Sử dụng giá trị từ cơ sở dữ liệu Access để nhập một hộp danh sách, hộp danh sách thả xuống hoặc hộp tổ hợp

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Trong biểu mẫu InfoPath, bạn có thể thêm vào hộp danh sách, hộp danh sách thả xuống hoặc hộp tổ hợp với dữ liệu từ một truy vấn dữ liệu kết nối với cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access 2007 (định dạng .accdb) hoặc cơ sở dữ liệu Access đã được lưu trong phiên bản cũ hơn (.mdb định dạng).

Trong bài viết này

Tổng quan

Cân nhắc tính tương thích

Trước khi bạn bắt đầu

Bước 1: Thêm một kết nối dữ liệu truy vấn

Bước 2: Cấu hình các điều khiển

Tùy chọn: Thiết lập một bộ lọc để giới hạn các mục trong điều khiển

Tổng quan

Hộp danh sách, hộp danh sách thả xuống hoặc hộp tổ hợp Hiển thị mục mà người dùng có thể chọn khi họ điền biểu mẫu InfoPath. Khi bạn thiết kế mẫu biểu mẫu, bạn có thể cấu hình các loại điều khiển để hiển thị dữ liệu từ một kết nối dữ liệu thứ cấp cơ sở dữ liệu Access.

Kết nối dữ liệu thứ cấp là bất kỳ dữ liệu kết nối với nguồn dữ liệu bên ngoài mà bạn thêm vào mẫu biểu mẫu. Bạn có thể cấu hình kết nối dữ liệu phụ để truy xuất dữ liệu mà người dùng của bạn cần để điền biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu của bạn hoặc để gửi dữ liệu biểu mẫu với một nguồn dữ liệu ngoài, chẳng hạn như một dịch vụ Web.

Khi bạn thêm một kết nối dữ liệu thứ cấp dữ liệu truy vấn đó vào mẫu biểu mẫu của bạn, InfoPath sẽ tạo ra một phụ nguồn dữ liệu có chứa dữ liệu trường và nhóm tương ứng với cách dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Kết nối dữ liệu truy vấn truy xuất dữ liệu từ dịch vụ Web và sau đó lưu trữ dữ liệu đó trong nguồn dữ liệu thứ cấp của biểu mẫu.

Bạn có thể cấu hình kết nối dữ liệu thứ cấp để lưu kết quả của truy vấn trên máy tính của người dùng của bạn để những người dùng có quyền truy nhập vào dữ liệu ngay cả khi máy tính của họ không được kết nối mạng. Tùy thuộc vào thiên nhiên dữ liệu, bạn có thể muốn hiển thị kết quả truy vấn chỉ khi người dùng được kết nối mạng.

Ghi chú Bảo mật: Nếu bạn đang dùng một kết nối dữ liệu thứ cấp để truy xuất dữ liệu nhạy cảm từ nguồn dữ liệu ngoài, bạn có thể muốn tắt tính năng này để giúp bảo vệ dữ liệu từ trái phép sử dụng trong trường hợp máy tính bị mất hoặc bị đánh cắp. Nếu bạn vô hiệu hóa tính năng này, dữ liệu sẽ sẵn dùng chỉ khi người dùng được kết nối với mạng.

Nếu bạn muốn giới hạn số lượng các mục trong một điều khiển hộp danh sách, bạn có thể sử dụng một bộ lọc. Sử dụng một bộ lọc bất cứ khi nào bạn cần hiển thị một tập hợp con dữ liệu được trả về bởi một truy vấn dựa trên tiêu chí chọn người dùng. Tiêu chí có thể là một mục được chọn trong điều khiển khác (chẳng hạn như một hộp danh sách, hộp tổ hợp, hộp danh sách thả xuống hoặc hộp văn bản) được gắn kết một trường trong nguồn dữ liệu.

Vì cấu trúc dữ liệu trong nguồn dữ liệu thứ cấp phải khớp với cách dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, bạn không thể sửa đổi trường hiện có hay nhóm trong nguồn dữ liệu thứ cấp. Tìm thấy các nối kết để biết thêm thông tin về kết nối dữ liệu và các nguồn dữ liệu trong phần Xem thêm của bài viết này.

Đầu trang

Cân nhắc tính tương thích

Bạn có thể thêm một kết nối dữ liệu truy vấn cơ sở dữ liệu Access chỉ nếu bạn đang thiết kế mẫu biểu mẫu mà không phải là một mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt.

Đầu trang

Trước khi bắt đầu

Trước khi bạn có thể sử dụng giá trị từ cơ sở dữ liệu Access để nhập một điều khiển trên mẫu biểu mẫu của bạn, bạn cần thông tin sau đây từ người quản trị cơ sở dữ liệu của bạn:

  • Tên và vị trí của cơ sở dữ liệu.

    Lưu ý: Nếu người dùng khác trên mạng sẽ tạo ra biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này, hãy đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu của bạn có thể truy nhập những người dùng đó.

  • Tên của bảng hoặc truy vấn cung cấp các giá trị cho các điều khiển. Bạn sẽ sử dụng bảng hoặc truy vấn này dưới dạng bảng chính khi bạn cấu hình kết nối dữ liệu truy vấn.

  • Tên của bất kỳ bảng hoặc truy vấn từ đó vào chính bảng hoặc truy vấn có thể yêu cầu dữ liệu khác. Trong hầu hết các trường hợp, các mối quan hệ bảng đã được thiết lập trong cơ sở dữ liệu. Nếu bạn cần theo cách thủ công thiết lập mối quan hệ giữa bảng chính hoặc truy vấn và một bảng hoặc truy vấn, bạn sẽ cần tên trường có liên quan của bảng hoặc truy vấn.

Đầu trang

Bước 1: Thêm một kết nối dữ liệu truy vấn

Nếu bạn không có kết nối dữ liệu hiện có truy vấn mà bạn có thể sử dụng trong mẫu biểu mẫu của bạn, hãy dùng quy trình sau để thêm một kết nối dữ liệu thứ cấp dữ liệu truy vấn đó vào mẫu biểu mẫu của bạn. Nếu mẫu biểu mẫu của bạn đã có một kết nối dữ liệu thứ cấp mà bạn có thể dùng, bạn có thể bỏ qua phần này và đi đến bước 2: cấu hình các điều khiển.

  1. Trên menu công cụ , hãy bấm Kết nối dữ liệu.

  2. Trong hộp thoại Kết nối dữ liệu , bấm Thêm.

  3. Trong trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, bấm tạo kết nối mới đến, bấm nhận dữ liệu, sau đó bấm tiếp theo.

  4. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, bấm cơ sở dữ liệu (Microsoft SQL Server hoặc Microsoft Office Access chỉ), sau đó bấm tiếp theo.

  5. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy bấm Chọn cơ sở dữ liệu.

  6. Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , hãy duyệt đến vị trí của cơ sở dữ liệu của bạn.

    Lưu ý: Nếu cơ sở dữ liệu được lưu trữ ở một vị trí mạng, duyệt đến đường dẫn (UNC) quy ước đặt tên chung của vị trí. Không duyệt đến vị trí mạng thông qua một ổ đĩa mạng được ánh xạ. Nếu bạn sử dụng một ổ đĩa mạng được ánh xạ (đó là, giao một chữ cái cho một ổ đĩa mạng, chẳng hạn như H: hoặc Z:), biểu mẫu mà người dùng tạo dựa trên mẫu biểu mẫu này sẽ tìm kiếm cho cơ sở dữ liệu trên ổ đĩa cụ thể được ánh xạ mạng đó. Nếu người dùng không có ổ đĩa mạng ánh xạ chính xác giống nhau, biểu mẫu sẽ không tìm thấy cơ sở dữ liệu.

  7. Bấm vào tên của cơ sở dữ liệu của bạn, sau đó bấm mở.

  8. Trong hộp thoại Chọn bảng , bấm vào chính bảng hoặc truy vấn mà bạn muốn dùng, sau đó bấm OK.

  9. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy chọn hộp kiểm Hiển thị các cột bảng .

    Theo mặc định, tất cả các trường trong bảng hoặc truy vấn sẽ được thêm vào nguồn dữ liệu chính của mẫu biểu mẫu.

  10. Xóa hộp kiểm cho các trường mà bạn không muốn bao gồm trong nguồn dữ liệu chính.

  11. Thêm bất kỳ bổ sung bảng hoặc truy vấn mà bạn muốn đưa vào kết nối dữ liệu truy vấn.

    Cách thực hiện?

    1. Bấm thêm bảng.

    2. Trong hộp thoại thêm bảng hoặc truy vấn , bấm vào tên của bảng con, sau đó bấm tiếp theo. InfoPath cố gắng đặt mối quan hệ bằng cách kết hợp tên trường trong cả hai bảng. Nếu bạn không muốn sử dụng mối quan hệ được gợi ý, chọn mối quan hệ, sau đó bấm Loại bỏ mối quan hệ. Để thêm một mối quan hệ, hãy bấm Thêm mối quan hệ. Trong hộp thoại Thêm mối quan hệ , bấm vào tên của từng trường liên quan trong cột tương ứng, sau đó bấm OK.

    3. Bấm Kết thúc.

    4. Để thêm bổ sung con bảng, hãy lặp lại các bước sau đây.

  12. Bấm Tiếp.

  13. Để thực hiện các kết quả của kết nối dữ liệu truy vấn sẵn dùng khi biểu mẫu không được kết nối mạng, hãy chọn hộp kiểm lưu trữ một bản sao của dữ liệu trong mẫu biểu mẫu .

    Ghi chú Bảo mật: Chọn hộp kiểm này lưu trữ dữ liệu trên máy tính của người dùng khi sử dụng biểu mẫu này kết nối dữ liệu. Nếu biểu mẫu truy xuất dữ liệu nhạy cảm khỏi kết nối dữ liệu này, bạn có thể muốn tắt tính năng này để giúp bảo vệ dữ liệu trong trường hợp máy tính bị mất hoặc bị đánh cắp hoặc nếu không truy nhập được bởi người dùng trái phép.

  14. Bấm Tiếp.

  15. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy nhập tên mô tả cho kết nối dữ liệu thứ cấp này, và sau đó xác thực rằng thông tin trong phần tóm tắt là đúng.

  16. Để cấu hình mẫu để tự động nhận dữ liệu khi nó sẽ mở ra, hãy chọn hộp kiểm tự động truy xuất dữ liệu khi mở biểu mẫu .

Đầu trang

Bước 2: Cấu hình các điều khiển

  1. Nếu mẫu biểu mẫu có nhiều dạng xem, bấm vào tên dạng xem trên menu dạng xem để đi đến dạng xem với điều khiển mà bạn muốn hiển thị dữ liệu từ nguồn dữ liệu thứ cấp.

  2. Bấm đúp vào hộp danh sách, hộp danh sách thả xuống hoặc điều khiển hộp tổ hợp trên mẫu biểu mẫu của bạn mà bạn muốn cấu hình.

  3. Bấm vào tab Dữ liệu.

  4. Dưới mục nhập hộp danh sách, hãy bấm tra cứu các giá trị từ nguồn dữ liệu ngoài.

  5. Trong danh sách nguồn dữ liệu , hãy bấm vào nguồn dữ liệu mà bạn muốn dùng.

  6. Bấm Chọn XPath Nút Nguồn Dữ liệu , bên cạnh hộp mục nhập .

  7. Trong hộp thoại chọn một trường hoặc nhóm , xác định trường hoặc nhóm các trường có chứa dữ liệu sẽ được hiển thị cho người dùng và dữ liệu sẽ được gửi đến nguồn dữ liệu bên ngoài bằng cách thực hiện một trong các thao tác sau.

    Xác định rằng dữ liệu mà người dùng sẽ nhìn thấy là cùng dữ liệu mà người dùng sẽ gửi

    • Bấm vào một trường, sau đó bấm OK.

    Xác định dữ liệu mà người dùng sẽ nhìn thấy là khác nhau từ dữ liệu mà người dùng sẽ gửi

    Lưu ý: Trong trường hợp này, dữ liệu mà người dùng sẽ thấy đến từ một trong các trường trong nhóm, và dữ liệu mà người dùng sẽ gửi nằm trong một trường khác trong cùng một nhóm.

    1. Bấm vào một nhóm, sau đó bấm OK.

    2. Trong hộp thoại Thuộc tính điều khiển , hãy bấm Chọn XPath Nút Nguồn Dữ liệu , bên cạnh hộp giá trị .

    3. Trong hộp thoại chọn một trường hoặc nhóm , bấm vào một trường có chứa dữ liệu người dùng sẽ gửi đến nguồn dữ liệu ngoài, sau đó bấm OK.

    4. Trong hộp thoại Thuộc tính điều khiển , hãy bấm Chọn XPath Nút Nguồn Dữ liệu , bên cạnh hộp tên hiển thị .

    5. Trong hộp thoại chọn một trường hoặc nhóm , bấm vào một trường có chứa dữ liệu sẽ xuất hiện trong điều khiển, sau đó bấm OK.

  8. Nếu trường trong hộp tên hiển thị có giá trị với tương tự như hiển thị tên, và bạn muốn hiển thị tên chỉ duy nhất, hãy chọn hộp kiểm Hiển thị chỉ các mục có tên hiển thị duy nhất .

Đầu trang

Đầu trang

Tùy chọn: Thiết lập một bộ lọc để giới hạn các mục trong điều khiển

  1. Bấm đúp vào hộp danh sách, hộp danh sách thả xuống hoặc điều khiển hộp tổ hợp trên mẫu biểu mẫu của bạn mà bạn muốn cấu hình.

  2. Bấm vào tab Dữ liệu.

  3. Bấm Chọn XPath Nút Nguồn Dữ liệu bên cạnh hộp mục nhập .

  4. Trong hộp thoại chọn một trường hoặc nhóm , bấm vào trường hoặc nhóm có chứa các trường cung cấp các giá trị cho điều khiển, sau đó bấm Bộ lọc dữ liệu.

  5. Trong hộp thoại Bộ lọc dữ liệu , bấm Thêm.

    Lưu ý: Nếu bạn muốn thêm một điều kiện vào bộ lọc hiện có, bấm bộ lọc mà bạn muốn áp dụng, sau đó bấm sửa đổi.

  6. Trong hộp đầu tiên trong hộp thoại Xác định điều kiện lọc , bấm vào tên của trường có dữ liệu bạn muốn lọc.

  7. Trong hộp thứ hai, hãy bấm vào kiểu bộ lọc mà bạn muốn dùng.

  8. Trong hộp thứ ba, hãy bấm vào kiểu điều kiện mà bạn muốn áp dụng cho bộ lọc, sau đó nhập điều kiện.

  9. Để cấu hình nhiều hơn một điều kiện cho bộ lọc, hãy bấm , và sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để áp dụng điều kiện hiện có và điều kiện mới cho bộ lọc của bạn, hãy bấm , và sau đó thêm điều kiện mới của bạn.

    • Để áp dụng điều kiện hiện có hoặc điều kiện mới cho bộ lọc của bạn, hãy bấm hoặc, và sau đó thêm điều kiện bổ sung.

  10. Bấm OK để đóng hộp thoại.

  11. Để kiểm tra các thay đổi của bạn, hãy bấm Xem trước trên thanh công cụ Chuẩn hoặc nhấn CTRL+SHIFT+B.

    Mẫu biểu mẫu mở ra trong cửa sổ mới.

  12. Trong cửa sổ xem trước, hãy chọn các giá trị khác nhau trong điều khiển bộ lọc để kiểm tra bộ lọc hoạt động đúng.

    Bộ lọc không hoạt động đúng cách

    Nếu các giá trị trong điều khiển có chứa một bộ lọc không chính xác, hoặc vì có quá nhiều giá trị hoặc không đủ giá trị, hãy thử cách sau:

    • Nếu bạn đang sử dụng nhiều điều kiện lọc của bạn, loại bỏ tất cả, ngoại trừ một điều kiện để kiểm tra các giá trị chính xác được trả về từ các điều kiện đơn đó. Nếu điều kiện đầu tiên trả về giá trị chính xác, sau đó thêm một điều kiện và kiểm tra nó.

    • Bộ lọc thực hiện một sự khác biệt giữa các ký tự chữ hoa và chữ thường. Nếu bạn muốn hiển thị dữ liệu bắt đầu bằng một ký tự chữ hoa hoặc chữ thường, tạo một bộ lọc với một điều kiện chữ hoa chữ cái, chọn hoặc trong hộp thoại Xác định điều kiện lọc , và sau đó tạo một điều kiện chữ thường.

    • Nếu các giá trị đã lọc là chính xác đối diện của những gì bạn mong đợi, ví dụ: sản phẩm từ tất cả các nhà cung cấp Hiển thị thay vì các sản phẩm từ nhà cung cấp đơn lẻ, thay đổi kiểu bộ lọc trong điều kiện. Ví dụ, nếu điều kiện của bạn sử dụng bộ lọc loại bằng và bạn đang nhận quá nhiều sản phẩm, hãy thử sử dụng bộ lọc loại bằng không.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×