Sắp xếp và lọc dữ liệu cho phối thư

Sắp xếp và lọc dữ liệu cho phối thư

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bạn có thể dùng phối thư để tạo và gửi thư hàng loạt và tạo phong bì và nhãn. Danh sách gửi thư của bạn là nguồn dữ liệu cho phối thư. Word sẽ kéo thông tin từ danh sách gửi thư và chèn nó vào tài liệu phối thư.

Sửa danh sách gửi thư của bạn

Với phối thư, bạn có thể sắp xếp và lọc dữ liệu trong danh sách gửi thư của bạn để chọn chỉ các bản ghi mà bạn muốn.

  1. Nếu cần thiết, hãy mở tài liệu phối thư.

  2. Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , chọn Sửa danh sách người nhận.

    Là một phần của phối thư trong Word, trên tab Gửi thư, trong nhóm Bắt đầu Phối Thư, chọn Chỉnh sửa Danh sách Người nhận.

    Mẹo: Nếu Sửa danh sách người nhận không sẵn dùng, chọn Chọn người nhận và kết nối tài liệu với danh sách gửi thư mà bạn muốn dùng.

  3. Trong hộp thoại Người nhận phối thư , hãy chọn hộp kiểm bên cạnh từng người nhận có ghi là được bao gồm trong phối thư.

    Đối với mỗi hàng, chọn hộp kiểm để bao gồm người nhận.

    Mẹo: Để nhóm các hàng hoặc để giới hạn dạng xem của bạn cho các hàng, sắp xếp hoặc lọc danh sách gửi thư.

Tùy chọn khác

Trong hộp thoại Người nhận phối thư , có những tùy chọn để tinh chỉnh danh sách người nhận. Hai tùy chọn được dùng thường xuyên nhất là để sắp xếp và lọc danh sách để giúp dễ dàng tìm thấy tên và địa chỉ. Để biết chi tiết, hãy đi đến "sắp xếp danh sách người nhận" hoặc "bộ lọc người nhận danh sách" theo sau.

Trong Word, tài liệu phối thư, chọn người nhận sửa và trong hộp thoại người nhận phối thư, bên dưới tinh chỉnh danh sách người nhận, chọn một tùy chọn.

Sắp xếp danh sách người nhận

Không có nhiều cách để sắp xếp danh sách người nhận. Các bước dưới đây cung cấp cho bạn với chỉ một ví dụ về có thể làm gì để sắp xếp bản ghi.

  1. Bên dưới tinh chỉnh danh sách người nhận, chọn sắp xếp, và mở hộp thoại bộ lọc và sắp xếp .

  2. Trên tab Sắp xếp bản ghi , chọn hộp Sắp xếp bản ghi mũi tên xuống, chọn tên cột trong danh sách gửi thư Excel mà bạn muốn sắp xếp theo, sau đó chọn tăng dần hoặc giảm dần như thứ tự sắp xếp.

    Là một phần của phối thư Word, chọn sửa danh sách người nhận, và bên dưới tinh chỉnh danh sách người nhận, chọn sắp xếp.

  3. (Tùy chọn) Chọn hộp đó theo mũi tên xuống, chọn tên của một cột thứ hai mà bạn muốn sắp xếp theo, sau đó chọn tăng dần hoặc giảm dần như thứ tự sắp xếp.

  4. (Tùy chọn) Lặp lại bước 3 nếu bạn cần phải thêm tên cột khác để sắp xếp theo.

  5. Chọn OK và xem sắp xếp kết quả.

    Như một phần của phối thư Word, kết quả của một sắp xếp danh sách người nhận.

    Lưu ý: Danh sách người nhận ngay bây giờ nằm trong bảng chữ cái thứ tự tăng dần.

Lọc danh sách người nhận

Bạn có thể lọc danh sách gửi thư của bạn để xem chỉ những người nhận mà bạn muốn bao gồm trong phối thư. Bộ lọc của bạn, ví dụ, có thể trả về bản ghi cho mọi người trong một thành phố cụ thể hoặc cho các mục hàng tồn kho một mức cụ thể.

Trong các bước sau đây, bạn đã xác định các điều kiện sử dụng để lọc danh sách gửi thư của bạn. Lọc sử dụng tiêu chí đơn giản (biểu thức) dựa trên lựa chọn mà bạn thực hiện để đánh giá sự tồn tại của dữ liệu bạn đã xác định.

  1. Dưới tinh chỉnh danh sách người nhận, chọn bộ lọcvà mở hộp thoại bộ lọc và sắp xếp .

  2. Trên tab Lọc bản ghi , chọn hộp trường mũi tên xuống, sau đó chọn tên cột trong danh sách gửi thư Excel mà bạn muốn dùng làm bộ lọc mức đầu tiên.

    Lưu ý: Tab Bộ lọc bản ghi được định dạng như một biểu mẫu với bốn cột. Từ trái sang phải, các cột là điều kiện, trường, toán tử so sánh và người dùng xác định khớp tiêu chí.

  3. Chọn hộp so sánh mũi tên xuống, sau đó chọn bằng hoặc tùy chọn so sánh khác.

  4. Trong hộp so với , hãy nhập dữ liệu bạn muốn lựa chọn trong hộp trường để khớp với.

  5. (Tùy chọn) Để thêm bộ lọc mức hai, trong cột xa bên trái, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Chọn để bảo đảm bảo rằng cả hai điều kiện lọc thỏa mãn, và sau đó lặp lại bước 2 đến bước 4.

      hoặc

    • Chọn hoặc để bảo đảm bảo rằng một trong hai điều kiện lọc được thỏa mãn, và sau đó lặp lại bước 2 đến bước 4.

    Là một phần của phối thư Word, chọn sửa danh sách người nhận, và bên dưới tinh chỉnh danh sách người nhận, chọn bộ lọc.

  6. Lặp lại bước 5 nếu cần.

  7. Chọn OK khi hoàn thành, và sau đó xem các kết quả của các bản ghi đã lọc.

    Như một phần của phối thư Word, kết quả của một bộ lọc được áp dụng cho danh sách người nhận.

Tìm người nhận

Bạn có thể tìm kiếm danh sách gửi thư và tìm một người nhận cụ thể hoặc nhóm của người nhận chia sẻ một thuộc tính phổ biến, chẳng hạn như họ tên, một mã bưu chính hoặc một số tư cách thành viên.

  1. Trong hộp thoại Người nhận phối thư , bên dưới tinh chỉnh danh sách người nhận, hãy chọn Tìm người nhận.

  2. Trong hộp thoại Tìm mục nhập , trong hộp Tìm kiếm , hãy nhập tên thuộc tính bạn muốn tìm kiếm trong danh sách gửi thư của bạn.

    Nhập tên trong hộp thoại tìm mục để tìm người nhận.

  3. Tìm, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Chấp nhận tùy chọn tất cả các trường mặc định.

      hoặc

    • Chọn Trường này, và trong danh sách thả xuống chọn tên cột bạn muốn tìm kiếm.

  4. Chọn Tìm tiếp theo.

    Lưu ý: Nếu tìm thấy một phù hợp với mục tìm kiếm mục trong danh sách gửi thư của bạn được tô sáng. Chọn Tìm tiếp lần nữa, và nếu phù hợp khác tồn tại, nó cũng sẽ được tô sáng.

Xem thêm

Hãy xem thực hiện phối thư lên cấp độ - một miễn phí video đào tạo giải thích việc sắp xếp và lọc trường phối thư, tùy biến phối thư của bạn với thư cá nhân và chèn trường phối tùy chỉnh.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×