Sử dụng kết hợp thư cho email, thư, nhãn và phong bì hàng loạt

Sử dụng kết hợp thư cho email, thư, nhãn và phong bì hàng loạt

Các tổ chức liên lạc với khách hàng thông qua hoạt động hàng ngày. Việc liên lạc có thể có các biểu mẫu khác nhau: thư chào mừng, thông báo đặc biệt, email cảm ơn và hóa đơn chẳng hạn. Tính năng phối thư trong Word có thể giúp tổ chức tạo ra nhiều biểu mẫu văn bản liên lạc hiệu quả hơn.

Với quy trình phối thư, tổ chức của bạn có thể tạo một loạt thư hoặc email được cá nhân hóa để gửi cho các liên hệ chuyên môn của bạn. Mỗi thư hoặc email có thể bao gồm cả nội dung tiêu chuẩn và tùy chỉnh. Ví dụ: bạn có thể chọn chào từng người nhận bằng tên của họ, sử dụng địa chỉ gửi thư của họ hoặc thêm thông tin duy nhất như là số thành viên. Tất cả những thông tin bạn dùng để tùy chỉnh thư hoặc email được lấy từ các mục nhập trong nguồn dữ liệu của bạn, có thể là một danh sách gửi thư.

Bằng cách kết hợp thư hoặc email với một danh sách gửi thư, bạn có thể tạo tài liệu phối thư gửi email hàng loạt cho những người cụ thể hoặc tới tất cả mọi người trong danh sách gửi thư của mình. Bạn cũng có thể tạo và in nhãn gửi thư, cũng như phong bì bằng quy trình phối thư.

Quy trình phối thư

Quy trình phối thư có ba tài liệu liên quan đến việc tạo và in thư, cũng như email hoặc nhãn và phong bì.

  • Tài liệu chính của bạn
    Tài liệu này chứa văn bản và đồ họa (như logo hoặc hình ảnh) giống nhau cho từng phiên bản của tài liệu được phối. Ví dụ về nội dung giống nhau là địa chỉ phúc đáp trên phong bì hoặc trong phần nội dung thư hoặc thư email.

  • Danh sách gửi thư của bạn
    Tài liệu này chứa dữ liệu được sử dụng để nhập thông tin vào tài liệu chính của bạn. Ví dụ: danh sách gửi thư của bạn chứa các địa chỉ cần được in trên nhãn hoặc phong bì.

  • Tài liệu được phối của bạn
    Tài liệu này là sự kết hợp giữa tài liệu chính và danh sách gửi thư. Thông tin được kéo từ danh sách gửi thư của bạn và chèn vào tài liệu chính của bạn, dẫn đến tài liệu được phối—thư, email, nhãn hoặc phong bì—được cá nhân hóa cho những người khác nhau trong danh sách gửi thư.

Bạn muốn tạo tài liệu gửi thư hàng loạt nào?

Bạn sử dụng loại danh sách gửi thư nào?

Word có thể lấy dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau để thực hiện phối thư. Nếu bạn không có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách trong quá trình phối thư. Đây là danh sách một số nguồn dữ liệu đơn giản mà bạn có thể sử dụng để phối thư.

Bây giờ, bạn đã chọn tài liệu gửi thư hàng loạt, đồng thời, danh sách gửi thư của bạn đã sẵn sàng, tiếp tục và thực hiện phối thư, đồng thời gửi thư cho khách hàng.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×