Sắp xếp và lọc dữ liệu để phối thư

Sắp xếp và lọc dữ liệu để phối thư

Bạn có thể sử dụng tính năng phối thư để tạo và gửi thư hàng loạt, cũng như để tạo phong bì và nhãn. Danh sách gửi thư của bạn là nguồn dữ liệu để phối thư. Word sẽ kéo thông tin từ danh sách gửi thư của bạn và chèn vào tài liệu phối thư.

Chỉnh sửa danh sách gửi thư của bạn

Với tính năng phối thư, bạn có thể sắp xếp và lọc dữ liệu trong danh sách gửi thư để chỉ chọn bản ghi bạn muốn.

  1. Nếu cần, hãy mở tài liệu phối thư của bạn.

  2. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Bắt đầu phối thư, chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận.

    Là một phần của tính năng phối thư trong Word, trên tab Gửi thư, trong nhóm Bắt đầu phối thư, chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận.

    Mẹo: Nếu Chỉnh sửa danh sách người nhận không sẵn dùng, hãy chọn Chọn người nhận, rồi kết nối tài liệu với danh sách gửi thư bạn muốn sử dụng.

  3. Trong hộp thoại Người nhận phối thư, chọn hộp kiểm bên cạnh từng người nhận có bản ghi được đưa vào phối.

    Với mỗi hàng, hãy chọn hộp kiểm để bao gồm người nhận.

    Mẹo: Để nhóm các hàng hoặc hạn chế để chỉ hiển thị một số hàng nhất định, hãy sắp xếp hoặc lọc danh sách gửi thư.

Xem thêm tùy chọn

Trong hộp thoại Người nhận phối thư, có các tùy chọn để tinh chỉnh danh sách người nhận. Hai tùy chọn được sử dụng thường xuyên nhất là sắp xếp và lọc danh sách để tìm tên và địa chỉ dễ dàng hơn. Để biết chi tiết, đi tới mục "Sắp xếp danh sách người nhận" hoặc "Lọc danh sách người nhận" dưới đây.

Trong tài liệu phối thư Word, chọn Chỉnh sửa người nhận và trong hộp thoại Người nhận phối thư, bên dưới Tinh chỉnh danh sách người nhận, chọn một tùy chọn.

Sắp xếp danh sách người nhận

Có nhiều cách để sắp xếp danh sách người nhận. Các bước dưới đây chỉ cung cấp cho bạn một ví dụ về những thao tác có thể thực hiện để sắp xếp bản ghi.

  1. Bên dưới Tinh chỉnh danh sách người nhận, chọn Sắp xếp và hộp thoại Lọc và sắp xếp sẽ mở ra.

  2. Trên tab Sắp xếp bản ghi, chọn mũi tên xuống của hộp Sắp xếp bản ghi, chọn tên cột trong danh sách gửi thư Excel mà bạn muốn sắp xếp theo, rồi chọn Tăng dần hoặc Giảm dần làm thứ tự sắp xếp.

    Là một phần của tính năng phối thư trong Word, chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận và bên dưới Tinh chỉnh danh sách người nhận, chọn Sắp xếp.

  3. (Tùy chọn) Chọn mũi tên xuống hộp của Sau đó, chọn tên cột thứ hai mà bạn muốn sắp xếp theo, rồi chọn Tăng dần hoặc Giảm dần làm thứ tự sắp xếp.

  4. (Tùy chọn) Lặp lại bước 3 nếu bạn cần thêm một tên cột khác để sắp xếp theo.

  5. Chọn OK và xem kết quả sắp xếp.

    Là một phần của tính năng phối thư trong Word, kết quả sắp xếp danh sách người nhận.

    Lưu ý: Danh sách người nhận giờ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tăng dần.

Lọc danh sách người nhận

Bạn có thể lọc danh sách gửi thư của mình để chỉ thấy những người nhận mà bạn muốn đưa vào phối thư. Ví dụ: bộ lọc của bạn có thể trả về bản ghi cho những người ở một thành phố cụ thể hoặc cho các mục kiểm kê với mức giá cụ thể.

Trong các bước sau đây, bạn sẽ xác định điều kiện dùng để lọc danh sách gửi thư của mình. Hoạt động lọc sử dụng tiêu chí đơn giản (biểu thức) dựa trên lựa chọn của bạn để đánh giá sự tồn tại của dữ liệu mà bạn đã xác định.

  1. Bên dưới Tinh chỉnh danh sách người nhận, chọn Lọc và hộp thoại Lọc và sắp xếp sẽ mở ra.

  2. Trên tab Lọc bản ghi, chọn mũi tên xuống của hộp Trường, rồi chọn tên cột trong danh sách gửi thư Excel mà bạn muốn sử dụng làm bộ lọc ở cấp độ đầu tiên.

    Lưu ý: Tab Lọc bản ghi được định dạng như một biểu mẫu có bốn cột. Từ trái sang phải, các cột là điều kiện, trường, toán tử so sánh và tiêu chí khớp do người dùng xác định.

  3. Chọn mũi tên xuống của hộp So sánh, rồi chọn Bằng hoặc một tùy chọn so sánh khác.

  4. Trong hộp So sánh với, nhập dữ liệu mà bạn muốn lựa chọn trong hộp Trường khớp với.

  5. (Tùy chọn) Để thêm bộ lọc ở cấp độ thứ hai, ở cột ngoài cùng bên trái, thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Chọn để đảm bảo cả hai điều kiện lọc đều được đáp ứng, rồi lặp lại bước 2 đến bước 4.

      hoặc

    • Chọn Hoặc để đảm bảo một trong hai điều kiện lọc được đáp ứng, rồi lặp lại bước 2 đến bước 4.

    Là một phần của tính năng phối thư trong Word, chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận và bên dưới Tinh chỉnh danh sách người nhận, chọn Lọc.

  6. Lặp lại bước 5, nếu cần.

  7. Chọn OK khi hoàn tất, rồi xem kết quả của các bản ghi đã lọc.

    Là một phần của tính năng phối thư trong Word, kết quả lọc được áp dụng cho danh sách người nhận.

Tìm người nhận

Bạn có thể tìm kiếm trong danh sách gửi thư và tìm một người nhận hoặc nhóm người nhận cụ thể có chung một thuộc tính, chẳng hạn như họ, mã bưu điện hoặc mã số thành viên.

  1. Trong hộp thoại Người nhận phối thư, bên dưới Tinh chỉnh danh sách người nhận, chọn Tìm người nhận.

  2. Trong hộp thoại Tìm mục nhập, trong hộp Tìm, nhập tên thuộc tính bạn muốn tìm kiếm trong danh sách gửi thư.

    Nhập tên vào hộp thoại Tìm mục nhập để tìm người nhận.

  3. Để Tìm trong, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Chấp nhận tùy chọn Tất cả các trường mặc định.

      hoặc

    • Chọn Trường này, rồi trong danh sách thả xuống, chọn tên cột bạn muốn tìm kiếm.

  4. Chọn Tìm tiếp.

    Lưu ý: Nếu tìm thấy kết quả khớp với mục nhập tìm kiếm, mục nhập trong danh sách gửi thư của bạn sẽ được tô sáng. Chọn Tìm tiếp một lần nữa, rồi nếu có một kết quả khớp khác, kết quả khớp đó cũng sẽ được tô sáng.

Xem thêm

Xem mục Nâng cao khả năng phối thư - Nội dung đào tạo bằng video miễn phí giải thích cách sắp xếp và lọc trường phối thư, tùy chỉnh phối thư của bạn với thư được cá nhân hóa và chèn trường phối tùy chỉnh.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×