Sử dụng một bản ghi nhớ trường để lưu trữ số lượng lớn thông tin

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Một bản ghi nhớ trường có thể hữu ích cho việc lưu trữ thông tin chữ và số lượng lớn. Một số cách dùng điển hình cho kiểu dữ liệu này sẽ ghi chú, chú thích, mô tả hoặc trường địa chỉ, các bản ghi nhớ kiểu dữ liệu cho phép tối đa 65.536 chữ và số ký tự với tùy chọn để đặt một vài thuộc tính chẳng hạn như văn bản có định dạng. Khi dùng các kiểu dữ liệu Memo trong cơ sở dữ liệu Web, giá trị chứa nhiều hơn 8.192 ký tự được cắt cụt.

Chủ đề này giải thích cách thêm một bản ghi nhớ trường vào bảng trong một mới hoặc hiện có Microsoft Access 2010 để cơ sở dữ liệu khách hàng.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu về kiểu dữ liệu Memo

Cách để thêm một trường bản ghi nhớ

Thêm bản ghi nhớ trường trong dạng xem thiết kế

Xóa một trường bản ghi nhớ

Tham chiếu thuộc tính trường bản ghi nhớ

Tìm hiểu về kiểu dữ liệu Memo

Nếu bạn mới dùng truy nhập, hãy nhớ rằng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong một hoặc nhiều bảng. Bạn có thể dùng các dạng xem khác nhau để hiển thị dữ liệu chẳng hạn như, một Dạng xem biểu dữ liệu, biểu mẫu hoặc báo cáo. Mỗi bảng bao gồm một tập hợp trường (cột), và mỗi thuộc tính trường được đặt để chấp nhận một kiểu dữ liệu cụ thể. Ví dụ, để lưu trữ ngày và thời gian đặt thuộc tính trường với dữ liệu ngày/thời gian nhập. Bạn có thể nhập số lượng lớn dữ liệu số và văn bản trong trường bản ghi nhớ. Ngoài ra, nếu trình thiết kế cơ sở dữ liệu sẽ đặt trường để hỗ trợ các định dạng văn bản có định dạng, bạn có thể áp dụng kiểu định dạng mà bạn thường tìm thấy trong các chương trình word xử lý, chẳng hạn như Word. Ví dụ, bạn có thể áp dụng phông khác nhau và cỡ phông chữ ký tự cụ thể trong văn bản của bạn và làm chúng đậm hoặc nghiêng, v.v.. Bạn cũng có thể thêm ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản (HTML) thẻ dữ liệu. Để biết thêm thông tin về cách thiết đặt thuộc tính của một bảng, hãy xem giới thiệu về bảng.

Các đặc tả trường bản ghi nhớ

Trường ghi chú trong Access 2010 có thể lưu trữ tối đa 1 gigabyte ký tự hoặc 2 gigabyte dung lượng lưu trữ (2 byte cho mỗi ký tự), trong đó bạn có thể hiển thị 65,535 ký tự trong một hộp văn bản điều khiển biểu mẫu hoặc báo cáo. Ngoài ra, bạn có thể ngay áp dụng định dạng văn bản có định dạng dữ liệu trong một trường bản ghi nhớ. Ví dụ, bạn có thể đặt màu, thay đổi phông chữ và thực hiện dữ liệu đậm hoặc nghiêng.

Cách để thêm một trường bản ghi nhớ

Access cung cấp một vài cách để thêm bản ghi nhớ trường vào một bảng mới hoặc hiện có. Bạn có thể thêm trường từ dạng xem biểu dữ liệu hoặc dạng xem thiết kế của một bảng mới hoặc hiện có trong cơ sở dữ liệu Access của bạn. Khi bạn sử dụng dạng xem thiết kế để thêm một trường bản ghi nhớ, bạn cũng có thể đặt một số thuộc tính trường chẳng hạn như văn bản có định dạng, danh sách giá trị tra cứu. Để biết thêm thông tin về các thuộc tính mà bạn có thể thiết lập cho trường bản ghi nhớ, hãy xem phần tham chiếu thuộc tính trường bản ghi nhớ.

Đầu trang

Thêm bản ghi nhớ trường trong dạng xem biểu dữ liệu

Các bước sau đây sẽ giải thích cách để đặt một bản ghi nhớ trường mới trong một bảng từ dạng xem biểu dữ liệu.

Thêm một trường bản ghi nhớ ở phần cuối của bảng

  1. Mở bảng ở dạng xem Biểu dữ liệu

  2. Bấm vào tiêu đề cột Bấm để thêm và chọn bản ghi nhớ.

  3. Bấm đúp vào hàng tiêu đề và nhập tên cho trường mới.

chèn trường mới vào bảng

Thêm một trường bản ghi nhớ ở giữa hai trường

  1. Bấm chuột phải vào cột bên phải vị trí nơi bạn muốn thêm bản ghi nhớ trường mới và chọn Chèn trường.

  2. Chọn trường và bấm vào Trường tab.

  3. Bấm Thêm trường chọn Bản ghi nhớ .

  4. Bấm đúp vào hàng tiêu đề và nhập tên cho trường mới.

định vị kiểu dữ liệu trường Bản ghi nhớ bên dưới trường khác

Đầu trang

Thêm bản ghi nhớ trường trong dạng xem thiết kế

Bạn cũng có thể sử dụng dạng xem thiết kế để thêm bản ghi nhớ trường vào một bảng mới hoặc hiện có. Ngược lại với dạng xem biểu dữ liệu, dạng xem thiết kế cho phép bạn kiểm soát mọi trường và thuộc tính trong một bảng. Các bước trong phần này giải thích cách thêm một bản ghi nhớ trường vào bảng hiện có và mới, và làm thế nào để thiết lập bản ghi nhớ trường để sửa văn bản có định dạng.

Thêm bản ghi nhớ trường vào bảng hiện có

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn thêm trường bản ghi nhớ và bấm Dạng xem thiết kế.

  2. Trong cột Tên trường của trình thiết kế, hãy nhập tên của trường bản ghi nhớ. Ví dụ: "Địa chỉ", "Ghi chú" hoặc "Chú thích".

  3. Bấm vào cột Kiểu dữ liệu bên cạnh tên trường và chọn bản ghi nhớtừ danh sách.

    thêm trường mới vào bảng từ dạng xem thiết kế

  1. Lưu thay đổi của bạn.

    Lưu ý: Sử dụng ngăn Thuộc tính trường để đặt thuộc tính cho từng trường riêng lẻ. Ví dụ, bạn có thể dùng ngăn để thay đổi định dạng văn bản thành văn bản phong phú hoặc thay đổi các giá trị trong một trường tra cứu.

Thêm bản ghi nhớ trường vào một bảng mới

  1. Trong tab tệp , bấm đúp vào mở.

  2. Trong cácmở hộp thoại, chọn và mở cơ sở dữ liệu.

  3. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Bảng.

  4. Bấm chuột phải vào tab Tài liệu cho bảng mới và bấm Dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

  5. Nếu hộp thoại Lưu như xuất hiện, hãy đặt tên cho bảng mới của bạn.

  6. Trong cột Tên trường , hãy chọn hàng trống đầu tiên và nhập tên cho trường. Thông thường, tên chẳng hạn như "Chú thích" hoặc "Ghi chú" được áp dụng cho một trường bản ghi nhớ.

  7. Bấm vào cột Kiểu dữ liệu bên cạnh tên trường và chọn bản ghi nhớ từ danh sách.

  8. Lưu thay đổi của bạn.

    Mẹo: Sử dụng ngăn Thuộc tính trường để đặt thuộc tính cho từng trường riêng lẻ. Ví dụ, bạn có thể dùng ngăn để thay đổi định dạng văn bản thành văn bản phong phú hoặc thay đổi các giá trị trong một trường tra cứu.

Nếu bạn liên kết hộp văn bản vào trường ghi chú của bạn, bạn cũng phải thiết lập các Định dạng văn bản thuộc tính cho hộp văn bản để Văn bản có.

Để biết thêm thông tin về định dạng dữ liệu dưới dạng văn bản có định dạng, hãy xem nhập hoặc sửa dữ liệu trong một điều khiển hoặc cột mà hỗ trợ văn bản có định dạng.

Đầu trang

Xóa một trường bản ghi nhớ

Bạn có thể sử dụng dạng xem biểu dữ liệu hoặc dạng xem thiết kế để loại bỏ trường bản ghi nhớ từ một bảng.

Cảnh báo: 

Khi bạn xóa một bản ghi nhớ trường có chứa dữ liệu, bạn sẽ mất dữ liệu đó vĩnh viễn và bạn không thể hoàn tác việc xóa bỏ. Bạn nên sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn trước khi bạn xóa bỏ bất kỳ trường bảng hoặc các cấu phần cơ sở dữ liệu.

Xóa một bản ghi nhớ trường trong dạng xem biểu dữ liệu

  1. Mở cơ sở dữ liệu và trong ngăn dẫn hướng, bấm đúp vào bảng mà bạn muốn thay đổi.

  2. Định vị bản ghi nhớ trường, bấm chuột phải vào hàng tiêu đề (tên) và bấm Xóa bỏ trường.

  3. Bấm OK để xác nhận xóa.

Xóa một bản ghi nhớ trường trong dạng xem thiết kế

  1. Mở cơ sở dữ liệu và trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn thay đổi và bấm Dạng xem thiết kế.

  2. Bấm chuột phải vào bộ chọn hàng (hình vuông trống) bên cạnh trường bản ghi nhớ và bấm Xóa hàng.

  3. Bấm OK để xác nhận xóa.

Đầu trang

Tham chiếu thuộc tính trường bản ghi nhớ

Khi bạn sử dụng dạng xem thiết kế để thêm bản ghi nhớ trường vào bảng, bạn có thể thiết lập và thay đổi một số thuộc tính cho trường. Bảng này liệt kê các thuộc tính trường bản ghi nhớ và mô tả từng điều, bao gồm ngụ ý của việc thiết lập hoặc thay đổi các thuộc tính.

Thuộc tính

Mức sử dụng

Định dạng

Nhập tùy chỉnh định dạng ký tự để xác định một định dạng hiển thị. Định dạng được xác định đây xuất hiện trong biểu dữ liệu, biểu mẫu và báo cáo.

Chú thích

Xác định tên của trường văn bản của bạn. Thuộc tính chấp nhận tối đa 2.048 ký tự. Nếu bạn không xác định một chú thích, Access sẽ áp dụng tên trường mặc định.

Giá trị Mặc định

Tự động gán giá trị đã xác định cho trường này khi một bản ghi mới được thêm vào. Ví dụ, nếu bạn chỉ định một giá trị chẳng hạn như "nhập văn bản tối đa 65 KB." Cách làm như vậy sẽ nhắc người dùng mà họ có thể nhập 255 ký tự.

Quy tắc Xác thực

Xác định các yêu cầu cho dữ liệu được nhập vào một bản ghi, trường hoặc điều khiển. Khi bạn nhập dữ liệu mà vi phạm quy tắc đã xác định cho trường, bạn có thể sử dụng thuộc tính văn bản xác thực để xác định thông báo lỗi kết quả. Độ dài tối đa: 2.048 ký tự.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng quy tắc hợp lệ, hãy xem bài viết hạn chế nhập dữ liệu bằng cách sử dụng quy tắc hợp lệ.

Văn bản Xác thực

Xác định văn bản trong thông báo lỗi xuất hiện khi người dùng vi phạm quy tắc hợp lệ. Để biết thêm thông tin về cách tạo quy tắc hợp lệ, hãy xem bài viết hạn chế nhập dữ liệu bằng cách sử dụng quy tắc hợp lệ.

Bắt buộc

Khi đặt là , bạn phải nhập một giá trị trong trường, hoặc trong bất kỳ điều khiển kết ghép với trường và giá trị không thể là Null.

Cho phép Độ dài bằng 0

Khi đặt là có, bạn có thể nhập chuỗi có độ dài bằng không trong một trường. Một chuỗi có độ dài bằng không chứa ký tự không, và bạn dùng chúng để cho biết rằng bạn biết giá trị không tồn tại cho một trường. Bạn nhập chuỗi độ dài không bằng cách nhập hai dấu ngoặc kép không có khoảng trắng giữa chúng ("").

Được đánh chỉ mục

Bạn có thể dùng chỉ mục để tăng tốc truy vấn, sắp xếp, và phép tính gộp nhóm chạy đối với số lượng lớn dữ liệu. Bạn cũng có thể dùng các chỉ mục để ngăn không cho người dùng nhập thông tin trùng lặp. Lựa chọn:

  • Không: tắt lập chỉ mục (mặc định)

  • Có (chấp nhận trùng lặp): Lập chỉ mục trường và cho phép giá trị trùng lặp. Ví dụ, bạn có thể có tên và họ trùng lặp.

  • Có (không trùng lặp): Lập chỉ mục trường và không cho phép giá trị trùng lặp.

Nén Unicode

Truy nhập sử dụng Unicode để đại diện cho dữ liệu trong trường văn bản, bản ghi nhớ và siêu kết nối. Unicode cần lập thêm dung lượng lưu trữ vì nó sử dụng 2 byte cho mỗi ký tự thay vì một. Để giúp giảm kích cỡ tệp, giá trị mặc định của thuộc tính Unicode nén cho một trường văn bản, bản ghi nhớ hoặc siêu kết nối là . Khi đặt là , bất kỳ ký tự có byte đầu tiên là 0 được nén khi nó được lưu và không nén khi nó được truy xuất.

Dữ liệu trong một trường bản ghi nhớ không nén, trừ khi nó yêu cầu 4,096 byte hoặc ít hơn trong dung lượng lưu trữ sau khi nén. Kết quả, nội dung của một bản ghi nhớ trường có thể được nén trong một bản ghi, nhưng có thể không thể nén trong một bản ghi khác.

Chế độ IME

Xác định một trình soạn thảo phương pháp nhập liệu, một công cụ để dùng các phiên bản tiếng Anh của Access với các tệp được tạo trong tiếng Hàn hoặc tiếng Nhật. Giá trị mặc định: Điều khiển không. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng thuộc tính này, nhấn F1.

Chế độ Câu IME

Xác định chúng nhập dữ liệu bạn có thể nhập với một trình soạn phương pháp nhập liệu. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng thuộc tính này, nhấn F1.

Thẻ Thông minh

Xác định một hoặc nhiều thẻ thông minh cho trường và bất kỳ điều khiển kết ghép với trường. Thẻ thông minh là cấu phần có các kiểu dữ liệu trong một trường có thể nhận dạng và cho phép bạn thực hiện thao tác dựa trên loại đó. Ví dụ, trong trường địa chỉ email, thẻ thông minh có thể bắt đầu thư mới hoặc thêm địa chỉ vào danh sách liên hệ.

Bấm Nút Bộ dựng để xem danh sách thẻ thông minh có sẵn.

Định dạng Văn bản

Cho phép hoặc sẽ vô hiệu hóa sửa văn bản có định dạng. Chọn Văn bản có để cho phép sửa văn bản có định dạng.

Lưu ý: Nếu bạn cho phép chỉnh sửa văn bản có định dạng cho trường, và sau đó gắn kết điều khiển hộp văn bản vào trường, bạn cũng phải bật văn bản có chỉnh sửa cho điều khiển.

Căn chỉnh Văn bản

Xác định căn chỉnh cho dữ liệu trong một trường bản ghi nhớ. Bạn có những lựa chọn:

  • Chung: Căn chỉnh văn bản bên trái, số và ngày tháng ở bên phải

  • Bên trái: căn chỉnh tất cả văn bản, ngày tháng và số ở bên trái

  • Trung tâm: Trung tâm tất cả văn bản, ngày tháng và số

  • Bên phải: căn chỉnh tất cả văn bản, ngày tháng và số ở bên phải

  • Phân phối: căn tất cả văn bản, ngày tháng và số đều đối với cả hai mặt của hộp trường hoặc văn bản

Chỉ Nối vào

Xác định liệu để theo dõi thay đổi giá trị trường.

Có hai thiết đặt:

  • : theo dõi thay đổi. Để xem lịch sử giá trị trường, bấm chuột phải vào trường, sau đó bấm Hiển thị cột lịch sử.

  • Không: không theo dõi thay đổi.

Cảnh báo: Việc đặt thuộc tính này thành Không sẽ xóa mọi lịch sử giá trị trường hiện có.


Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×