNote được chia sẻ, trong đó các thành viên nhóm có thể thu thập và cộng tác trên thông tin. Nhiều nhóm sử dụng sổ ghi chép để tạo wiki sống với các câu hỏi thường gặp và các tài nguyên khác.

  • Nội dung được phát hiện-nhóm trong Outlook là công khai trong tổ chức của bạn theo mặc định, điều này có nghĩa là họ dễ dàng cho những người khác trong tổ chức của bạn để khám phá và tham gia hoặc xem xét các tài liệu trong nhóm. Nếu nội dung của nhóm là nhạy cảm hơn, bạn có thể chuyển nhóm thành riêng tư, vốn sẽ ẩn nội dung khỏi những người không phải là thành viên và yêu cầu người sở hữu nhóm phê duyệt bất kỳ yêu cầu nào để gia nhập.

  • Tạo tự phục vụ-người quản trị không cần phải tải xuống theo yêu cầu của người dùng để tạo nhóm. Người dùng có thể tạo nhóm riêng của họ khi cần thiết. Nếu bạn muốn kiểm soát người dùng nào trong tổ chức của bạn có thể tạo nhóm, hãy xem kiểm soát những người có thể tạo nhóm Office 365.

Quản lý thư mục

Giữ lại thư mục của bạn bên dưới điều khiển là mối quan tâm đến mọi người quản trị. Dưới đây là một số nhóm các công cụ Office 365 cung cấp để giúp dễ dàng hơn:

  • Chính sách đặt tên-chính sách đặt tên cho phép bạn xác định những gì là và không được chấp nhận tên cho nhóm của bạn. Ngăn không cho người dùng đưa ra các tên gọi lại hoặc bị cấm cho các nhóm. Ngoài ra, bạn có thể thực thi các tiền tố tiêu chuẩn của công ty hoặc các hậu tố cho tên nhóm.

  • Thành viên năng động-thành viên năng động cho phép bạn đặt thành viên nhóm theo quy tắc, trong đó cộng thêm (hoặc loại bỏ) thành viên nhóm dựa trên siêu dữ liệu (chẳng hạn như phòng ban hoặc vai trò) trong Active Directory của bạn.

  • Thành viên nhóm ẩn-nếu bạn có một lý do muốn tham gia vào danh sách thành viên của nhóm để bảo mật, ví dụ: nếu các thành viên là sinh viên, bạn có thể ẩn danh sách thành viên khỏi các bên ngoài.

  • Quyền tạo-có thể có một số người trong tổ chức của bạn mà bạn không muốn có thể tạo nhóm mới. Có một số kỹ thuật để quản lý các quyền tạo trong thư mục của bạn.

  • Nhật ký kiểm tra-bạn có thể có thêm tin cậy cho phép người dùng của bạn tạo nhóm và quản lý tư cách thành viên nhóm vì các Nhật ký kiểm tra nhóm Office 365 cho phép bạn theo dõi những người đã tạo hoặc xóa một nhóm cụ thể hoặc thực hiện thay đổi cho thành viên của nhóm.

Quản lý giao hàng

Quản lý giao hàng cung cấp cho bạn một số phương pháp để xử lý cách gửi thư hoặc nhận được nhóm. Ngoài ra, có những công cụ để theo dõi dòng của các thư đó.

  • Gửi dưới dạng hoặc gửi thay mặt cho-các thiết đặt này cho phép người dùng được xác định để gửi email như thể chúng đến từ, hoặc là thay mặt cho nhóm.

  • Hạn chế người gửi-các thiết đặt này cho phép bạn kiểm soát những người được phép gửi thư tới nhóm. Nhóm có thể được cấu hình để cho phép email từ các bên ngoài, nhưng bạn có thể muốn hạn chế chỉ đến các bên ngoài cụ thể.

  • Hỗ trợ người dùng bên ngoài-bằng cách mời khách đến nhóm của bạn, bạn có thể chọn để chúng được đưa vào các cuộc hội thoại email trong nhóm.

  • Quy tắc truyền dẫn-quy tắc truyền dẫn hoạt động cho các nhóm cũng giống như khi họ làm cho Exchange. Các quy tắc có thể tìm kiếm các thư đáp ứng các điều kiện cụ thể và sau đó có thể hành động trên những thư đó.

  • Mẹo Thư-Mẹo Thư sẽ được hiển thị thông điệp thông tin cho người dùng trong khi họ đang soạn thư. Họ có thể giúp giảm hàm NDRs bằng cách cảnh báo người dùng nếu thông điệp của họ có thể đi đến bên ngoài hoặc vượt quá hạn ngạch thư.

  • Nhiều địa chỉ proxy-một nhóm có thể có biệt danh giống như một hộp thư của người dùng. Các địa chỉ proxy bổ sung có thể được thuận tiện để chấp nhận thư được gửi đến những biệt danh khác hoặc để giúp bạn dễ dàng tiếp cận một nhóm có tên dài hoặc cứng để chính tả.

  • Kích cỡ tối đa gửi/nhận-các hạn ngạch này có thể giúp giảm các vấn đề với việc nhận nhóm (hoặc gửi) rất lớn thư để quản lý tốt hơn các yêu cầu lưu trữ và băng thông.

Chính sách nội dung

Office 365 cũng cung cấp cho bạn một số công cụ để quản lý loại nội dung được chia sẻ trong nhóm của bạn.

Hướng dẫn sử dụng -bạn sẽ có thể xác định hướng dẫn sử dụng cho các nhóm Office 365 — để giáo dục người dùng của bạn về các cách thực hành tốt nhất giúp giữ cho các nhóm có hiệu lực và giáo dục chúng trên chính sách nội dung nội bộ.

Phân loại dữ liệu -bạn sẽ có thể tạo ra một hệ thống phân loại dữ liệu tùy chỉnh cho các nhóm Office 365 cho phép tách các nhóm theo kiểu chính sách (ví dụ: "không phân loại," "bảo mật công ty" hoặc "bí mật hàng đầu"). Theo cách này, các nhóm của bạn có thể triển lãm các chính sách của các nội dung khác trong tổ chức của bạn. Chính sách mở rộng cho phép tổ chức của bạn cấu hình điểm cuối được gọi là bất kỳ khi nào một nhóm được tạo hoặc thay đổi — và bạn có thể thực hiện các chính sách của riêng mình để tạo nhóm hoặc thay đổi.

Tại sao chúng tôi thực hiện thay đổi này?

Hộp thư của site khuyến khích biểu mẫu thụ động của cộng tác. Với việc cộng tác trở nên quan trọng hơn đối với các nhóm hiện đại, khách hàng của chúng tôi ngày càng được yêu cầu giải pháp cung cấp trải nghiệm cộng tác hiện hoạt hơn. Vì vậy, chúng tôi đã quyết định bỏ chọn các hộp thư của trang và thúc đẩy việc sử dụng nhóm.

Bắt đầu với các nhóm là dễ dàng và bạn có thể lên và chạy trong vài phút.

Tạo site nhóm SharePoint Online đi kèm với một nhóm Office 365 bằng cách thực hiện theo các bước sau:

  1. Truy nhập SharePoint Online. Bạn có thể đến đó bằng cách đăng nhập vào cổng thông tin Office 365 của bạn tại https://www.Office.com, rồi bấm vào công cụ khởi động ứng dụng ở góc trên bên phải của trình duyệt.

  2. Bấm vào + tạo site trên trang chủ SharePoint và chọn site nhóm

  3. Nhập tên site nhóm mới và mô tả, trong ngăn bật lên. Điền vào bất kỳ trường nào khác mà tổ chức của bạn yêu cầu, rồi bấm vào tiếp theo.

  4. Thêm chủ sở hữu và thành viên vào site trong ngăn sau đây, rồi bấm kết thúc. Bạn có thể chọn thêm cùng một thành viên đã thuộc trang nhóm trải nghiệm cổ điển của bạn.

Site nhóm SharePoint Online mới được tạo hiện đã sẵn sàng để sử dụng. Xem tạo site nhóm trong SharePoint Online để biết thêm thông tin chi tiết.

Để truy nhập vào nhóm của bạn, hãy bấm vào công cụ khởi động ứng dụng và đi đến thư. Bạn sẽ tìm thấy tab nhóm bên dưới thư mục và một nhóm sẽ được tạo cho bạn có cùng tên với tên site trên SharePoint. Nhóm này căn nhà hộp thư chung trong biểu mẫu của một không gian hội thoại, tab tệp sẽ đưa ra một dạng xem nhanh về trang tài liệu từ site SharePoint, lịch nhóm và sổ ghi chép mà bạn cũng có thể xem từ site SharePoint.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để sử dụng nhóm.

Có bao nhiêu hộp thư site hiện có của tôi?

Chúng tôi hiểu rằng một số bạn có thể có dữ liệu quan trọng trong hộp thư của trang mà bạn sẽ cần để liên tục hoạt động của mình. Hộp thư site hiện có của bạn sẽ tiếp tục hoạt động như trước khi thời gian.

Cần phải làm gì nếu tôi đang sử dụng Project Online?

Nếu bạn là khách hàng của Project Online , bạn sẽ không thể kết nối với site nhóm SharePoint Online. Tuy nhiên, bạn có thể tiếp tục sử dụng trang nhóm dự án kinh nghiệm cổ điển sẽ tiếp tục làm việc, trừ đi khả năng tạo một hộp thư của trang mới. Nếu bạn cần một giải pháp gửi thư cùng với site, chúng tôi khuyên bạn nên tạo một nhóm Office 365 mới và dùng cho email đó. Xem tạo nhóm trong Outlook để biết thêm chi tiết.

Chúng tôi đang trong quá trình làm việc trên một giải pháp dài hạn và sẽ thông báo cho bạn sau khi chúng tôi có một giải pháp.

Tiếp theo là gì?

Chúng tôi đã bắt đầu triển khai công cụ quản trị đối tượng thuê để kết nối các site nhóm SharePoint hiện có vào các nhóm Office 365 mới. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài đăng này.

Thêm thông tin

Chúng tôi luôn lắng nghe

Bài viết này được cập nhật lần cuối vào ngày 10 tháng 7, 2018 như là kết quả của chú thích của bạn. Nếu bạn tìm thấy thông tin này hữu ích và đặc biệt là nếu bạn không có, vui lòng sử dụng các điều khiển phản hồi dưới đây để cho chúng tôi biết cách chúng tôi có thể làm tốt hơn.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×