Quản lý việc triển khai các phần bổ trợ Office 365 trong Trung tâm quản trị Office 365

Các phần bổ trợ dành cho Office giúp bạn cá nhân hóa tài liệu của mình và hợp lý hóa cách bạn truy nhập thông tin trên web (xem mục Bắt đầu sử dụng Các phần bổ trợ dành cho Office của bạn). Với tư cách là một người quản trị Office 365, bạn có thể triển khai các phần bổ trợ dành cho Office đến những người dùng trong tổ chức của bạn. Bạn có thể thực hiện điều này bằng tính năng Triển khai Tập trung trong Trung tâm quản trị Office 365.

Triển khai tập trung là cách được đề xuất và có tính năng phong phú nhất dành cho hầu hết người quản trị nhằm triển khai các phần bổ trợ đến những người dùng và nhóm thuộc một tổ chức. Để biết thêm thông tin về cách xác định tổ chức của bạn có thể hỗ trợ Triển khai tập trung hay không, hãy xem mục Xác định Triển khai tập trung các phần bổ trợ có hiệu quả đối với tổ chức Office 365 của bạn hay không.

Triển khai Tập trung đem lại các lợi ích sau đây:

  • Người quản trị có thể gán một phần bổ trợ trực tiếp cho một người dùng, cho nhiều người dùng thông qua một nhóm hoặc cho mọi người trong đối tượng thuê.

  • Khi ứng dụng Office có liên quan khởi động, phần bổ trợ sẽ tự động tải xuống cho người dùng. Nếu phần bổ trợ đó có hỗ trợ các lệnh trong phần bổ trợ thì phần bổ trợ sẽ tự động xuất hiện trong Dải băng bên trong ứng dụng Office.

  • Các phần bổ trợ sẽ không còn xuất hiện cho người dùng nữa nếu người quản trị tắt hoặc xóa phần bổ trợ hoặc nếu người dùng bị loại bỏ khỏi Azure Active Directory hoặc khỏi nhóm mà phần bổ trợ được gán.

Lưu ý: 

  • Đối với Word, Excel và PowerPoint, cần phải sử dụng Danh mục ứng dụng SharePoint để triển khai các phần bổ trợ đến người dùng trong môi trường tại chỗ không có kết nối đến Office 365 và/hoặc hỗ trợ về các phần bổ trợ dành cho SharePoint.

  • Đối với Outlook, hãy sử dụng panel điều khiển Exchange để triển khai trong môi trường tại chỗ mà không cần kết nối đến Office 365.

Các phương pháp được đề xuất để triển khai các phần bổ trợ dành cho Office

Hãy cân nhắc việc triển khai các phần bổ trợ bằng phương pháp theo giai đoạn để giúp đảm bảo việc triển khai phần bổ trợ của bạn diễn ra suôn sẻ. Chúng tôi đề xuất gói sau:

  1. Triển khai phần bổ trợ đến một tập hợp nhỏ các bên liên quan doanh nghiệp và các thành viên của phòng CNTT. Đánh giá quá trình triển khai có thành công hay không và nếu thành công, hãy chuyển đến bước 2.

  2. Triển khai đến một tập hợp lớn hơn gồm nhiều cá nhân trong doanh nghiệp sẽ sử dụng phần bổ trợ. Một lần nữa, đánh giá các kết quả và nếu tất cả đều ổn, hãy đi đến bước triển khai toàn diện tiếp theo.

  3. Triển khai toàn diện đến đối tượng người dùng mục tiêu.

Tùy thuộc vào quy mô của đối tượng mục tiêu, bạn có thể muốn thêm hoặc loại bỏ các bước triển khai.

Triển khai phần bổ trợ Office bằng Trung tâm quản trị Office 365

Trước khi bạn bắt đầu, hãy xem mục Xác định xem Triển khai Tập trung các phần bổ trợ có hoạt động đối với tổ chức Office 365 của bạn hay không.

Lưu ý:  

Đối với các phần bổ trợ Đăng nhập một lần, người dùng và nhóm đã gán cũng sẽ được chia sẻ các phần bổ trợ sử dụng cùng một ID Ứng dụng Azure. Mọi thay đổi về việc gán người dùng cũng sẽ được áp dụng cho những phần bổ trợ đó. Những phần bổ trợ liên quan sẽ được hiển thị trên trang này.

Danh sách phạm vi

Lưu ý: Khi Người quản trị bấm vào Lưu, chấp thuận đó sẽ được ghi nhận cho mọi người dùng trong đối tượng thuê thay vì chỉ những người dùng đã được gán phần bổ trợ.

  1. Đăng nhập Office 365 bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học.

  2. Chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng trong Office 365 ở phía trên bên trái, rồi chọn Người quản trị.

    Mẹo: Người quản trị chỉ hiển thị với người quản trị Office 365.

  3. Trong menu dẫn hướng, chọn Cài đặt > Dịch vụ & phần bổ trợ.

  4. Nếu bạn thấy một thông báo ở đầu trang thông báo về Trung tâm quản trị Office 365 mới, hãy bấm vào thông báo để đi đến Bản xem trước Trung tâm Quản trị (xem mục Giới thiệu về Trung tâm quản trị Office 365).

  5. Chọn Tải lên Phần bổ trợ ở đầu trang.

  6. Chọn một trong các tùy chọn sau trên trang Triển khai Tập trung:

    • Tôi muốn thêm một Phần bổ trợ từ Office Store

    • Tôi có tệp kê khai (.xml) trên thiết bị này: Đối với tùy chọn này, chọn Duyệt để định vị tệp kê khai (.xml) mà bạn muốn dùng.

    • Tôi có một URL cho tệp kê khai: Đối với tùy chọn này, nhập URL vào trường được cung cấp.

    Ảnh chụp màn hình hiển thị hộp thoại Phần bổ trợ Mới dành cho Triển khai Tập trung. Các tùy chọn khả dụng là thêm một phần bổ trợ thông qua Office Store, duyệt tìm một tệp kê khai hoặc nhập URL cho tệp kê khai.
  7. Chọn Tiếp theo.

  8. Nếu bạn đã chọn tùy chọn thêm một phần bổ trợ từ Office Store, lúc này bạn có thể lựa chọn phần bổ trợ của mình trong Chọn Phần bổ trợ. Lưu ý rằng bạn có thể xem các phần bổ trợ sẵn dùng thông qua danh mục Được đề xuất cho bạn, Xếp hạng hoặc Tên. Chỉ những phần bổ trợ miễn phí có sẵn để thêm từ Office Store. Những phần bổ trợ trả phí hiện không được hỗ trợ.

    Lưu ý: Với tùy chọn Office Store, các bản cập nhật và cải tiến cho phần bổ trợ sẽ tự động được tạo sẵn cho người dùng mà không cần sự can thiệp của bạn.

    Ảnh chụp màn hình hiển thị hộp thoại Chọn Phần bổ trợ dành cho Office Store. Một điều khiển thả xuống để xem phần bổ trợ khả dụng hiển thị các thể loại Được đề xuất cho bạn, Xếp loại và Tên.
  9. Phần bổ trợ hiện được bật. Trên trang về phần bổ trợ, trạng thái của phần bổ trợ là Bật, giống như được hiển thị đối với phần bổ trợ Ô Power BI trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Trong Người có quyền truy nhập, chọn Chỉnh sửa để xác định người được triển khai phần bổ trợ.

    Lưu ý: Theo mặc định, phần bổ trợ không được triển khai cho bất kỳ ai cho đến khi bạn xác định người hoặc nhóm.

    Mẹo: Tìm hiểu về các trạng thái khác áp dụng cho một phần bổ trợ. Hãy xem mục Trạng thái phần bổ trợ ở phần sau trong chủ đề này.

    Ảnh chụp màn hình hiển thị trang Triển khai Tập trung dành cho phần bổ trợ Ô Power BI. Trong trường được dán nhãn Người có quyền truy nhập, giá trị là Hiện chưa gán và con trỏ chỉ vào Chỉnh sửa.
  10. Ở trang Chỉnh sửa người có quyền truy nhập, chọn Mọi người hoặc Người dùng/Nhóm cụ thể. Sử dụng hộp Tìm kiếm để tìm người dùng hoặc nhóm mà bạn muốn triển khai phần bổ trợ.

    Ảnh chụp màn hình hiển thị trang Chỉnh sửa người có quyền truy nhập dành cho phần bổ trợ Ô Power BI. Các tùy chọn để chọn từ là Mọi người hoặc Người dùng/Nhóm Cụ thể. Để chỉ định người dùng hoặc nhóm, hãy sử dụng Hộp tìm kiếm.
  11. Riêng đối với phần bổ trợ Đăng nhập một lần:
    Trang này sẽ hiển thị danh sách các phạm vi Đồ thị mà phần bổ trợ cần để hoạt động.

  12. Khi đã hoàn tất, chọn Xem, xem lại các cài đặt phần bổ trợ, rồi chọn Đóng.

    Lúc này bạn sẽ thấy phần bổ trợ của mình cùng với các ứng dụng khác trong Office 365.

    Trung tâm quản trị Office 365 đã triển khai Phần bổ trợ

Bạn nên thông báo cho những người dùng và nhóm mà bạn đã triển khai phần bổ trợ để họ biết rằng phần bổ trợ đã sẵn sàng. Hãy cân nhắc việc gửi email cho họ nhằm mô tả thời điểm và cách sử dụng phần bổ trợ cũng như giải thích cách thức mà phần bổ trợ có thể giúp họ thực hiện công việc của mình tốt hơn. Bao gồm hoặc liên kết đến nội dung Trợ giúp hoặc Câu hỏi thường gặp liên quan có thể giúp ích nếu người dùng gặp bất kỳ sự cố nào về phần bổ trợ.

Người quản trị có thể gán một phần bổ trợ cho mọi người hoặc cho những người dùng và nhóm cụ thể. Mỗi tùy chọn đều có ngụ ý:

  • Mọi người: Như ngụ ý trong tên, tùy chọn này gán phần bổ trợ cho mỗi người dùng trong đối tượng thuê. Hạn chế sử dụng tùy chọn này và chỉ dành cho các phần bổ trợ thực sự dùng chung cho tổ chức của bạn.

  • Người dùng: Nếu bạn gán phần bổ trợ cho một người dùng cá nhân thì để triển khai phần bổ trợ cho một người dùng mới, trước tiên, bạn sẽ cần thêm người dùng đó. Thực hiện tương tự để loại bỏ người dùng.

  • Nhóm: Nếu bạn gán phần bổ trợ cho một nhóm, những người dùng được thêm vào nhóm sẽ tự động được gán phần bổ trợ. Và khi người dùng bị loại bỏ khỏi nhóm thì họ sẽ mất quyền truy nhập vào phần bổ trợ. Dù trong trường hợp nào, bạn không cần phải thực hiện thêm hành động nào khác với tư cách là người quản trị.

Tùy chọn phù hợp với tổ chức sẽ tùy thuộc vào cấu hình của bạn. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên chọn thực hiện gán thông qua các nhóm. Với tư cách là người quản trị, bạn có thể thấy việc quản lý phần bổ trợ theo các nhóm và kiểm soát tư cách thành viên của các nhóm đó sẽ dễ dàng hơn so với việc phải thay đổi người dùng mỗi lần được gán. Mặt khác, trong một số trường hợp, bạn có thể muốn hạn chế quyền truy nhập đối với một số lượng rất ít người dùng và do đó sẽ thực hiện gán cho những người dùng cụ thể. Kết quả là bạn sẽ cần phải quản lý người dùng được gán theo cách thủ công.

Bảng sau đây mô tả các trạng thái áp dụng cho một phần bổ trợ.

Trạng thái

Cách trạng thái biểu hiện

Ảnh hưởng

Hiện hoạt

Người quản trị đã tải lên và gán bổ trợ cho người dùng hoặc nhóm.

Những người dùng và nhóm được gán sẽ thấy phần bổ trợ trong máy khách có liên quan.

Đã tắt

Người quản trị đã tắt phần bổ trợ.

Những người dùng và nhóm được gán không còn quyền truy nhập vào phần bổ trợ đó nữa.

Nếu trạng thái phần bổ trợ được thay đổi thành Hiện hoạt, những người dùng và nhóm sẽ có lại quyền truy nhập vào phần bổ trợ.

Đã xóa

Người quản trị đã xóa phần bổ trợ.

Những người dùng và nhóm được gán không còn quyền truy nhập vào phần bổ trợ nữa.

Hãy cân nhắc việc xóa phần bổ trợ nếu không ai sử dụng nữa. Việc tắt phần bổ trợ có thể hợp lý nếu phần bổ trợ đó chỉ được sử dụng vào những thời điểm cụ thể trong năm.

Các phần bổ trợ Office liên kết với một tệp kê khai XML có chứa một số siêu dữ liệu về phần bổ trợ nhưng quan trọng nhất là trỏ tới một ứng dụng web chứa toàn bộ mã và lô-gic. Phần bổ trợ có thể có các chức năng khác nhau. Chẳng hạn như các phần bổ trợ có thể:

  • Hiển thị dữ liệu.

  • Đọc tài liệu của người dùng để cung cấp dịch vụ theo ngữ cảnh.

  • Đọc và ghi dữ liệu vào và từ tài liệu của người dùng để cung cấp giá trị cho người dùng đó.

Để biết thêm thông tin về các loại và chức năng của phần bổ trợ Office, hãy xem mục Tổng quan về nền tảng của Phần bổ trợ dành cho Office, đặc biệt là phần "Phân tích Phần bổ trợ Office".

Để tương tác với tài liệu của người dùng, phần bổ trợ cần nêu rõ loại quyền mình cần trong tệp kê khai. Mô hình quyền truy nhập API JavaScript năm mức cung cấp thông tin cơ bản về quyền riêng tư và bảo mật cho người dùng phần bổ trợ ngăn tác vụ. Đa số phần bổ trợ trong Office Store có mức ReadWriteDocument với hầu hết các phần bổ trợ đều hỗ trợ ít nhất mức ReadDocument. Để biết thêm thông tin về các mức cấp phép, hãy xem mục Yêu cầu quyền đối với việc sử dụng API trong phần bổ trợ ngăn tác vụ và nội dung.

Khi cập nhật tệp kê khai, thường thì biểu tượng và văn bản của phần bổ trợ là đối tượng được thay đổi. Đôi khi, các lệnh của phần bổ trợ sẽ thay đổi. Tuy nhiên, các quyền của phần bổ trợ không thay đổi. Ứng dụng web, nơi chạy tất cả mã và lô-gic cho phần bổ trợ, có thể thay đổi bất cứ lúc nào, đây là bản chất của các ứng dụng web.

Việc cập nhật các phần bổ trợ diễn ra như sau:

  • Phần bổ trợ dòng nghiệp vụ: Trong trường hợp này, người quản trị đã tải lên tệp kê khai một cách rõ ràng, phần bổ trợ sẽ yêu cầu người quản trị tải lên một tệp kê khai mới để hỗ trợ các thay đổi siêu dữ liệu. Phần bổ trợ sẽ cập nhật vào lần khởi động tiếp theo của ứng dụng Office liên quan. Ứng dụng web có thể thay đổi bất cứ lúc nào.

  • Phần bổ trợ Office Store: Khi người quản trị đã chọn một phần bổ trợ từ Office Store, nếu phần bổ trợ cập nhật trong Office Store thì phần bổ trợ sẽ cập nhật sau trong Triển khai Tập trung. Phần bổ trợ sẽ cập nhật vào lần khởi động tiếp theo của ứng dụng Office liên quan. Ứng dụng web có thể thay đổi bất cứ lúc nào.

Với tư cách là một tổ chức, bạn có thể muốn ngăn tải xuống các phần bổ trợ Office mới từ Office Store. Điều này có thể được sử dụng kết hợp với Triển khai tập trung để đảm bảo rằng chỉ những bổ trợ được tổ chức phê duyệt mới được triển khai cho người dùng trong tổ chức của bạn.

Để tắt chức năng mua phần bổ trợ:

  1. Đi đến Trung tâm quản trị Office 365.

  2. Bấm vào Cài đặt > Dịch vụ & phần bổ trợ.

  3. Bấm vào Office Store.

  4. Bấm vào nút bật tắt bên cạnh Cho phép mọi người trong tổ chức của bạn đi đến Office Store để nút đó nằm ở vị trí Tắt.

Thao tác này sẽ ngăn tất cả người dùng mua các phần bổ trợ sau từ cửa hàng.

  • Các phần bổ trợ dành cho Word, Excel và PowerPoint 2016 từ:

    • Windows

    • Máy Mac

    • Office Online

    • iOS

  • Quá trình mua bắt đầu trong AppSource

  • Các phần bổ trợ trong Office 365

Người dùng cố gắng truy nhập cửa hàng sẽ thấy thông báo sau đây: Rất tiếc, Office 365 đã được đặt cấu hình để ngăn mua riêng lẻ các phần bổ trợ của Office Store.

Đã có hỗ trợ tắt Office Store trong các phiên bản sau:

  • Windows: 16.0.9001 – Hiện sẵn dùng trong kênh hàng tháng. Sẵn dùng trong bản phát hành nửa năm một lần vào Tháng Bảy 2018.

  • Máy Mac: 16.10.18011401 – Hiện sẵn dùng.

  • iOS: 2.9.18010804 – Hiện sẵn dùng.

  • Office Online – Hiện sẵn dùng.

Điều này sẽ không ngăn người quản trị sử dụng Triển khai tập trung để gán phần bổ trợ từ Office Store.

Thao tác này sẽ không ảnh hưởng đến bất kỳ phần bổ trợ nào đã tải xuống trước đó trên tài khoản cơ quan hoặc trường học của người dùng hoặc được mua lại bằng tài khoản Microsoft của người dùng, các phần bổ trợ sẽ tiếp tục hoạt động đối với những người dùng đó.

Để ngăn người dùng đăng nhập bằng tài khoản Microsoft, bạn có thể hạn chế đăng nhập để chỉ sử dụng tài khoản của tổ chức. Để biết thêm thông tin, hãy xem tại đây.

Lưu ý: Quá trình cài đặt phần bổ trợ Outlook được quản lý bằng một quy trình khác.

Trẻ vị thành niên và việc nhận phần bổ trợ từ Store

Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR) là một quy định của Liên minh Châu Âu sẽ có hiệu lực vào 25/05/2018. Quy định này cung cấp cho người dùng quyền truy nhập và bảo vệ dữ liệu của họ. Một trong các khía cạnh của GDPR là trẻ vị thành niên không thể gửi dữ liệu cá nhân của mình cho các bên khi cha mẹ hoặc người giám hộ của họ chưa chấp thuận. Độ tuổi cụ thể để xác định trẻ vị thành niên phụ thuộc vào khu vực mà cá nhân đó sinh sống.

Các khu vực có quy định pháp luật về sự chấp thuận của cha mẹ bao gồm Hoa Kỳ, Hàn Quốc, Vương quốc Anh và Liên minh Châu Âu. Đối với những khu vực đó, trẻ vị thành niên sẽ bị ngăn (thông qua Azure Active Directory) nhận mọi phần bổ trợ Office mới từ Store và chạy các phần bổ trợ có được từ trước đó. Đối với các quốc gia không có quy định pháp luật, sẽ không có giới hạn tải xuống.

Một người dùng được xác định là trẻ vị thành niên dựa theo dữ liệu được chỉ rõ trong Azure Active Directory. Người quản trị đối tượng thuê chịu trách nhiệm khai báo nhóm tuổi hợp lệ và sự chấp thuận của cha mẹ cho người dùng đó.

Nếu cha mẹ/người giám hộ chấp thuận cho trẻ vị thành niên sử dụng một Phần bổ trợ cụ thể thì người quản trị đối tượng thuê có thể sử dụng triển khai tập trung để triển khai Phần bổ trợ đó cho mọi trẻ vị thành niên đã được chấp thuận.

Để tuân thủ quy định của GDPR về trẻ vị thành niên, bạn cần đảm bảo triển khai một trong các bản dựng Office sau trong trường học/tổ chức của mình.

Đối với Word, Excel, PowerPoint và Project:

Nền tảng

Số bản dựng

Office 2016 ProPlus Hàng tháng dành cho Windows

9001.2138 

Office 2016 ProPlus Nửa năm một lần

8431.2159

Office 2016 for Windows

16.0.4672.1000

Office 2013 for Windows

15.0.5023.1000

Office 2016 for Mac

16.11.18020200

Office 2016 for iOS

2.12.18032600

Office Online

N/A

Đối với Outlook:

Nền tảng

Số bản dựng

Outlook 2016 for Windows (MSI)

Số bản dựng TBD

Outlook 2016 for Windows (C2R)

16.0.9323.1000

Office 2016 for Mac

16.0.9318.1000

Outlook mobile for iOS

2.75.0

Outlook mobile for Android

2.2.145

Outlook Online

N/A

Các yêu cầu của Office 2013

Word, Excel và PowerPoint 2013 for Windows sẽ hỗ trợ các kiểm tra nhỏ tương tự nếu Active Directory Authentication Library (ADAL) được bật. Có hai tùy chọn cho tuân thủ, như được giải thích trong phần tiếp theo.

Trải nghiệm người dùng cuối với các phần bổ trợ

Lúc này, bạn đã triển khai phần bổ trợ, người dùng cuối của bạn có thể bắt đầu sử dụng trong các ứng dụng Office của họ (xem mục Bắt đầu sử dụng phần bổ trợ dành cho Office của bạn). Phần bổ trợ sẽ xuất hiện trên tất cả các nền tảng mà phần bổ trợ hỗ trợ.

Nếu phần bổ trợ hỗ trợ các lệnh bổ trợ, các lệnh này sẽ xuất hiện trên dải băng của Office. Trong ví dụ sau, lệnh Tìm Trích dẫn xuất hiện dành cho phần bổ trợ Trích dẫn.

Ảnh chụp màn hình hiển thị mục dải băng Office kèm câu lệnh Tìm Trích dẫn được tô sáng trong phần bổ trợ Trích dẫn.

Nếu phần bổ trợ đã triển khai không hỗ trợ các lệnh phần bổ trợ hoặc nếu bạn muốn xem tất cả các phần bổ trợ đã triển khai, bạn có thể xem thông qua Phần bổ trợ của tôi.

Trong Word 2016, Excel 2016 hoặc PowerPoint 2016

  1. Chọn Chèn > Phần bổ trợ của Tôi.

  2. Chọn tab Do Người quản trị Quản lý trong cửa sổ Các bổ trợ dành cho Office.

  3. Bấm đúp vào phần bổ trợ bạn đã triển khai trước đó (trong ví dụ này là Trích dẫn).

    Ảnh chụp màn hình hiển thị tab Người quản trị Được quản lý ở trang Các phần bổ trợ dành cho Office trong ứng dụng Office. Phần bổ trợ Trích dẫn được hiển thị trên tab.

Trong Outlook

  1. Trên dải băng Trang đầu, chọn Store.

    Nút Lưu trữ trong Outlook
  2. Chọn Phần bổ trợ của tôi trong thanh điều hướng bên trái.

  3. Tìm phần bổ trợ có trạng thái được đặt thành Do người quản trị cài đặt.

    Phần bổ trợ do người quản trị cài đặt trong kho lưu trữ Outlook.

Tìm hiểu thêm

Tìm hiểu thêm về tạo và xây dựng Các phần bổ trợ dành cho Office.

Sử dụng các lệnh ghép ngắn PowerShell Triển khai Tập trung để quản lý phần bổ trợ.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×