Sử dụng bộ đọc màn hình để xuất bảng Access vào sổ làm việc Excel

Sử dụng bộ đọc màn hình để xuất bảng Access vào sổ làm việc Excel

Ký hiệu Đọc to với nhãn Nội dung về bộ đọc màn hình. Chủ đề này nói về cách sử dụng bộ đọc màn hình với Office

Bài viết này dành cho những người suy giảm thị lực sử dụng chương trình bộ đọc màn hình với các sản phẩm của Office và là một phần trong bộ nội dung của Trợ năng Office. Để biết thêm trợ giúp chung, hãy xem trang chủ Trợ giúp về Office.

Sử dụng Access bằng bàn phím và bộ đọc màn hình để xuất dữ liệu sang định dạng tệp mà Excel có thể đọc. Chúng tôi đã thử nghiệm nó với trình tường thuật, JAWS và NVDA, nhưng có thể làm việc với bộ đọc màn hình khác miễn là chúng làm theo các tiêu chuẩn và kỹ thuật trợ năng phổ biến. Bạn sẽ tìm hiểu cách sử dụng trình hướng dẫn xuất để xuất dữ liệu, chẳng hạn như bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo hoặc các bản ghi được chọn trong một dạng xem nhiều bản ghi, chẳng hạn như biểu dữ liệu vào tệp Excel tương thích.

Lưu ý: 

Trong chủ đề này

Chuẩn bị dữ liệu của bạn để xuất

Trước khi xuất dữ liệu của bạn, hãy mất một chút thời gian để xem lại dữ liệu và quyết định cách bạn muốn xuất.

  • Đảm bảo dữ liệu không chứa bất kỳ chỉ báo lỗi hoặc giá trị lỗi nào. Nếu không, các vấn đề có thể xảy ra trong khi xuất và các giá trị null có thể được chèn vào các ô trang tính Excel. Để biết thông tin khắc phục sự cố, hãy đi đến phần khắc phục các giá trị thiếu và không chính xác trong xuất dữ liệu sang Excel.

  • Quyết định xem bạn muốn xuất bảng hay truy vấn hoặc không có định dạng của nó hay không. Quyết định này ảnh hưởng đến lượng dữ liệu được xuất và định dạng hiển thị của dữ liệu. Để biết thêm thông tin về kết quả của việc xuất dữ liệu được định dạng và chưa định dạng, hãy đi đến mục chuẩn bị cho thao tác xuất trong xuất dữ liệu sang Excel.

  • Chọn sổ làm việc đích và định dạng tệp. Nếu bạn xuất bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo có định dạng cho sổ làm việc hiện có, thì sổ làm việc sẽ được ghi đè.

    Lưu ý: Báo cáo chỉ có thể được xuất theo định dạng tệp *. xls cũ hơn, không có trong định dạng tệp *. xlsx mới hơn.

Xuất dữ liệu

Khi bạn xuất một biểu mẫu, báo cáo hay biểu dữ liệu có chứa biểu mẫu con, báo cáo con, biểu dữ liệu con, chỉ biểu mẫu, báo cáo hay biểu dữ liệu chính được xuất. Bạn phải lặp lại thao tác xuất cho mỗi biểu mẫu con, báo cáo con và dữ liệu con mà bạn muốn xuất sang Excel.

Bạn chỉ có thể xuất một đối tượng cơ sở dữ liệu trong một thao tác xuất đơn. Tuy nhiên, bạn có thể sáp nhập nhiều trang tính trong Excel sau khi bạn hoàn thành các hoạt động xuất riêng lẻ.

Nếu bạn không có sổ làm việc sẵn sàng, nó sẽ được tạo ra trong khi xuất. Dữ liệu luôn được thêm vào một trang tính mới.

Access hiện không hỗ trợ việc xuất macro hoặc mô-đun cho Excel.

  1. Nếu bạn đã sẵn sàng Excel một sổ làm việc đích, hãy đóng nó lại.

  2. Dẫn hướng đến cơ sở dữ liệu nguồn và chọn đối tượng mà bạn muốn xuất.

    Nếu đối tượng là bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu và bạn chỉ muốn xuất một phần dữ liệu, hãy mở đối tượng trong dạng xem biểu dữ liệu và chọn các bản ghi mà bạn muốn. Để biết hướng dẫn, hãy đi đến mở một đối tượng trong dạng xem biểu dữliệu.

    Lưu ý: Bạn không thể xuất một phần của báo cáo. Tuy nhiên, bạn có thể chọn hoặc mở bảng hoặc truy vấn báo cáo dựa trên, rồi xuất một phần dữ liệu trong đối tượng đó.

  3. Để bắt đầu trình hướng dẫn xuất để xuất Excel, nhấn Alt + X, X. Hộp thoại xuất-bảng tính Excel sẽ mở ra.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu bạn muốn tạo một bảng tính mới trong khi xuất, hãy nhấn Alt + F để di chuyển tiêu điểm đến trường văn bản tên tệp . Access đề xuất tên của đối tượng nguồn như tên tệp cho tệp đã xuất. Để thay đổi tên, hãy xóa tên được gợi ý và nhập tên mới.

    • Nếu bạn có một tệp Excel hiện có mà bạn muốn xuất dữ liệu, hãy nhấn Alt + R để mở hộp thoại lưu tệp và duyệt đến tệp mà bạn muốn. Sau khi bạn đang ở trên tệp, hãy nhấn Enter để chọn nó. Hộp thoại đóng lại và tiêu điểm trở về hộp thoại xuất-Excel bảng tính .

  5. Nhấn ALT + T để di chuyển tiêu điểm đến danh sách định dạng tệp . Bạn nghe định dạng hiện tại. Để chọn định dạng tệp bạn muốn, hãy nhấn phím cách để bung rộng danh sách, sau đó nhấn phím mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy định dạng bạn muốn, rồi nhấn Enter để chọn nó.

  6. Nếu bạn đang xuất bảng hoặc truy vấn và bạn muốn xuất dữ liệu được định dạng, hãy nhấn Alt + W để di chuyển đến và chọn xuất dữ liệu bằng tùy chọn định dạng và bố trí .

    Lưu ý: Nếu bạn đang xuất một biểu mẫu hoặc báo cáo, tùy chọn này được chọn theo mặc định và bạn không thể bỏ chọn nó.

  7. Nếu bạn muốn mục đích Excel sổ làm việc để mở tự động sau khi xuất, nhấn Alt + A để di chuyển đến và chọn mở tệp đích sau khi thao tác xuất được tùy chọn hoàn tất .

  8. Nếu đối tượng nguồn đang mở và bạn đã chọn một hoặc nhiều bản ghi trong dạng xem trước khi bắt đầu xuất và đây là các bản ghi mà bạn muốn xuất, hãy nhấn Alt + S để di chuyển đến và chọn tùy chọn chỉ xuất bản ghi đã chọn . Nếu bạn muốn xuất tất cả các bản ghi được hiển thị trong dạng xem, đừng chọn tùy chọn này.

    Lưu ý: Nếu không có bản ghi nào được chọn, tùy chọn này không sẵn dùng.

  9. Để bắt đầu xuất, nhấn phím tab cho đến khi bạn đến được nút OK , rồi nhấn Enter.

  10. Nếu việc xuất đã thành công, Access nhắc bạn lưu các bước xuất để nhanh chóng lặp lại chúng mà không có trình hướng dẫn xuất. Để chọn tùy chọn này, nhấn Alt + V. Để đặt tên cho tệp, hãy nhấn Alt + A, rồi nhập tên tệp. Để lưu tệp bước, hãy nhấn Alt + S.

    Nếu xuất không thành công do lỗi, Access sẽ hiển thị một thông báo mô tả nguyên nhân của lỗi đó.

    Nếu bạn đã chọn tự động mở sổ làm việc Excel đích, hãy nhấn Alt + Tab cho đến khi bạn nghe thấy tên của sổ làm việc và xem lại nội dung của nó.

Mở một đối tượng trong dạng xem biểu dữ liệu

Nếu đối tượng mà bạn muốn xuất là một bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu và bạn chỉ muốn xuất một phần dữ liệu, bạn cần mở đối tượng trong dạng xem biểu dữ liệu để chọn các bản ghi bạn muốn.

  1. Dẫn hướng đến đối tượng trong cây dẫn hướng.

  2. Khi ở trên đối tượng, nhấn Shift + F10 để mở menu ngữ cảnh.

  3. Trong menu, nhấn phím tab cho đến khi bạn đến được tùy chọn dạng xem biểu dữ liệu, rồi nhấn Enter để chọn nó. Đối tượng sẽ mở ra trong dạng xem biểu dữliệu.

    Nếu tùy chọn dạng xem biểu dữ liệu không sẵn dùng, bạn cần kích hoạt dạng xem cho đối tượng. Để biết hướng dẫn, hãy đi đến cho phép dạng xem biểu dữ liệu cho một đối tượng.

Bật dạng xem biểu dữ liệu cho một đối tượng

  1. Khi ở trên đối tượng trong cây dẫn hướng, nhấn Shift + F10 để mở menu ngữ cảnh.

  2. Trong menu, nhấn D để mở dạng xem thiết kế.

  3. Trong dạng xem thiết kế, nhấn F4 để mở ngăn trang thuộc tính .

  4. Nhấn F6 một lần. Tiêu điểm di chuyển đến một hàng thuộc tính trong ngăn trang thuộc tính . Bạn nghe thấy số hàng, tiếp theo là các nội dung ô thuộc tính.

  5. Để di chuyển tiêu điểm đến danh sách thả xuống kiểu lựa chọn , nhấn Shift + Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Whole Field" (toàn bộ trường), tiếp theo là giá trị hiện tại và "chỉnh sửa". Nếu giá trị hiện tại được biểu mẫu, bạn có thể tiếp tục đến bước tiếp theo. Nếu không, nhấn Alt + phím mũi tên xuống để bung rộng danh sách, sau đó nhấn phím mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy "form" (biểu mẫu), rồi nhấn Enter để chọn nó.

  6. Trong ngăn trang thuộc tính , nhấn phím tab cho đến khi bạn nghe thấy mục tab hiện đang được chọn, ví dụ: mục tab dữ liệu, được chọn. " Nếu tab hiện tại là tab định dạng , bạn có thể tiếp tục đến bước tiếp theo. Nếu không, nhấn phím mũi tên trái hoặc phải cho đến khi bạn nghe thấy: "Format Tab item" (mục tab định dạng). Các thuộc tính của tab định dạng sẽ được hiển thị.

  7. Trên tab định dạng , nhấn phím tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Row Four, No, Thu gọn". Tiêu điểm nằm trên thuộc tính cho phép dạng xem biểu dữ liệu. Để đặt thuộc tính để , nhấn Alt + phím mũi tên xuống, rồi nhấn phím mũi tên lên một lần, rồi nhấn Enter để chọn giá trị mới.

  8. Để đóng ngăn trang thuộc tính , nhấn F4.

  9. Để mở đối tượng đã chọn trong dạng xem biểu dữliệu, nhấn Alt + J, D, W, rồi H.

Xem thêm

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo bảng trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo truy vấn trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo biểu mẫu trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Sử dụng bộ đọc màn hình để xuất bảng Access vào tệp văn bản

Phím tắt cho Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để khám phá và dẫn hướng quyền truy nhập

Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×