Quản trị Quyền Thông tin trong Office

Nếu bạn gặp lỗi về quyền tệp khi đang tìm cách xem tài liệu hay email thì bạn đã gặp phải Quản lý Quyền Thông tin (IRM). Bạn có thể sử dụng IRM để hạn chế quyền đối với nội dung trong các tài liệu, sổ làm việc và bản trình bày với Office. IRM giúp mọi người đặt quyền truy nhập để ngăn những người không được phép in, chuyển tiếp hoặc sao chép thông tin nhạy cảm. Khi quyền đối với một tệp bị hạn chế bằng IRM, những hạn chế về quyền truy nhập và mức sử dụng sẽ được thực thi ngay cả khi tệp nằm trong tay người nhận ngoài dự kiến. Điều này là do quyền truy nhập được lưu trữ trong chính tài liệu, sổ làm việc, bản trình bày hoặc thư email, đồng thời quyền truy nhập phải được xác thực với máy chủ IRM.

IRM cũng giúp mọi người thực thi các tùy chọn cá nhân của mình đối với việc truyền thông tin cá nhân hoặc riêng tư. IRM cho phép các tổ chức thực thi chính sách công ty quản lý việc kiểm soát và phổ biến thông tin bảo mật hoặc độc quyền.

Sử dụng IRM trong Office

Chọn nền tảng bạn đang sử dụng từ các tab trên trang này.

Khi sử dụng IRM trong Office, bạn có thể quản lý quyền cho tệp XML Paper Specification (.xps) và các loại tệp sau đây:

Tệp Word

Loại tệp

Phần mở rộng

Tài liệu

.doc

Tài liệu

.docx

Tài liệu cho phép macro

.docm

Mẫu

.dot

Mẫu

.dotx

Mẫu cho phép macro

.dotm

Tệp Excel

Loại tệp

Phần mở rộng

Sổ làm việc

.xls

Sổ làm việc

.xlsx

Sổ làm việc cho phép macro

.xlsm

Mẫu

.xlt

Mẫu

.xltx

Mẫu cho phép macro

.xltm

Sổ làm việc nhị phân không phải XML

.xlsb

Bổ trợ cho phép macro

.xla

Bổ trợ cho phép macro

.xlam

Tệp PowerPoint

Loại tệp

Phần mở rộng

Bản trình bày

.ppt

Bản trình bày

.pptx

Bản trình bày cho phép macro

.pptm

Mẫu

.pot

Mẫu

.potx

Mẫu cho phép macro

.potm

Trình chiếu

.pps

Trình chiếu

.ppsx

Trình chiếu cho phép macro

.ppsm

Chủ đề Office

.thmx

Lưu ý: 

  • Khi những loại tệp này được đính kèm vào một thư email quản lý bằng quyền trong Outlook, các tệp cũng sẽ tự động được quản lý bằng quyền.

  • Khi bạn đính kèm một tệp thư (.msg) vào thư email quản lý bằng quyền, thư đính kèm sẽ không được quản lý bằng quyền. IRM không quản lý bằng quyền loại tệp .msg.

Đặt cấu hình máy tính của bạn để sử dụng IRM

Để sử dụng IRM trong Office, phần mềm bắt buộc tối thiểu là Windows Rights Management Services (RMS) Gói Dịch vụ Máy khách 1 (SP1). Người quản trị RMS có thể đặt cấu hình chính sách IRM dành riêng cho công ty xác định người có thể truy nhập thông tin và mức chỉnh sửa được phép dành cho thư email. Ví dụ: người quản trị công ty có thể xác định mẫu quyền có tên là "Thông tin mật của Công ty" chỉ định rằng chỉ người dùng bên trong tên miền công ty mới có thể mở thư email sử dụng chính sách đó.

Tải xuống quyền

Lần đầu tiên bạn thử mở một tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày với quyền hạn chế, bạn phải kết nối với máy chủ cấp phép để xác minh thông tin xác thực của mình và để tải xuống giấy phép sử dụng. Giấy phép sử dụng xác định mức truy nhập vào một tệp của bạn. Quy trình này là bắt buộc đối với từng tệp có quyền hạn chế. Nói cách khác, sẽ không thể mở được nội dung có quyền hạn chế nếu không có giấy phép sử dụng. Office phải gửi thông tin xác thực của bạn, bao gồm địa chỉ email và thông tin về quyền của bạn với máy chủ cấp phép thì bạn mới có thể tải xuống quyền. Thông tin có trong tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày sẽ không được gửi đến máy chủ cấp phép. Để biết thêm thông tin, hãy đọc mục Điểm nổi bật về Điều khoản về Quyền riêng tư dành cho Microsoft Office 2010.

Hạn chế cấp phép đối với nội dung trong tệp

Tác giả có thể hạn chế cấp phép đối với tài liệu, sổ làm việc và bản trình bày trên cơ sở một người dùng, một tệp hoặc một nhóm (quyền dựa trên nhóm yêu cầu dịch vụ thư mục Active Directory để mở rộng nhóm). Tác giả sử dụng hộp thoại Quyền để trao cho người dùng quyền truy nhập Đọc và Thay đổi cũng như đặt ngày hết hạn cho nội dung. Ví dụ: Ranjit, tác giả, có thể cấp cho Helena quyền đọc tài liệu Word nhưng không thay đổi tài liệu đó. Sau đó, Ranjit có thể cấp cho Bobby quyền thay đổi tài liệu và cho phép Bobby lưu tài liệu. Ranjit cũng có thể quyết định giới hạn quyền truy nhập của Helena và Bobby vào tài liệu này trong năm ngày trước khi quyền đối với tài liệu hết hạn. Để biết thông tin về cách đặt ngày hết hạn cho một tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày, hãy xem mục Đặt ngày hết hạn cho một tệp.

Quyền

  1. Lưu tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày.

  2. Bấm tab Tệp.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Trong Word, trên tab Thông tin, bấm vào Bảo vệ Tài liệu, trỏ tới Hạn chế Cấp phép theo Người, rồi bấm vào Truy nhập Hạn chế.

    • Trong Excel, trên tab Thông tin, bấm vào Bảo vệ Sổ làm việc, trỏ tới Hạn chế Cấp phép theo Người, rồi bấm vào Truy nhập Hạn chế.

    • Trong PowerPoint, trên tab Thông tin, bấm vào Bảo vệ Bản trình bày, trỏ tới Hạn chế Cấp phép theo Người, rồi bấm vào Truy nhập Hạn chế.

  4. Trong hộp thoại Quyền, thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Trong Word, chọn mục Hạn chế cấp phép đối với tài liệu này, rồi gán các mức truy nhập mà bạn muốn cho từng người dùng.

    • Trong Excel, chọn mục Hạn chế cấp phép đối với sổ làm việc này, rồi gán các mức truy nhập mà bạn muốn cho từng người dùng.

    • Trong PowerPoint, chọn mục Hạn chế cấp phép đối với bản trình bày này, rồi gán các mức truy nhập mà bạn muốn cho từng người dùng.

      Lựa chọn của bạn có thể bị hạn chế nếu người quản trị đã đặt chính sách cấp phép tùy chỉnh mà các cá nhân không thể thay đổi.

      Mức cấp phép

    • Đọc     Người dùng có quyền Đọc có thể đọc tài liệu, sổ làm việc hay bản trình bày nhưng họ không có quyền chỉnh sửa, in hoặc sao chép.

    • Thay đổi     Người dùng có quyền Thay đổi có thể đọc, chỉnh sửa và lưu các thay đổi đối với tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày nhưng họ không có quyền in.

    • Toàn quyền Kiểm soát     Người dùng có quyền Toàn quyền Kiểm soát có toàn quyền tác giả và có thể thực hiện bất cứ hành động nào với tài liệu, sổ làm việc hay bản trình bày mà tác giả có thể thực hiện, chẳng hạn như đặt ngày hết hạn cho nội dung, ngăn việc in và cấp quyền cho người dùng. Sau khi cấp phép cho tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày đã hết hạn đối với người dùng được ủy quyền, chỉ tác giả hoặc những người dùng có quyền Toàn quyền Kiểm soát đối với tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày mới có thể mở tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày. Tác giả luôn có quyền Toàn quyền Kiểm soát.

  5. Để cấp cho một người nào đó quyền Toàn quyền Kiểm soát, trong hộp thoại Quyền, bấm vào Xem thêm Tùy chọn, rồi trong cột Mức Truy nhập, bấm vào mũi tên, rồi bấm Toàn quyền Kiểm soát trong danh sách Mức Truy nhập.

    Hộp thoại Quyền

  6. Sau khi bạn gán mức cấp phép, bấm vào OK.

    Thanh Thông báo sẽ xuất hiện, cho biết tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày được quản lý bằng quyền. Nếu bạn phải thực hiện bất cứ thay đổi quyền truy nhập nào cho tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày, hãy bấm vào Thay đổi Quyền.

    thanh thông báo trong Word

    Nếu tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày có quyền hạn chế được chuyển tiếp cho một người không được ủy quyền thì sẽ có một thông báo xuất hiện với địa chỉ email của tác giả hoặc địa chỉ Website để người đó có thể yêu cầu cấp phép cho tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày đó.

    Hộp thoại cho thấy một tài liệu có quyền hạn chế đã được chuyển tiếp đến một người trái phép

    Nếu tác giả chọn không bao gồm địa chỉ email thì người dùng không được ủy quyền sẽ nhận được thông báo lỗi.

Đặt ngày hết hạn cho một tệp
  1. Mở tệp.

  2. Bấm vào tab Tệp

  3. Thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Trong Word, trên tab Thông tin, bấm vào Bảo vệ Tài liệu, trỏ tới Hạn chế Cấp phép theo Người, rồi bấm vào Truy nhập Hạn chế.

    • Trong Excel, trên tab Thông tin, bấm vào Bảo vệ Sổ làm việc, trỏ tới Hạn chế Cấp phép theo Người, rồi bấm vào Truy nhập Hạn chế.

    • Trong PowerPoint, trên tab Thông tin, bấm vào Bảo vệ Bản trình bày, trỏ tới Hạn chế Cấp phép theo Người, rồi bấm vào Truy nhập Hạn chế.

  4. Trong hộp thoại Quyền, thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Trong Word, chọn hộp kiểm Hạn chế cấp phép đối với tài liệu này, rồi bấm vào Xem thêm Tùy chọn.

    • Trong Excel, chọn hộp kiểm Hạn chế cấp phép đối với sổ làm việc này, rồi bấm vào Xem thêm Tùy chọn.

    • Trong PowerPoint, chọn hộp kiểm Hạn chế cấp phép đối với bản trình bày này, rồi bấm vào Xem thêm Tùy chọn.

  5. Bên dưới mục Quyền bổ sung cho người dùng, hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Trong Word, chọn hộp kiểm Tài liệu này hết hạn vào, rồi nhập ngày.

    • Trong Excel, chọn hộp kiểm Sổ làm việc này hết hạn vào, rồi nhập ngày.

    • Trong PowerPoint, chọn hộp kiểm Bản trình bày này hết hạn vào, rồi nhập ngày.

  6. Bấm OK hai lần.

Sử dụng tài khoản người dùng Windows khác để quản lý tệp bằng quyền

  1. Mở tài liệu, trang tính hoặc bản trình bày.

  2. Bấm tab Tệp.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Trong Word, trên tab Thông tin, bấm vào Bảo vệ Tài liệu, trỏ tới Hạn chế Cấp phép theo Người, rồi bấm vào Quản lý Thông tin xác thực.

    • Trong Excel, trên tab Thông tin, bấm vào Bảo vệ Sổ làm việc, trỏ tới Hạn chế Cấp phép theo Người, rồi bấm vào Quản lý Thông tin xác thực.

    • Trong PowerPoint, trên tab Thông tin, bấm vào Bảo vệ Bản trình bày, trỏ tới Hạn chế Cấp phép theo Người, rồi bấm vào Quản lý Thông tin xác thực.

  4. Thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Trong hộp thoại Chọn Người dùng, chọn địa chỉ email cho tài khoản bạn muốn sử dụng, rồi bấm OK.

    • Trong hộp thoại Chọn Người dùng, bấm vào Thêm, nhập thông tin xác thực của bạn cho tài khoản mới, rồi bấm OK hai lần.

      Hộp thoại Chọn Người dùng

Xem nội dung có quyền hạn chế

Để xem nội dung được quản lý bằng quyền mà bạn có quyền bằng cách sử dụng Office, chỉ cần mở tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày.

Nếu bạn muốn xem các quyền bạn có, hãy bấm vào Xem Cấp phép trong Thanh Thông báo hoặc bấm vào một trong các mục sau trên thanh trạng thái ở cuối màn hình:

  • Tài liệu này chứa chính sách cấp phép Nút cho biết rằng tài liệu này chứa chính sách cấp phép

  • Sổ làm việc này chứa chính sách cấp phép Nút cho biết rằng tài liệu này chứa chính sách cấp phép

  • Bản trình bày này chứa chính sách cấp phép Nút cho biết rằng tài liệu này chứa chính sách cấp phép

Trong các phiên bản Office trên iOS, bạn có thể mở mọi tệp được bảo vệ bằng IRM mà mình nhận được nếu bạn đã đăng nhập bằng tài khoản có quyền đối với tệp. Khi mở tệp được bảo vệ bằng IRM, bạn sẽ thấy một thanh thông tin ở phía trên cùng cho phép bạn xem các quyền được gán cho tệp này.

Nếu bạn là Người đăng ký Office 365 với Azure Rights Management và bộ phận CNTT của bạn đã xác định một số mẫu IRM để bạn sử dụng thì bạn có thể gán các mẫu đó cho tệp trong Office trên iOS.

Để bảo vệ tệp, hãy nhấn vào nút chỉnh sửa Biểu tượng Chỉnh sửa trong ứng dụng của bạn, rồi đi đến tab Xem lại và nhấn vào nút Hạn chế Quyền. Bạn sẽ thấy danh sách các chính sách IRM sẵn có; chọn chính sách mà bạn muốn, rồi nhấn vào Đã xong để áp dụng.

Lưu ý: Nếu nút Hạn chế Quyền không được kích hoạt trong ứng dụng của bạn, hãy mở bất kỳ tài liệu hiện có nào được bảo vệ bằng IRM để khởi đầu.

Mặc dù hiện bạn không thể gán các quyền IRM trong các phiên bản Office trên Android nhưng mọi tệp bảo vệ bằng IRM mà bạn nhận được sẽ mở ra nếu bạn đăng nhập vào tệp bằng tài khoản được cấp phép. Khi mở tệp được bảo vệ bằng IRM, bạn sẽ thấy một thanh thông tin ở phía trên cùng cho phép bạn xem các quyền được gán vào tệp này.

Khi bạn mở một tệp được bảo vệ bằng IRM trong Office for Android, bạn có thể xem các quyền mình đã được gán.

Quản lý Quyền Thông tin (IRM) giúp thực hiện các thao tác sau:

  • Ngăn người nhận nội dung bị hạn chế được ủy quyền chuyển tiếp, sao chép, thay đổi, in, fax hoặc dán nội dung cho mục đích sử dụng trái phép.

  • Hạn chế nội dung bất kể được gửi đi đâu

  • Cung cấp thời gian hết hạn tệp để không còn xem được nội dung trong tài liệu sau thời gian được hỉ định

  • Thực thi các chính sách của công ty chi phối việc sử dụng và phát tán nội dung trong công ty

IRM không thể giúp nội dung bị hạn chế tránh:

  • Bị xóa, đánh cắp hay ghi lại và truyền bởi những chương trình độc hại, chẳng hạn như ngựa Trojan, keystroke logger và một số loại phần mềm gián điệp nhất định

  • Bị mất hoặc hỏng do hành động của các loại vi-rút máy tính

  • Bị sao chép bằng tay hay nhập lại do hiển thị trên màn hình của người nhận

  • Bị chụp ảnh kỹ thuật số (khi được hiển thị trên màn hình) bởi người nhận

  • Bị sao chép bằng cách sử dụng các chương trình chụp ảnh màn hình của bên thứ ba

Lưu ý: Để biết thông tin về cách bạn có thể hạn chế cấp phép đối với nội dung trong thư email, hãy xem mục Tạo thư với quyền hạn chế.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×