Tạo cơ sở dữ liệu Access

Cơ sở dữ liệu trên máy tính hoặc ứng dụng web?

Quyết định có tạo cơ sở dữ liệu trên máy tính hoặc ứng dụng Web Access hay không

Quan trọng    Microsoft không còn đề xuất tạo và sử dụng các ứng dụng web Access trong SharePoint. Thay vào đó, hãy cân nhắc tới việc sử dụng Microsoft PowerApps để xây dựng các giải pháp doanh nghiệp không cần viết mã cho web và các thiết bị di động.

Biểu tượng mẫu ứng dụng Access trên web Biểu tượng mẫu cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Các mẫu ứng dụng Access trên web có một biểu tượng toàn cầu trong nền.

Các mẫu cơ sở dữ liệu Access trên máy tính có một biểu tượng bảng trong nền.

Khi bạn mở Access 2016, bạn thấy một bộ sưu tập các mẫu. Bước đầu tiên của bạn trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu là quyết định có nên tạo một ứng dụng Access trên web hay cơ sở dữ liệu Access trên máy tính. Quyết định phụ thuộc vào những công cụ nào bạn có sẵn và trên các mục tiêu cụ thể của bạn. Để quyết định giữa một ứng dụng Web Access hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính, hãy cân nhắc những điều sau đây:

Những điều cần cân nhắc về thiết kế

Có ba cân nhắc thiết kế quan trọng cần cân nhắc trước tiên.

Các yêu cầu CNTT

Sử dụng ứng dụng Web Access nếu:

Sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy tính nếu:

Bạn sử dụng Office 365 với SharePoint Online hoặc nếu bạn sử dụng SharePoint Server 2013 hoặc SharePoint Server 2016 với Access Services và SQL Server 2012 (hoặc cao hơn).

Bạn đang không sử dụng SharePoint hoặc nếu kế hoạch Office 365 của bạn không bao gồm SharePoint Online.

Bạn muốn có độ tin cậy, tính bảo mật và khả năng quản lý lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Microsoft Azure SQL hoặc trong SQL Server.

Bạn cần một cơ sở dữ liệu cục bộ để lưu trữ dữ liệu hoặc bạn cần hợp nhất dữ liệu từ các nguồn dữ liệu tại cơ sở khác nhau.

Bạn muốn các tính năng truy nhập mới nhất của các dịch vụ ngay khi sẵn dùng.

Bạn không nhớ chờ cho phép truy nhập tiếp theo để sử dụng các tính năng mới nhất.

Truy nhập vào dữ liệu và thiết kế

Sử dụng ứng dụng Web Access nếu:

Sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy tính nếu:

Những người bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn cần truy nhập dữ liệu từ bất kỳ vị trí nào và từ nhiều thiết bị khác nhau.

Mọi người đều có thể kết nối với máy tính mà cơ sở dữ liệu Access được lưu trữ và sẽ có thể sử dụng cơ sở dữ liệu từ máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay.

Bất kỳ ai cần tạo hoặc sửa đổi ứng dụng Access web có truy nhập 2016.

Nhóm của bạn tạo và sửa đổi cơ sở dữ liệu với các phiên bản Access khác nhau.

Bất kỳ ai có quyền có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu, ngay cả khi họ không có quyền truy nhập.

Bạn đang sẵn sàng đảm bảo mỗi người dùng cơ sở dữ liệu có quyền truy nhập hoặc đã cài đặt thời gian chạy Access.

Mục tiêu và yêu cầu kinh doanh

Sử dụng ứng dụng Web Access nếu:

Sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy tính nếu:

Các nhu cầu báo cáo của bạn rất đơn giản, hoặc bạn sẽ được sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy tính để nối kết đến dữ liệu trong ứng dụng Access trên web để biết thêm các báo cáo phức tạp.

Bạn muốn kiểm soát hoàn toàn diện mạo và cảm nhận trải nghiệm người dùng cơ sở dữ liệu.

Vấn đề mà bạn đang tìm cách giải quyết không yêu cầu tính năng cơ sở dữ liệu nâng cao.

Bạn sẵn sàng phân phối lại cơ sở dữ liệu trước mỗi lần bạn thực hiện thay đổi thiết kế.

Bạn muốn có một giao diện đơn giản, trực quan và cảm nhận cho giao diện người dùng.

Bạn có các nhu cầu báo cáo phức tạp, ngoài các báo cáo tóm tắt đơn giản được cung cấp trong ứng dụng Web Access (ví dụ, bạn cần tích hợp các cơ sở dữ liệu khác vào một báo cáo hoặc để định dạng báo cáo).

Bạn muốn các thay đổi thiết kế ngay lập tức sẵn dùng.

Bạn cần các tính năng nâng cao, chẳng hạn như:

  • Visual Basic cho các ứng dụng.

  • Nối kết đến dữ liệu ngoài, không chỉ đọc danh sách SharePoint.

  • Sử dụng truy vấn Cập Nhật hoặc chéo bảng.

  • Nhập dữ liệu từ XML, Dịch vụ dữ liệu, tài liệu HTML hoặc thư mục Outlook.

Sự khác biệt chi tiết giữa Access Web Apps và cơ sở dữ liệu trên máy tính

Để giúp bạn thực hiện lựa chọn đúng cách, các bảng sau đây sẽ tô sáng nhiều sự khác biệt giữa các ứng dụng Web Access và cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access.

Bắt đầu

Tính năng

Ứng dụng Access trên web

Cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Mẫu

Các mẫu ứng dụng web có sẵn từ Office Store và trong Access.

Các mẫu bảng có sẵn khi bạn tạo bảng.

Mẫu cơ sở dữ liệu trên máy tính có sẵn trên Office.com và trong Access.

Các phần ứng dụng, là các mẫu có chứa một số đối tượng cơ sở dữ liệu, có sẵn trong bộ sưu tập phần ứng dụng.

Các phần kiểu dữ liệu sẵn dùng cho các trường.

Quyền

Quyền được kế thừa từ site SharePoint nơi ứng dụng web được tạo.

Đặt quyền cho các cá nhân dựa trên quyền tệp hệ thống.

Mã hóa cơ sở dữ liệu bằng mật khẩu.

Công cụ để nhập dữ liệu, xem dữ liệu và sửa đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu

Nhập và xem dữ liệu bằng trình duyệt web.

Access được yêu cầu để tạo hoặc sửa đổi ứng dụng Access trên web.

Truy nhập hoặc thời gian chạy Access (có sẵn như là một phần của Access hoặc dưới dạng tải xuống miễn phí) là cần thiết để nhập và xem dữ liệu.

Access được yêu cầu để tạo hoặc sửa đổi cơ sở dữ liệu.

Lưu trữ dữ liệu

Vùng

Ứng dụng Access trên web

Cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Nơi lưu trữ dữ liệu

Nếu bạn sử dụng Office 365 với SharePoint Online, dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Microsoft Azure SQL.

Nếu bạn sử dụng SharePoint Server 2013 tại cơ sở của mình hoặc triển khai SharePoint 2016, dữ liệu được lưu trữ tại chỗ trong SQL Server.

Dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Access cục bộ.

Bắt buộc phải có SQL Server

Nếu bạn sử dụng Office 365 với SharePoint Online, hãy SMicrosoft lưu trữ cơ sở dữ liệu cho bạn trong cơ sở dữ liệu Microsoft Azure SQL.

Nếu bạn sử dụng triển khai của riêng bạn của SharePoint Server 2013 hoặc SharePoint 2016, SQL Server là bắt buộc.

Không bắt buộc phải có SQL Server.

Kích cỡ cơ sở dữ liệu

Nếu bạn sử dụng SharePoint Online, giới hạn kích cỡ cơ sở dữ liệu là 1 Gigabyte (GB).

Nếu bạn sử dụng SharePoint Server 2013 hoặc SharePoint 2016 và SQL Server tại chỗ, kích cỡ cơ sở dữ liệu được kiểm soát thông qua SQL Server.

Trong cả hai trường hợp, nếu bạn định sao lưu dữ liệu của mình bằng cách lưu một gói ứng dụng, dữ liệu được nén phải nhỏ hơn 100 MB.

2 GB dung lượng lưu trữ sẵn dùng cho dữ liệu và đối tượng.

Mục nhập dữ liệu

Tác vụ

Ứng dụng Access trên web

Cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Sao chép và dán từ Excel, Word hoặc các nguồn khác

Có, bạn có thể dán dữ liệu vào Access từ các nguồn khác.

Có, bạn có thể dán dữ liệu vào Access từ các nguồn khác.

Nhập dữ liệu từ:

Excel

Cơ sở dữ liệu ODBC truy nhập, chẳng hạn như SQL Server

Các tệp văn bản hoặc giá trị phân cách bằng dấu phẩy (CSV)

Danh sách SharePoint

Excel

Cơ sở dữ liệu ODBC truy nhập, chẳng hạn như SQL Server

Tệp văn bản hoặc TỆP CSV

Danh sách SharePoint

XML

Dịch vụ Dữ liệu

Tài liệu HTML

Thư mục Outlook

Chắp thêm dữ liệu vào bảng

Sao chép dữ liệu vào một bảng mới. Sau đó, sao chép và dán dữ liệu vào bảng hiện có theo cách thủ công hoặc bằng cách sử dụng macro dữ liệu.

Chắp thêm dữ liệu vào bảng bằng trình hướng dẫn nhập.

Nối kết đến dữ liệu trong:

Danh sách SharePoint (chỉ đọc)

Excel

Cơ sở dữ liệu ODBC truy nhập, chẳng hạn như SQL Server

Tệp văn bản hoặc TỆP CSV

Danh sách SharePoint

Tài liệu HTML

Thư mục Outlook

Cấu trúc cơ sở dữ liệu

Vùng

Ứng dụng Access trên web

Cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Bảng

Các mẫu bảng có sẵn.

Các bảng có thể bị ẩn.

Các mẫu phần ứng dụng sẵn dùng.

Mối quan hệ của bảng

Tạo kiểu dữ liệu tra cứu thiết lập một mối quan hệ. Để xem thông tin về một mối quan hệ, hãy chọn trường tra cứu , rồi chọn sửa đổi tra cứu.

Mối quan hệ bảng được xem trong cửa sổ mối quan hệ.

Truy vấn

Không có truy vấn hành động nào sẵn dùng.

Macro dữ liệu được sử dụng để thực hiện các bản Cập Nhật, phụ thêm và xóa.

Truy vấn hành động sẵn dùng.

Có sẵn các truy vấn chéo bảng.

Biểu mẫu và dạng xem

Trong Access Web Apps, biểu mẫu được gọi là dạng xem.

Trình thiết kế dạng xem tương tác sẵn dùng.

Có thể hiển thị hình thu nhỏ.

Các loại dạng xem:

  • Chi tiết danh sách

  • Biểu dữ liệu

  • Trống (đối với bảng điều khiển tùy chỉnh, cửa sổ bật lên có chứa một bản ghi duy nhất và nhiều hơn nữa)

  • Tóm tắt (nhóm dựa trên một trường, tính tổng, Trung bình; cửa sổ bật lên sẵn dùng để truy sâu xuống)

Trình hướng dẫn biểu mẫu sẵn dùng.

Các loại biểu mẫu:

  • Nhiều mục

  • Biểu dữ liệu

  • Biểu mẫu tách

  • Hộp thoại phương thức

Bố trí biểu mẫu

  • Đính vào lưới

  • Điều khiển có thể được sắp xếp lại và sửa đổi sang một mức độ nào đó.

  • Thanh hành động tùy chỉnh

Điều khiển theo điểm ảnh, biểu mẫu tách, các biểu mẫu con, điều khiển tab và hộp thoại phương thức sẵn dùng.

Điều khiển mục nhập dữ liệu

Tất cả các điều khiển cơ bản đều sẵn dùng, bao gồm:

  • Điều khiển xếp tầng (chỉOffice 365 )

  • Các mục liên quan

  • Location

Các điều khiển web, dẫn hướng và biểu đồ bổ sung đều sẵn dùng.

Tìm dữ liệu

Các tùy chọn sẵn dùng trong giao diện người dùng và khi sử dụng các tính năng thiết kế tùy chỉnh.

Báo cáo

Có sẵn các dạng xem tóm tắt và nhóm đơn giản.

Đối với báo cáo truy nhập truyền thống, hãy dùng một cơ sở dữ liệu Access trên máy tính riêng biệt được kết nối với cơ sở dữ liệu Microsoft Azure SQL nơi lưu trữ dữ liệu ứng dụng Web Access của bạn.

Tạo báo cáo tùy chỉnh.

Macro

Sử dụng macro được cung cấp để tự động hóa giao diện người dùng và dữ liệu.

Sử dụng macro hoặc VBA để tự động hóa giao diện người dùng và hoạt động dữ liệu.

Điều khiển và đối tượng dữ liệu ActiveX

Điều khiển ActiveX và các đối tượng dữ liệu không sẵn dùng.

Các điều khiển ActiveX và các đối tượng dữ liệu đều sẵn dùng.

Thông báo email

Trong Office 365, sử dụng macro dữ liệu để gửi thông báo email.

Sử dụng macro để gửi thông báo email

Công cụ

Công cụ

Ứng dụng Access trên web

Cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Trình hướng dẫn phân tích bảng để xác định dữ liệu dư thừa

Trình hướng dẫn phân tích bảng không sẵn dùng.

Xác định dữ liệu dư thừa với trình hướng dẫn phân tích bảng.

Nén và sửa chữa

Công cụ nén và sửa chữa không sẵn dùng.

Công cụ nén và sửa chữa sẵn dùng.

Documenter cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu Documenter không sẵn dùng.

Cơ sở dữ liệu được cung cấp.

Trình phân tích hiệu suất

Trình phân tích hiệu năng không sẵn dùng.

Trình phân tích hiệu suất sẵn dùng.

Quy trình sao lưu và khôi phục đối với dữ liệu và cấu trúc

Mặc dù cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong Microsoft Azure, các bản sao lưu thường xuyên cục bộ được đề xuất.

Sao lưu, di chuyển hoặc triển khai ứng dụng Web Access bằng cách lưu nó dưới dạng một gói ứng dụng.

Chỉ đóng gói cấu trúc của ứng dụng web hoặc cả cấu trúc ứng dụng web và dữ liệu.

Sao lưu dữ liệu hoặc dữ liệu và cấu trúc bằng cách lưu tệp cơ sở dữ liệu.

Bạn muốn thêm nữa?

Tôi nên tạo một ứng dụng Access hay một cơ sở dữ liệu Access trên máy tính bàn?

Đào tạo về Excel

Đào tạo về Outlook

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×