Sắp xếp bản ghi theo thứ tự tùy chỉnh

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Có thể đôi lúc bạn muốn sắp xếp dữ liệu, không theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số, nhưng bởi người dùng xác định thứ tự (còn được gọi là thứ tự lô-gic hoặc tùy chỉnh). Ví dụ, sắp xếp ngày trong tuần vậy đó thứ hai xuất hiện đầu tiên làm cho các ý nghĩa hơn hơn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, vị trí thứ sáu Hiển thị đầu tiên. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong dạng xem biểu dữ liệu bảng hoặc truy vấn, hoặc trong dạng xem biểu mẫu biểu mẫu.

Bạn muốn làm gì?

Sắp xếp một số nhỏ, hữu hạn của giá trị trường duy nhất

Sắp xếp một số lượng lớn các giá trị trường duy nhất

Sắp xếp một số nhỏ, hữu hạn của giá trị trường duy nhất

Trong quy trình này, bạn sẽ ghi biểu thức dùng hàm IIf để xếp hạng các tiêu đề của nhân viên.

Trước tiên, tạo một bảng có ba trường — tiêu đề, tên và họ. Trong trường tiêu đề, nhập các giá trị sau đây cho bốn bản ghi mới:

  • Bên trong điều phối viên bán hàng

  • Trình quản lý bán hàng

  • Đại diện bán hàng

  • Tổng thống ngược, doanh thu

Trong các trường tên và họ trong bốn bản ghi, hãy nhập bất kỳ tên nào bạn muốn.

  1. Bây giờ, hãy mở bảng trong dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Trên trang đầu tab, trong nhóm sắp xếp & lọc , bấm nâng cao và sau đó bấm Bộ lọc/sắp xếp nâng cao trên menu lối tắt.

  3. Thêm các trường bạn muốn, chẳng hạn như tên, họ và tiêu đề, vào lưới.

  4. Bấm chuột phải vào hàng trường trong cột trống đầu tiên, bấm thu phóng, sau đó nhập biểu thức sau đây:

    IIf ([Tiêu đề] = "Tổng thống ngược, doanh số", 1, IIf ([tiêu đề] = "Trình quản lý doanh số", 2, IIf ([tiêu đề] = "Người đại diện bán hàng", 3, IIf ([tiêu đề] = "bên trong doanh số điều phối", 4, 5)))

    Tiêu đề là tên của trường có chứa các giá trị được được xếp hạng. Các giá trị nằm trong dấu ngoặc là các giá trị riêng lẻ được lưu trữ trong trường. Giá trị số, theo sau là thứ hạng được gán cho nó. Biểu thức trước đó gán cấp bậc 1 đến 4 đến bốn tiêu đề khác nhau, và gán thứ hạng 5 cho tất cả những người khác. Khi bạn thực hiện thao tác sắp xếp, tiêu đề không được đề cập trong biểu thức này được phân công cùng một thứ hạng (5).

  5. Trong hàng sắp xếp cho cột có chứa biểu thức, hãy bấm tăng dần.

  6. Trên trang đầu tab, trong nhóm sắp xếp & lọc , bấm Bật tắt bộ lọc.

    Hàm IIf trả về giá trị số tương ứng với giá trị trong trường tiêu đề. Ví dụ, nếu giá trị trong trường tiêu đề Trình quản lý doanh số, số giao là 2. Nếu không có một giá trị trong trường tiêu đề không được liệt kê là một đối số trong hàm — ví dụ, Điều phối hành chánh — được giao số 5. Truy vấn rồi sắp xếp các số trong thứ tự tăng dần.

Đầu trang

Sắp xếp một số lượng lớn các giá trị trường duy nhất

Nếu bạn có một số lượng lớn các giá trị để xếp hạng, một cách tốt hơn để sắp xếp dữ liệu là bằng cách tạo một bảng tra cứu.

Giả định rằng bảng nhân viên tham chiếu đến hơn 50 tiêu đề khác nhau. Trước tiên bạn sẽ cần để tạo một bảng tra cứu và chuẩn bị bảng hiện có để tìm kiếm bảng mới. Sau đó bạn liên kết hai bảng và tạo một truy vấn.

Tạo một bảng tra cứu và thay đổi bảng hiện có

  1. Tạo một bảng tra cứu mới sẽ lưu giữ các tiêu đề. Tên bảng tblTitlesvà đặt trường vào các kiểu dữ liệu được chỉ ra trong dấu ngoặc đơn, như minh họa trong bảng sau đây:

TitleID
(tự động đánh số)

Tiêu đề
(văn bản)

1

Tổng thống ngược, doanh thu

2

Trình quản lý bán hàng

3

Đại diện bán hàng

4

Bên trong điều phối viên bán hàng

  1. Thiết lập trường TitleID làm khóa chính.

  2. Thay đổi bảng nhân viên để tìm kiếm tblTitles bảng.

    • Trong dạng xem thiết kế, hãy đổi tên của trường tiêu đềTitleID.

    • Trong cột Kiểu dữ liệu , hãy đổi Kiểu dữ liệusố.

  3. Trên tab chung , dưới Thuộc tính trường, hãy thay đổi Kích cỡ trường đến Số nguyên dài.

  4. Lưu bảng và bỏ qua trong cảnh báo về việc mất dữ liệu.

  5. Chuyển sang dạng xem biểu dữ liệu.

  6. Nhập tiêu đề cột có giá trị TitleID tương ứng với giá trị tiêu đề.

    Ví dụ, dành cho bản ghi đó giá trị tiêu đề là trình quản lý doanh số, hãy nhập 2. Cho đại diện bán hàng, nhập số 3.

  7. Lưu và đóng bảng.

Liên kết hai bảng

  1. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm vào Mối quan hệ.

  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm vào mục Tên Bảng.

  3. Chọn tblTitlesnhân viên, và bấm Thêm để thêm chúng vào cửa sổ mối quan hệ. Đóng hộp thoại Hiện bảng .

  4. Kéo trường TitleID từ bảng tblTitles TitleID trường trong bảng nhân viên.

    Hộp thoại Sửa quan hệ sẽ mở ra.

  5. Đảm bảo rằng các trường tên hiển thị trong hai cột là cả TitleIDvà cũng có hiển thị hộp Loại quan hệMột-nhiều. Bạn có thể thay đổi tên trường, nếu cần thiết.

  6. Chọn hộp kiểm Bắt buộc Tính toàn vẹn Tham chiếu.

  7. Bấm vào Tạo để tạo mối quan hệ.

    Sửa mối quan hệ đóng hộp thoại, và lưu các thay đổi.

  8. Đóng tab mối quan hệ .

Tạo truy vấn

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm vào Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , bấm tab bảng , bấm đúp vào nhân viên, và sau đó bấm đúp vào tblTitles.

  3. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.

  4. Thêm các trường ID nhân viên, họ và tên từ bảng nhân viên và tiêu đề trường từ bảng tblTitles vào lưới thiết kế truy vấn.

  5. Chuyển sang dạng xem biểu dữ liệu.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×