Sử dụng bộ đọc màn hình để giúp dữ liệu Excel truy nhập vào cơ sở dữ liệu trên máy tính

Sử dụng bộ đọc màn hình để giúp dữ liệu Excel truy nhập vào cơ sở dữ liệu trên máy tính

Ký hiệu Đọc to với nhãn Nội dung về bộ đọc màn hình. Chủ đề này nói về cách sử dụng bộ đọc màn hình với Office

Bài viết này dành cho những người suy giảm thị lực sử dụng chương trình bộ đọc màn hình với các sản phẩm của Office và là một phần trong bộ nội dung của Trợ năng Office. Để biết thêm trợ giúp chung, hãy xem trang chủ Trợ giúp về Office.

Sử dụng Access với bàn phím và bộ đọc màn hình để nhập một trang tính Excel để Access hoặc liên kết từ cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access sang trang tính Excel. Chúng tôi đã thử nghiệm nó với trình tường thuật, JAWS và NVDA, nhưng có thể làm việc với bộ đọc màn hình khác miễn là chúng làm theo các tiêu chuẩn và kỹ thuật trợ năng phổ biến.

Lưu ý: 

Trong chủ đề này

Chuẩn bị trang tính Excel để nhập hoặc liên kết

Trước khi đưa dữ liệu từ trang tính Excel vào Access, hãy xem xét một chút để xem lại trang tính và quyết định cách bạn muốn nhập dữ liệu từ đó.

  • Quyết định xem bạn muốn liên kết hoặc nhập toàn bộ trang tính hay chỉ một phần của tệp đó. Nếu bạn chỉ muốn đưa một phần trang tính vào Access, bạn có thể xác định phạm vi đã đặt tên chỉ bao gồm các ô mà bạn muốn mang lại. Để biết hướng dẫn, hãy đi đến sử dụng bộ đọc màn hình để đặt tên cho một ô hoặc phạm vi dữ liệu trong Excel.

  • Hãy đảm bảo rằng trang tính Excel nằm trong định dạng tệp bằng phẳng để trình hướng dẫn có thể dễ dàng xử lý dữ liệu trong đó. Ví dụ, khắc phục các giá trị lỗi có thể xảy ra, loại bỏ các cột và hàng trống không cần thiết và kiểm tra xem mỗi cột có chứa cùng kiểu dữ liệu trong mỗi hàng. Để biết thêm thông tin chi tiết về cách chuẩn bị cho việc nhập hoặc liên kết, hãy tham khảo mục chuẩn bị trang tính, chuẩn bị dữ liệu Excel và khắc phục sự cố các phần giá trị thiếu hoặc không chính xác trong mục nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong một sổlàm việc Excel.

Chuẩn bị cơ sở dữ liệu Access đích để nhập

Trước khi bạn nhập dữ liệu từ trang tính Excel, hãy mất một chút thời gian kiểm tra xem đích cơ sở dữ liệu Access đã sẵn sàng để nhập và quyết định cách bạn muốn lưu trữ dữ liệu đã nhập.

  • Hãy đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu Access đích không phải là chỉ đọc và bạn có quyền thực hiện thay đổi đối với cơ sở dữ liệu.

  • Quyết định xem bạn có muốn lưu trữ dữ liệu trong bảng mới hay không:

    • Nếu bạn chọn lưu trữ dữ liệu trong bảng mới, Access sẽ tạo bảng và thêm dữ liệu đã nhập vào bảng này. Nếu một bảng có tên đã xác định đã tồn tại, Access sẽ ghi đè nội dung của bảng với dữ liệu đã nhập.

    • Nếu bạn chọn thêm dữ liệu vào bảng hiện có, các hàng trong trang tính Excel được nối vào bảng đã xác định.

  • Nếu bạn quyết định chắp thêm dữ liệu Excel vào bảng Access hiện có, hãy đảm bảo rằng các thiết đặt cấu trúc và trường trong dữ liệu nguồn trong Excel khớp với những người trong bảng đích trong Access. Để mở bảng Access trong dạng xem thiết kế để kiểm tra, nhấn Alt + H, W, D. kiểm tra bảng so với danh sách kiểm tra phần chuẩn bị cơ sở dữ liệu đích, bước 2, trong mục nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong sổlàm việc Excel.

Nhập dữ liệu

Khi bạn nhập dữ liệu, Access sẽ tạo ra một bản sao của dữ liệu trong bảng mới hoặc hiện có mà không thay đổi trang tính Excel.

Lưu ý: Bạn có thể cần một đồng nghiệp để giúp bạn trong bước 9 để chọn trường mà bạn muốn sửa.

  1. Đóng nguồn Excel sổ làm việc, nếu nó đang mở.

  2. Mở cơ sở dữ liệu Access đích mà dữ liệu đã nhập sẽ được lưu trữ.

    Mẹo: Nếu bạn muốn tạo một cơ sở dữ liệu mới, trống, hãy nhấn Alt + F, N, L.

  3. Để mở hộp thoại lấy dữ liệu ngoài-bảng tính Excel, hãy thực hiện một trong các thao tác sau đây tùy thuộc vào phiên bản Access bạn đang sử dụng:

    • Trong phiên bản đăng ký Office 365 hoặc Access 2019, nhấn Alt + X, N, 1, rồi F và X.

    • Trong Access 2016 hoặcAccess 2013, nhấn Alt + X để đi đến tab dữ liệu bên ngoài . Nhấn phím tab cho đến khi bạn đến được nhóm nhập liên kết & , nhấn phím mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy "Excel" (Excel), rồi nhấn Enter.

    Hộp thoại lấy dữ liệu ngoài-bảng tính Excel sẽ mở ra.

  4. Trong hộp thoại lấy dữ liệu ngoài-bảng tính Excel, hãy thực hiện một trong các thao tác sau để xác định tệp Excel có chứa dữ liệu bạn muốn nhập:

    • Để di chuyển tiêu điểm đến trường văn bản tên tệp , hãy nhấn F, rồi dán hoặc nhập đường dẫn đến tệp Excel.

    • Để duyệt tệp, nhấn R. Hộp thoại mở tệp sẽ mở ra. Dẫn hướng đến tệp bạn muốn và khi ở trên tệp, hãy nhấn Enter để chọn nó.

  5. Để xác định cách bạn muốn lưu trữ dữ liệu đã nhập, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Nếu bạn muốn lưu trữ dữ liệu trong một bảng mới, hãy nhấn I để di chuyển đến và chọn nhập dữ liệu nguồn vào một bảng mới trong tùy chọn cơ sở dữ liệu hiện tại . Bạn sẽ được nhắc đặt tên bảng này sau.

    • Nếu bạn muốn chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có, hãy nhấn A để di chuyển đến và chọn chắp Thêm bản sao của bản ghi vào tùy chọn bảng. Để chọn bảng, nhấn phím tab một lần. Tiêu điểm di chuyển đến danh sách bảng. Nhấn Alt + phím mũi tên xuống để bung rộng danh sách, nhấn phím mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy bảng mình muốn, rồi nhấn Enter để chọn nó. Tùy chọn này không sẵn dùng nếu cơ sở dữ liệu không có bảng.

  6. Nhấn phím tab cho đến khi bạn đến được nút OK , rồi nhấn Enter. Trình hướng dẫn nhập bảng tính sẽ khởi động.

    Mẹo: Nếu bộ đọc màn hình của bạn không tự động đọc cửa sổ trình hướng dẫn, hãy nhấn phím SR + W.

  7. Nếu sổ làm việc nguồn Excel chỉ có một trang tính và không phạm vi, bạn có thể tiếp tục đến bước tiếp theo. Nếu sổ làm việc có chứa nhiều trang tính hoặc phạm vi đã đặt tên, hãy thực hiện một trong các thao tác sau để chọn trang tính hoặc phạm vi để nhập:

    • Để chọn một trang tính, nhấn Alt + W, nhấn phím tab một lần, nhấn phím mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy trang tính mình muốn, rồi nhấn Enter để chọn nó.

    • Để chọn một phạm vi đã đặt tên, nhấn Alt + R, nhấn phím tab một lần, nhấn phím mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy phạm vi bạn muốn, rồi nhấn Enter để chọn nó.

    Cửa sổ trình hướng dẫn tiếp theo sẽ mở ra.

  8. Nếu hàng đầu tiên của trang tính hoặc dải nguồn chứa tên trường, hãy nhấn I để di chuyển đến và chọn hàng đầu tiên có chứa tùy chọn đầu đề cột. Nhấn Enter để di chuyển tiêu điểm đến cửa sổ trình hướng dẫn tiếp theo.

    Nếu bạn đang phụ thêm dữ liệu vào bảng hiện có, bạn có thể tiếp tục đến bước 11.

  9. Trong cửa sổ trình hướng dẫn mới, bạn có thể chỉ định thông tin về mỗi trường mà bạn đang nhập, nếu cần. Trường đầu tiên trong trang tính hoặc phạm vi được chọn. Bạn có thể thực hiện thao tác sau đây:

    • Để thay đổi tên của trường hiện tại, hãy nhấn Alt + M và nhập tên mới.

    • Để thay đổi kiểu dữ liệu của trường, nhấn ALT + T. Tiêu điểm di chuyển đến danh sách kiểu dữ liệu . Để bung rộng danh sách, nhấn Alt + phím mũi tên xuống. Nhấn phím mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy giá trị mình muốn, rồi nhấn phím tab một lần.

    • Để thay đổi việc trường có được lập chỉ mục hay không, nhấn Alt + I. Bạn nghe giá trị hiện tại. Để bung rộng danh sách, nhấn Alt + phím mũi tên xuống. Nhấn phím mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy giá trị mình muốn, rồi nhấn phím tab một lần.

    • Nếu bạn không muốn nhập trường hiện tại, hãy nhấn Alt + S để di chuyển đến và chọn tùy chọn không nhập trường .

    Để chọn một trường khác, hãy nhấn F6 cho đến khi bạn nghe thấy "Pane" (ngăn), và yêu cầu một đồng nghiệp giúp bạn chọn trường mà bạn muốn. Sửa đổi các trường như được mô tả ở trên. Sau khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấn Enter để di chuyển đến cửa sổ trình hướng dẫn tiếp theo.

  10. Thêm khóa chính cho bảng mới. Khóa chính xác định các bản ghi trong bảng của bạn để bạn có thể truy xuất dữ liệu nhanh hơn. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để cho phép Access thêm khóa chính, nhấn A.

    • Để chọn khóa chính của chính bạn, nhấn C. Để xác định khóa cần dùng, nhấn phím tab một lần. Tiêu điểm di chuyển đến danh sách khóa. Để bung rộng danh sách, nhấn Alt + phím mũi tên xuống. Nhấn phím mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy khóa mình muốn.

    • Nếu bạn không muốn sử dụng các phím chính, nhấn O.

    Để di chuyển cửa sổ trình hướng dẫn cuối cùng, nhấn Enter.

  11. Cửa sổ trình hướng dẫn cuối cùng mở ra. Tiêu điểm nằm trong hộp nhập vào bảng và bạn nghe thấy tên hiện tại của bảng đích. Nếu bạn muốn thay đổi tên bảng, hãy nhập tên mới, rồi nhấn Enter để hoàn tất việc nhập.

    Lưu ý: Nếu bạn nghe thấy một cảnh báo rằng bảng đã tồn tại và bạn muốn ghi đè lên bảng hiện có với dữ liệu đã nhập, hãy nhấn Y. Nếu bạn muốn đổi tên bảng, nhấn N. nhấn Alt + I để di chuyển tiêu điểm trở lại hộp nhập vào bảng , nhập tên bảng khác, rồi nhấn Enter.

  12. Nếu việc nhập hoàn toàn hoặc thành công một phần, Access sẽ hiển thị trạng thái nhập. Access cũng nhắc bạn lưu các bước nhập để nhanh chóng lặp lại chúng mà không cần trình hướng dẫn nhập. Để chọn tùy chọn này, nhấn Alt + V. Để đặt tên cho các bước nhập, hãy nhấn Alt + A và nhập tên cho thao tác nhập. Để lưu các bước nhập, nhấn Alt + S.

    Nếu việc nhập không thành công, bạn sẽ nghe thấy "đã xảy ra lỗi khi tìm cách nhập tệp", theo sau là tên tệp. Nhấn Enter để thoát thông báo cảnh báo.

Tạo nối kết tới dữ liệu trong Excel

Sử dụng trình hướng dẫn bảng tính nối kết để tạo một nối kết từ cơ sở dữ liệu Access đến dữ liệu trong Excel, để bạn có thể sử dụng các công cụ thông tin và báo cáo trong Access mà không cần phải duy trì một bản sao của dữ liệu Excel trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Khi bạn liên kết đến một trang tính Excel hoặc một phạm vi được đặt tên, Access sẽ tạo ra một bảng mới được nối kết với các ô nguồn. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với các ô nguồn trong Excel xuất hiện trong bảng được liên kết trong Access. Tuy nhiên, bạn không thể chỉnh sửa nội dung của bảng tương ứng trong Access. Nếu bạn muốn thêm, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu, bạn phải thực hiện các thay đổi trong tệp nguồn Excel.

Cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều bảng được liên kết.

Khởi động trình hướng dẫn bảng tính nối kết

Trong Access, có hai cách để chọn sổ làm việc Excel mà bạn muốn nối kết và bắt đầu trình hướng dẫn bảng tính nối kết. Bạn có thể mở sổ làm việc Excel trong Access hoặc dùng hộp thoại lấy dữ liệu ngoài-bảng tính Excel .

Mở sổ làm việc Excel trong Access

  1. Mở cơ sở dữ liệu Access mà bạn muốn tạo liên kết.

  2. Nhấn Alt + F, O để đi đến menu mở .

  3. Để duyệt sổ làm việc, nhấn O. Hộp thoại mở Windows mở ra.

  4. Để thay đổi loại tệp, nhấn phím tab cho đến khi bạn nghe thấy "files of Type, Microsoft Access" (các tệp kiểu, Microsoft Access), rồi nhấn Alt + phím mũi tên xuống. Nhấn phím mũi tên lên cho đến khi bạn nghe thấy "All Files" (Tất cả các tệp), rồi nhấn Enter.

  5. Duyệt đến sổ làm việc bạn muốn, rồi nhấn Enter để chọn nó và bắt đầu trình hướng dẫn bảng tính nối kết.

Sử dụng hộp thoại lấy dữ liệu ngoài-bảng tính Excel

  1. Mở cơ sở dữ liệu Access mà bạn muốn tạo liên kết.

    Mẹo: Nếu bạn không muốn liên kết đến một cơ sở dữ liệu hiện có, hãy nhấn Alt + F, N, L để tạo cơ sở dữ liệu trống mới.

  2. Để mở hộp thoại lấy dữ liệu ngoài-bảng tính Excel, hãy thực hiện một trong các thao tác sau đây tùy thuộc vào phiên bản Access bạn đang sử dụng:

    • Trong phiên bản đăng ký Office 365 hoặc Access 2019, nhấn Alt + X, N, 1, rồi F và X.

    • Trong Access 2016 hoặc Access 2013, nhấn Alt + X để đi đến tab dữ liệu bên ngoài . Nhấn phím tab cho đến khi bạn đến được nhóm nhập liên kết & , nhấn phím mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy "Excel" (Excel), rồi nhấn Enter.

    Hộp thoại lấy dữ liệu ngoài-bảng tính Excel sẽ mở ra.

  3. Trong hộp thoại lấy dữ liệu ngoài-bảng tính Excel, hãy thực hiện một trong các thao tác sau để xác định tệp Excel mà bạn muốn tạo nối kết đến:

    • Để di chuyển tiêu điểm đến trường văn bản tên tệp , hãy nhấn F, rồi dán hoặc nhập đường dẫn đến tệp Excel.

    • Để duyệt tệp, nhấn R. Hộp thoại mở tệp sẽ mở ra. Dẫn hướng đến tệp bạn muốn và khi ở trên tệp, hãy nhấn Enter để chọn nó.

  4. Nhấn Alt + L để di chuyển đến và chọn liên kết đến nguồn dữ liệu bằng cách tạo một tùy chọn bảng được liên kết, rồi nhấn Enter. Trình hướng dẫn bảng tính nối kết sẽ khởi động.

Sử dụng trình hướng dẫn bảng tính nối kết để tạo một nối kết tới dữ liệu Excel

Trình hướng dẫn bảng tính nối kết Windows hướng dẫn bạn qua quy trình liên kết. Chỉ cần chọn các tùy chọn bạn cần, và có Excel dữ liệu được nối kết với cơ sở dữ liệu của bạn trong thời gian không.

Mẹo: Nếu bộ đọc màn hình của bạn không tự động đọc cửa sổ trình hướng dẫn, hãy nhấn phím SR + W.

  1. Nếu sổ làm việc nguồn Excel chỉ có một trang tính và không phạm vi, bạn có thể tiếp tục đến bước tiếp theo. Nếu sổ làm việc có chứa nhiều trang tính hoặc phạm vi đã đặt tên, hãy thực hiện một trong các thao tác sau để chọn trang tính hoặc phạm vi:

    • Để chọn một trang tính, nhấn Alt + W, nhấn phím tab một lần, nhấn phím mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy trang tính mình muốn, rồi nhấn Enter để chọn nó.

    • Để chọn một phạm vi, nhấn Alt + R, nhấn phím tab một lần, nhấn phím mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy phạm vi bạn muốn, rồi nhấn Enter để chọn nó.

    Cửa sổ trình hướng dẫn tiếp theo sẽ mở ra.

  2. Nếu hàng đầu tiên của trang tính hoặc dải nguồn chứa tên trường, hãy nhấn I để di chuyển đến và chọn hàng đầu tiên có chứa tùy chọn đầu đề cột. Nhấn Enter để di chuyển tiêu điểm đến cửa sổ trình hướng dẫn tiếp theo.

  3. Cửa sổ trình hướng dẫn cuối cùng mở ra. Tiêu điểm nằm trong hộp tên bảng đã nối kết và bạn nghe thấy tên hiện tại của bảng được liên kết. Nếu bạn muốn thay đổi tên bảng, hãy nhập tên bảng mới, rồi nhấn Enter để hoàn tất việc nhập.

    Lưu ý: Nếu bạn nghe thấy một cảnh báo rằng bảng đã tồn tại và bạn muốn ghi đè lên bảng hiện có với dữ liệu đã nhập, hãy nhấn Y. Nếu bạn muốn đổi tên bảng đích, nhấn N. nhấn Alt + I để di chuyển tiêu điểm trở lại hộp nhập vào bảng , nhập tên bảng khác, rồi nhấn Enter.

  4. Nếu liên kết đã thành công, bạn sẽ nghe thấy "đã kết nối bảng kết nối đến tệp", theo sau là tên tệp Excel. Nhấn Enter để thoát thông báo. Dẫn hướng đến bảng đã nối kết và xem lại nội dung của nó. Để biết thông tin khắc phục sự cố, hãy đi đến khắc phục sự cố #Num! và các giá trị không chính xác khác trong bảng đã nối kết trong nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong một sổlàm việc Excel.

    Nếu liên kết không thành công, hãy kiểm tra lại tệp nguồn Excel lại với danh sách kiểm tra trong phần chuẩn bị cơ sở dữ liệu đích, bước 2, trong mục nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong một sổlàm việc Excel.

Xem thêm

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo bảng trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo truy vấn trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo biểu mẫu trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Sử dụng bộ đọc màn hình để xuất bảng Access vào tệp văn bản

Phím tắt cho Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để khám phá và dẫn hướng quyền truy nhập

Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×