Sử dụng hộp thư của trang để cộng tác và phối hợp email nhóm

Tổ chức và các nhóm trong các tổ chức, thường có một số chủ đề email khác nhau sẽ diễn ra tại một thời điểm. Thật dễ dàng đối với các đường chéo, thông tin để bị mất hoặc bị bỏ qua và để liên lạc để ngắt dòng. Hộp thư của site có thể giúp bạn phối hợp và lưu trữ nhóm hoặc email liên quan đến dự án ở một nơi, để mọi người trong nhóm có thể xem tất cả giao tiếp.

Quan trọng: Tính năng hộp thư của trang trong SharePoint Online đang bị ngừng bắt đầu trong tháng ba, 2017. Tính năng này sẽ được loại bỏ hoàn toàn trong bản phát hành tương lai. Các tổ chức mới SharePoint Online không còn có quyền truy nhập vào tính năng hộp thư của trang. Các tổ chức SharePoint Online hiện có không còn có thể tạo hộp thư của site mới. Bất kỳ hộp thư site nào đã được thiết lập và triển khai trước tháng ba, 2017 sẽ tiếp tục hoạt động.
Chúng tôi sẽ cung cấp một quy trình giúp chuyển tiếp site hộp thư site hiện có của bạn vào một nhóm Office 365 trong tháng chín, 2017. Nếu bạn hiện đang sử dụng tính năng hộp thư của trang trong SharePoint Online, bạn nên cân nhắc việc thay đổi Nhóm Office 365 thay vì hỗ trợ các kịch bản cộng tác trong email của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem dùng nhóm Office 365 thay vì hộp thư của trang.

Lưu ý: Tính năng hộp thư của trang sẽ vẫn được hỗ trợ, nhưng bị trả về trong SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 và SharePoint Server 2010 sản phẩm. Khách hàng được đề xuất để khám phá các hộp thư được chia sẻ như một thay thế cho hộp thư của trang.

Trên thanh Khởi động Nhanh, hãy bấm vào Hộp thư.

Hộp thư trên thanh Khởi động Nhanh

Hộp thư của trang sẽ mở ra dưới dạng hộp thư đến và cấu trúc thư mục thứ hai của bạn bên cạnh tài khoản email cá nhân của bạn. Thư được gửi đến và từ tài khoản hộp thư của site được chia sẻ giữa tất cả những người đã đóng góp quyền trên site SharePoint.

Thiết lập hộp thư của trang

Bạn có thể thêm hộp thư của site dưới dạng người nhận thư, gửi thư từ hộp thư hoặc thêm nó vào mục yêu thích của bạn. Để thêm hộp thư vào site, hãy xem Thêm ứng dụng hộp thư của trang để giữ email trong ngữ cảnh trên một trang. Trang của bạn cần được kích hoạt thư. Nếu nó không liên hệ với người quản trị của bạn.

Khi bạn bao gồm hộp thư của trang trên một chuỗi email quan trọng, một bản sao của thông tin trong chủ đề đó được lưu trữ trong một vị trí có thể được truy nhập bởi bất kỳ ai trong nhóm.

Thêm hộp thư của site vào dòng đến, CChoặc Bcc của thư email.

Email có hộp thư của trang được đưa vào trường CC.

Bạn có thể thêm địa chỉ email hộp thư của site vào mọi nhóm liên hệ nhóm hoặc danh sách phân phối. Bằng cách đó, email liên quan được tự động được lưu trữ trong hộp thư site của nhóm.

Khi bạn viết và gửi email từ hộp thư của trang, nó sẽ xuất hiện như thể nó đến từ bạn.

Mọi người có quyền cộng tác trên một trang có thể truy nhập vào hộp thư của trang, vì vậy, một số người có thể làm việc cùng nhau để thảo thư email.

Để soạn thư, hãy bấm thư mới.

Nút thư mới cho hộp thư của trang.

Điều này sẽ mở ra một thư mới trong hộp thư của trang của bạn.

Thêm địa chỉ vào email trong hộp thư của site

Nếu bạn sử dụng danh sách yêu thích trong Outlook, bạn có thể thấy nó hữu ích cũng bao gồm các thư mục từ hộp thư của trang trong danh sách yêu thích của bạn.

Trong Outlook, bạn có thể bấm chuột phải vào thư mục hộp thư của trang, chẳng hạn như hộp thư đến, rồi bấm vào Hiển thị trong mục yêu thích. Nếu bạn có hai thư mục trong danh sách yêu thích của mình với cùng tên (ví dụ: hai hộp thư đến), Outlook sẽ tự động thêm tên hộp thư vào tên thư mục (ví dụ: "hộp thư đến – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") để bạn có thể xác định thư mục nào.

Để biết thêm về ưa chuộng Outlook, hãy xem giữ lại các thư mục thư thường dùng trong yêu thích.

Cộng tác với nhóm của bạn bằng cách sử dụng hộp thư của trang

Nhóm của bạn có thể sử dụng hộp thư của trang để cộng tác trên soạn thư email quan trọng hoặc thu thập các cuộc hội thoại email mức nhóm liên quan. Nhóm của bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu quan trọng bằng cách sử dụng một hộp thư của trang.

Sau khi một hộp thư của site được thiết lập cho trang của bạn, một tài khoản email mới sẽ được tạo bằng tên trang web của bạn. Ví dụ, một site nhóm dùng URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. Địa chỉ email cho hộp thư của site đó là HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

Lát xếp Phần Web

Nhiều nhóm có cuộc hội thoại qua các thư email thường xuyên. Thông thường các cuộc hội thoại này kết quả có thể là một tham chiếu hữu ích ở một nơi nào đó xuống dòng. Bạn có thể chuyển tiếp email hữu ích nhất trong chuỗi vào hộp thư của trang để lưu giữ nó. Tất cả những người đã đóng góp quyền đối với site của bạn sau đó có thể mở hộp thư của trang và xem thông báo đó. Thành viên nhóm sau đó có thể mở hộp thư của trang, tìm kiếm thông qua thư đã chụp trong tài khoản đó và xem lịch sử vấn đề trong câu hỏi.

Một ý tưởng khác để thu thập các cuộc hội thoại email cấp độ nhóm này là CC đến địa chỉ email hộp thư của trang khi bạn gửi email đến nhóm. Bạn cũng có thể thêm địa chỉ email hộp thư của site vào một nhóm liên hệ hoặc danh sách phân phối, để nó được tự động bao gồm bất cứ khi nào bạn gửi thư cho nhóm của mình.

Email có hộp thư của trang được đưa vào trường CC.

Nếu bạn lưu trữ tài liệu nhóm của mình trên site SharePoint, bạn có thể tận dụng ứng dụng hộp thư của trang để chia sẻ những tài liệu đó với những người có quyền truy nhập site.

Quan trọng: Khi người dùng xem một hộp thư của site trong Outlook, họ sẽ nhìn thấy một danh sách tất cả các tài liệu trong thư viện tài liệu của trang đó. Hộp thư của site trình bày cùng một danh sách các tài liệu cho mọi người dùng, do đó một số người dùng có thể nhìn thấy tài liệu nhưng họ không có quyền truy nhập để mở.

Nếu bạn đang sử dụng Exchange, tài liệu của bạn cũng xuất hiện trong một thư mục trong Outlook, khiến cho việc chuyển tiếp tài liệu dễ dàng hơn cho những người khác.

Chuyển tiếp tài liệu từ hộp thư của trang

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×